文檔管理制度75501

1、XXXX有限公司文檔管理辦法WDGL-01-20180817-V1.0/0001編制：人力資源部審核:批準(zhǔn):正式使用部門:2018年01月8日發(fā)布2018年01月8日實施XXXX有限公司批準(zhǔn)XXXX有限公司文檔管理辦法目的為加強公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識別、 追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號， 保證公司文件體系有 效運轉(zhuǎn)。范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來文件、資料識別，以及質(zhì)量管 理體系實施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識。責(zé)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人本企業(yè)各項質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以 及收集意見對各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各

2、部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門管理制度文件的具體執(zhí)行，在評審意見分歧較大時, 通過傳閱或會審提供意見和建議?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)對本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門對本制度的實施項目文檔編寫規(guī)范文檔版本管理1文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時，其 狀態(tài)為“草稿”。文檔通過評審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其 狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?。修改完畢重新通過評審時，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?文檔版本號文檔的版本號規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。（1）處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號格式為VO.YZ,YZ的數(shù)字范圍為0199， 隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或

3、修改 人自己把握。（2）處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號格式為 VX.Y，X為主版本號，取值范 圍為19。丫為次版本號，取值范圍為09。文檔第一次成為“正式”文件時，版本號為 V1.0。如果文檔的升級幅度較小，版本號 丫值可適量增加，丫值增加一定程度，X 值將適量增加。檔文檔升級幅度較大時，才允許直接增大X值。（3）處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號格式為 VX.YZ，文檔正在修改時，一 般只增加Z值，X.Y值保持不變。當(dāng)文檔修改完畢通過評審，狀態(tài)成為“正式” 時，將Z值設(shè)為0，增加X.Y值。參見上述規(guī)則（2 ）。文檔標(biāo)識項目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，其構(gòu)成如下：項目標(biāo)識-文檔類型-日期標(biāo)號-版

4、本號/序號。其中：項目標(biāo)志：本項目的標(biāo)識，表明本項目是“XXXX” ；文檔類型：商務(wù)文檔00,項目管理文檔01，項目開發(fā)文檔02。日期編號：文檔創(chuàng)建日期；版本號：本文檔的版本號。序號：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項目文檔庫的總序號。一個文檔編碼的例子為： RDXM-01-20111111-V1.0/0015。項目文檔管理制度項目文檔按內(nèi)容分為三類，商務(wù)文檔，項目開發(fā)文檔，項目管理文檔其中，項目商務(wù)文檔有合同及附件、招標(biāo)書、投標(biāo)書、技術(shù)方案、談判會議 紀(jì)要、廠商報價清單、廠商技術(shù)方案、廠商授權(quán)書、財務(wù)的制度等；項目開發(fā)文 檔有需求規(guī)格說明書、概要設(shè)計說明書、詳細(xì)設(shè)計說明書、測試記錄及測試報告 （單

5、元測試、業(yè)務(wù)聯(lián)測）、用戶使用手冊、培訓(xùn)材料、項目相關(guān)專業(yè)文檔、技術(shù) 驗收報告、業(yè)務(wù)驗收報告及其它相關(guān)文檔；項目管理文檔有項目章程、項目管理 計劃、項目范圍說明書、 WBS、項目進度計劃、項目進度控制表、項目成本計 劃、成本估算表、項目人員配置計劃、項目例會紀(jì)要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個保密級別I級：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項目負(fù)責(zé)人對文檔享有查閱 及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負(fù)責(zé)人同意， 包括各種項目商務(wù)類 文檔、各類軟件授權(quán)許可。U級：限制性保密需求文檔，只允許項目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔， 包括需求文檔、系統(tǒng)分析設(shè)計文檔

6、、開發(fā)文檔、測試文檔等開發(fā)文檔及項目成本 相關(guān)管理文檔，如因工作和業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)過嚴(yán)格地審批程序才能外發(fā)。川級：一般保密性文檔，正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔， 包括項目 計劃、項目進度等。項目文檔歸檔項目經(jīng)理必須在項目開發(fā)過程中，重視項目文檔的建立、整理、保存，并確 保項目歸檔文件的完整性、真實性、可靠性和匹配性。項目組文檔管理員在文檔管理服務(wù)器上生成文檔存放目錄，項目組其他相關(guān)人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。項目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負(fù)責(zé)將項目文檔 提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務(wù)器。項目組負(fù)責(zé)人應(yīng)會同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。項目文

7、檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫項目文檔借閱單 （見附件一） ，經(jīng)所在項目組經(jīng)理批準(zhǔn)后提交各項目組文檔管理員， 經(jīng)本組項目 經(jīng)理審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為： 只讀。 對于電子文檔的權(quán)限開放應(yīng)設(shè)置期限， 到期 后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。 對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱， 相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時 歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條 項目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存。電 子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成 PDF 格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置 為“不能打印”模式。應(yīng)確保相關(guān)電子文檔無病毒感染。第十一條 項目組文檔管理員應(yīng)按對項目文檔進行

8、清點，核準(zhǔn)無誤后正式接 收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔， 并視作該項目歸檔工作的完成。 若發(fā)現(xiàn)有關(guān)清單 和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的， 項目組文檔管理員有權(quán)要求對文檔重新進行編制 和完善，直至符合歸檔規(guī)范。第十二條 項目組文檔管理員對項目文檔實施統(tǒng)一保管，并負(fù)責(zé)定期進行刻 盤備份，保證歸檔項目文檔的安全可靠。檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注 明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后

9、， 檔案即歸入檔夾， 填寫歸還日期， 取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、 畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面 請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱 登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的 檔案銷毀清冊 ， 報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。 檔案銷毀清冊需 注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽

10、名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單 位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未 了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、 經(jīng)核定仍有保存參考價值者。 應(yīng)單獨抽 出立卷，直到事項完結(jié)時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負(fù)責(zé) 人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。 檔案移交登記表需注明：移 交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時 間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字， 檔案移交登記表一 式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔 案的完整和安全， 主動做好檔案的提供利用工作。 任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入 內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工 作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。附件一項目管理文檔借閱單項目文檔借閱單編號:借閱日期：計劃歸還日期：借閱事由：序文件編號及名稱媒質(zhì)密級實際歸還日期12345679借閱人簽