鎮(zhèn)用印管理制度

鎮(zhèn)用印管理制度?總則目的為規(guī)范公司印章的使用管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在明確印章的種類(lèi)、使用范圍、使用流程以及保管責(zé)任等，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有印章，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章以及各類(lèi)專(zhuān)用章等。基本原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁使用印章從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.審批原則：所有印章的使用均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。3.登記原則：對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用時(shí)間、用途、使用人等信息，以便于查詢(xún)和追溯。4.保管原則：明確印章保管責(zé)任人，確保印章妥善保管，防止印章被盜用、丟失或損壞。印章的種類(lèi)及用途公司公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。2.用于公司各類(lèi)文件、報(bào)告、證明、介紹信等的簽署，以及與外部單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等重要文件的蓋章。3.其他需要代表公司對(duì)外表示權(quán)利或承擔(dān)義務(wù)的事項(xiàng)。合同專(zhuān)用章1.專(zhuān)門(mén)用于公司對(duì)外簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。2.使用合同專(zhuān)用章簽訂的合同具有明確的法律效力，受法律保護(hù)。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章1.用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.如開(kāi)具支票、匯票、辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、繳納稅款等，均需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。法定代表人章1.代表公司法定代表人行使職權(quán)，主要用于特定的財(cái)務(wù)事項(xiàng)和法律文件的簽署。2.如在銀行預(yù)留印鑒、辦理重要財(cái)務(wù)手續(xù)等方面使用。部門(mén)章1.各部門(mén)根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章。2.部門(mén)章僅代表本部門(mén)行使職權(quán)，不得對(duì)外簽訂合同、協(xié)議或代表公司出具具有法律效力的文件。專(zhuān)用章1.根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)或工作需要刻制的印章，如發(fā)票專(zhuān)用章、報(bào)關(guān)專(zhuān)用章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等。2.專(zhuān)用章具有特定的使用范圍，必須按照規(guī)定用途使用，不得挪作他用。印章的刻制與啟用印章的刻制1.因工作需要刻制印章的部門(mén)或單位，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱(chēng)、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司行政部門(mén)統(tǒng)一辦理。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)與具有合法資質(zhì)的印章制作單位聯(lián)系，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求進(jìn)行印章的刻制。印章刻制完成后，應(yīng)及時(shí)將印章移交申請(qǐng)部門(mén)或單位，并辦理交接手續(xù)。印章的啟用1.新刻制的印章啟用前，必須在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，明確印章的使用范圍、啟用時(shí)間等信息。2.啟用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司行政部門(mén)備案。行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，確保印章使用的規(guī)范和可追溯。印章的保管保管責(zé)任人1.公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章由公司行政部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。2.部門(mén)章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。3.專(zhuān)用章由使用部門(mén)或單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。保管要求1.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度，確保印章安全。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。4.如因工作需要暫時(shí)離開(kāi)崗位，應(yīng)將印章妥善保管或委托他人代管，并辦理交接手續(xù)。嚴(yán)禁將印章交由非保管人員單獨(dú)保管。印章的使用流程使用申請(qǐng)1.需使用印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)及份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)、金額較大的合同或協(xié)議等文件的用印，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意；涉及公司核心利益、法律風(fēng)險(xiǎn)較高的事項(xiàng)，需經(jīng)法定代表人審批同意。審核批準(zhǔn)1.《印章使用申請(qǐng)表》提交后，由印章保管人員對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，主要審核用印文件的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，用印申請(qǐng)是否經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批等。2.審核通過(guò)后，印章保管人員在申請(qǐng)表上簽字，并按照審批意見(jiàn)加蓋印章。用印登記1.印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、用印申請(qǐng)人、審批人等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保存，以備查閱和追溯。用印蓋章1.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)和申請(qǐng)事項(xiàng)在用印文件上加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整。2.用印文件較多時(shí)，應(yīng)逐頁(yè)加蓋印章，并在騎縫處加蓋騎縫章。用印后文件處理1.用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件及時(shí)返還給申請(qǐng)人，并要求申請(qǐng)人在《印章使用登記簿》上簽字確認(rèn)文件已領(lǐng)取。2.申請(qǐng)人應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行妥善保管，按照文件性質(zhì)和要求進(jìn)行存檔、分發(fā)或執(zhí)行等操作。特殊情況用印規(guī)定緊急情況用印1.在緊急情況下，如不立即用印將給公司造成重大損失或不利影響時(shí)，可由用印申請(qǐng)人電話(huà)請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦用印申請(qǐng)手續(xù)，并詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的原因和經(jīng)過(guò)。2.印章保管人員應(yīng)在緊急用印后，及時(shí)將用印情況報(bào)告行政部門(mén)負(fù)責(zé)人，并在《印章使用登記簿》上注明"緊急用印"字樣及相關(guān)情況。異地用印1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，用印申請(qǐng)人應(yīng)提前向公司行政部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明異地用印的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.行政部門(mén)審核同意后，應(yīng)與印章保管人員協(xié)商安排異地用印事宜。異地用印可采用郵寄印章或由印章保管人員親自攜帶印章前往異地的方式進(jìn)行。3.采用郵寄印章方式的，應(yīng)選擇安全可靠的快遞公司，并對(duì)印章進(jìn)行妥善包裝和密封，確保印章在郵寄過(guò)程中的安全。同時(shí)，應(yīng)要求快遞公司提供郵寄憑證，并將憑證復(fù)印件留存?zhèn)浒浮?.由印章保管人員親自攜帶印章前往異地的，應(yīng)提前了解異地當(dāng)?shù)氐陌踩闆r，并采取必要的安全防范措施。到達(dá)異地后，應(yīng)在當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的公證處或律師事務(wù)所見(jiàn)證下進(jìn)行用印，并將見(jiàn)證材料留存?zhèn)浒?。印章的停用與銷(xiāo)毀印章的停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用印章名稱(chēng)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)公司行政部門(mén)備案。2.行政部門(mén)應(yīng)在收到《印章停用申請(qǐng)表》后，及時(shí)通知印章保管人員停止使用該印章，并將停用印章收回。印章的銷(xiāo)毀1.停用的印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，以防止印章被盜用或?yàn)E用。2.印章銷(xiāo)毀前，應(yīng)由行政部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員共同對(duì)印章進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保印章的真實(shí)性和完整性。3.印章銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像記錄，并由參與銷(xiāo)毀的人員簽字確認(rèn)。4.印章銷(xiāo)毀后，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀登記表》，詳細(xì)記錄印章銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將登記表存檔保管。印章使用的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，定期對(duì)印章保管和使用情況進(jìn)行抽查，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設(shè)施是否安全可靠、印章存放是否規(guī)范等。2.印章使用流程執(zhí)行情況，包括用印申請(qǐng)、審核批準(zhǔn)、用印登記、蓋章等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。3.印章使用文件的合法性和合規(guī)性，包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定、用印事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批等。檢查方式1.定期檢查：行政部門(mén)每月組織一次對(duì)印章使用情況的全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查：行政部門(mén)不定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查重要文件、合同的用印情況以及特殊情況用印的合規(guī)性等。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)印章使用過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)隱患，行政部門(mén)可組織開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，深入分析問(wèn)題原因，制定相應(yīng)的防范措施。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章使用管理制度的行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評(píng)教育等處理，并要求責(zé)任人立即整改；對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予通報(bào)批評(píng)、罰款、解除勞動(dòng)合同等