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文檔簡介
1、北京西直門華星貿(mào)易大廈有限公司部門職責(zé)文件新華信管理咨詢制作2002年10月8日北京西直門華星貿(mào)易大廈有限公司組織結(jié)構(gòu)圖行政部董事長總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)部人力資源部總經(jīng)理辦公室銷售部招標(biāo)采購部物業(yè)管理中心工程部客務(wù)部保安部財(cái)務(wù)總監(jiān)退管會(huì)物業(yè)管理中心組織結(jié)構(gòu)圖物業(yè)管理中心主任客務(wù)部工程部保安部行政部人培主管值班經(jīng)理客務(wù)主管應(yīng)收主管運(yùn)營主管行政主管質(zhì)控主管內(nèi)勤內(nèi)保主管消防主管空水主管文秘兼調(diào)度強(qiáng)電主管弱電主管綜合維修主管物業(yè)助理商務(wù)員物業(yè)助理檔案文秘弱電領(lǐng)班強(qiáng)電領(lǐng)班空水領(lǐng)班綜合維修領(lǐng)班強(qiáng)電運(yùn)行技工強(qiáng)電維修技工弱電維修技工空水運(yùn)行技工空水維修技工綜合維修技工 目 錄財(cái)務(wù)部部門職責(zé)1人力資源部部門職責(zé)2
2、總經(jīng)理辦公室部門職責(zé)3銷售部部門職責(zé)4物業(yè)管理中心部門職責(zé)5物業(yè)管理中心行政部部門職責(zé)6物業(yè)管理中心工程部部門職責(zé)7物業(yè)管理中心保安部部門職責(zé)8物業(yè)管理中心客務(wù)部部門職責(zé)9招標(biāo)采購部部門職責(zé)10退管會(huì)部門職責(zé)11財(cái)務(wù)部部門職責(zé)部門名稱:財(cái)務(wù)部部門編制:共3人直屬上級(jí):財(cái)務(wù)總監(jiān)崗位設(shè)置:財(cái)務(wù)經(jīng)理1人,財(cái)務(wù)主管1人,會(huì)計(jì)員(兼出納)1人部門職能:根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)制定和貫徹執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度、政策和財(cái)務(wù)實(shí)施細(xì)則,辦理財(cái)會(huì)事務(wù),為公司經(jīng)營決策和日常財(cái)務(wù)管理提供可靠的依據(jù)。保證公司財(cái)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)??刂平档统杀荆岣呓?jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)公司近期、中長期經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)制
3、度及公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度;2. 參與公司的各項(xiàng)重大事項(xiàng)決策,如對(duì)外投資、彌補(bǔ)虧損、利潤分配等;3. 負(fù)責(zé)組織檢查公司各部門的資金收支情況和財(cái)務(wù)制度執(zhí)行情況;4. 負(fù)責(zé)編制年、季、月度財(cái)務(wù)報(bào)表及分析報(bào)告;5. 負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)科目明細(xì)賬,并完成明細(xì)賬的記賬工作及總賬匯總工作;6. 負(fù)責(zé)審核報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票等原始憑證,并按照費(fèi)用報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定,辦理相關(guān)現(xiàn)金收支付業(yè)務(wù);7. 負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)原始憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的整理、歸檔工作;8. 協(xié)調(diào)與工商、稅務(wù)部門、銀行及客戶的關(guān)系;9. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。人力資源部部門職責(zé)部門名稱:人力資源部部門編制:共3人直屬上級(jí):總經(jīng)理崗位設(shè)置:人力資源經(jīng)理
