辦公室工作手冊修改版

1、編制： 日期： 審核： 日期： 批準： 日期： 說明： 紅色印章為受控文件括號內數(shù)字為文件分發(fā)號 文件受控章 責任部門：辦公室目 錄編號 版號/狀態(tài) 標 題 頁 碼HTWY/QMS/QW/XZ-01-A/0 組織機構圖 05HTWY/QMS/QW/XZ-02-A/0 部門質量目標 06HTWY/QMS/QW/XZ-03-A/0 辦公室職責 07HTWY/QMS/QW/XZ-04-A/0 辦公室行政助理權限與職責 08HTWY/QMS/QW/XZ-05-A/0 辦公室環(huán)境管理規(guī)程 09HTWY/QMS/QW/XZ-06-A/0 保密管理規(guī)程 10HTWY/QMS/QW/XZ-07-A/0 會議制

2、度 13HTWY/QMS/QW/XZ-08-A/0 公文管理程序 15HTWY/QMS/QW/XZ-09-A/0 文件收發(fā)作業(yè)指導書 17HTWY/QMS/QW/XZ-10-A/0 通（告）管理規(guī)程 18HTWY/QMS/QW/XZ-11-A/0 檔案管理程序 19HTWY/QMS/QW/XZ-12-A/0 辦公設備管理規(guī)定 23HTWY/QMS/QW/XZ-13-A/0 復印機使用管理辦法 24HTWY/QMS/QW/XZ-14-A/0 廢用品管理辦法 25HTWY/QMS/QW/XZ-15-A/0 電話/傳真機使用管理規(guī)定 26HTWY/QMS/QW/XZ-16-A/0 印章管理制度. 2

3、7HTWY/QMS/QW/XZ-17-A/0 辦公用品管理規(guī)定. 28HTWY/QMS/QW/XZ-18-A/0 辦公用品申請及領用管理規(guī)定. 29HTWY/QMS/QW/XZ-19-A/0 倉庫管理規(guī)程. 30HTWY/QMS/QW/XZ-20-A/0 物品驗規(guī)程. 31HTWY/QMS/QW/XZ-21-A/0 固定資產(chǎn)控制程序. 34HTWY/QMS/QW/XZ-22-A/0 員工守則. 35HTWY/QMS/QW/XZ-23-A/0 員工安全守則. 39HTWY/QMS/QW/XZ-24-A/0 管理人員行為管理規(guī)程. 40HTWY/QMS/QW/XZ-25-A/0 員工聘用管理規(guī)程.

4、 42HTWY/QMS/QW/XZ-26-A/0 考勤制度. 46HTWY/QMS/QW/XZ-27-A/0 培訓規(guī)程. 47HTWY/QMS/QW/XZ-28-A/0 考核標準及實施. 51HTWY/QMS/QW/XZ-29-A/0 獎懲制度. 52HTWY/QMS/QW/XZ-30-A/0 員工工牌、工服管理制度. 55HTWY/QMS/QW/XZ-31-A/0 品質管理工作規(guī)程. 56HTWY/QMS/QW/XZ-32-A/0 品質管理與服務標準. 58HTWY/QMS/QR/XZ-01-A/0 出席會議簽到表. 69目 錄編號 版號/狀態(tài) 標 題 頁 碼HTWY/QMS/QR/XZ-0

5、2-A/0 辦公室環(huán)境檢查表 70HTWY/QMS/QR/XZ-03-A/0 文件發(fā)放范圍清單 71HTWY/QMS/QR/XZ-04-A/0 質量體系文件清單 72HTWY/QMS/QR/XZ-05-A/0 文件領用登記表 73HTWY/QMS/QR/XZ-06-A/0 文件更改申請表 74HTWY/QMS/QR/XZ-07-A/0 文件更改記錄表 75HTWY/QMS/QR/XZ-08-A/0 外來文件登記表 76HTWY/QMS/QR/XZ-09-A/0 記錄一覽表 77HTWY/QMS/QR/XZ-10-A/0 文件資料借閱登記表 78HTWY/QMS/QR/XZ-11-A/0 文件資

6、料借閱申請表 79HTWY/QMS/QR/XZ-12-A/0 發(fā)文登記表 80HTWY/QMS/QR/XZ-13-A/0 收文登記表 81HTWY/QMS/QR/XZ-14-A/0 檔案資料移交清單 82HTWY/QMS/QR/XZ-15-A/0 檔案分類編號、歸檔時間登記冊 83HTWY/QMS/QR/XZ-16-A/0 檔案銷登記表 84HTWY/QMS/QR/XZ-17-A/0 檔案借閱申請審批表 85HTWY/QMS/QR/XZ-18-A/0 檔案統(tǒng)計季報表 86HTWY/QMS/QR/XZ-19-A/0 電腦使用人記錄 87HTWY/QMS/QR/XZ-20-A/0 復印機使用人記錄

