學(xué)籍部管理制度

學(xué)籍部管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)籍管理，規(guī)范學(xué)籍部工作流程，確保學(xué)生學(xué)籍信息的準(zhǔn)確、完整和安全，保障學(xué)校教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)籍部全體工作人員以及學(xué)校內(nèi)涉及學(xué)生學(xué)籍管理相關(guān)工作的各部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家教育法律法規(guī)以及相關(guān)政策要求，依法進(jìn)行學(xué)籍管理工作。2.準(zhǔn)確性原則：確保學(xué)生學(xué)籍信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得出現(xiàn)虛假或錯(cuò)誤信息。3.保密性原則：妥善保管學(xué)生學(xué)籍資料，嚴(yán)格保密學(xué)生個(gè)人信息，防止信息泄露。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教學(xué)為宗旨，高效、便捷地處理學(xué)籍相關(guān)事務(wù)。二、學(xué)籍管理職責(zé)分工（一）學(xué)籍部主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)籍部的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)與學(xué)校其他部門的關(guān)系，確保學(xué)籍管理工作與學(xué)校整體工作的順利銜接。3.審核學(xué)籍相關(guān)文件、報(bào)表和數(shù)據(jù)，對(duì)重大學(xué)籍問(wèn)題提出決策建議。4.負(fù)責(zé)學(xué)籍部工作人員的培訓(xùn)、考核和監(jiān)督，提高團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。（二）學(xué)籍管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息的錄入、維護(hù)和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.辦理學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)，審核相關(guān)證明材料。3.整理、歸檔學(xué)生學(xué)籍檔案，按照規(guī)定進(jìn)行保管和查閱。4.協(xié)助主管完成學(xué)籍統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制工作，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）其他相關(guān)人員職責(zé)1.各年級(jí)班主任負(fù)責(zé)本班學(xué)生學(xué)籍信息的初步收集和核對(duì)，及時(shí)反饋學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況。2.教學(xué)部門相關(guān)人員配合學(xué)籍部做好學(xué)生成績(jī)管理與學(xué)籍變動(dòng)的關(guān)聯(lián)工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)與學(xué)籍管理相關(guān)的收費(fèi)信息核對(duì)及欠費(fèi)學(xué)生的學(xué)籍處理。三、學(xué)籍信息管理（一）信息錄入1.新生入學(xué)時(shí)，學(xué)籍管理員應(yīng)依據(jù)招生部門提供的錄取名單，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將學(xué)生基本信息準(zhǔn)確錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)。信息包括但不限于姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話、入學(xué)時(shí)間、就讀年級(jí)、專業(yè)等。2.錄入過(guò)程中要認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與招生部門或?qū)W生本人核實(shí)更正。（二）信息維護(hù)1.定期對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行維護(hù)，根據(jù)學(xué)生實(shí)際情況的變化，及時(shí)更新系統(tǒng)中的相關(guān)信息。如學(xué)生個(gè)人信息變更（如姓名、身份證號(hào)碼更正等）、家庭信息變更、年級(jí)變動(dòng)、專業(yè)調(diào)整等。2.對(duì)于學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)的變更（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等），要嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，并在系統(tǒng)中準(zhǔn)確記錄變更時(shí)間和原因。（三）信息安全與保密1.學(xué)籍部應(yīng)采取必要的安全措施，保障學(xué)籍信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。設(shè)置專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.嚴(yán)格限制對(duì)學(xué)籍信息系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作。工作人員應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得泄露給他人。3.非工作需要，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播學(xué)生學(xué)籍信息。因工作需要查閱學(xué)籍信息的，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用，用完后及時(shí)歸還。4.如發(fā)生學(xué)籍信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。同時(shí)，要查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、學(xué)籍異動(dòng)管理（一）入學(xué)1.新生應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的時(shí)間和要求辦理入學(xué)手續(xù)。學(xué)籍管理員在收到新生入學(xué)材料后，進(jìn)行資格審查，確認(rèn)無(wú)誤后為其辦理入學(xué)注冊(cè)手續(xù)，并錄入學(xué)籍系統(tǒng)。2.對(duì)于因特殊原因未能按時(shí)報(bào)到的新生，需由本人或家長(zhǎng)提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)報(bào)到時(shí)間。