企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學思考

1、企業(yè)檔案微觀管理體制的管理學思考    摘要：在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)對檔案信息的需求，決定了企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中的特殊作用。檔案工作不再像計劃經(jīng)濟時代那樣按固定不變的體制進行管理，而必須與企業(yè)目標相一致，與企業(yè)發(fā)展相適應。如何建立、健全與之相適應的國有企業(yè)檔案管理體制，并在企業(yè)發(fā)展進程中不斷完善自我，也是值得我們進一步深入研究的。為建立適應我國國情、適應社會主義市場經(jīng)濟體制、適應檔案事業(yè)長遠發(fā)展需要的新的企業(yè)檔案管理體制，進行了初步探討。關鍵詞：企業(yè)檔案；體制改革；現(xiàn)代企業(yè)制度中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)

2、04-0041-021企業(yè)檔案管理體制的初步形成時期在19491953年國民經(jīng)濟恢復任務完成后，我國進入了第一個五年計劃、大發(fā)展及國民經(jīng)濟調(diào)整時期。隨著國民經(jīng)濟恢復任務的完成，黨中央提出了把工作中心轉(zhuǎn)移到有計劃的大規(guī)模的經(jīng)濟建設和技術革命上來。這期間形成了大量的科技檔案資料需要收集、整理及提供利用，因此就提出了建立企業(yè)技術檔案管理體制問題。自19541965年國務院或國家檔案局發(fā)布了一系列有關建立與加強企業(yè)技術檔案資料管理體制的文件，根據(jù)這些文件和企業(yè)技術檔案資料管理的實際情況，可以看出這一時期企業(yè)檔案管理體制的初步形成過程。(1)企業(yè)技術檔案資料工作的內(nèi)部管理體制問題：1954年原中央人民政

3、府政務院頒布了關于國外技術資料圖紙的申請和管理暫行辦法，1955年又作了補充規(guī)定。其中指出“中央各委、部、局所屬各公司、廠、礦的技術檔案資料管理機構，應由各該部門行政首長直接領導”。(2)明確了企業(yè)技術檔案資料工作的外部管理體制：1960年2月29日國務院批準頒布的技術檔案室工作暫行通則(以下簡稱通則)和1964年3月3日中共中央、國務院批轉(zhuǎn)的國家檔案局關于進一步加強技術檔案工作的報告，都對企業(yè)內(nèi)部技術檔案管理的領導、隸屬關系和管理形式，以及企業(yè)外部對技術檔案管理的領導和指導關系，作了更具體更明確的規(guī)定。這一時期，企業(yè)檔案工作在黨委統(tǒng)一領導下，一般在行政管理上由行政負責人，如辦公室主任直接領導

4、。而業(yè)務上歸技術副廠長或總工程師主管，但也有一些企業(yè)由某一科(室)，如技術科或設計科領導。企業(yè)檔案管理的組織形式主要有兩種機構類型三種管理形式。兩種機構類型為單獨管理技術檔案的獨立的技術檔案室和統(tǒng)一管理黨、政、工、團文書檔案和技術檔案的聯(lián)合檔案室。三種管理形式為：集中型，即由技術檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)的技術檔案或全部檔案；集中與分級結合型，即由技術檔案室或聯(lián)合檔案室集中保管本企業(yè)全局性的機密性的重要技術檔案，并負責制定本企業(yè)技術文件、檔案的管理制度及監(jiān)督其貫徹執(zhí)行，而一般性技術檔案則由有關的業(yè)務技術科(室)按統(tǒng)一要求分別保管；分散型，即企業(yè)的技術檔案或全部檔案由各部門或個人自行管理。

5、2企業(yè)檔案管理體制的恢復時期1980年12月9日國務院批準國家經(jīng)委、建委、科委和國家檔案局發(fā)布實施科學技術檔案工作條例(以下簡稱條例)。該條例專門設“科技檔案工作管理體制”一章，其中除規(guī)定企業(yè)應接受“條塊”的領導和指導、監(jiān)督、檢查外，還對不同類型企業(yè)的科技檔案管理機構形式，科技檔案工作的領導關系作了比通則更明確更全面的規(guī)定。在專業(yè)主管機關對本系統(tǒng)企業(yè)科技檔案管理機構的設置形式及其領導和隸屬關系等方面也作了具體規(guī)定。3企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展和探索時期1984年中共中央在關于經(jīng)濟體制改革的決定中提出增強企業(yè)活力是經(jīng)濟體制改革的中心環(huán)節(jié)。改革的重點是增強國有大中型企業(yè)的生機和活力。1986年國務院又

