液氧采購管理制度

液氧采購管理制度?一、總則（一）目的為加強公司液氧采購管理，規(guī)范采購流程，確保液氧的穩(wěn)定供應，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)液氧采購活動的全過程管理，包括液氧采購的計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、到貨驗收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：液氧采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能提供質(zhì)量穩(wěn)定、符合公司生產(chǎn)需求液氧產(chǎn)品的供應商。3.成本效益原則：在保證液氧質(zhì)量和供應的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保公平競爭，公正選擇供應商。5.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、職責分工（一）采購部門1.負責液氧采購計劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)公司生產(chǎn)需求和庫存情況，及時安排液氧采購。2.負責供應商的開發(fā)、選擇、評估和管理，建立供應商檔案。3.組織液氧采購合同的談判、簽訂、履行及跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.收集市場信息，分析液氧價格走勢，為公司采購決策提供參考。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，準確預測液氧需求，并及時反饋給采購部門。2.參與液氧供應商的評估工作，提供液氧質(zhì)量、使用性能等方面的意見。3.負責液氧到貨后的接收與使用安排，對液氧質(zhì)量進行初步檢驗。（三）質(zhì)量部門1.制定液氧質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，負責液氧到貨后的質(zhì)量檢驗工作。2.對液氧質(zhì)量問題進行調(diào)查、分析和處理，跟蹤整改措施的落實情況。3.參與液氧供應商的評估，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。（四）財務部門1.負責液氧采購資金的預算安排和支付審核，確保資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同付款條款進行把關。3.負責采購成本的核算與分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（五）技術部門1.為液氧采購提供技術支持，協(xié)助確定液氧的技術規(guī)格和質(zhì)量要求。2.對液氧使用過程中的技術問題進行指導和解決。三、采購計劃管理（一）需求預測1.生產(chǎn)部門應每月末根據(jù)次月生產(chǎn)計劃，結(jié)合設備運行狀況、維修計劃等因素，對液氧需求量進行預測，并填寫《液氧需求預測表》，提交給采購部門。2.采購部門應綜合考慮生產(chǎn)部門的需求預測、液氧庫存情況、運輸時間等因素，對需求預測進行審核和調(diào)整，形成最終的液氧采購需求計劃。（二）計劃編制1.采購部門根據(jù)審核后的液氧采購需求計劃，結(jié)合市場供應情況和采購周期，編制月度液氧采購計劃。2.月度液氧采購計劃應明確液氧的規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間、采購預算等內(nèi)容，并報部門負責人審批。3.對于臨時性或緊急性的液氧需求，采購部門應及時與生產(chǎn)部門溝通，評估需求的必要性和緊迫性，編制臨時采購計劃，按規(guī)定程序?qū)徟髮嵤┎少?。（三）計劃?zhí)行與調(diào)整1.采購部門應嚴格按照批準的液氧采購計劃組織采購活動，確保液氧按時、按量供應。2.在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇生產(chǎn)計劃變更、液氧市場供應短缺、供應商突發(fā)問題等原因?qū)е略少徲媱潫o法執(zhí)行時，采購部門應及時與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，對采購計劃進行調(diào)整，并重新履行審批手續(xù)。3.采購部門應定期對液氧采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化采購計劃的編制和執(zhí)行工作。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門應通過多種渠道收集液氧供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立液氧供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。3.對于初步篩選合格的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的實際情況，包括生產(chǎn)設施、質(zhì)量管理體系、人員配備等，并填寫《供應商考察報告》。（二）供應商選擇1.采購部門根據(jù)供應商考察情況，組織采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、技術等部門相關人員對供應商進行綜合評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等。2.各部門根據(jù)評估指標對供應商進行打分，采購部門匯總各部門得分，計算供應商綜合得分。3.根據(jù)供應商綜合得分，選擇得分較高的供應商作為公司液氧采購的合格供應商，并報公司領導審批。（三）供應商評估與考核1.采購部門應定期對液氧供應商進行評估與考核，評估周期為每季度一次。2.評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面。采購部門應收集相關數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、發(fā)票等，作為評估依據(jù)。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，可給予適當?shù)莫剟睿缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先付款等；對于表現(xiàn)較差的供應商，應及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，應取消其合格供應商資格。4.采購部門應建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結(jié)果和整改情況，為供應商的持續(xù)管理提供參考。