供應(yīng)管理制度

供應(yīng)管理制度?一、總則（一）目的為加強公司物資供應(yīng)管理，規(guī)范采購流程，確保物資及時、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有物資的采購、供應(yīng)、庫存管理等相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營和項目需求，合理確定物資采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、談判議價等方式，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。5.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏。二、采購管理（一）采購計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售計劃、項目進度等，提前做好物資需求預(yù)測，并定期向采購部門提交物資需求計劃。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的物資需求計劃，結(jié)合庫存情況，制定月度、季度和年度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容。3.計劃調(diào)整因生產(chǎn)計劃變更、市場需求變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門根據(jù)實際情況進行調(diào)整。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進行篩選和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。實地考察：對于潛在的重要供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況。供應(yīng)商選定：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選定合格供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同。2.供應(yīng)商評估與考核定期評估：采購部門每年對供應(yīng)商進行一次定期評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。動態(tài)考核：在采購過程中，采購部門對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行動態(tài)考核，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。評估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門調(diào)整采購策略，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于不合格的供應(yīng)商減少或停止合作。（三）采購流程1.采購申請各部門根據(jù)物資需求計劃，填寫采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等內(nèi)容，并提交給采購部門。2.采購審批采購部門對采購申請表進行審核，對于金額較大或重要物資的采購申請，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.到貨驗收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備。物資到貨時，采購人員、倉庫管理人員、使用部門人員等共同對物資進行驗收，驗收內(nèi)容包括物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.付款結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定進行付款結(jié)算。三、供應(yīng)管理（一）物資儲備1.庫存規(guī)劃采購部門根據(jù)物資需求計劃、采購周期、市場供應(yīng)情況等，制定合理的物資庫存規(guī)劃，確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存。2.庫存管理倉庫管理：倉庫管理人員負責(zé)物資的入庫、存儲、保管和發(fā)放等工作。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。庫存盤點：倉庫管理人員定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)及時查明原因，進行處理。庫存預(yù)警：當(dāng)庫存物資低于最低庫存時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進行補貨；當(dāng)庫存物資高于最高庫存時，采購部門應(yīng)暫停采購，合理安排物資使用。（二）物資配送1.配送計劃根據(jù)各部門的物資需求，采購部門制定物資配送計劃，明確配送時間、地點、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容。2.配送實施采購部門安排專人負責(zé)物資配送工作，確保物資按時、準(zhǔn)確送達指定地點。在配送過程中，應(yīng)做好物資的保護工作，避免物資損壞。3.配送記錄物資配送人員應(yīng)做好配送記錄，記錄配送時間、地點、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、接收人等信息，以備查詢。（三）緊急供應(yīng)1.緊急需求識別在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中，如出現(xiàn)緊急物資需求，相關(guān)部門應(yīng)及時通知采購部門。2.緊急采購流程采購部門接到緊急需求通知后，應(yīng)立即啟動緊急采購流程。在確保物資質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇能夠快速供貨的供應(yīng)商進行采購。緊急采購的審批程序可適當(dāng)簡化，但需事后補辦相關(guān)手續(xù)。3.應(yīng)急措施對于緊急供應(yīng)的物資，采購部門應(yīng)協(xié)調(diào)供應(yīng)商加快生產(chǎn)和配送進度，確保物資及時供應(yīng)。同時，相關(guān)部門應(yīng)做好應(yīng)急物資的使用和管理工作，避免浪費。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求和國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，明確各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并在采購合同中予以明確。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更新隨著市場和技術(shù)的發(fā)展，采購部門應(yīng)及時更新物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保所采購物資符合最新要求。（二）質(zhì)量檢驗1.進貨檢驗物資到貨時，采購部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行進貨檢驗。檢驗內(nèi)容包括物資外觀、尺寸、性能等。對于重要物資，應(yīng)委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢驗。