《GTD概要整理》word版

1、.GTD盡管去做無(wú)壓工作的藝術(shù)橫向管理工作進(jìn)程的5個(gè)階段 收集百分之百地捕獲一切“未盡事宜”收集工具􀁺 實(shí)實(shí)在在的工作籃􀁺 紙制的記事簿􀁺 電子記事簿􀁺 錄音設(shè)備􀁺 電子郵件最大限度地減少收集設(shè)備的數(shù)量 定期清空收集工具 加工處理這是一件什么事情？是否需要采取行動(dòng)呢？1、不需要采取行動(dòng)l 是一些根本沒(méi)有用的垃圾。l 目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。l 該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能夠派上用場(chǎng)（參考）。2、需要采取行動(dòng)你已經(jīng)承諾完成哪些工作？需要達(dá)到什么樣的結(jié)果？ 下一步需

2、要采取的行動(dòng)是什么？組織管理工作任務(wù)列出一個(gè)包含著所有懸而未決問(wèn)題的清單事實(shí)上，你并沒(méi)有真正地動(dòng)手去落實(shí)任何一項(xiàng)工作，只是啟動(dòng)了一些相關(guān)的活動(dòng)工作的輔助性資料 下一步行動(dòng)的種類日程表􀁺 在某一個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)； 􀁺 在某一個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)􀁺 在某一個(gè)確切的日期里將要獲取的信息； “下一步行動(dòng)”清單任何已經(jīng)確定的、需要2分鐘以上才能夠解決掉的事情，以及那些無(wú)法指派其他人代理的事情都應(yīng)該記錄在某個(gè)地方不能夠立即落實(shí)的工作l 垃圾l 孵化器“將來(lái)某時(shí)/也許”l 參考資料“備忘錄”文件夾回顧回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)“工作任務(wù)”、“等待處理”

3、和“將來(lái)某時(shí)/也許”，這些清單應(yīng)該根據(jù)你的具體需要經(jīng)常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂成功的關(guān)鍵因素：每周查閱收集和加工處理所有的“材料”?；仡櫤蜋z查你的系統(tǒng)。更新各類清單。做到清潔、清楚、實(shí)時(shí)和完整。行動(dòng)1、在某一時(shí)刻，決策行動(dòng)的4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的模式l 環(huán)境 l 有多少時(shí)間l 有多少精力l 重要性2、評(píng)估每日工作的3種模式l 處理事先安排好的工作l 處理隨時(shí)冒出來(lái)的事件l 定義你自己的工作3、回顧和檢查工作6個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的模式l 5萬(wàn)英尺以上：生活生活這就是我們整個(gè)生活的全景。你的公司為什么會(huì)存在呢？你自己為什么會(huì)存在？l 4萬(wàn)英尺：35年的展望35年的展望展望未來(lái)35年的發(fā)展前景，你必定會(huì)從一個(gè)更加

4、廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)、事業(yè)和生活轉(zhuǎn)變的條件l 3萬(wàn)英尺：12年的目標(biāo)12年的目標(biāo)從現(xiàn)在起12年內(nèi)，你希望在生活和工作的各個(gè)領(lǐng)域達(dá)到哪些目標(biāo)，這為你定義工作又創(chuàng)造了一個(gè)嶄新的領(lǐng)域l 2萬(wàn)英尺：責(zé)任范圍責(zé)任范圍自身承擔(dān)的種種責(zé)任和義務(wù)，致使你承受了先前的大部分工作l 1萬(wàn)英尺：當(dāng)前的工作當(dāng)前的工作目前你手中有30100項(xiàng)工作亟待處理，這些都是你希望在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)取得成效的事情l 跑道：目前的行動(dòng)目前的行動(dòng)這是一份寫(xiě)得密密麻麻的工作清單，記錄了你需要處理的一切事務(wù)縱向管理：巧妙制定工作計(jì)劃 自然式計(jì)劃模式 人的大腦只有經(jīng)過(guò)5個(gè)步驟才能夠完成任何一項(xiàng)任務(wù)： 1、定義目標(biāo)和原則

