餐飲貨款結(jié)算管理制度

餐飲貨款結(jié)算管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范餐飲企業(yè)貨款結(jié)算流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，保障資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店、配送中心及相關(guān)采購業(yè)務(wù)涉及的貨款結(jié)算活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保貨款結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)來源真實(shí)可靠。2.及時(shí)性原則：按照合同約定的時(shí)間和方式及時(shí)結(jié)算貨款，避免逾期付款產(chǎn)生的不利影響。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度及公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范結(jié)算行為。4.安全性原則：保障資金流轉(zhuǎn)安全，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。二、貨款結(jié)算流程（一）采購環(huán)節(jié)1.采購申請(qǐng)各餐飲門店、配送中心根據(jù)經(jīng)營需求，填寫采購申請(qǐng)單，詳細(xì)注明所需食材、用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至采購部門。2.采購訂單采購部門收到采購申請(qǐng)單后，進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購訂單。采購訂單應(yīng)明確商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)貨物送達(dá)時(shí)，收貨部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員依據(jù)采購訂單和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退貨或換貨手續(xù)。（二）結(jié)算準(zhǔn)備1.發(fā)票開具供應(yīng)商應(yīng)在發(fā)貨后[X]個(gè)工作日內(nèi)開具合法有效的發(fā)票，并及時(shí)送達(dá)采購方。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購訂單一致，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等。采購方收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商更換。2.結(jié)算資料整理采購部門將驗(yàn)收合格的送貨單、發(fā)票等結(jié)算資料進(jìn)行整理，并與采購訂單進(jìn)行核對(duì)，確保資料齊全、準(zhǔn)確。將整理好的結(jié)算資料提交至財(cái)務(wù)部門，作為貨款結(jié)算的依據(jù)。（三）貨款結(jié)算1.審核財(cái)務(wù)部門收到結(jié)算資料后，對(duì)其進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購訂單的執(zhí)行情況、發(fā)票的合規(guī)性、送貨單的真實(shí)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購部門溝通核實(shí)。2.付款申請(qǐng)經(jīng)審核無誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫付款申請(qǐng)單，注明付款金額、付款對(duì)象、付款原因等信息，并提交至相關(guān)審批人員進(jìn)行審批。3.審批流程付款申請(qǐng)單按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，簽署審批意見。審批通過后，付款申請(qǐng)單返回財(cái)務(wù)部門，安排資金支付。4.資金支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、電子支付等方式進(jìn)行貨款支付。在支付貨款時(shí)，應(yīng)確保支付信息準(zhǔn)確無誤，避免因支付錯(cuò)誤導(dǎo)致的資金損失。三、結(jié)算方式（一）現(xiàn)金結(jié)算1.適用范圍一般適用于與個(gè)體供應(yīng)商或小額采購業(yè)務(wù)的結(jié)算，但應(yīng)嚴(yán)格控制現(xiàn)金結(jié)算的范圍和金額，盡量減少現(xiàn)金使用量。2.操作流程采購人員在辦理現(xiàn)金結(jié)算時(shí)，應(yīng)填寫現(xiàn)金支出單，注明付款金額、付款對(duì)象、付款用途等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門審核通過后，由采購人員到出納處領(lǐng)取現(xiàn)金，并與供應(yīng)商進(jìn)行當(dāng)面結(jié)算。結(jié)算完成后，供應(yīng)商應(yīng)在現(xiàn)金支出單上簽字確認(rèn)。采購人員應(yīng)及時(shí)將現(xiàn)金支出單交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算1.適用范圍適用于與各類企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)算，是較為安全、便捷的結(jié)算方式。2.操作流程財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，獲取供應(yīng)商的銀行賬戶信息，通過企業(yè)網(wǎng)上銀行或銀行柜臺(tái)辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。轉(zhuǎn)賬完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)打印轉(zhuǎn)賬憑證，并將其與付款申請(qǐng)單、發(fā)票等結(jié)算資料一并歸檔保存。（三）支票結(jié)算1.適用范圍在特定情況下，可使用支票進(jìn)行貨款結(jié)算，如與本地供應(yīng)商且對(duì)方同意接受支票付款的業(yè)務(wù)。2.操作流程財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，開具支票。支票內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括出票日期、收款人名稱、金額、用途等。在支票上加蓋公司財(cái)務(wù)專用章和法人章，并將支票交給采購人員。采購人員將支票交付給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在支票存根上簽字確認(rèn)。供應(yīng)商應(yīng)在支票有效期內(nèi)到銀行辦理入賬手續(xù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注支票的兌付情況，確保資金安全。（四）電子支付結(jié)算1.適用范圍隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子支付結(jié)算方式越來越廣泛應(yīng)用，如支付寶、微信支付、銀行電子承兌匯票等。2.操作流程對(duì)于支持電子支付的供應(yīng)商，雙方應(yīng)提前約定電子支付方式和相關(guān)信息。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單，通過電子支付平臺(tái)進(jìn)行支付操作。在支付過程中，應(yīng)確保支付信息準(zhǔn)確無誤，并妥善保存支付記錄。電子支付完成后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)支付信息，確認(rèn)支付成功。四、結(jié)算周期（一）月結(jié)1.定義月結(jié)是指采購方與供應(yīng)商約定每月固定日期進(jìn)行貨款結(jié)算的方式。2.操作流程雙方在簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確月結(jié)的具體日期和結(jié)算方式。每月結(jié)算期內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定及時(shí)開具發(fā)票，并提交結(jié)算資料。采購方財(cái)務(wù)部門在收到結(jié)算資料后，按照結(jié)算流程進(jìn)行審核、審批和支付。（二）貨到付款1.定義貨到付款是指在貨物送達(dá)并驗(yàn)收合格后，立即進(jìn)行貨款結(jié)算的方式。2.操作流程采購訂單中應(yīng)明確貨到付款的結(jié)算方式。貨物送達(dá)后，收貨部門及時(shí)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，采購部門將送貨單、發(fā)票等結(jié)算資料提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，立即辦理付款手續(xù)。（三）按合同約定結(jié)算1.定義雙方根據(jù)簽訂的采購合同中約定的其他結(jié)算周期和方式進(jìn)行貨款結(jié)算，如季結(jié)、半年結(jié)等。