7、 88HTWY/QMS/QR/XZ-21-A/0 收發(fā)傳真記錄 89HTWY/QMS/QR/XZ-22-A/0 物品報報廢單 90HTWY/QMS/QR/XZ-23-A/0 送修登記 91HTWY/QMS/QR/XZ-24-A/0 印章使用審批表 92HTWY/QMS/QR/XZ-25-A/0 印章使用登記表 93HTWY/QMS/QR/XZ-26-A/0 辦公用品領用登記表 94HTWY/QMS/QR/XZ-27-A/0 采購申請單 95HTWY/QMS/QR/XZ-28-A/0 入庫單 96HTWY/QMS/QR/XZ-29-A/0 領料單 97HTWY/QMS/QR/XZ-30-A/0

8、庫存檢查記錄 98HTWY/QMS/QR/XZ-31-A/0 倉庫物料盤存表 99HTWY/QMS/QR/XZ-32-A/0 物品驗證記錄. 100HTWY/QMS/QR/XZ-33-A/0 不合格品處理單. 101HTWY/QMS/QR/XZ-34-A/0 固定資產(chǎn)登記表. 102HTWY/QMS/QR/XZ-35-A/0 消耗材料盤點報告. 103目 錄編號 版號/狀態(tài) 標 題 頁 碼HTWY/QMS/QR/XZ-36-A/0 年度人力資源需求計劃表 104HTWY/QMS/QR/XZ-37-A/0 招聘登記表 105HTWY/QMS/QR/XZ-38-A/0 面試記錄表 106HTWY/

9、QMS/QR/XZ-39-A/0 員工資料表 107HTWY/QMS/QR/XZ-40-A/0 擔保書 108HTWY/QMS/QR/XZ-41-A/0 聘用人員試用通知書 109HTWY/QMS/QR/XZ-42-A/0 入職手續(xù)辦理單 110HTWY/QMS/QR/XZ-43-A/0 員工轉正申請表 111HTWY/QMS/QR/XZ-44-A/0 轉正申請書 112HTWY/QMS/QR/XZ-45-A/0 員工聘用/轉正定級/調崗調資通知書 113HTWY/QMS/QR/XZ-46-A/0 考勤表 114HTWY/QMS/QR/XZ-47-A/0 年度員工培訓計劃 115HTWY/QM

10、S/QR/XZ-48-A/0 培訓檔案 116HTWY/QMS/QR/XZ-49-A/0 培訓簽到表 117HTWY/QMS/QR/XZ-50-A/0 培訓記錄 118HTWY/QMS/QR/XZ-51-A/0 人員狀況表 119HTWY/QMS/QR/XZ-52-A/0 員工崗前培訓考核表 120HTWY/QMS/QR/XZ-53-A/0 員工月考評表 121HTWY/QMS/QR/XZ-54-A/0 員工月考核評估表 122HTWY/QMS/QR/XZ-55-A/0 服飾領用登記表 123辦公室組織架構圖物業(yè)公司經(jīng)理辦公室辦公室行政助理部門質量目標1.0 2006年建立并試運行ISO900

11、0：2000質量管理體系2.0 2007年主要管理指標和管理標準均達到或超過深圳市物業(yè)管理區(qū)級（羅湖）標準3.0 自2008年起按深圳市物業(yè)管理市級標準提供管理和服務4.0主要指標有1服務質量知識普及率為100%2員工持證上崗率為100%3有效投訴率低于千分之八4顧客滿意率95%以上5管理人員專業(yè)培訓合格率100%6無重大安全生產(chǎn)事故發(fā)生7文檔保管完好率100%8每月一次質量簡報辦公室職責1、負責安排公司的季度、年度工作會議及經(jīng)理辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關信息。2、負責公司相關文件的起草、印制和分發(fā)，做好公司各類文件的審核、編號、立卷、存檔

12、工作，管理好公司的文書檔案。3、負責上級和外部來文來電的簽收、登記和領導批示后的傳閱、催辦、回復。4、搞好調查研究工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、總結新經(jīng)驗，為領導決策提供參考，為基層工作提供借鑒。5、注意收集合理化建議情況，會同有關部門提出推廣和獎勵意見。6、管理公司印信。7、負責保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對失泄密事件的調查處理。8、完善公司行政管理制度，匯總各部門月采購計劃編上報；安排落實節(jié)假日值班。9、負責服務、督促、檢查、協(xié)調公司工作，保證各項工作的正常運行。10、負責公司日常行政事務、對外聯(lián)系、各單位來訪接待的管理和安排。11、負責公司文件及各種書面文件材料的撰寫、審核、發(fā)放。12、負