經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，可保留入學(xué)資格一年。（二）轉(zhuǎn)學(xué)1.學(xué)生因家庭住址變動(dòng)、父母工作調(diào)動(dòng)等原因需要轉(zhuǎn)學(xué)的，由學(xué)生本人或家長(zhǎng)向?qū)W校提出書面申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。2.轉(zhuǎn)出學(xué)校學(xué)籍管理員審核轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合轉(zhuǎn)學(xué)條件的，在學(xué)籍系統(tǒng)中發(fā)起轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)，并打印轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)表，加蓋學(xué)校公章。3.轉(zhuǎn)入學(xué)校學(xué)籍管理員收到轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在學(xué)籍系統(tǒng)中辦理接收手續(xù)，并將轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料存檔。4.轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)應(yīng)在每學(xué)期開(kāi)學(xué)前或開(kāi)學(xué)初辦理，學(xué)期中一般不予辦理轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)。（三）休學(xué)與復(fù)學(xué)1.學(xué)生因病或其他特殊原因需要休學(xué)的，由學(xué)生本人或家長(zhǎng)提出書面申請(qǐng)，并提交縣級(jí)以上醫(yī)院診斷證明或其他相關(guān)證明材料。2.學(xué)校學(xué)籍管理員審核休學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合休學(xué)條件的，在學(xué)籍系統(tǒng)中辦理休學(xué)手續(xù)，并打印休學(xué)證明。休學(xué)時(shí)間一般以一年為限，累計(jì)不得超過(guò)兩年。3.學(xué)生休學(xué)期滿要求復(fù)學(xué)的，應(yīng)在休學(xué)期滿前一周向?qū)W校提出復(fù)學(xué)申請(qǐng)，并提交相關(guān)康復(fù)證明材料。學(xué)校學(xué)籍管理員審核復(fù)學(xué)申請(qǐng)及證明材料，符合復(fù)學(xué)條件的，在學(xué)籍系統(tǒng)中辦理復(fù)學(xué)手續(xù)，恢復(fù)其學(xué)籍。4.休學(xué)期間，學(xué)生學(xué)籍予以保留，但不得參加學(xué)校的正常教學(xué)活動(dòng)。（四）退學(xué)1.學(xué)生因個(gè)人原因或其他特殊情況要求退學(xué)的，由學(xué)生本人或家長(zhǎng)提出書面申請(qǐng)。2.學(xué)校學(xué)籍管理員審核退學(xué)申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，在學(xué)籍系統(tǒng)中辦理退學(xué)手續(xù)，并注銷其學(xué)籍。退學(xué)學(xué)生的相關(guān)學(xué)籍檔案材料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和保存。3.退學(xué)學(xué)生不得申請(qǐng)復(fù)學(xué)。五、學(xué)籍檔案管理（一）檔案內(nèi)容學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括以下材料：1.學(xué)生基本信息表（含入學(xué)登記表）。2.成績(jī)單（包括平時(shí)成績(jī)、考試成績(jī)等）。3.學(xué)籍變動(dòng)材料（如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)申請(qǐng)及審批材料等）。4.獎(jiǎng)懲材料（如獲獎(jiǎng)證書、處分決定等）。5.健康體檢表。6.其他相關(guān)材料。（二）檔案整理1.學(xué)籍管理員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案材料進(jìn)行分類整理。每學(xué)期結(jié)束后，及時(shí)收集和整理本學(xué)期學(xué)生的各類學(xué)籍材料，確保檔案的完整性。2.整理后的檔案材料應(yīng)按照學(xué)號(hào)或年級(jí)順序進(jìn)行排列，以便于查閱和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的學(xué)籍檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案的安全存放。2.學(xué)籍檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般學(xué)生學(xué)籍檔案自學(xué)生畢業(yè)或退學(xué)之日起保存[X]年。保管期限屆滿后，按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格檔案查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案保管室查閱檔案。因工作需要查閱檔案的，必須填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)籍部主管批準(zhǔn)后方可查閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料。六、成績(jī)管理（一）成績(jī)錄入1.任課教師應(yīng)在課程考試結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將學(xué)生的考試成績(jī)錄入學(xué)籍管理系統(tǒng)。錄入成績(jī)時(shí)要認(rèn)真核對(duì)學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)等信息，確保成績(jī)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于平時(shí)成績(jī)，任課教師應(yīng)按照課程考核方案的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄學(xué)生的出勤、作業(yè)、課堂表現(xiàn)等情況，并匯總計(jì)算平時(shí)成績(jī)。（二）成績(jī)審核與復(fù)查1.學(xué)籍管理員負(fù)責(zé)對(duì)任課教師錄入的成績(jī)進(jìn)行審核。審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)成績(jī)有誤或存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與任課教師溝通核實(shí)，并進(jìn)行更正。