5、2、展望成果3、集思廣益4、組織管理5、明確下一步的行動(dòng)方案非自然式計(jì)劃模式自然式計(jì)劃法的技巧：5個(gè)階段目的問(wèn)一問(wèn)“為什么”這個(gè)問(wèn)題你永遠(yuǎn)都不會(huì)受到任何損失的當(dāng)你已經(jīng)忘卻了自己的目標(biāo)，卻還一再加倍付出，這就叫做狂熱。思考“為什么”這個(gè)問(wèn)題的價(jià)值􀁺 界定成功目標(biāo)界定了成功，這是你決定投入多少時(shí)間和精力時(shí)的一個(gè)最為重要的參照點(diǎn)，無(wú)論是參加競(jìng)選某一個(gè)職位，還是設(shè)計(jì)某一種表格均是如此；所有的一切最終都?xì)w結(jié)到目的上來(lái)；通常，作出一個(gè)艱難決策的惟一途徑就是，回到目的上來(lái)。􀁺 創(chuàng)造了決策標(biāo)準(zhǔn)􀁺 集結(jié)資源􀁺 激發(fā)動(dòng)機(jī)􀁺

6、闡明重點(diǎn) 原則當(dāng)目標(biāo)賦予我們十足的干勁和導(dǎo)向時(shí)，原則界定了我們行動(dòng)的限制因素，以及成功的標(biāo)準(zhǔn)前景/結(jié)果聚焦的力量 闡明結(jié)果通常，在你促使事物在現(xiàn)實(shí)生活中發(fā)生以前，你需要首先在大腦中進(jìn)行構(gòu)思集思廣益開(kāi)動(dòng)腦筋的關(guān)鍵技巧􀁺 不判斷，不質(zhì)疑，不評(píng)估，不批判。􀁺 追求數(shù)量，不求質(zhì)量。􀁺 把分析組織工作置于次要的位置上。組織管理的基本要素關(guān)鍵步驟如下：明確意義重大的事件按照（下面一個(gè)或多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)）排序􀁺 構(gòu)成因素􀁺 先后順序􀁺 重要程度必要程度的詳述下一步行動(dòng)如果一項(xiàng)工作具有可操作性，其下一步行動(dòng)方案

7、就必須予以落實(shí)你到底需要制定多少計(jì)劃呢？如果一項(xiàng)工作還徘徊在你的大腦中，你就需要進(jìn)行更多的策劃和構(gòu)思。需要進(jìn)一步地闡明問(wèn)題嗎？需要采取更多的行動(dòng)嗎？確定時(shí)間、空間和工具預(yù)留時(shí)間確定空間 準(zhǔn)備好你的工具你需要一個(gè)計(jì)劃手冊(cè)嗎？ 一旦掌握了如何處理你的材料以及你希望組織管理的內(nèi)容，你所需要的就僅僅是創(chuàng)建和管理清單了。提升個(gè)人工作效率的最正確和段之一就是擁有你樂(lè)于使用的管理工具。成功歸檔分類的要素這個(gè)歸檔系統(tǒng)要兼顧趣味性、簡(jiǎn)潔性、時(shí)效性和完整性最后一件需要準(zhǔn)備的事必須首選解決在那一個(gè)時(shí)間段內(nèi)你需要處理的具體事務(wù)收集階段：填充工作籃具體的收集工作當(dāng)處于收集資料的階段時(shí)，你可能會(huì)遇到下面一種或者多種情況：

8、 1、收集的內(nèi)容過(guò)多，一個(gè)工作藍(lán)裝不完。2、可能偏離到清理和組織管理的環(huán)節(jié)中。3、可能碰到一些已經(jīng)收集和整理過(guò)的情況。4、可能碰上一些緊急的事情。處理階段：清空工作籃1.丟棄你不再需要的一切； 2.完成任何用不了2分鐘就能搞定的事情； 3.把任何可以委托他人處理的事情交代出去； 4.為所有需要走過(guò)2分鐘時(shí)間的工作注明提示信息，并分類納入你的管理系統(tǒng)之中； 5.根據(jù)獲取的信息，明確你目前一些較為重要的工作和任務(wù)。加工處理的方法指導(dǎo)學(xué)習(xí)這種模式的最正確途徑就是行動(dòng)起來(lái)。但是，還是有幾個(gè)基本原則可以遵循： 1、從最上面的一項(xiàng)開(kāi)始處理。2、一次只處理一件事情。3、永遠(yuǎn)不要把任何事情再次放回工作籃行動(dòng)步