13、責辦公室環(huán)境管理。13、負責公司辦公用品用具的領用、發(fā)放、登記和管理工作。14、負責公司報刊訂閱工作。15、負責公事的質量管理工作。16、負責公司的培訓與工作考核工作。17、上級交辦的其它工作。辦公室行政助理權限與職責崗位名稱：行政助理所屬部門：辦公室定員標準：1名職務等級：工作地點：辦公室直接上級崗位：總經(jīng)理崗位分析者：總經(jīng)理審核者：公司負責人：總經(jīng)理簽發(fā)日期：2006年 月 日工作權限：1、 在工作職責范圍內，按工作流程開展辦公室工作。2、 按工作流程，有權和相關部門或崗位協(xié)調工作。3、 出于工作的必要性，有權向主管上級申訴或越級申訴。4、 有權提出合理化意見與建議。5、 在授權范圍內,有

14、權代表公司對外聯(lián)絡,開展活動或洽談。崗位職責一、崗位職責開展辦公室工作。二、管理職責1、負責大廈圖紙資料、工作文件（含公司系統(tǒng)文件與外來文件）、人事檔案的收錄、建立與存檔。2、負責工作文件的打印、登記與傳遞。3、負責公務接待與對外聯(lián)絡。 4、負責勞動紀律與工作環(huán)境的管理工作。5、負責會議的組織與記錄工作。6、負責辦公用品用具采購計劃的編制與發(fā)放登記。7、負責計劃外辦公用品的采購與發(fā)放登記。8、負責辦公用具與設備的管理工作，建立相應臺帳與領用記錄。制定相關制度，明解各設備用具的保管責任人。 9、負責合理化建議的收集與總經(jīng)理信箱的管理。 10、負責培訓工作的策劃、組織與考核。 11、負責員工績效考

15、評工作。 12、協(xié)助物業(yè)公司的品質管理工作。13、完成上級安排的其它工作。三、任職資格1、中專以上學歷。2、二年以上同等工作經(jīng)驗，持有全國物業(yè)管理從業(yè)人員上崗證。3、年齡25-35歲,有規(guī)范物業(yè)管理公司一年以上從業(yè)經(jīng)歷。4、富于親和力，溝通能力強。5、能熟練使用電腦、傳真、打印、復印等辦公用具。辦公室環(huán)境管理規(guī)程1、辦公室環(huán)境是企業(yè)管理的一面鏡子，辦公室環(huán)境布置與精神文明關系密切，優(yōu)雅整潔的環(huán)境，不僅令人心情舒暢，提高辦事效率。同時，良好的環(huán)境同整潔的儀容一樣，是對來客尊重和禮貌的表示。2、保持辦公環(huán)境光線充足、明亮而不刺眼；空氣流通、清新。3、保持辦公桌整潔，除水杯及當前工作所需資料外，其他

16、物品一律放入抽屜中。4、長時間離開辦公桌時（1小時以上）應將桌面物品理齊后置于桌面一角，或放入抽屜中，并將座椅推入桌下放正。5、除按規(guī)定須上墻的制度、條例及牌匾獎旗外，辦公室墻壁、門、窗上不得懸掛張貼其他物品。6、每天下班前抽出3至5分鐘整理辦公室、抽屜，不得雜亂無序。7、辦公室內不得堆放雜物、報紙應用報夾夾好，放在規(guī)定地點。上班時間，不得翻閱報紙（特殊崗位除外）。廢紙簍應置于不易看見的地方。8、不得串崗閑聊，工作量不足時，應積極學習業(yè)務知識，不可無所事事。相關記錄辦公室環(huán)境檢查表保密管理規(guī)程1.0保密工作要貫徹突出重點、積極防范的方針，堅持既便利工作又確保秘密的原則，更好地企業(yè)的生存發(fā)展服務

17、。2.0公司保密工作的職責是：2.1貫徹執(zhí)行黨和國家保密工作的方針、法令、條例和制度，結合實際制定本公司的具體規(guī)定和實施細則。2.2開展經(jīng)常性的群眾性的保密宣傳教育，加強對公司內保密和涉密人員的教育。2.3定期研究分析總結保密工作和組織保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.4認真追查失泄密事件，嚴肅處理。2.5指導保密工作不斷深入。3.0根據(jù)國家和上級的有關規(guī)定，公司內的保密事項劃定如下：3.1上級下發(fā)和本級形成的具有秘密內容的各類文書、內部刊物、音像制品。3.1相關部門對員工的考核材料、獎懲意見、發(fā)展或任免安排。3.3具有專利性質的技術訣竅、科研項目及成果。3.4不宜公開的公司經(jīng)營活動的具體的取向

18、、策略和實施計劃及尚未公開的公司經(jīng)濟活動的重要的信息、數(shù)據(jù)。3.5文書檔案、人事檔案、經(jīng)濟檔案、科技檔案。3.6銀行和電信密碼，電子計算機存儲、處理秘密信息的程序設計、應用程序和檢索查詢口令。3.7公司重要的活動計劃及不允許公開的活動情況；3.8其他需要保守秘密的事項。保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隱患，杜絕一切失密泄密事件的發(fā)生。根據(jù)目前的現(xiàn)實情況，其中重點是抓好公文保密、會議保密、經(jīng)濟信息保密、電子計算機信息保密。4.0公文是秘密的一種主要存在形式，公文保密應注意以下幾個環(huán)節(jié)：4.1印制。秘密文件印制前要規(guī)定發(fā)放范圍。印制時形成的廢頁要及時銷毀。印制后其原稿、重要修改