4、1人,薪酬考核主管1人,招聘培訓(xùn)主管1人部門職能:貫徹執(zhí)行國家有關(guān)勞動(dòng)、人事工作的方針、政策、法規(guī)和規(guī)定。按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求,結(jié)合公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,開展勞動(dòng)人事工作,不斷探索人事制度、用工制度、分配制度和保險(xiǎn)制度的改革,逐步完善公司的激勵(lì)機(jī)制和保障機(jī)制。主要職責(zé):1. 根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略,編寫人力資源規(guī)劃報(bào)告并提交總經(jīng)理審閱;2. 負(fù)責(zé)擬訂公司人力資源管理制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;3. 定期編制公司員工情況匯總表,并對(duì)崗位設(shè)置和人員編制的調(diào)整提出建議;4. 參與公司重大人事任免事項(xiàng);5. 負(fù)責(zé)公司的人力資源開發(fā)、利用及人才儲(chǔ)備工作;6. 負(fù)責(zé)大廈本部員工的招聘、培訓(xùn)、配置、晉升和解
5、聘工作;7. 負(fù)責(zé)物業(yè)中心員工招聘、錄用和解聘的最終審核工作;8. 負(fù)責(zé)制定大廈本部員工薪酬考核方案,審批物業(yè)中心員工薪酬考核方案并組織實(shí)施;9. 負(fù)責(zé)員工的檔案管理、社會(huì)福利和保險(xiǎn)等相關(guān)事務(wù)辦理;10. 負(fù)責(zé)公司與社會(huì)保障局、統(tǒng)計(jì)局等相關(guān)部門的業(yè)務(wù)往來;11. 負(fù)責(zé)其它的人力資源例行工作;12. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作??偨?jīng)理辦公室部門職責(zé)部門名稱:總經(jīng)理辦公室部門編制:共8人直屬上級(jí):總經(jīng)理崗位設(shè)置:辦公室主任1人,主任助理1人,檔案管理1人,車輛管理1人,法律顧問1人,辦公室員工3人部門職能:維護(hù)公司運(yùn)行秩序,協(xié)調(diào)公司運(yùn)行過程中的各種關(guān)系,提高公司運(yùn)作效率;為公司領(lǐng)導(dǎo)層提供行政事務(wù)支
6、持與服務(wù),為公司員工提供后勤保障等工作。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂公司行政管理規(guī)章制度,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門貫徹執(zhí)行董事長和總經(jīng)理部署的工作任務(wù)和計(jì)劃;3. 負(fù)責(zé)為董事長和總經(jīng)理提供日常行政事務(wù)支持與服務(wù);4. 負(fù)責(zé)擬定公司公文、信件、會(huì)議紀(jì)要、季度和年度工作總結(jié);5. 負(fù)責(zé)公司法律事務(wù)的管理和咨詢工作;6. 負(fù)責(zé)對(duì)公司日常運(yùn)行進(jìn)行調(diào)度安排,包括安排公司領(lǐng)導(dǎo)日程,車輛管理,會(huì)議管理等;7. 負(fù)責(zé)公司營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書的管理使用工作,以及公文信函、文件資料、電話傳真、印鑒、介紹信的管理和使用工作;8. 負(fù)責(zé)公司各類資料的檔案管理工作;9. 負(fù)責(zé)公司綜合性后勤保障及員工
7、福利工作;10. 負(fù)責(zé)組織安排、接待外單位的來訪參觀、協(xié)作及業(yè)務(wù)聯(lián)系配合工作;11. 負(fù)責(zé)企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)以及公司CI策劃管理;12. 負(fù)責(zé)匯總各類信息并上傳公司領(lǐng)導(dǎo);13. 董事長或總經(jīng)理交辦的其它工作。 銷售部部門職責(zé)部門名稱:銷售部部門編制:共4人直屬上級(jí):總經(jīng)理崗位設(shè)置:銷售經(jīng)理1人,銷售經(jīng)理助理1人,銷售主管1人,銷售秘書1人部門職能:負(fù)責(zé)大廈的銷售工作,積極開發(fā)客戶資源,為大廈順利運(yùn)營做好前期和基礎(chǔ)性工作。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂公司銷售管理規(guī)章制度,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)大廈招租過程中的前期市場調(diào)研、市場拓展和銷售策劃;3. 負(fù)責(zé)完成指定的大廈租賃任務(wù);4. 負(fù)責(zé)與外
