定金款管理制度

定金款管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司定金款的管理，規(guī)范定金款的收取、使用、退還等行為，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及定金款相關(guān)業(yè)務(wù)的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：定金款的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定金款的操作。3.安全性原則：確保定金款的安全，防止出現(xiàn)丟失、挪用等情況。4.準(zhǔn)確性原則：對(duì)定金款的記錄和核算要準(zhǔn)確無(wú)誤。二、定金款的定義及相關(guān)規(guī)定（一）定義定金是指合同當(dāng)事人為了確保合同的履行，依據(jù)法律規(guī)定或者當(dāng)事人雙方的約定，由當(dāng)事人一方在合同訂立時(shí)，或訂立后、履行前，按合同標(biāo)的額的一定比例，預(yù)先給付對(duì)方當(dāng)事人的金錢或其他代替物。（二）定金的法律規(guī)定1.《中華人民共和國(guó)民法典》第五百八十六條規(guī)定：當(dāng)事人可以約定一方向?qū)Ψ浇o付定金作為債權(quán)的擔(dān)保。定金合同自實(shí)際交付定金時(shí)成立。定金的數(shù)額由當(dāng)事人約定；但是，不得超過主合同標(biāo)的額的百分之二十，超過部分不產(chǎn)生定金的效力。實(shí)際交付的定金數(shù)額多于或者少于約定數(shù)額的，視為變更約定的定金數(shù)額。2.第五百八十七條規(guī)定：債務(wù)人履行債務(wù)的，定金應(yīng)當(dāng)?shù)肿鲀r(jià)款或者收回。給付定金的一方不履行債務(wù)或者履行債務(wù)不符合約定，致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，無(wú)權(quán)請(qǐng)求返還定金；收受定金的一方不履行債務(wù)或者履行債務(wù)不符合約定，致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金。三、定金款的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.公司與客戶簽訂的合同中有關(guān)于定金條款的約定。2.雙方達(dá)成的口頭協(xié)議，并已實(shí)際收取定金，后續(xù)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)簽相關(guān)書面協(xié)議明確定金事宜。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談業(yè)務(wù)達(dá)成合作意向后，如需收取定金，應(yīng)填寫《定金收取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明收取定金的合同名稱、合同編號(hào)、客戶名稱、定金金額、收取原因等信息。2.《定金收取申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核定金金額是否符合合同約定、客戶信息是否準(zhǔn)確等。審核通過后，開具收款收據(jù)，并在收據(jù)上注明"定金"字樣。4.財(cái)務(wù)部門將收款收據(jù)的客戶聯(lián)交予業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交給客戶；記賬聯(lián)留存作為記賬憑證；存根聯(lián)留存財(cái)務(wù)部門存檔。5.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將收取定金的情況告知客戶，并提醒客戶妥善保管收款收據(jù)。（三）收取注意事項(xiàng)1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的定金比例收取定金，不得擅自提高或降低定金比例。2.收取定金時(shí)，應(yīng)向客戶明確說(shuō)明定金的性質(zhì)、用途以及退還條件等相關(guān)事項(xiàng)。3.如因特殊情況需要變更定金條款，必須經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。4.嚴(yán)禁以任何形式截留、挪用定金款。四、定金款的使用（一）使用范圍1.與定金相關(guān)合同的履行過程中產(chǎn)生的直接費(fèi)用，如原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、運(yùn)輸費(fèi)用等。2.為履行合同而進(jìn)行的必要準(zhǔn)備工作所產(chǎn)生的費(fèi)用，如設(shè)備租賃、場(chǎng)地租賃等。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的與定金業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理費(fèi)用。（二）使用流程1.業(yè)務(wù)部門因合同履行需要使用定金款時(shí)，應(yīng)填寫《定金款使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明款項(xiàng)用途、金額、支付對(duì)象等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、收據(jù)等證明材料。2.《定金款使用申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費(fèi)用的合理性、與合同的關(guān)聯(lián)性、支付對(duì)象的合法性等。審核通過后，按照公司資金支付流程進(jìn)行付款操作。4.財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄定金款的使用情況。（三）使用監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)定金款的使用情況進(jìn)行檢查，確保款項(xiàng)使用符合規(guī)定用途。2.公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)定金款的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、定金款的退還（一）退還條件1.因公司原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，按照合同約定應(yīng)退還客戶定金的。2.因客戶原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，且公司無(wú)過錯(cuò)，按照合同約定應(yīng)退還客戶定金的。3.合同履行完畢，定金按照約定抵作價(jià)款或收回的剩余部分需要退還客戶的。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)定金退還的原因，填寫《定金退還申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱、合同編號(hào)、客戶名稱、定金金額、退還原因等信息。2.《定金退還申請(qǐng)表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)定金款的收取及使用情況，確認(rèn)符合退還條件后，辦理退款手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式將定金款退還至客戶指定賬戶，并取得客戶的收款確認(rèn)。