19、稿、印刷清樣視同正式文件妥為保管。4.2收發(fā)。秘密文件的收發(fā)必須指定專人負責，在收發(fā)、分送、傳遞、借閱等環(huán)節(jié)都應履行登記手續(xù)。傳閱不得隨意擴大閱讀范圍，并只能在辦公室進行且不得摘抄。遞送要有安 全保障措施，不準通過普通郵政郵寄。4.3保管。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內，經(jīng)常檢查保管情況。平時工作使用的文件，用后隨手入柜加鎖。文件管理人員工作變動要將文件清點、造冊，簽字移交。4.4處理。秘密文件每季度末進行清點，節(jié)假日進行清查，年底進行清理，該清退的造冊清保密管理規(guī)程退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。5.0會議保密是保密工作的一個重要環(huán)節(jié)，會議保密中要做到以下幾點：5.1依據(jù)

20、會議的保密程度，確定出席會議人數(shù)，嚴格控制列席人員，并對與會人員進行保密教育，規(guī)定會議內容不得向外透露。5.2領導辦公會議指定專人做好記錄，會議記錄要妥善保管，查閱會議記錄必須經(jīng)領導批準，且只可查閱有關部分。5.3具有秘密內容的會議不準使用無線電話筒，與會人員也不得擅自攜帶無線電設備擴音、錄音。5.4會議傳達秘密文件、內部講話允許記錄的，要用保密手冊記錄，按保密管理辦法處理。6.0經(jīng)濟信息保密對維護企業(yè)的利益至關重要，保守經(jīng)濟信息秘密要突出注意以下幾點：6.1建立經(jīng)濟信息統(tǒng)一口徑披露制度，注意企業(yè)內外有別，向外界公布或提供尚未公開的能夠反映企業(yè)經(jīng)濟實力、能夠反映企業(yè)經(jīng)營狀況變化的工作計劃、經(jīng)濟

21、措施、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，必須事先經(jīng)過公司領導批準。6.2嚴格控制重要經(jīng)濟信息的擴散，對進行中的物業(yè)管理信息追蹤活動、編制中的投標標書和報價單的核心部分，以及其它一旦泄漏就會給企業(yè)造成不可彌補的損失的經(jīng)濟信息，應當采取特別保密措施，盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。6.3加強接觸經(jīng)濟信息秘密人員的管理。不允許其向包括本企業(yè)員工在內的所有無關人員透露企業(yè)的經(jīng)濟秘密；不允許其借助本企業(yè)的經(jīng)濟活動網(wǎng)絡從事為自己、為他人謀利的活動；不允許其在工作變動時將自己掌握的經(jīng)濟活動資料據(jù)為已有。7.0電子計算機信息保密是隨著科技進步給保密工作提出的一個新課題，電子計算機信息保密要著力抓好以下幾點：7.1向計算機輸入或計

22、算機處理有保密內容的文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等，必須在程序設計、應用程序及檢索、查詢上采取保密措施，并經(jīng)檢查確認其正確可靠后方可實施。7.2聯(lián)網(wǎng)的計算機在傳輸秘密信息時，必須在信道上采取加密措施。7.3凡需送外檢修或請外人檢修計算機，要先將各種信息載體清理干凈，確認無信息殘跡后才能允許檢修，檢修后經(jīng)保密檢查方可使用。7.4嚴禁將不需要計算機處理的秘密文件、數(shù)據(jù)、資料、檔案等輸入計算機及其存儲介質。7.5在試機和調試時打印出的有秘密內容的紙頁等，要妥善保管，集中統(tǒng)一銷毀 ，嚴禁隨意丟棄。7.6經(jīng)常開展保密檢查，有助于保密工作的落實。檢查的方式有全面檢查、專項檢查和綜合性檢查。7.7發(fā)生失密泄密事件

23、要立即報告，公司迅速組織力量認真進行追查，盡量挽回或彌補損失。問題查清后，要寫出專題報告，并視情節(jié)依法嚴肅處理有關責任者。8.0公司員工尤其是保密涉密人員都要自覺遵守下列保密守則：保密管理規(guī)程8.1不該說的秘密，絕對不說。8.2不該問的秘密，絕對不問。8.3不該看的秘密，絕對不看。8.4不該記錄的秘密，絕對不記錄。 8.5不在私人通信中涉及秘密。8.6不在非保密本上記載秘密。8.7不在公共場所和議論公司秘密。8.8不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料等。8.9不用普通電話、普通郵件傳達秘密事項。 8.10不攜帶秘密文件、資料游覽、探親、訪友和出入公共場所。8.11不委托非指定人員帶轉秘密文件