6、發(fā)布了關于加強工業(yè)企業(yè)管理若干問題的決定，1987年國家檔案局、國家經(jīng)委和科委根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理的要求，為使企業(yè)檔案工作適應企業(yè)“抓管理、上等級、全面提高素質(zhì)”的需要，制發(fā)了國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定(以下簡稱規(guī)定)。這一文件的發(fā)布和實施標志著我國企業(yè)檔案統(tǒng)一管理的內(nèi)部管理體制的確立。這一時期，企業(yè)檔案工作的外部管理體制出現(xiàn)了“條塊”結合，以“塊”為主的趨向。國家各個專業(yè)主管機關內(nèi)設立的檔案部門，對部、直屬企業(yè)的檔案工作，實行按專業(yè)集中統(tǒng)一領導的體制；對已經(jīng)下放地方的企業(yè)檔案工作。則由直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^調(diào)控。地方各級檔案行政管理部門也實行局、館合一的組織形式。履行行政和事業(yè)雙重職能。相應

7、地，企業(yè)檔案工作由領導生產(chǎn)、科研的負責人或總工程師負責，到明確由一位副廠長(副經(jīng)理)來直接領導。由此，說明了企業(yè)統(tǒng)一管理的領導體制的確立。企業(yè)檔案管理的組織形式主要有兩種機構類型；各類檔案的綜合性管理機構和檔案與書刊資料的綜合性管理機構；三種管理形式；集中型、集中與分級結合型、分散型。4結語我國企業(yè)檔案工作一直是實行國家檔案局統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實行統(tǒng)一管理的體制。它的基本特征是，在行政隸屬關系的基礎上，普遍采用行政手段實現(xiàn)宏觀管理的目的。它是計劃經(jīng)濟體制下，企業(yè)檔案工作貫徹國家的統(tǒng)一規(guī)劃、計劃，實現(xiàn)國家宏觀管理目標的客觀要求。改革企業(yè)檔案工作管理體制，關鍵是要轉(zhuǎn)變檔案行政管理機關以及各專業(yè)主管

8、機關檔案管理部門的職能，讓企業(yè)擁有決定其檔案工作發(fā)展的切實權力。為了更好地進行宏觀調(diào)控，建立以行業(yè)協(xié)調(diào)為主要工作內(nèi)容的企業(yè)檔案工作協(xié)會，以取代“條塊”結合的管理體制，是企業(yè)檔案工作改革的必由之路。這項改革應與政府的機構調(diào)整、職能轉(zhuǎn)變同步進行。一方面政府調(diào)整機構、轉(zhuǎn)變職能，行政手段的直接管理將更多地為經(jīng)濟手段、法律手段的間接管理方式所取代。另一方面，企業(yè)的改革也在不斷深化，正處于積極探索和嘗試現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中。這兩個方面都提出了改革企業(yè)檔案工作的管理體制，即檔案行政管理機關減少對企業(yè)檔案工作的直接行政干預，向以協(xié)調(diào)檔案協(xié)會為主要工作內(nèi)容的方向轉(zhuǎn)變；各級各類專業(yè)主管機關的檔案管理部門，也要減少

9、對企業(yè)檔案工作的直接干預，順應由專業(yè)管理向行業(yè)管理發(fā)展的趨勢，向建立行業(yè)企業(yè)檔案管理機制的方向發(fā)展。都將促使企業(yè)檔案工作舊的管理體制的解體和新的管理體制的建立，這是符合上述兩個方面改革的客觀要求的。為實現(xiàn)這種變革，應該充分利用各專業(yè)主管機關在各自系統(tǒng)企業(yè)檔案工作中的行政權威和業(yè)已存在的企業(yè)檔案部門之間的密切聯(lián)系，采取自愿參加、自愿結合的形式，盡快建立起不同層次的企業(yè)檔案工作協(xié)會，形成行業(yè)性的檔案管理標準、管理行為的協(xié)調(diào)中心和信息交流中心。在各級行政區(qū)內(nèi)，也應積極組織打破行業(yè)界線的地方性的企業(yè)檔案工作協(xié)會，形成不同規(guī)模、范圍的地方性企業(yè)檔案管理的協(xié)調(diào)中心和信息交流中心。行業(yè)性的和地方性的企業(yè)檔案

10、工作協(xié)會，應繼承原有企業(yè)檔案管理模式中宏觀協(xié)調(diào)、法規(guī)監(jiān)督和經(jīng)驗交流的工作職能，但它是以自愿參加、自愿結合方式組成。并在自愿承擔相關的責任和義務的基礎上，享有協(xié)會帶來的權益；它匯集企業(yè)檔案工作信息，形成和推廣科學的管理準則、先進經(jīng)驗，協(xié)調(diào)各成員單位的管理行為，協(xié)助解決有關問題，并作為代表機構向有關方面反映建議和意見，保護各成員單位的利益。這樣，企業(yè)檔案工作協(xié)會一方面可以部分替代檔案行政管理機關和專業(yè)主管機關檔案管理機構的職能，發(fā)揮傳統(tǒng)體制的長處，另一方面又符合市場經(jīng)濟條件下宏觀調(diào)控的一般運作規(guī)律，因而，它將是今后企業(yè)檔案工作管理體制的發(fā)展方向。    相關論文    · 基于工作過程