業(yè)務(wù)外包管理辦法

1、XXXX公司業(yè)務(wù)外包管理辦法第一章 總則第一條 為使XXX公司（以下簡稱“公司”）外包業(yè)務(wù)流程順暢合理，規(guī)范參與業(yè)務(wù)外包人員的行為，確保業(yè)務(wù)外包期間公司資產(chǎn)安全，維護公司利益，實現(xiàn)業(yè)務(wù)外包的戰(zhàn)略目標，提高資源利用率，特制定本制度。第二條 本制度所稱業(yè)務(wù)外包，主要是指公司（以下又稱發(fā)包方）為實現(xiàn)戰(zhàn)略經(jīng)營目標，利用專業(yè)化分工優(yōu)勢，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給公司以外的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)或其他經(jīng)濟組織（簡稱：承包方）完成的經(jīng)營行為。第三條 常見的業(yè)務(wù)外包包括：研發(fā)、資信調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)、物業(yè)服務(wù)、IT服務(wù)等。第四條 本制度適用于本公司及全資、控股子公司所有業(yè)務(wù)外包活動的管理。

2、第二章 業(yè)務(wù)外包主要崗位職責第五條 董事會審議、審批重大或核心業(yè)務(wù)外包項目計劃書；確定外包業(yè)務(wù)的歸口管理部門。第六條 董事長、總經(jīng)理審批外包業(yè)務(wù)流程管理制度；審議非核心業(yè)務(wù)或涉及金額較少的外包項目計劃書；審定最終的承包方；審議、批準外包合同書；審批外包業(yè)務(wù)付費款項；審議因承包方提供附加產(chǎn)品而產(chǎn)生的額外付費。第七條 總會計師或主管財務(wù)負責人審核外包業(yè)務(wù)固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、存貨各項制度；審批盤盈盤虧的資產(chǎn)、存貨；審批資產(chǎn)、存貨的會計處理結(jié)果。第八條 法律顧問審核外包的法律性協(xié)議或合同文件；參與外包業(yè)務(wù)的談判；解釋協(xié)議或合同條款，處理相關(guān)法律事務(wù)。第九條 歸口管理部門擬定外包業(yè)務(wù)流程管理制度；跟蹤監(jiān)

3、督外包業(yè)務(wù)流程管理制度的執(zhí)行情況；編制外包項目計劃書；根據(jù)承包方資質(zhì)標準及遴選辦法，審核承包方資質(zhì)并進行初步遴選；初步接洽，訂立外包合同協(xié)議；培訓(xùn)涉及業(yè)務(wù)外包流程的員工；定期檢查和評價外包業(yè)務(wù)進展情況；提出外包業(yè)務(wù)的初步檢驗結(jié)果，參與項目的正式驗收；確認承包方最終提供的產(chǎn)品（服務(wù)）的差異，提出改進意見或建議；協(xié)調(diào)處理與承包方之間，以及各承包商之間的爭議；申請外包業(yè)務(wù)正常及額外付費款項。第十條 財務(wù)部等職能部門組織編制外包業(yè)務(wù)固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、存貨各項制度，并進行審核；審查外包業(yè)務(wù)承包方對公司固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、存貨的使用情況；定期對承包方庫存存貨進行檢查；組織開展資產(chǎn)、存貨的盤點工作；根據(jù)成

4、本收益情況，評估業(yè)務(wù)外包項目計劃；進行外包業(yè)務(wù)相關(guān)的會計處理；審核外包業(yè)務(wù)付費款項；確認業(yè)務(wù)外包中的退款及折扣金額。第三章 外包業(yè)務(wù)流程第十一條 制定外包戰(zhàn)略（一）在決定是否將業(yè)務(wù)項目外包時，應(yīng)考慮以下三個方面的因素。1、此項業(yè)務(wù)是否是利用公司沒有的設(shè)備、生產(chǎn)系統(tǒng)、專業(yè)人員及專門技術(shù)。2、此項業(yè)務(wù)外包可以降低成本。3、此項業(yè)務(wù)外包能夠產(chǎn)生比自己運作更多的利益等。（二）準確把握公司核心競爭力與盈利環(huán)節(jié)，避免將公司核心業(yè)務(wù)外包。第十二條 編制外包項目計劃書公司在確定業(yè)務(wù)外包內(nèi)容后，指定與該項業(yè)務(wù)相關(guān)的職能部門編制計劃書。計劃書主要包括以下內(nèi)容：（一）業(yè)務(wù)外包的背景，如公司外部環(huán)境要求及公司中長期發(fā)

