《信息資源管理》第二章 信息資源過程管理

1、第二章信息資源過程管理2.1信息采集2.1.1采集的任務(wù)信息采集的任務(wù)是根據(jù)信息服務(wù)的需要，有計(jì)劃的廣泛搜集一定 數(shù)量的相關(guān)的信息。2.1.2采集的原則針對性系統(tǒng)性預(yù)見性科學(xué)性計(jì)劃性及時性2.1.3采集的對象在實(shí)行信息收集和加工之前，我們先弄清楚收集的對象一一信息 源。記錄型信息源實(shí)物型信息源智力型信息源零次信息源2.1.4采集的過程信息采集的過程一般可以分為以下幾個步驟：需求分析、確定采 集途徑和策略、采集實(shí)施、結(jié)果評價、整理數(shù)據(jù)和編寫報(bào)告等。這幾 個步驟不是一成不變的，在實(shí)際生活中，根據(jù)實(shí)際情況可以有所取舍。需求分析確定采集途徑確定采集策略采集實(shí)施和結(jié)果評價整理數(shù)據(jù)和編寫報(bào)告2.2信息組織

2、加工所謂信息加工，是指將采集來的大量原始信息進(jìn)行篩選和判別、 分類和排序、計(jì)算和研究、著錄和標(biāo)引、編目和組織而使之成為二次 信息的活動。2.2.1信息的篩選篩選步驟信息整理。瀏覽審閱。再次審核。篩選類型虛構(gòu)信息。添加信息。拼湊信息。變形信息。偏頗信息。殘缺信息。模糊信息。走樣信息。篩選方法感官判斷法。分析比較法。集體討論法。專家裁決法。數(shù)學(xué)核算法?，F(xiàn)場核實(shí)法。2.2.2信息的分類信息分類的基本程序和方法包括：確定分類方法。確定信息分類方法是實(shí)施信息分揀的基礎(chǔ)或 者前提。信息分類的主要方法有地區(qū)分類法、時間分類法、內(nèi)容分類 法、主題分類法以及綜合分類法等。實(shí)施信息分揀。根據(jù)確定信息分類方法的要求

3、對信息資料進(jìn) 行分揀。進(jìn)行信息排序。通過信息排序可以使之成為井然有序的信息 體系。2.2.3信息的評價我們可以通過對信息源、信息準(zhǔn)確度、信息費(fèi)用三方面的評價來 判斷信息是否有價值，價值有多大。信息源的評價(1)直接評定法直接評定法就是按照對信息源的一般要求制定一些標(biāo)準(zhǔn)或者指 標(biāo)，從不同的角度和側(cè)面對信息源的價值給予評分評定。這種方法的 特點(diǎn)是簡單易行，帶有主觀色彩。直接評定法一般是用下列指標(biāo)。(2)間接評定法間接評定法是通過信息用戶來評價信息源。以調(diào)查表的方式調(diào)查 用戶對信息源的需求和利用情況，然后由信息工作者對調(diào)查所得到的 數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和對比，對信息源的價值作出評定。這種方法的特 點(diǎn)是需

4、要信息用戶密切配合，工作量較大，但評定結(jié)果較為可觀。設(shè)信息人員將有n個項(xiàng)目的m張調(diào)查表收回后匯總成表2-1的形 式。表2-1信息源間接評分評定表被調(diào)查信息源F1F2.Fn一aa12.A1j.a1na21a22.A2j.a2n.iaai2.a.a in.mam1am2.amj.amn總計(jì)RR.R.Rn表中斜是被調(diào)查者I對第j個信息源的評分，信息價值較高的 信息源其評分相應(yīng)較高。例如，如果采用10分制，價值最高的信息 源用戶可評10分，價值最低的信息源可評1分。為了確定被調(diào)查者對所需評定的信息源認(rèn)識的重要性次序，可以 采用下述四種相對重要性指標(biāo)進(jìn)行比較，指標(biāo)較大者則較重要。.評分平均值用被調(diào)查者（