2.操作流程合同中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定結(jié)算周期、結(jié)算時(shí)間節(jié)點(diǎn)、結(jié)算方式等內(nèi)容。在結(jié)算周期到達(dá)時(shí)，供應(yīng)商按照合同要求提交結(jié)算資料，采購方財(cái)務(wù)部門按照流程進(jìn)行處理。五、應(yīng)收賬款管理（一）賬款跟蹤1.建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的客戶名稱、金額、賬齡、結(jié)算周期、開票日期、收款情況等信息。2.定期跟蹤財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握賬款的到期情況和回收進(jìn)度。對(duì)于逾期未收回的賬款，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知。（二）催款措施1.電話催款對(duì)于逾期較短的賬款，財(cái)務(wù)人員可通過電話方式與客戶溝通，提醒其付款，并了解逾期原因。2.函件催款對(duì)于電話催款無效的客戶，可發(fā)送催款函件，明確告知其逾期付款的后果和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，要求其盡快支付貨款。3.上門催款對(duì)于多次催款仍未付款的客戶，必要時(shí)可安排專人上門催款，與客戶面對(duì)面溝通協(xié)商，解決問題。（三）壞賬處理1.壞賬確認(rèn)對(duì)于確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，進(jìn)行壞賬確認(rèn)。壞賬確認(rèn)應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保依據(jù)充分、手續(xù)完備。2.壞賬核銷經(jīng)審批確認(rèn)的壞賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核銷處理，沖減應(yīng)收賬款賬面價(jià)值，并將相關(guān)情況記錄在案。同時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保留對(duì)該客戶的追償權(quán)，一旦發(fā)現(xiàn)客戶有償還能力，應(yīng)及時(shí)恢復(fù)追款程序。六、應(yīng)付賬款管理（一）賬單核對(duì)1.定期核對(duì)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行賬單核對(duì)，確保雙方賬目一致。核對(duì)周期一般為每月一次，具體時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況確定。2.差異處理如發(fā)現(xiàn)賬單存在差異，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，查找原因，并進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于因質(zhì)量問題、數(shù)量不符等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)按照合同約定進(jìn)行處理。（二）付款安排1.合理規(guī)劃財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司資金狀況、采購合同約定等因素，合理安排應(yīng)付賬款的付款時(shí)間，確保在不影響供應(yīng)商合作關(guān)系的前提下，充分利用資金的時(shí)間價(jià)值。2.資金預(yù)算結(jié)合公司的經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，制定應(yīng)付賬款的資金預(yù)算計(jì)劃，提前做好資金準(zhǔn)備，避免因資金短缺導(dǎo)致逾期付款。（三）供應(yīng)商溝通1.及時(shí)反饋對(duì)于付款過程中出現(xiàn)的問題或延遲付款的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，說明原因，爭取供應(yīng)商的理解和支持。2.合作維護(hù)通過與供應(yīng)商保持良好的溝通，加強(qiáng)雙方合作關(guān)系，共同解決可能出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。七、票據(jù)管理（一）發(fā)票管理1.發(fā)票取得采購人員應(yīng)積極督促供應(yīng)商及時(shí)開具發(fā)票，并確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。收到發(fā)票后，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商更換。2.發(fā)票保管財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，負(fù)責(zé)發(fā)票的接收、登記、保管和歸檔工作。發(fā)票應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞。對(duì)于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。3.發(fā)票開具公司對(duì)外銷售商品或提供服務(wù)時(shí)，應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得涂改、虛開。（二）收據(jù)管理1.收據(jù)領(lǐng)用財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立收據(jù)領(lǐng)用登記簿，對(duì)收據(jù)的領(lǐng)用、使用和繳銷情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用收據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取。2.收據(jù)使用領(lǐng)用收據(jù)的部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用收據(jù)，如實(shí)填寫收據(jù)內(nèi)容，確保收據(jù)的真實(shí)性和完整性。收據(jù)填寫應(yīng)字跡清晰，不得涂改、撕毀。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)加蓋"作廢"章，并將收據(jù)各聯(lián)次完整保存。3.收據(jù)繳銷使用完畢的收據(jù)，領(lǐng)用部門應(yīng)及時(shí)將收據(jù)存根聯(lián)交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行繳銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)繳銷的收據(jù)進(jìn)行審核，檢查收據(jù)的使用情況是否符合規(guī)定，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。八、財(cái)務(wù)審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.定期審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)餐飲貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查結(jié)算流程的執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、內(nèi)部控制制度的有效性等。2.專項(xiàng)審計(jì)針對(duì)貨款結(jié)算過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，可開展專項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查原因，提出改進(jìn)建議，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。（二）外部審計(jì)1.委托審計(jì)公司可根據(jù)需要，委托專業(yè)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)餐飲貨款結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行外部審計(jì)，以確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、合法性和公允性。2.審計(jì)報(bào)告外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待審計(jì)報(bào)告，及時(shí)整改存在的問題。（三）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全監(jiān)督制度公司應(yīng)建立健全貨款結(jié)算監(jiān)督制度，明確各部門在結(jié)算過程中的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)結(jié)算環(huán)節(jié)的全過程監(jiān)督。2.舉報(bào)機(jī)制設(shè)