24、、資料。8.12不擅自翻印、復制秘密文件、資料。8.13不隱瞞失泄密過失，發(fā)現(xiàn)失泄密情況及時報告并積極采取補救措施。會議制度1.0周一例會周一例會由公司領導及各部門負責人參加，負責研究公司的重大問題，并進行決策。2.0會議主要任務2.1落實上級公司下達的計劃任務。2.2研究制定公司的經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略，確定戰(zhàn)略實施方案和采取的相應措施。2.3討論決定公司內的人事安排及獎懲事宜。2.4研究公司年度管理、財務等重大問題。3.0會議的組織3.1會議由總經(jīng)理主持，參加人員包括各部門負責人或其他需列席人員。3.2會議議題由總經(jīng)理及與會者提出，總經(jīng)理確認。3.3辦公室負責準備會議有關資料，做會議記錄，由總經(jīng)理簽

25、發(fā)。4.0辦公例會辦公例會是公司內部運作的經(jīng)營決策性的常務會議，定期召開。4.1會議的主要任務a) 傳達貫徹上級公司的有關指示并提出落實意見。b) 決定公司企業(yè)管理和發(fā)展規(guī)劃，安排重要工作。c) 研究分析公司經(jīng)營狀況，提出問題并制定相應的整改措施。d) 聽取各部門工作匯報，總結經(jīng)驗，吸取教訓。e) 決定對各部門人事安排、表彰及處罰等事宜。f) 決定近期工作計劃，處理有關行政事務。g) 就重點或難點熱點問題進行論，決策。5.0會議的組織5.1會議由總經(jīng)理主持或委托他人主持。5.2公司各部門負責人參加，其他人員由主持人確定。5.3辦公室負責會議資料和會議記錄，編寫會議紀要，由主持人簽發(fā)，在第二個工

26、作日下發(fā)。6.0公司各類業(yè)務會議6.1業(yè)務會議是各專業(yè)、各部門布置本專業(yè)、本部門對口工作的工作會議。6.2會議的主要內容是落實公司布置的本專業(yè)、本部門的工作任務，并安排近期工作計劃，協(xié)調解決與專題業(yè)務有關的問題。6.3由公司領導或委托部門負責人主持，各部門員工參加，并做好會議記錄。7.0會議規(guī)定7.1各種會議均應本著“精簡、高效”的原則，會議緊扣中心，做到“中心明確、內容扼要、言簡意賅、討論集中”。會議制度7.2與會者守時守紀，不遲到、早退，不得無故缺席。會議參加者因故不能出席時必須提前直接向會議主持者請假。7.3會前應安排好本職工作，會議期間要關閉手機或處于靜音狀態(tài)。7.4會議所決定事項不能

27、隨意更改，按會議要求貫徹傳達，不擴大傳達范圍。嚴格遵守會議決定，對違反公司保密規(guī)定的行為予以批評教育，造成后果者將追究責任，愛護會議室的一切物品。8.0相關記錄8.1出席會議簽到表公文管理工作規(guī)程1.0文件處理1.1文件處理主要包括：公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀；1.2文件處理的基本原則是：及時、準確、規(guī)范、保密；2.0文件種類：2.1決議：凡經(jīng)過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。2.2決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理，用“決定”。2.3通知：是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級公司或不相隸屬部門間使用的公文形式。2.4備忘錄：是指與其它分公司之間（含總公司職能

28、部門）工作聯(lián)系的公文形式。2.5通報：通報工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓，表揚進、批評后進等用“通報”。2.6報告：向上級公司匯報工作，反映情況，提出建議，答復上極公司的詢問等用“報告”。2.7請示：請求上級公司對某項重要工作作出指示，答復和批準事項時用“請示“。2.8批復：批準或答復下屬單位請示的事項，用“批復”。2.9函：與本公司系統(tǒng)之外的單位互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復問題等用“函”。2.10會議紀要：記載或傳達會議主要精神和決定事項，用“會議紀要”。3.0公文的起草和審批簽發(fā)3.1公文起草的基本要求是：a) 重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，自由篇幅要簡短

29、，結構要嚴謹，層次要分明；b) 擬稿人必須用方格稿紙擬寫，要按公文的文種格式行文，不得用圓珠筆或紅筆書寫；c) 文稿在呈送領導審批簽發(fā)之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核對。3.2公文的審批簽發(fā)程序為： 先由行文部門起草、負責人審核簽名，送辦公室核稿，然后由公司領導審批。 4.0公文辦理4.1公文辦理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。4.2登記公文，應將公文的標題、密級、發(fā)文字號、來文單位、發(fā)往單位、份數(shù)、收發(fā)時間辦理情況等逐項記載清楚，以便今后核查收回和銷毀。5.0分發(fā)公文5.1一切外來公函，統(tǒng)一由辦公室簽收、登記并及時分送；5.2根據(jù)公文性質和內容，送領導閱示，或根據(jù)需要