（四）供應商關系維護1.采購部門應與液氧供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，通報公司采購需求、質(zhì)量要求、價格政策等信息，同時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。2.對于供應商提出的合理訴求，采購部門應及時給予回應和解決，建立良好的合作關系。3.采購部門應協(xié)助供應商解決在供應過程中遇到的問題，如運輸困難、質(zhì)量反饋等，共同保障液氧供應的穩(wěn)定。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定液氧供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括液氧的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，如有特殊要求需對合同模板進行修改的，應經(jīng)公司法律部門審核同意。3.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交財務部門進行付款條款審核，提交質(zhì)量部門進行質(zhì)量條款審核，提交技術部門進行技術條款審核，各部門審核通過后，報公司領導審批。4.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應按照采購合同約定，跟蹤供應商的液氧生產(chǎn)、運輸進度，確保液氧按時、按量、按質(zhì)供應。2.供應商應嚴格按照采購合同約定履行交貨義務，如因特殊原因需要變更交貨時間、地點或數(shù)量等，應提前通知采購部門，并經(jīng)采購部門書面同意。3.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，協(xié)商不成的，應按照合同約定的爭議解決方式處理。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、生效時間等條款，并按照原合同審批程序進行審批。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行或部分無法履行的，采購部門應及時與供應商協(xié)商解除合同，并辦理相關手續(xù)。解除合同的通知應采用書面形式，并送達對方。（四）合同歸檔與保管1.采購部門應負責采購合同的歸檔與保管工作，建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類編號、裝訂成冊，并妥善保存。2.采購合同檔案應包括合同文本、合同審批表、補充協(xié)議、往來函件、質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄等相關資料。3.合同檔案的保管期限應按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定程序進行審批和處理。六、采購執(zhí)行管理（一）訂單下達1.采購部門根據(jù)月度液氧采購計劃或臨時采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確液氧的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應商簽字確認。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時安排生產(chǎn)和發(fā)貨。（二）運輸安排1.采購部門應與供應商協(xié)商確定液氧的運輸方式和運輸時間，確保液氧安全、及時送達公司。2.對于采用自有運輸車輛運輸液氧的供應商，采購部門應要求其提供車輛行駛證、駕駛員駕駛證等相關證件復印件，并對運輸車輛進行定期檢查，確保車輛符合安全運輸要求。3.對于委托第三方物流公司運輸液氧的，采購部門應選擇具有資質(zhì)、信譽良好的物流公司，并簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務，確保液氧運輸過程中的安全和質(zhì)量。（三）到貨通知1.供應商發(fā)貨后，應及時將發(fā)貨信息通知采購部門，包括發(fā)貨時間、預計到貨時間、運輸單號等。2.采購部門收到供應商發(fā)貨通知后，應及時通知生產(chǎn)部門做好液氧到貨接收準備工作。（四）到貨驗收1.液氧到貨后，生產(chǎn)部門應及時組織人員按照質(zhì)量檢驗標準和驗收流程進行驗收。驗收內(nèi)容包括液氧的外觀、純度、壓力等指標。2.質(zhì)量部門應在到貨現(xiàn)場對液氧進行抽樣檢驗，出具質(zhì)量檢驗報告。如檢驗結(jié)果不符合質(zhì)量標準，質(zhì)量部門應及時通知采購部門和供應商，并按照合同約定進行處理。3.采購部門應參與液氧到貨驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與供應商溝通協(xié)商解決。七、付款結(jié)算管理（一）付款申請1.采購部門應在液氧到貨驗收合格后，根據(jù)采購合同約定的付款方式和期限，及時填寫《付款申請單》，提交財務部門審核。2.《付款申請單》應注明采購合同編號、供應商名稱、液氧規(guī)格、數(shù)量、金額、已付款情況、本次申請付款金額等內(nèi)容，并附上采購合同副本、質(zhì)量檢驗報告、發(fā)票等相關資料。（二）付款審核1.財務部門收到采購部門提交的《付款申請單》后，應按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括付款金額、付款方式、發(fā)票真實性、合同執(zhí)行情況等。2.如審核發(fā)現(xiàn)問題，財務部門應及時與采購部門溝通核實，并要求采購部門補充或更正相關資料。審核通過后，財務部門將《付款申請單》報公司領導審批。（三）付款執(zhí)行1.公司領導審批通過后，財務部門應按照審批意見及時安排付款。付款方式應按照采購合同約定執(zhí)行，如采用支票、匯票、電匯等方式支付。2.財務部門在付款后，應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、供應商名稱等信息，并將付款憑證復印件分發(fā)給采購部門存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對液氧采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改措施的落實情況。（二）采購部門自查1.采購部門應定期對本部門的液氧采購工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應商管理情況、采購合同的簽訂與履行情況等。2.采購部門應及時發(fā)現(xiàn)和解決自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并將自查情況報告部門負責人。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應及