5、指有效地被調(diào)查人）的人數(shù)去除 這些被調(diào)查者給某一信息源的評分之和，便是該信息源的評分平均 值。E j R = i-1式中：(2-1)信息源j的平均評分;Rjm一被調(diào)查人數(shù);口一被調(diào)查人i給信息源j的評分。.評分比重某一信息源所得全體被調(diào)查者的評分和，在全體被 調(diào)查者給所有信息源的評分總和中所占的比重，便是該信息源的評分比重。乙ii i-r Zijj-1 i-1(2-2)式中：Pj一信息源j的評分比重;n一信息源數(shù);aij , m與2-1式中的相同。.最高評分頻度全體被調(diào)查者給某一信息源的全部評分中評 最高分?jǐn)?shù)的人數(shù)所占的比例，稱為最高評分頻度。Pmax -哼(2-3)式中：Pmax一最高評分頻

6、度；m一給最高評分的被調(diào)查者數(shù);m 一同前。.平均名次指標(biāo) 首先將全部信息源分別就各個被調(diào)查者的評 分排隊(duì)，列出名次，這樣每個信息源就得到與被調(diào)查者數(shù)量相同的名 次數(shù)目，然后用被調(diào)查者總數(shù)去除名次的數(shù)值和，便是相應(yīng)項(xiàng)目的平均名次，數(shù)字最低者為佳。m 乙(2-4)M =式中：M 一信息源j的平均名次； jCij-被調(diào)查I給信息源j的評分排隊(duì)名次;M同前。上述四種指標(biāo)，可單獨(dú)采用，也可以同時使用其中幾種，然后取 名次平均值，便可確定信息源的重要性次序。下面用一個簡單的實(shí)例說明上述方法的應(yīng)用。設(shè)有5名被調(diào)查者對4種信息源的評價如表2-2所示(評分采用 10分制)。表2-2信息源間接評價實(shí)例被調(diào)查者情

7、報(bào)源文摘(F1)快報(bào)(F2)期刊(F3)圖書(F4)123710224105321064410651531047總計(jì)19333227根據(jù)2-1式，各信息源的平均評分為R1=195=3.833=6.6R =2532R =3527=6.4R4=5=5.4根據(jù)2-2式，各信息源的評分比重為P =11919 + 33 + 32 + 27牝 0.17P =233 0.3019 + 33 + 32 + 27P=332牝 0.2919 + 33 + 32 + 27P=427 0.2419 + 33 + 32 + 27根據(jù)2-3式，各信息源的最高評分頻度為pmax 1=1 = 0.25Pmax 2=-=0.4

8、5Pmax 3=1 = 0.251P 二 一 二 0.2max4 5要計(jì)算平均名次指標(biāo)，將全部信息源分別就各被調(diào)查者的評分排隊(duì)，列出名次，即可將表2-2轉(zhuǎn)換為表2-3。表2-3平均名次表情報(bào)源被調(diào)查者12345文摘(F1)44414快報(bào)(F2)33121期刊(F3)21233圖書(F4)12342根據(jù)2-4式和表2-5,各信息源的平均名次為:4 + 4 + 4 +1 +1 /M = 3.452 +1 + 2 + 3 + 3 M 3 = 2.2151+2+3+4+2M 4 = 2.4信息準(zhǔn)確度的比較評價第一種角度包括下面三種方法:從不同的信息源獲得同一性質(zhì)，對這些信息進(jìn)行比較；定期的、系統(tǒng)的搜集

9、信息，調(diào)查過去同種信息是否出現(xiàn)并和 新獲取的信息進(jìn)行比較評價；從多種信息源搜集、分析同種信息和相關(guān)信息，與切題的信 息進(jìn)行比較評價。第二種角度是從信息所含的六個要素處罰評價信息的準(zhǔn)確度。任何信息都包含六個要素：內(nèi)容(What)，原因(Why)，時間(When)， 地點(diǎn)(Where)，人(Who)，方法、途徑、狀況(How)，即國外常說的 “5W1H”。對信息進(jìn)行比較評價時，要把信息分解成上述六個方面， 其步驟大致如下：把信息分成六個要素，按要素分成不同的組；分析各組中有無共同點(diǎn)，把具有共同點(diǎn)的信息抽出來；只有被抽出來的、具有共同點(diǎn)的信息要素構(gòu)成信息形態(tài)；把組成信息形態(tài)的要素分別同原信息進(jìn)行比較