2.學(xué)生如對(duì)本人成績(jī)有異議，可在成績(jī)公布后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向所在班級(jí)班主任提出成績(jī)復(fù)查申請(qǐng)。班主任匯總后提交給學(xué)籍部，學(xué)籍部安排專人進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給學(xué)生本人。（三）成績(jī)統(tǒng)計(jì)與分析1.學(xué)籍部定期對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類成績(jī)報(bào)表，如年級(jí)成績(jī)排名表、班級(jí)成績(jī)分析表等。為學(xué)校教學(xué)管理提供數(shù)據(jù)支持，以便于分析教學(xué)效果，發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問(wèn)題。2.根據(jù)成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，協(xié)助教學(xué)部門開(kāi)展教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、教學(xué)改革等工作，為學(xué)校制定教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)策略提供參考依據(jù)。七、畢業(yè)與結(jié)業(yè)管理（一）畢業(yè)條件審核1.在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)籍部應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的畢業(yè)條件，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍、成績(jī)、學(xué)分等情況進(jìn)行全面審核。2.審核內(nèi)容包括學(xué)生是否修滿規(guī)定的課程學(xué)分、是否符合畢業(yè)實(shí)習(xí)和畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）要求、是否有違紀(jì)違規(guī)行為等。對(duì)于不符合畢業(yè)條件的學(xué)生，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和學(xué)生本人，并說(shuō)明原因。（二）畢業(yè)證書頒發(fā)1.經(jīng)審核符合畢業(yè)條件的學(xué)生，學(xué)校頒發(fā)畢業(yè)證書。學(xué)籍部負(fù)責(zé)畢業(yè)證書的制作、編號(hào)和發(fā)放工作。2.畢業(yè)證書應(yīng)嚴(yán)格按照教育部規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫和打印，確保證書的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。發(fā)放畢業(yè)證書時(shí)，應(yīng)做好簽收登記工作，留存相關(guān)憑證。（三）結(jié)業(yè)與結(jié)業(yè)后處理1.對(duì)于未達(dá)到畢業(yè)要求，但已修滿教學(xué)計(jì)劃規(guī)定學(xué)分的學(xué)生，學(xué)校頒發(fā)結(jié)業(yè)證書。結(jié)業(yè)學(xué)生可在結(jié)業(yè)后[X]年內(nèi)申請(qǐng)重修未通過(guò)的課程，達(dá)到畢業(yè)要求后，可申請(qǐng)換發(fā)畢業(yè)證書。2.超過(guò)規(guī)定時(shí)間未申請(qǐng)重修或重修后仍未達(dá)到畢業(yè)要求的結(jié)業(yè)學(xué)生，不再換發(fā)畢業(yè)證書，學(xué)校出具寫實(shí)性學(xué)習(xí)證明。八、工作流程與規(guī)范（一）學(xué)籍異動(dòng)辦理流程1.學(xué)生或家長(zhǎng)提交學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)及相關(guān)證明材料。2.所在班級(jí)班主任進(jìn)行初審，簽署意見(jiàn)后提交給年級(jí)主任。3.年級(jí)主任審核申請(qǐng)材料，符合條件的報(bào)送學(xué)籍部。4.學(xué)籍部管理員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查核實(shí)。5.審核通過(guò)后，學(xué)籍部主管審批，重大事項(xiàng)報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.學(xué)籍部根據(jù)審批結(jié)果在學(xué)籍系統(tǒng)中辦理相應(yīng)的學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)，并更新學(xué)籍檔案。（二）學(xué)籍信息查詢與修改流程1.校內(nèi)部門或人員因工作需要查詢學(xué)籍信息的，填寫查詢申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交學(xué)籍部。2.學(xué)籍部審核查詢申請(qǐng)，符合規(guī)定的安排專人負(fù)責(zé)查詢，并提供相關(guān)信息。3.學(xué)生本人如需修改學(xué)籍信息，填寫信息修改申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料。4.所在班級(jí)班主任審核修改申請(qǐng)，簽署意見(jiàn)后提交年級(jí)主任。5.年級(jí)主任審核通過(guò)后報(bào)送學(xué)籍部。6.學(xué)籍部管理員核實(shí)證明材料，對(duì)信息進(jìn)行修改，并報(bào)學(xué)籍部主管備案。（三）檔案查閱流程1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等。2.將申請(qǐng)表提交給學(xué)籍部主管審批。3.審批通過(guò)后，查閱人在學(xué)籍部工作人員的陪同下進(jìn)入檔案保管室查閱檔案。4.查閱過(guò)程中，查閱人應(yīng)遵守檔案保管室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立學(xué)籍管理監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)籍部工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保學(xué)籍管理工作規(guī)范、公正、透明。2.接受學(xué)生、家長(zhǎng)及社會(huì)對(duì)學(xué)籍管理工作的監(jiān)督和投訴，對(duì)投訴事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。（二）考核辦法1.制定學(xué)籍部工作人員考核細(xì)則，從工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、業(yè)務(wù)能力等方面對(duì)工作人員進(jìn)行全面考核。2.考核方式包括日常工作檢查、定期