院校財(cái)務(wù)合同管理制度

院校財(cái)務(wù)合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)院校財(cái)務(wù)合同管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)院校合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策，結(jié)合院校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院校與其他單位或個(gè)人簽訂的涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同、捐贈(zèng)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照院校財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同管理，確保財(cái)務(wù)收支合法合規(guī)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障院校資金安全。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確合同各方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的順利履行。5.統(tǒng)一管理原則：實(shí)行財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一歸口管理，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同配合的合同管理體制。二、合同管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善院校財(cái)務(wù)合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與合同的起草、審核、簽訂等工作，對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查。3.負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、登記、歸檔等財(cái)務(wù)管理工作。4.跟蹤合同執(zhí)行情況，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。5.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析，為院校決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、洽談、簽訂等工作，并對(duì)合同條款的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)責(zé)。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行合同的審核，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.定期向財(cái)務(wù)部門報(bào)送合同執(zhí)行情況，配合財(cái)務(wù)部門做好合同款項(xiàng)的收付工作。（三）審計(jì)部門1.對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.審查合同的財(cái)務(wù)收支是否合規(guī)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)重大合同進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。（四）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審查合同的合法性，對(duì)合同條款進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.為合同的簽訂、履行等提供法律咨詢和服務(wù)。3.參與處理合同糾紛，維護(hù)院校合法權(quán)益。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確各方的權(quán)利和義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起糾紛的表述。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算時(shí)間、發(fā)票開具要求、預(yù)算安排等，確保合同款項(xiàng)收付符合院校財(cái)務(wù)規(guī)定和資金狀況。2.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將合同提交審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性、合理性，以及是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)。3.審計(jì)部門審核通過(guò)后，將合同提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并提出明確的審核意見。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商修改合同條款，直至審核通過(guò)。（三）合同簽訂1.經(jīng)財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等部門審核通過(guò)的合同，由院校法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。2.簽訂合同應(yīng)使用院校統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋院校公章或合同專用章。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等備案。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求履行義務(wù)，并及時(shí)向?qū)Ψ教峁┫嚓P(guān)服務(wù)或交付標(biāo)的物。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，確保合同款項(xiàng)按時(shí)足額收付。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商解決，并將情況及時(shí)報(bào)告院校領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于可能影響財(cái)務(wù)收支的重大問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前介入，提出應(yīng)對(duì)措施。（二）款項(xiàng)收付管理1.合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的付款期限前，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，并提供相關(guān)合同、發(fā)票等資料。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照財(cái)務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。付款時(shí)應(yīng)確保資金安全，通過(guò)合法合規(guī)的支付方式進(jìn)行支付。3.對(duì)于合同款項(xiàng)的收取，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)催收到期款項(xiàng)，并將收款情況及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，確保收入及時(shí)足額入賬。（三）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的協(xié)議也應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂。3.合同變更或解除后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和保管工作，確保合同檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.財(cái)務(wù)部門對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行編號(hào)，并編制合同目錄。2.合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、審批文件、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)資料。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格限制借閱范圍和借閱期限。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期滿后，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)院校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括合同名稱、編號(hào)、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)制定專門的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同款項(xiàng)收付管理，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，確保資金安全；合理安排預(yù)算，避免因資金不足導(dǎo)致合同違約。2.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生糾紛，及時(shí)尋求法務(wù)部門的支持，維護(hù)院校合法權(quán)益。3.對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)在合同簽訂前對(duì)對(duì)方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，選擇信用良好的合作方；在合同履行過(guò)程中，密切關(guān)注對(duì)方的信用變化，及時(shí)采取措施防范信用風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如合同款項(xiàng)逾期未付、對(duì)方信用等級(jí)下降等。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。七、合同績(jī)效考核（一）考核指標(biāo)1.合同簽訂的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，包括合同起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)的工作效率和質(zhì)量。2.合同履行情況，如是否按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行義務(wù)，合同款項(xiàng)的收付是否及時(shí)足額。3.合同風(fēng)險(xiǎn)防控情況，是否有效識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，是否發(fā)生因合同管理不善導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛。4.合同檔案管理情況，合同檔案資料是否完整、準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進(jìn)行保管和借閱。（二）考核方式1.定期考核與不定期考核相結(jié)合。定期考核每季度或每半年進(jìn)行一次，對(duì)合同管理工作進(jìn)行全面評(píng)價(jià)；不定期考核根據(jù)實(shí)際工作需要，對(duì)特定合同或合同管理中的突出問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)考核。2.考核采用自評(píng)、互評(píng)和上級(jí)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式。業(yè)務(wù)部門進(jìn)行自評(píng)，總結(jié)本部門合同管理工作的成績(jī)和不足；各部門之間進(jìn)行互評(píng)，相互學(xué)習(xí)借鑒；財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等對(duì)業(yè)務(wù)部門的合同管理工作進(jìn)行上級(jí)評(píng)價(jià)，提出考核意見。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將合同績(jī)效考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)合同管理工作