10、；根據(jù)比較結(jié)果，對被認(rèn)為最有共同點(diǎn)的原信息做進(jìn)一步調(diào)查 檢驗(yàn)，分析它與其他信息的相關(guān)程度、相關(guān)的交接點(diǎn)等。信息的經(jīng)濟(jì)性評價為了經(jīng)濟(jì)而有效的搜集信息，可以從下述要點(diǎn)出發(fā)來評價信息：所需信息存在率的評價：所需信息適合率的評價：所需信息可信性的評價：在按照上述方法進(jìn)行信息評價之后，還可以按以下六個標(biāo)準(zhǔn)對信 息進(jìn)行綜合評價，分出等級，以便于識別；從其他信息源得到確認(rèn)；通過檢索相關(guān)信息等措施大致被認(rèn)為是確切的信息；從過去同種信息的可靠性來看，雖不能說絕對確切，但確切 的可能性很大；似乎不是錯誤信息，但很值得懷疑；不太真實(shí)；不能評價其可靠性。2.3信息存儲與檢索2.3.1信息存儲意義和作用信息資源存儲對以

11、后信息的開發(fā)和利用有著重要意義。其重要意 義主要體現(xiàn)在以下幾個方面：有利于增大信息資源的擁有量。有利于集中管理信息資源。有利于開發(fā)高層次的信息資源。有利于充分利用信息資源，提高管理工作效率。信息資源存儲的作用也很重要，主要表現(xiàn)在以下四個方面：方便檢索。利于共享。延長壽命。方便管理。原則和基本要求信息資源存儲時需要遵守以下基本原則：統(tǒng)一性。(2 )便利性。(3 )有序性。(4 )先進(jìn)性。信息資源存儲時需要遵守的基本要求包括：求全。求新。求省。求好。信息存儲的類型信息存儲按載體的形式劃分為以下七種類型：人腦載體存儲。語言載體存儲。文字載體存儲。書刊載體存儲。電磁波載體存儲。計(jì)算機(jī)載體存儲。新材料載

12、體存儲。信息存儲技術(shù)傳統(tǒng)的信息資源存儲技術(shù)主要是紙張印刷存儲技術(shù)，現(xiàn)代信息資 源存儲技術(shù)主要包括縮微存儲技術(shù)、聲像存儲技術(shù)、計(jì)算機(jī)存儲技術(shù) 以及光盤存儲技術(shù)，他們具有存儲容量大、密度高、成本低、存取迅 速等優(yōu)點(diǎn)，所以獲得廣泛應(yīng)用。2.3.2信息檢索信息檢索的含義信息檢索是最重要的一種信息采集方法。信息檢索根據(jù)特定用戶 在特定時間特定條件下的特定需求，運(yùn)用某種檢索工具，按照一定的 檢索過程、方法和技術(shù)，從各種各樣的信息系統(tǒng)中查出所需的信息， 生成用戶所需要的信息資源的過程。信息檢索對于個人、國家和社會都有著重要的意義。這主要表現(xiàn) 在以下三個方面。信息檢索有利于充分利用信息資源，避免重復(fù)勞動信息檢

13、索有利于縮短獲取信息的時間，提高工作效率信息檢索有利于決策者進(jìn)行決策信息檢索的基本原則信息檢索主要指對信息的尋找和獲取工作。信息資源檢索的基本原則包括：目的性時間性全面性準(zhǔn)確性規(guī)范性信息檢索的類型可以依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對信息資源檢索進(jìn)一步細(xì)分。按檢索內(nèi)容劃分按檢索方式劃分信息檢索的特征無論是哪一種檢索類型，都滿足如下特征：信息檢索的相關(guān)性信息檢索的不確定性信息檢索的邏輯性信息檢索的基本程序無論哪種類型的信息檢索，原理相同、基本程序大致相同。信息資源檢索的基本程序主要分為確定檢索的范圍和深度、選擇 檢索工具、選擇檢索途徑、選擇檢索方法、實(shí)施信息查找、調(diào)取信息 資料等六大步驟。確定檢索的范圍和深