5、展戰(zhàn)略。（二）業(yè)務(wù)外包內(nèi)容，將部分還是全部業(yè)務(wù)職能交由承包商提供。（三）業(yè)務(wù)外包的具體實施程序。（四）業(yè)務(wù)外包的主要風險和預(yù)期收益。（五）其他相關(guān)內(nèi)容。第十三條 外包項目計劃書通過審批后，成立外包業(yè)務(wù)歸口管理部門，由業(yè)務(wù)部門負責人、有關(guān)咨詢專家、法律及財會專業(yè)人員等組成。第十四條 業(yè)務(wù)歸口管理部門負責業(yè)務(wù)外包項目的具體實施，確保業(yè)務(wù)外包流程的順利實現(xiàn)。第十五條 按照業(yè)務(wù)外包承包方管理制度選擇承包方。第十六條 業(yè)務(wù)歸口管理部門組織有關(guān)人員和承包方就外包項目合同的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署外包項目合同。第十七條 業(yè)務(wù)歸口管理部門負責培訓(xùn)涉及外包業(yè)務(wù)流程的員工，確保員工正確理解和

6、掌握業(yè)務(wù)外包項目相關(guān)政策制度。第十八條 業(yè)務(wù)歸口管理部門根據(jù)合同約定，為承包方提供必要協(xié)作條件，并指定專人定期檢查和評估項目進展情況。第十九條 項目結(jié)束或合同到期時，業(yè)務(wù)歸口管理部門負責組織相關(guān)人員對外包業(yè)務(wù)產(chǎn)品（服務(wù)）進行驗收。如承包方最終提供的產(chǎn)品（服務(wù)）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調(diào)整。第二十條 與承包方就最終產(chǎn)品（服務(wù)）達成一致后，由承包方提交費用支付申請，業(yè)務(wù)歸口管理部門對申請書進行審核，審核通過后，開具付款證書，按照公司規(guī)定程序?qū)徟?，支付承包方費用。第二十一條 對于因承包方原因?qū)е峦獍贤赐暾男械?，歸口管理部門負責向承包方索賠。（一）指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟

7、蹤、報告，及時收回相關(guān)款項并追究責任人責任。（二）采用法律手段解決長期未決賠款。（三）若終止對承包方的索賠，由歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司總經(jīng)理以上級別管理層審批后執(zhí)行并備案。第四章 外包合同管理第二十二條 訂立外包合同的原則：應(yīng)遵循自愿平等、互利有償和誠實守信的原則，不得有損公司的利益和形象。第二十三條 業(yè)務(wù)外包合同內(nèi)容涉及國家安全或重大利益需要保密的，按相關(guān)規(guī)定辦理，并與承包方簽訂外包項目保密協(xié)議書。第二十四條 按照合同管理制度、合同管理實施辦法辦理審批后簽訂。第二十五條 合同文本要規(guī)范，根據(jù)外包業(yè)務(wù)的性質(zhì)，按公司的相關(guān)規(guī)定格式填寫，內(nèi)容要詳實，必要時要補充保密協(xié)議書

8、附件、技術(shù)協(xié)議書附件、外包項目咨詢合同書附件。第二十六條 公司應(yīng)當在外包合同中具體約定下列事項。1、對于涉及公司機密的業(yè)務(wù)和事項，承包方有責任履行保密義務(wù)。除合同約定的保密事項外，公司應(yīng)當根據(jù)業(yè)務(wù)外包項目實施情況和外界環(huán)境的變化，不斷更新、修正保密條款，必要時可與承包方補簽保密協(xié)議。2、公司有權(quán)獲得和評估業(yè)務(wù)外包項目的實施情況和效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進服務(wù)流程和方法。3、承包方有責任按照合同規(guī)定的方式和頻度，將外包實施的進度和現(xiàn)狀告知公司，并對存在的問題進行有效溝通。第二十七條 公司所有業(yè)務(wù)外包合同均要由印章管理部門統(tǒng)一編號，便于業(yè)務(wù)外包合同的管理。第二十八條 合同檔案管理人