8、部中介機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)和合作事宜; 5. 負(fù)責(zé)市場營銷及其他相關(guān)活動(dòng)的策劃與執(zhí)行;6. 負(fù)責(zé)大客戶的全程管理和跟蹤;7. 負(fù)責(zé)客戶資源及網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)與建設(shè);8. 負(fù)責(zé)與客務(wù)部等有關(guān)部門做好客戶交接工作、客戶檔案管理工作和客戶信息反饋;9. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。物業(yè)管理中心部門職責(zé)部門名稱:物業(yè)中心部門編制:共47人直屬上級(jí):總經(jīng)理崗位設(shè)置:物業(yè)中心主任1人,行政部7人,客務(wù)部9人,工程部26人,保安部4人部門職能:全面負(fù)責(zé)大廈的物業(yè)管理工作,維護(hù)大廈物業(yè)的運(yùn)行秩序,提高物業(yè)的運(yùn)作效率和經(jīng)營效益,為大廈的進(jìn)一步發(fā)展提供穩(wěn)定的利潤來源。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂物業(yè)中心的各項(xiàng)管理規(guī)章制度,報(bào)總經(jīng)理批
9、準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)擬訂物業(yè)中心重大經(jīng)營項(xiàng)目方案,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;3. 負(fù)責(zé)制訂物業(yè)中心年度經(jīng)營計(jì)劃并執(zhí)行;4. 負(fù)責(zé)大廈日常的運(yùn)行,包括人事行政工作、消防保衛(wèi)工作、客戶服務(wù)工作、工程管理等;5. 負(fù)責(zé)物業(yè)中心對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)絡(luò)和接待工作;6. 負(fù)責(zé)處理大廈的各種突發(fā)事件;7. 負(fù)責(zé)向招標(biāo)采購部提供物業(yè)中心物資需求信息和資料,必要時(shí)給予技術(shù)支持;8. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其他工作。物業(yè)管理中心行政部部門職責(zé)部門名稱:物業(yè)中心行政部部門編制:共7人直屬上級(jí):物業(yè)中心主任崗位設(shè)置:行政經(jīng)理1人,行政主管1人,人培主管1人,質(zhì)控主管1人,值班經(jīng)理2人,檔案文秘1人部門職能:維護(hù)物業(yè)中心運(yùn)行秩序
10、,協(xié)調(diào)物業(yè)中心內(nèi)外部關(guān)系,提高物業(yè)中心運(yùn)作效率;為物業(yè)中心員工提供后勤保障等工作;根據(jù)物業(yè)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,開展勞動(dòng)人事工作。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂物業(yè)中心行政管理制度,報(bào)物業(yè)中心主任及總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)物業(yè)中心各項(xiàng)日常行政管理工作,包括印章使用保管、辦公設(shè)備管理、會(huì)議管理等;3. 負(fù)責(zé)與大廈各職能部門之間的溝通與協(xié)調(diào)工作;4. 負(fù)責(zé)物業(yè)中心員工的招聘、配置、晉升和解聘工作并向人力資源部報(bào)批;5. 負(fù)責(zé)擬訂物業(yè)中心員工薪酬考核方案,并向人力資源部報(bào)批,經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施;6. 負(fù)責(zé)制定物業(yè)中心年度培訓(xùn)工作計(jì)劃,匯總物業(yè)中心各部門的專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃,并組織實(shí)施;7. 負(fù)責(zé)物業(yè)中心