30、交有關部門辦理；5.3凡需出職能部門經(jīng)辦的公文，由辦公室負責催辦，并將落實結果報告公司領導。6.0檔案的管理規(guī)定6.1記述和反映本公司經(jīng)營管理活動，具有查考價值的各種自制文件和已辦理完畢的有保存價值的文件，均由辦公室專人統(tǒng)一管理，于第二年上半年完成上一年度的文書立卷歸檔工作；公文管理工作規(guī)程6.2各部門代表公司參加各種會議帶回的文件，均不得自行保管和銷毀，必須向辦公室移交，實行統(tǒng)一管理；6.3辦公室對歸檔文件按事理分類、編號，確定保管期限；6.4對無保存價值的文件，要逐一填寫清單，由總經(jīng)理審批，并在收、發(fā)文本上注明，一年后予以銷毀；6.5借閱文件，應經(jīng)辦公室辦理相關手續(xù)后方可，未經(jīng)同意，不得抄

31、摘和復印。7.0相關記錄7.1文件發(fā)放范圍清單7.2文件領用登記表7.3質量體系文件清單7.4文件更改申請表7.5外來文件登記表7.6文件借閱登記表文件收發(fā)工作規(guī)程1.0目的：規(guī)范文件收發(fā)要求，提高工作效率。2.0適用范圍公司各部門。3.0職責3.1總經(jīng)理負責文件的審批；3.2辦公室負責提出文件的處理意見；3.3辦公室負責文件的接收、登記、送文、取文、分發(fā)等；3.4各部門負責人負責本部門文件的提交和接收。4.0內容：4.1定義：a) 文件指決定、決議、通報、通知、報告、請示、批復、會議紀要、備忘錄、工作計劃、函、呈批單等。b) 內部文件指公司各部門送往總經(jīng)理需閱示的文件。c) 外部文件指內部文

32、件以外的文件，包括政府部門、社會團體、上級公司、外部企業(yè)等發(fā)來的文件。4.2接收與登記：a) 辦公室接收公司外部和內部所有來文。b) 辦公室將所有接收的外來文件登記在外來文件登記表，作為查證依據(jù)4.3文件分發(fā)方式：a) 總經(jīng)理批閱后的內部文件，由辦公室電話通知相關部門或文件提交人取回已批閱文件。若通知上述文件接收人未果，文件又屬急件，辦公室應將文件及時送達相關部門。b) 總經(jīng)理批閱后的外部文件，由辦公室存檔和發(fā)送。c) 辦公室把公司發(fā)出的文件登記在發(fā)出文件登記表。d) 各部門以公司名義向外界發(fā)出的文件，須在總經(jīng)理批準后方可印發(fā)。5.0相關記錄5.1外來文件登記表5.3發(fā)文登記表5.4發(fā)文登記表

33、通告（知）管理規(guī)程1.0目的規(guī)范通告（知）的管理。2.0適用范圍適用于本轄區(qū)內物業(yè)管理全過程中通告（知）的起草、審定、登記、發(fā)布、回收、存檔等。3.0職責3.1責任部門負責通告（知）的起草。3.2總經(jīng)理負責審批。3.3辦公室負責登記、發(fā)布、回收與存檔。4.0內容4.1內部通告（知），包括通知、公告、啟事、告示、通報、備忘錄等4.2辦公室制定通告（知）的標準格式。4.3責任部門按格式起草，明確時間、地點、涉及的人或部門、主要內容、發(fā)放范圍 、有效期等。送辦公室報批。4.4涉及到顧客或其它部門的通告(知)要提前二到三天發(fā)出。4.5總經(jīng)理對通告(知)進行審定和批準。4.6辦公室對審定后的通告（知）進

34、行格式確認，做好登記和蓋章，填寫用章登記表和發(fā)文登記表后進行發(fā)放。要求收件人或部門進行簽收。4.7對于發(fā)布在信息欄的通告（知），辦公室要注意時間要求，對到期的，要及時收回。5.0外來通告（知）5.1對于外來的通告（政府或上級公司、顧客、外部其他單位），發(fā)布前亦須填寫發(fā)文登記表交總經(jīng)理確定是否給予發(fā)布,并由其確定張貼期限。5.2外來的通告應張貼在公司指定位置(一般情況下是指宣傳欄、單元門、大堂和其它指定位置)。5.33 外來通告(知)必須在加蓋公司或物業(yè)公司印章后，同樣要填寫<用章登記表>,才能發(fā)放張貼。5.4橫（條）幅的管理參照4.2.1和4.2.2執(zhí)行。5.5對過有效期的通告(知