9、驟必須絕對(duì)是具體的行動(dòng)一旦你決定了下一步的行動(dòng)一旦你決定了下一步的行動(dòng)，這時(shí)，你就面臨著3種選擇： 1、實(shí)施（如果2分鐘內(nèi)可以完成的話） 2、指派給他人（如果你自己并不是最正確的執(zhí)行者）； 3、交給你的管理系統(tǒng)（作為日后處理的一種選擇）。管理階段：建立好清單基本類型 從組織管理的角度來(lái)看，你希望了解和管理的事情可以為7大類： l 一個(gè)“工作”清單l 工作的輔助性資料 l 記錄在日程表中的行動(dòng)和信息l 各種“下一步行動(dòng)”的清單l 一個(gè)“等待”清單l 參考資料l 一個(gè)“將來(lái)某時(shí)/也許”清單你真正需要的是清單和文件夾 管理那些行動(dòng)的提示信息記錄在你日程表上的行動(dòng)根據(jù)具體情況，管理屬于“越快越好”的范

10、疇的行動(dòng)有關(guān)行動(dòng)提示信息最常見(jiàn)的分類l 電話 l 在電腦旁l 跑腿 l 在辦公室時(shí)l 在家時(shí)l 議事日程l 閱讀/回顧管理“等待”進(jìn)一步細(xì)分工作的幾種常見(jiàn)方法個(gè)人的/職業(yè)的已經(jīng)指派他人處理的工作 某些特定類別的工作 下屬工作呢？工作的輔助性資料管理非行動(dòng)性的資料核查清單：富于創(chuàng)造性的提示信息規(guī)劃工作和責(zé)任范疇內(nèi)的關(guān)鍵性區(qū)域?qū)δ闼袚?dān)的重要工作和責(zé)任來(lái)說(shuō)。它可包括l “事業(yè)上的目標(biāo)” l “服務(wù)” l “家庭” l “人會(huì)關(guān)系” l “社區(qū)團(tuán)體” l “健康和精力” l “財(cái)政資源” l “創(chuàng)造性的表達(dá)手段各級(jí)核查清單l “個(gè)人主張（如有關(guān)價(jià)值觀的個(gè)人陳述）” l “工作責(zé)任范疇” l “旅行核

11、查清單” l “每周回顧” l “培訓(xùn)計(jì)劃的組成要素”（當(dāng)推出某項(xiàng)計(jì)劃時(shí)，一切需要處理的情況，從前期到后期） l “客戶” l “會(huì)議核查清單”（當(dāng)準(zhǔn)備召開(kāi)一個(gè)會(huì)議時(shí)，需要籌備的所有的事情） l “焦點(diǎn)區(qū)域”（生活中的重要角色和責(zé)任） l “我生活/工作中的關(guān)鍵性人物”（定期評(píng)估人際關(guān)系，以推動(dòng)事態(tài)的發(fā)展，捕捉新的機(jī)遇） l “管理圖表”（需要管理和維持的輸出領(lǐng)域和關(guān)鍵性人物） l “個(gè)人發(fā)展”（應(yīng)該定期評(píng)估的情況以確保個(gè)人平衡與發(fā)展）檢查階段：回過(guò)頭看看首先看一看你的日程表然后看一看你的行動(dòng)清單更新你的系統(tǒng)每周回顧檢查的力量你的筆記前一天日程表上的數(shù)據(jù)即將使用的日程表回顧“下一步行動(dòng)”清單回顧“等待事宜”清單回顧所有相關(guān)的項(xiàng)目回顧“將來(lái)某時(shí)/也許”清單回顧“懸而未決”和輔助資料在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行回顧行動(dòng)階段：選最正確方案選擇當(dāng)前行動(dòng)