2.過程檢驗在物資采購和供應(yīng)過程中，采購部門應(yīng)加強對物資質(zhì)量的過程檢驗，確保物資質(zhì)量符合要求。對于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.驗收記錄質(zhì)量檢驗人員應(yīng)做好檢驗記錄，記錄檢驗時間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、檢驗結(jié)果等信息。檢驗記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）質(zhì)量問題處理1.問題反饋對于驗收不合格的物資，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)及時填寫質(zhì)量問題反饋單，通知采購部門和供應(yīng)商。2.原因分析采購部門組織相關(guān)人員對質(zhì)量問題進行原因分析，確定問題產(chǎn)生的原因。3.處理措施根據(jù)質(zhì)量問題原因分析結(jié)果，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商制定處理措施，如退貨、換貨、補貨、降價等。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.跟蹤整改采購部門對供應(yīng)商的整改情況進行跟蹤，確保問題得到徹底解決。整改完成后，對物資進行重新檢驗，合格后方可辦理入庫手續(xù)。五、成本控制（一）成本預(yù)算1.采購成本預(yù)算編制采購部門根據(jù)采購計劃和市場價格走勢，編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括物資采購價格、運輸費用、稅費等內(nèi)容。2.成本預(yù)算審核財務(wù)部門對采購成本預(yù)算進行審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）價格管理1.市場調(diào)研采購部門定期進行市場調(diào)研，了解物資市場價格動態(tài)，為采購定價提供參考依據(jù)。2.價格談判采購人員在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商進行充分的價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于重要物資的采購，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合談判。3.價格調(diào)整根據(jù)市場價格變化和公司成本控制要求，采購部門及時調(diào)整采購價格。（三）成本分析與控制1.成本分析定期對采購成本進行分析，對比預(yù)算成本和實際成本，找出成本差異原因。成本分析內(nèi)容包括采購價格、采購數(shù)量、運輸費用、庫存成本等方面。2.成本控制措施根據(jù)成本分析結(jié)果，采取相應(yīng)的成本控制措施，如優(yōu)化采購流程、降低庫存水平、提高采購效率等。對于成本超支的情況，及時進行整改，確保采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。六、合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)采購業(yè)務(wù)需求，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同審核采購合同起草完成后，提交公司法律部門和財務(wù)部門進行審核。法律部門審核合同的合法性和合規(guī)性，財務(wù)部門審核合同的付款條款和財務(wù)風(fēng)險。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。（二）合同執(zhí)行1.合同跟蹤采購部門負責(zé)合同執(zhí)行的跟蹤工作，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨情況等。對于出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同順利執(zhí)行。2.變更管理如因市場變化、公司需求調(diào)整等原因需要變更采購合同的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時間、雙方責(zé)任等。3.付款管理財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同執(zhí)行情況和付款申請，確保付款工作的順利進行。（三）合同終止1.合同期滿終止采購合同期滿后，如雙方不再續(xù)簽合同，合同自然終止。2.提前終止如因不可抗力、供應(yīng)商違約等原因需要提前終止采購合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門。3.終止后的清理采購合同終止后，采購部門應(yīng)及時清理合同檔案，對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，為今后的采購工作提供參考。七、信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商注冊資料、產(chǎn)品目錄、報價單、業(yè)績證明等。2.信息錄入與維護采購部門將收集到的供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)，并定期進行維護更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息共享供應(yīng)商信息在公司內(nèi)部相關(guān)部門之間實現(xiàn)共享，以便各部門在采購、質(zhì)量控制、供應(yīng)商評估等工作中能夠及時獲取所需信息。（二）采購信息管理1.采購訂單管理采購部門通過公司采購管理系統(tǒng)下達采購訂單，采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、供應(yīng)商等信息。采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.采購記錄管理采購部門做好采購記錄的管理工作，采購記錄應(yīng)包括采購申請、采購訂單、驗收報告、付款記錄等。采購記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。3.數(shù)據(jù)分析與報告采購部門定期對采購信息進行分析，生成采購分析報告。采購分析報告應(yīng)包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商分布等內(nèi)容，為公司決策提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督公司審計部門定期對物資供應(yīng)管理工作進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、成本控制效果等。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門對物資采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合理、合規(guī)。（二）考核評價1.考核指標(biāo)設(shè)定采購部門制定物資供應(yīng)管理工作考核指標(biāo)，包括采購成本控制、物資供應(yīng)及時性、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商管理水平等方面。