14、度。選擇檢索工具。選擇檢索途徑。選擇檢索方法。實(shí)施信息查找。調(diào)取信息資料。信息檢索工具信息檢索工具是人們?yōu)榱顺浞?、?zhǔn)確、有效的利用已有的信息資 源而加工編制的用來報(bào)道、揭示、存儲和查找信息資源的卡片、表冊、 特定出版物和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等。它有利于用戶從不同的角度方便快捷的 查找到大量的有用的信息資源或線索。檢索工具多種多樣，種類繁多。但一般說來，檢索工具都具有存 儲和檢索的職能，同時還具有如下特征：包含信息資源的外部特征和內(nèi)部特征。每條描述記錄都標(biāo)明有可供檢索用的標(biāo)識。全部標(biāo)識必須系統(tǒng)地、科學(xué)地排列，成為一個有機(jī)的整體。具有多種檢索手段或檢索途徑。2.4信息服務(wù)信息服務(wù)是信息機(jī)構(gòu)向用戶按一定方式提

15、供信息的過程。信息服 務(wù)以用戶為中心，與信息需求和信息提問有密切的關(guān)系。2.4.1信息服務(wù)原則1、針對性原則2、及時性原則3、易用性原則4、成本/效益原則2.4.2信息服務(wù)類型1、按信息服務(wù)傳遞、處理和提供信息客體類型分為：實(shí)物信息服務(wù)交往信息服務(wù)文獻(xiàn)信息服務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)2、按信息加工深度，信息服務(wù)分為：一次服務(wù)二次服務(wù)三次服務(wù)3、按信息的內(nèi)容和所屬領(lǐng)域，信息服務(wù)分為:科技信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)信息服務(wù)技術(shù)經(jīng)濟(jì)信息服務(wù)法律信息服務(wù)流通信息服務(wù)軍事信息服務(wù)等4、按信息服務(wù)的業(yè)務(wù)形式，信息服務(wù)分為：信息傳輸服務(wù)（通信服務(wù)）宣傳報(bào)道服務(wù)信息發(fā)布服務(wù)新聞出版服務(wù)信息提供服務(wù)信息檢索服務(wù)信息資源開發(fā)服務(wù)信息分析與預(yù)測

16、服務(wù)信息咨詢服務(wù)信息系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)信息代理服務(wù)等5、按服務(wù)手段，信息服務(wù)分為：傳統(tǒng)信息服務(wù)電子信息服務(wù)等6、按信息服務(wù)的指向范圍，信息服務(wù)分為：單向信息服務(wù)（指向單一用戶的服務(wù)）多向信息服務(wù)（指向眾多用戶的服務(wù)）7、按信息服務(wù)對象的范圍，信息服務(wù)分為：內(nèi)部服務(wù)（面向內(nèi)部用戶的服務(wù)）外部服務(wù)（面向外部用戶的服務(wù)）8、按服務(wù)的主動性，信息服務(wù)有：被動信息服務(wù)（由用戶先提出服務(wù)要求，然后按需組織的信息服 務(wù)）主動信息服務(wù)（主動面向用戶的信息服務(wù)）9、按信息服務(wù)是否收費(fèi)，信息服務(wù)分為：有償信息服務(wù)無償信息服務(wù)對于信息服務(wù)，還有著其他一些劃分方法。2.4.3信息服務(wù)對象信息服務(wù)是以提供信息為內(nèi)容的服務(wù)業(yè)務(wù)，其服務(wù)對象是對服務(wù) 具有客觀需求的社會主體（包括社會組織和社會成員）。在服務(wù)中， 這些主體稱之為用戶，也稱信息用戶。信息用戶研究的內(nèi)容可分為:1、用戶類型研究2、用戶信息心理研究3、社會因素對用戶的影響4、用戶信息需求的調(diào)查分析5、用戶獲取信息的研究6、用戶吸收信息的機(jī)理研究7、用戶信息保證研究8、用戶信息培訓(xùn)研究9、用戶研究方法論2.4.4信息服務(wù)評價信息服務(wù)評價是一