11、的后勤保障服務(wù)工作;8. 負(fù)責(zé)配合招標(biāo)采購部的工作,準(zhǔn)確傳達(dá)需采購物資的信息;9. 負(fù)責(zé)與物業(yè)管理行業(yè)主管部門的聯(lián)系和溝通;10. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。物業(yè)管理中心工程部部門職責(zé)部門名稱:物業(yè)中心工程部部門編制:共26人直屬上級(jí):物業(yè)中心主任崗位設(shè)置:工程經(jīng)理1人;文秘兼調(diào)度1人;弱電主管1人、弱電領(lǐng)班1人、弱電維修技工2人;強(qiáng)電主管1人、強(qiáng)電領(lǐng)班1人、強(qiáng)電維修技工2人、強(qiáng)電運(yùn)行技工4人;空水主管1人、空水領(lǐng)班1人、空水運(yùn)行技工4人、空水維修技工2人;綜合維修主管1人、綜合維修領(lǐng)班1人、綜合維修技工2人部門職能:負(fù)責(zé)大廈各種設(shè)施設(shè)備維修管理工作和設(shè)備更新改造,保證大廈設(shè)備運(yùn)行節(jié)能、環(huán)保
12、,負(fù)責(zé)客戶進(jìn)住大廈的二裝監(jiān)理,為客戶提供最佳的硬件服務(wù)。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂設(shè)備維修管理制度、操作規(guī)程、工作程序、重要設(shè)備和關(guān)鍵部位的設(shè)備管理規(guī)定,報(bào)物業(yè)中心主任批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)擬訂工程部年度預(yù)算、設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃和人員培訓(xùn)計(jì)劃,報(bào)物業(yè)中心主任批準(zhǔn)后予以實(shí)施;3. 負(fù)責(zé)大廈的動(dòng)力、房屋、水暖、空調(diào)、消防、通訊、網(wǎng)絡(luò)、有線電視、電梯、機(jī)器等各系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)工作。保證各種設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn),為大廈各部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展和客戶的活動(dòng)要求提供技術(shù)保證;4. 在春備夏、秋備冬的原則下,每年做好春秋中間期和冬夏送冷送暖期的設(shè)備檢修工作,提前制訂維修與檢修方案,并組織具體落實(shí);5. 配
13、合各部門做好重要接待活動(dòng)、大型會(huì)議等臨時(shí)性設(shè)備的安裝、調(diào)試與管理,保證接待規(guī)格和業(yè)務(wù)需要;6. 負(fù)責(zé)收集設(shè)備技術(shù)信息資料,建立健全設(shè)備技術(shù)檔案;7. 負(fù)責(zé)客戶進(jìn)住大廈的供電、空調(diào)、給排水、消防、電梯、弱電系統(tǒng)及建筑裝修項(xiàng)目的方案審核、監(jiān)理、驗(yàn)收及相關(guān)資料備案工作;8. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。物業(yè)管理中心保安部部門職責(zé) 部門名稱:保安部部門編制:共4人直屬上級(jí):物業(yè)中心主任崗位設(shè)置:保安經(jīng)理1人,內(nèi)保主管1人,消防主管1人,內(nèi)勤1人部門職能:全面負(fù)責(zé)大廈的治安、消防工作,維護(hù)大廈的工作秩序,及時(shí)有效的處理各種突發(fā)事件,做到寓安保工作于服務(wù)之中。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂大廈治安保衛(wèi)管理制度和
14、責(zé)任制度,報(bào)物業(yè)中心主任批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 負(fù)責(zé)治安保衛(wèi)委員會(huì)和治保小組的組織管理工作,建立群防體系,定期整理安全信息并上報(bào)物業(yè)中心主任及公安機(jī)關(guān);3. 負(fù)責(zé)建立客戶及物業(yè)中心員工基本情況檔案,加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部位人員的審查工作;4. 負(fù)責(zé)使用保安監(jiān)視系統(tǒng),對(duì)大廈實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患和治安問題,并將解決情況上報(bào)物業(yè)中心主任;5. 負(fù)責(zé)擬訂各種治安、消防突發(fā)事件的應(yīng)急方案報(bào)物業(yè)中心主任批準(zhǔn)后予以執(zhí)行,并對(duì)物管中心員工進(jìn)行應(yīng)急方案有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn);6. 負(fù)責(zé)處理各種突發(fā)事件,做好報(bào)案登記和筆錄,配合公安機(jī)關(guān)的案件調(diào)查和偵破工作;7. 負(fù)責(zé)各項(xiàng)外圍治安和交通工作;8. 負(fù)責(zé)擬訂大廈消防安全管