5.財(cái)務(wù)部門在退款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減相應(yīng)的定金款記錄。（三）退還注意事項(xiàng)1.如因客戶原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行且需退還定金，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，明確告知客戶公司的退款政策和流程。2.退還定金時(shí)，應(yīng)確保退款金額準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)多退或少退的情況。3.如客戶對(duì)定金退還金額有異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。六、定金款的賬務(wù)處理（一）核算原則1.定金款應(yīng)按照收付實(shí)現(xiàn)制原則進(jìn)行核算，即實(shí)際收到定金時(shí)確認(rèn)收入，實(shí)際退還定金時(shí)沖減收入。2.定金款的收支應(yīng)與相關(guān)合同相對(duì)應(yīng)，進(jìn)行明細(xì)核算。（二）賬務(wù)處理流程1.財(cái)務(wù)部門在收到定金款時(shí)，借記"銀行存款"等科目，貸記"預(yù)收賬款定金"科目。2.當(dāng)定金款用于合同履行相關(guān)支出時(shí)，借記"預(yù)收賬款定金"科目，貸記"銀行存款"等科目；同時(shí)，按照支出的性質(zhì)，借記相關(guān)成本費(fèi)用科目，貸記"庫(kù)存現(xiàn)金"、"原材料"、"應(yīng)付賬款"等科目。3.合同履行完畢，定金抵作價(jià)款或收回剩余部分時(shí)，借記"預(yù)收賬款定金"科目，貸記"主營(yíng)業(yè)務(wù)收入"、"銀行存款"等科目（根據(jù)實(shí)際情況確定貸方科目）。4.當(dāng)需要退還定金時(shí)，借記"預(yù)收賬款定金"科目，貸記"銀行存款"科目。（三）賬務(wù)核對(duì)與清查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期（每月末）對(duì)定金款的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。核對(duì)內(nèi)容包括"預(yù)收賬款定金"科目余額與實(shí)際收取的定金款金額是否一致，定金款的收支記錄與相關(guān)合同及業(yè)務(wù)憑證是否相符等。2.每年年末，公司應(yīng)對(duì)定金款進(jìn)行全面清查，盤點(diǎn)銀行存款中與定金相關(guān)的款項(xiàng)、核對(duì)"預(yù)收賬款定金"科目余額及明細(xì)記錄等。清查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整處理。七、定金款的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.客戶違約風(fēng)險(xiǎn)：客戶可能因各種原因不履行合同，導(dǎo)致公司無(wú)法收回定金或遭受其他損失。2.法律風(fēng)險(xiǎn)：定金款的收取、使用、退還等環(huán)節(jié)如不符合法律法規(guī)規(guī)定，可能引發(fā)法律糾紛。3.操作風(fēng)險(xiǎn)：在定金款的收取、使用、退還等流程中，可能因人為疏忽、流程不規(guī)范等原因?qū)е洛e(cuò)誤或違規(guī)行為。4.資金安全風(fēng)險(xiǎn)：定金款可能存在被挪用、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，影響公司資金的正常運(yùn)作。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和可能造成的影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)要重點(diǎn)關(guān)注并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.客戶違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在簽訂合同前，對(duì)客戶進(jìn)行充分的信用調(diào)查和評(píng)估；在合同中明確違約責(zé)任條款，加大客戶違約成本；密切關(guān)注客戶履行合同情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施。2.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保定金款管理工作符合法律規(guī)定；在涉及定金款業(yè)務(wù)時(shí)，及時(shí)咨詢法律顧問意見；妥善保存相關(guān)合同、協(xié)議、票據(jù)等資料，以備發(fā)生糾紛時(shí)作為證據(jù)。3.操作風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善定金款管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責(zé)任；加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)定金款管理工作進(jìn)行檢查和審計(jì)。4.資金安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)公司資金賬戶的管理，設(shè)置安全的密碼和權(quán)限；定期對(duì)資金進(jìn)行盤點(diǎn)和核對(duì)；采取安全的收款和付款方式，如銀行轉(zhuǎn)賬等，確保資金流轉(zhuǎn)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)定金款的收取、使用、退還等情況進(jìn)行自查，確保賬務(wù)處理準(zhǔn)確無(wú)誤，資金使用合規(guī)合理。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)定金款管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、工商行政管理部門等相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)定金款管理的資料和信息。2.如涉及與客戶的糾紛或法律訴訟，應(yīng)接受司法機(jī)關(guān)的監(jiān)督和審查，按照要求提供相關(guān)證據(jù)和資料。九、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)人員故意或重大過失導(dǎo)致定金款管理出現(xiàn)問題，如未按合同約定收取或退還定金、截留挪用定金款等，由業(yè)務(wù)人員承擔(dān)主要責(zé)任。2.因財(cái)務(wù)人員操作失誤或未嚴(yán)格履行審核職責(zé)導(dǎo)致定金款管理出現(xiàn)錯(cuò)誤或違規(guī)行為，由財(cái)務(wù)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門定金款管理工作監(jiān)督不力，導(dǎo)致出現(xiàn)問題的，由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于責(zé)任人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.如因責(zé)任人員的行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法追究責(zé)任人員的法律責(zé)任。十、