35、)、橫（條）幅應及時清除。6.0相關記錄6.1發(fā)文登記表6.2印章登記表檔案管理規(guī)程1.0目的加強檔案管理工作，落實檔案管理各項目標。0適用范圍適用于在管理服務活動中形成的各種檔案的管理。3.0職責3.1公司總經(jīng)理負責外單位（個人）查閱檔案的審批。3.2辦公室負責公司員工借出檔案的審批。3.3辦公室負責檔案的管理a) 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；b) 檔案資料的移交；c) 檔案的借閱、登記、統(tǒng)計；d) 保密；e) 檔案室設備、設施的保管維護等。3.4各部門負責人做好本部門檔案資料的收集、整理及交接等工作。4.0程序4.1檔案資料的確定凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：a) 公司基本情況

36、資料，包括規(guī)劃、建設與發(fā)展現(xiàn)狀資料及圖紙等；b) 公司客戶基本資料情況，包括客戶房屋租賃合同、供水、供電合同以及治安、消防等資料c) 本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、管理制度、承包合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料；d) 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀要、報告、備忘錄、請示等；e) 各部門資料，包括業(yè)務、行政管理等材料；f) 外來資料，包括省、市、區(qū)、物業(yè)協(xié)會來文、上級公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文等；g) 圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；h) 其它。 i) 檔案編號j) 檔案分類4.2.檔案編號為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案

37、劃分對檔案進行編號。4.3檔案地址確定a) 檔案存放位置利用分類編號來確定。檔案管理規(guī)程b) 確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標出。c) 各一級類檔案區(qū)內的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。d) 每一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內。e) 同一個檔案盒內的檔案資料按編號順序從下到上排列存放。f) 每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 4.4歸檔管理7.4.1歸檔前資料管理a) 分散在各部門的資料歸檔前由各部門負責管理。b) 各部門必須設置資料

38、固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內。c) 各部門負責人對應歸檔資料的完整、完好負責。4.5歸檔時間各類檔案資料視其類別、性質等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。a) 公司批文、供水、供電增容計劃指標下達執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔；b) 法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；c) 客戶資料在客戶辦理完各項手續(xù)后即行歸檔；d) 各項工程資料在驗收后一個星期內歸檔；e) 各部門當年的業(yè)務、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內歸檔；其它資料按公司領導確定的時間歸檔。4.6歸檔要求a) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊

39、全；b) 歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆；c) 歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。4.7檔案資料移交a) 資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。b) 移交時，辦公室須仔細核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。c) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。4.8資料編號歸檔a) 辦公室把各類移交資料按編號辦法進行整理、編號。b) 辦公室須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在登

40、記冊上。檔案管理規(guī)程c) 編號后的檔案，按4.3條“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。 4.9檔案管理a) 檔案由辦公室負責管理。4.10檔案管理人員崗位職責a) 必須熟練掌握檔案業(yè)務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。b) 負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理等工作。c) 負責督促各部門檔案資料的移交工作。d) 負責檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計等工作。e) 各部門做好有關檔案資料的收集、整理及交接等工作。f) 必須按要求做好保密工作。g) 必須做好檔案管理設備、設施的保管維護工作。h) 必須完成公司安排的其它相關工作任務。4.11檔案保管檔案保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、

41、防鼠、防盜等工作。4.12檔案鑒定與銷毀a) 檔案資料保存期限分別為長期、中期、短期三類。五年以下的為短期，五至十五年的為中期，十五年以上的為長期。b) 公司抽調各部門有關人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料的保存期限。d) 鑒定小組于每年的最后一個季度內召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應銷毀的資料。檔案資料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。4.13銷毀檔案編號的處理a) 經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號)標識記號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內。b) 檔案銷毀情況均須登記在檔案銷毀登記表上。4.14檔案借閱a)

42、 檔案資料一般只限于公司需要查閱的人員查閱。b) 外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。c) 檔案一般只限于在現(xiàn)場查閱，因工作需要借出時，必須填寫檔案借閱申請審批表。d) 審批表經(jīng)部門負責批準簽字后，交辦公室辦理手冊，方可借出檔案。e) 借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失，并保證如期歸還。f) 檔案借還情況須在登記本上登記。 檔案管理規(guī)程4.15檔案統(tǒng)計a) 檔案資料定期進行清理、統(tǒng)計。b) 辦公室必須每季度統(tǒng)計一次檔案增刪、使用及管理情況。4.16檔案管理意外事件處理程序a) 發(fā)生意外事件時，首先應立即將事件情況通報公司領導。b) 當發(fā)

43、生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應立即設法追回所失檔案；c) 當發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時， 應立即對損毀檔案設法進行修補、復原；若無法追回、修補損失的檔案，則應請有關部門協(xié)助設法重新補制。d) 在進行補救工作的同時，對意外事件發(fā)生的原因進行調查，追究有關人員的責任。e) 根據(jù)意外事件發(fā)生的性質及檔案損毀程度，對有關責任人進行行政和經(jīng)濟處罰。f) 對發(fā)生的意外事件及處理情況須進行登記。5.0相關記錄6.1檔案資料移交清單6.2檔案分類編號、歸檔時間登記冊6.2檔案銷銷毀登記表6.3檔案借閱申請審批表6.4檔案統(tǒng)計季報表辦公設備管理規(guī)定1.0為了加強公司辦公設備的管理，保