15、理規(guī)定和崗位責(zé)任制,報(bào)物業(yè)中心主任批準(zhǔn)后予以實(shí)施;9. 負(fù)責(zé)各項(xiàng)日常消防安全工作,并組織全員消防安全考評(píng)工作;10. 配合工程部和消防設(shè)備生產(chǎn)廠家,對(duì)大廈消防系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),并定期檢測;11. 負(fù)責(zé)配合公安消防部門及其他主管部門的工作,建立良好的外部關(guān)系;12. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。物業(yè)管理中心客務(wù)部部門職責(zé)部門名稱:客務(wù)部部門編制:共9人直屬上級(jí):物業(yè)中心主任崗位設(shè)置:客務(wù)經(jīng)理1人,運(yùn)營主管1人,客務(wù)主管1人,應(yīng)收主管1人,物業(yè)助理2人,商務(wù)中心3人部門職能:負(fù)責(zé)提供各類客戶服務(wù)項(xiàng)目,及時(shí)將客戶需求傳達(dá)給有關(guān)部門作為工作指導(dǎo)和完善大廈服務(wù)功能的依據(jù),積極開發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目,
16、不斷提升大廈的服務(wù)水準(zhǔn)和客戶滿意度,以促進(jìn)實(shí)現(xiàn)精品物業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)高質(zhì)量的完成客戶服務(wù)工作并建立良好的客戶關(guān)系,例如客戶入住管理,車場租賃,客戶投訴處理,定期溝通和拜訪;2. 負(fù)責(zé)收集、整理和反饋客戶意見及需求,并及時(shí)傳達(dá)給有關(guān)部門作為工作指導(dǎo)和進(jìn)一步完善服務(wù)水平與功能的依據(jù);3. 負(fù)責(zé)商務(wù)中心、員工餐廳和康體中心的日常行政管理和服務(wù)工作;4. 負(fù)責(zé)監(jiān)督大廈有償服務(wù)分包商的經(jīng)營情況;5. 積極開發(fā)新的客戶服務(wù)項(xiàng)目;6. 負(fù)責(zé)大廈客戶應(yīng)收租金、應(yīng)收費(fèi)用的管理及客戶欠款的催繳工作;7. 負(fù)責(zé)制訂各項(xiàng)環(huán)境管理計(jì)劃并執(zhí)行,負(fù)責(zé)保潔公司的管理和大廈公共區(qū)域綠化環(huán)境管理;8. 負(fù)責(zé)公司
17、部分對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作;9. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。招標(biāo)采購部部門職責(zé)部門名稱:招標(biāo)采購部部門編制:共3人直屬上級(jí):總經(jīng)理崗位設(shè)置:投標(biāo)采購經(jīng)理1人,采購主管1人,庫房管理員1人部門職能:全面負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)物品的采購和庫房管理工作,既做到成本控制,又及時(shí)滿足各部門的物資需求。主要職責(zé):1. 負(fù)責(zé)擬訂公司招標(biāo)采購管理規(guī)章制度,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以實(shí)施;2. 收集各個(gè)部門的經(jīng)審核的采購需求計(jì)劃,制定大廈統(tǒng)一的采購計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;3. 負(fù)責(zé)招標(biāo)前和各部門溝通了解所需物資的詳細(xì)資料;4. 對(duì)物資的供應(yīng)商及分供方進(jìn)行質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)的綜合評(píng)估工作;5. 按照采購計(jì)劃和各部門匯總的所需物資資料制定招標(biāo)計(jì)劃并進(jìn)行招標(biāo)工作;6. 負(fù)責(zé)保管采購的物資,對(duì)物資進(jìn)行定期盤點(diǎn);7. 編制庫存物資清單,招標(biāo)采購匯總報(bào)告并呈報(bào)總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān);8. 負(fù)責(zé)日常庫房管理工作;9. 總經(jīng)理或上級(jí)交辦的其它工作。退管會(huì)部門職
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