銀行核算要素管理制度

銀行核算要素管理制度?一、總則（一）目的為加強銀行核算要素管理，規(guī)范核算要素的采購、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保銀行會計核算工作的準確、及時、安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行內(nèi)部涉及核算要素管理的各部門及相關崗位人員。（三）核算要素定義核算要素是指銀行在會計核算過程中用于記錄、計算、反映經(jīng)濟業(yè)務的各類工具和載體，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、密押器、壓數(shù)機、印鑒卡、支付密碼器、重要空白憑證等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：核算要素的采購、保管、發(fā)放、使用、銷毀等環(huán)節(jié)由銀行統(tǒng)一組織管理，確保標準一致、流程規(guī)范。2.安全保密原則：加強核算要素的安全防護措施，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生，嚴格保密核算要素的相關信息。3.風險控制原則：對核算要素管理各環(huán)節(jié)進行風險識別、評估和控制，防范操作風險、信用風險等各類風險。4.成本效益原則：在保證核算要素管理質(zhì)量的前提下，合理控制管理成本，提高管理效率。二、核算要素采購管理（一）采購計劃制定1.各業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需求和核算要素庫存情況，定期向核算要素管理部門提交采購計劃申請。2.采購計劃申請應詳細說明所需核算要素的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息。3.核算要素管理部門對各業(yè)務部門提交的采購計劃申請進行匯總、審核，結(jié)合庫存狀況和業(yè)務發(fā)展趨勢，制定全行核算要素采購計劃。（二）采購流程1.供應商選擇核算要素管理部門通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式，確定合格的供應商名單。對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應商合作。2.采購合同簽訂根據(jù)采購計劃，核算要素管理部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購核算要素的種類、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購執(zhí)行供應商按照采購合同約定的時間、地點、數(shù)量、質(zhì)量等要求，將核算要素送達銀行指定地點。核算要素管理部門組織相關人員對采購的核算要素進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。4.付款結(jié)算驗收合格后，核算要素管理部門根據(jù)采購合同約定的付款方式，辦理付款結(jié)算手續(xù)。財務部門對付款申請進行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全，按照規(guī)定的流程進行款項支付。（三）采購監(jiān)督與審計1.銀行內(nèi)部審計部門定期對核算要素采購過程進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的合規(guī)性、供應商選擇的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改，確保采購活動合法、合規(guī)、透明。三、核算要素保管管理（一）保管場所與設施1.設立專門的核算要素保管庫，保管庫應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護設施。2.保管庫應安裝監(jiān)控設備，實現(xiàn)24小時監(jiān)控，確保保管環(huán)境安全可控。3.保管庫內(nèi)設置不同的存放區(qū)域，分別存放不同種類的核算要素，如重要空白憑證區(qū)、會計憑證區(qū)、密押器區(qū)等，實行分類存放、標識清晰。（二）保管人員職責1.核算要素保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉核算要素保管業(yè)務。2.負責核算要素的出入庫登記、庫存盤點、保管環(huán)境維護等工作。3.嚴格遵守核算要素保管制度，確保核算要素安全完整，不得擅自離崗、允許無關人員進入保管庫。（三）庫存管理1.建立核算要素庫存臺賬，詳細記錄核算要素的出入庫時間、種類、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.定期對核算要素進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點工作應至少每月進行一次，由保管人員、財務人員等共同參與。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因，進行相應的賬務處理和責任追究。（四）安全防護措施1.保管庫門窗應堅固耐用，配備防盜鎖具和報警裝置。2.核算要素應存放于保險柜、鐵皮柜等專用存儲設備中，確保存放安全。3.對保管庫的溫濕度進行實時監(jiān)測和控制，保持適宜的保管環(huán)境。四、核算要素使用管理（一）使用審批1.各業(yè)務部門在使用核算要素前，應填寫使用審批表，詳細說明使用核算要素的種類、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。2.使用審批表應經(jīng)部門負責人、核算要素管理部門負責人、主管行領導等逐級審批簽字。3.未經(jīng)審批，不得擅自使用核算要素。（二）領用發(fā)放1.核算要素保管人員根據(jù)審批后的使用審批表，辦理核算要素的領用發(fā)放手續(xù)。2.領用發(fā)放時，應嚴格核對領用人員身份信息，確保核算要素發(fā)放給授權使用人員。3.領用人員在領用核算要素時，應在核算要素庫存臺賬上簽字確認。（三）使用規(guī)范1.核算要素使用人員應嚴格按照規(guī)定的操作規(guī)程使用核算要素，確保核算要素使用準確、規(guī)范。2.對于重要空白憑證等核算要素，應建立使用銷號制度，對每份憑證的使用情況進行詳細記錄，防止丟失、盜用等情況發(fā)生。3.使用過程中如發(fā)現(xiàn)核算要素存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應及時停止使用，并報告核算要素管理部門。（四）監(jiān)督檢查1.核算要素管理部門定期對核算要素使用情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查使用審批的執(zhí)行情況、使用規(guī)范的遵守情況、核算要素的保管情況等。2.發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，對違規(guī)使用核算要素的行為進行嚴肅處理，追究相關人員責任。五、核算要素銷毀管理（一）銷毀原因核算要素因停用、作廢、損壞、超過保管期限等原因需要銷毀。（二）銷毀申請1.各業(yè)務部門或核算要素管理部門提出核算要素銷毀申請，詳細說明銷毀核算要素的種類、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀申請應經(jīng)部門負責人、核算要素管理部門負責人、主管行領導等逐級審批簽字。（三）銷毀程序1.成立由核算要素管理部門、財務部門、審計部門等人員組成的銷毀工作小組，負責核算要素銷毀工作的組織實施。2.銷毀工作小組對擬銷毀的核算要素進行核對、清點，確保賬實相符。3.選擇安全、環(huán)保的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，對核算要素進行銷毀處理。4.在銷毀過程中，應安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底、安全。5.銷毀完成后，銷毀工作小組應填寫銷毀清單，記錄銷毀核算要素的種類、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。（四）檔案管理銷毀清單等相關資料應作為會計檔案進行妥善保管，保管期限按照銀行會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、核算要素風險管理（一）風險識別1.對核算要素管理各環(huán)節(jié)進行風險識別，包括采購環(huán)節(jié)的供應商違約風險、保管環(huán)節(jié)的安全風險、使用環(huán)節(jié)的操作風險、銷毀環(huán)節(jié)的合規(guī)風險等。2.定期對核算要素管理流程進行梳理，查找潛在風險點。（二）風險評估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行等級劃分，為風險應對提供依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對策略，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.建立風險預警機制，對可能引發(fā)風險的因素進行實時監(jiān)測，及時發(fā)出預警信號，采取措施防范風險發(fā)生。七、核算要素信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立核算要素管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)核算要素采購、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.核算要素管理信息系統(tǒng)應具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、預警等功能，提高管理效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)維護1.定期對核算要素管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的及時性、準確性、完整性。2.對系統(tǒng)用戶的操作權限進行嚴格管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。（三）系統(tǒng)安全1.加強核算要素管理信息系統(tǒng)的安全防護措施，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)在出現(xiàn)故障時能夠及時恢復。八、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.銀行內(nèi)部審計部門、風險管理部門等定期對核算要素管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)情況、風險防控情況等。2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場檢查、非現(xiàn)場檢查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，督促相關部門進行整改。（二）責任追究1.對于違反核算要素管理制度的行為，視情節(jié)輕重，給予相應的責任追究，包括批評教育