44、持設備良好的技術狀態(tài)，延長使用壽命，提高使用效率，特制定本辦法：2.0規(guī)定內的辦公設備是指辦公用的電腦、打印機、復印機、電話、傳真機、空調機等用于辦公用途的設備。3.0公司辦公設備的管理實行責任人制度，建立責任人的資料，責任人負責所管理設備的使用、維護工作，管理好設備的附件及有關資料，工作調動或更換操作設備時，要將完整的設備和附件辦理移交手續(xù)。4.0設備責任人必須堅持對設備進行日常維護，及時清理灰塵，保潔外表，要定期對設備狀態(tài)進行檢查，必須親自參加所操作設備的修理和驗收工作。5.0工作人員使用辦公設備必須嚴格執(zhí)行操作維護規(guī)程，新到崗人員必須經(jīng)過操作培訓后，方能使用設備。6.0工作人員在操作設備

45、時不得攜食品、飲料上機，不得利用設備干私活，不得使用外來軟盤，以防病毒感染。7.0在使用設備時如發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象，應立即停機檢查故障，自己不能解決的故障，要及時通知責任人、維修人員進行修理。8.0對于不按操作規(guī)程使用設備而造成損壞的，將全額賠償由此造成的一切費用。9.0相關記錄電腦使用人記錄復印機使用人記錄收發(fā)傳真文件記錄物品報廢單送修登記復印機使用管理辦法1.0為了保證復印機的正常使用，特制定本辦法。2.0公司指派專人負責復印，辦公室為使用人提供專用密碼，以防未經(jīng)培訓人員使用，減少意外損壞；3.0復印者要將復印用紙放入機器的1、2號兩個紙盒內使用，盡量少使用右側的手送紙臺；4.0禁止使用非標準復

46、印紙、禁止復印原件上有訂書釘?shù)犬愇铩?.0辦公室負責復印機的日常管理,定期進行維護。6.0如復印機發(fā)生故障，辦公室應及時通知專業(yè)公司進行修復。7.0相關記錄復印機使用人登記送修登記廢用品管理辦法1.0復印機、傳真機、電腦等大件辦公用品使用年限過長，無法維修或經(jīng)維修仍無法使用者，須填寫物品報廢申請單，經(jīng)批準后進行報廢處理。報廢后的大件辦公用品出售給廢品回收公司，所得收入上交公司財務。2.0 電池容易對環(huán)境造成污染。公司廢電池須集中起來送專門回收點。3.0 廢筆、廢剪刀、廢尺子、廢筆記本等普通廢辦公文具遵照國家有關垃圾分類回收管理辦法進行處理。4.0 計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損辦公用品破損后

47、，需經(jīng)維修后繼續(xù)使用，若鑒定維 修后仍無法使用者，視同普通廢辦公文具進行處理。5.0相關表格5.1物品報廢單電話傳真機使用管理規(guī)定1.0辦公室負責電話、傳真機，并做好日常養(yǎng)護及維修聯(lián)系工作。2.0公司電話一般不開通國內、國際長途。因業(yè)務需要開通國內、國際長途電話，必須嚴格履行申請、審批手續(xù)。使用人必須提出申請，填寫“開通國際、國內長途電話申請表”部門負責人批準，報總公司審批后，方可開通。3.0擅自開通國內、國際長途的，一經(jīng)查實，所發(fā)生的費用及法律責任一概由當事人負責。4.0因公使用長途電話，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務，盡量不使用電話。5.0任何員工均不得使用傳真機撥打長

48、途電話和本市電話。6.0建立傳真件發(fā)送登記、審批制度。凡發(fā)出、收到的傳真件，必須按“傳真文件登記表”進行登記。7.0不得使用傳真機辦理私人事項。8.0辦公室負責不定期對電話、傳真機的使用情況進行檢查。9.0相關記錄9.1收發(fā)傳真文件記錄表印章管理制度1.0辦公室負責公司印章的使用管理。2.0辦公室負責公章、財務專用章的刻制、更換及日常使用管理工作。3.0凡公司領導已簽署的文件、合約，如需用印，視同領導同意，可直接與辦公室聯(lián)系辦理。4.0遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經(jīng)公司領導批準，登記簽收。如未使用，須退回辦公室。5.0非簽約等特殊情況，不得攜帶公司印章外出。必須攜帶公司印章外出時，要經(jīng)公司領導同意，并由經(jīng)辦人在辦公室辦理借用手續(xù)，按時歸還。公司印章外借時間，責任由借用人承擔。6.0辦公室負責填寫印章使用登記表，包括時間、用途、份數(shù)、批準人、承辦人。7.0凡授權有關部門管理使用的印章