9、員專門保管業(yè)務(wù)外包合同協(xié)議、與業(yè)務(wù)外包合同有關(guān)的主合同 （如保密合同、技術(shù)協(xié)議、咨詢合同等）。第二十九條 子公司外包金額超過50萬元應(yīng)報公司審批后實施；外包金額不足50萬元的由各公司根據(jù)其審批權(quán)限審批后執(zhí)行，并報公司備案。第五章 外包合同經(jīng)費管理及執(zhí)行第三十條 外包合同經(jīng)費根據(jù)項目進展情況，按合同規(guī)定分階段外撥，如需全額撥出需提出充分、正當?shù)睦碛?。?jīng)費外撥時，歸口管理部門應(yīng)填寫“外包合同經(jīng)費撥轉(zhuǎn)申請表”。第三十一條 合同生效后，歸口管理部門應(yīng)指定專人對外包業(yè)務(wù)進行定期或階段性檢查，檢查內(nèi)容包括經(jīng)費的適用情況、業(yè)務(wù)進度情況及存在的問題。第三十二條 對于問題較大的外包合同應(yīng)終止執(zhí)行，并追究當事人的

10、責任。第三十三 合同專用章的使用報告按照印章管理制度的規(guī)定執(zhí)行。第六章 業(yè)務(wù)外包流程中資產(chǎn)的管理第三十四條 固定資產(chǎn)管理（一）對于公司所有的固定資產(chǎn)，如因業(yè)務(wù)需要交由承包方使用的，要求承包方按照本公司固定資產(chǎn)管理制度使用和管理。（二）固定資產(chǎn)管理部門指定專人定期檢查承包方使用和管理固定資產(chǎn)的情況。（三）交由承包方使用但所有權(quán)歸公司的資產(chǎn)，只能用于外包業(yè)務(wù)活動。未經(jīng)公司總經(jīng)理同意，擅自將固定資產(chǎn)挪作他用的承包方，相關(guān)部門應(yīng)對其采取警告直至解除合同的措施。第三十五條 流動資產(chǎn)管理（一）業(yè)務(wù)外包過程中形成的原材料、產(chǎn)成品等流動資產(chǎn)，業(yè)務(wù)歸口管理部門可要求承包方遵循公司制定的相關(guān)管理政策，如防火、防盜

11、、防未經(jīng)授權(quán)接觸和未經(jīng)批準轉(zhuǎn)移等。（二）對承包方責任造成的流動資產(chǎn)損失，公司有義務(wù)責成承包方賠償。（三）業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息材料等，業(yè)務(wù)歸口管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監(jiān)督。第三十六條 存貨管理（一）對于因業(yè)務(wù)外包需要由承包方購進的存貨，存貨訂單應(yīng)經(jīng)我方相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核批準，而存貨的數(shù)量、質(zhì)量檢查由承包方負責辦理；存貨管理部門按公司存貨管理規(guī)章制度準確、及時地在存貨系統(tǒng)中予以記錄和反映。（二）對于因業(yè)務(wù)外包需要由公司銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包項目，不得另作他用。存貨管理部門負責監(jiān)督。（三）存貨管理部門負責定期組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)部、財務(wù)部等）及

12、相關(guān)人員對承包方的存貨進行盤點（每月1次）。而對于盤盈盤虧的存貨，應(yīng)經(jīng)公司財務(wù)負責人審批后，方可交會計人員進行會計處理。（四）對于所有權(quán)歸公司的、在承包方儲存的存貨，存貨管理部門負責監(jiān)督、檢查承包方是否按公司存貨庫存管理制度中的要求進行管理；對于檢查中發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過期存貨，應(yīng)當及時予以確認、分離。（五）存貨管理部門負責指定專人跟蹤、調(diào)查外包業(yè)務(wù)中涉及的所有存貨的一切變動，查明原因，報財務(wù)負責人審核后處理。對于承包方無合理原因過度使用存貨，造成公司成本上升，存貨管理部門或相關(guān)人員有權(quán)代表公司要求承包方補償。第七章 外包業(yè)務(wù)流程中斷防范措施第三十七條 業(yè)務(wù)歸口管理部門采取承包方競爭機制，選

13、擇多家單位作為業(yè)務(wù)承包方和備選承包方，以降低一方服務(wù)失敗或單方中止合同可能給公司帶來的損失。第三十八條 業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取承包方動態(tài)管理方式，對承包方開展日?？冃гu價和定期考核。定期對所有重要承包方的履約能力進行持續(xù)評估，形成業(yè)務(wù)可持續(xù)能力評估報告，交由公司總經(jīng)理及以上級別管理層審閱。評估的內(nèi)容包括：承包方對該項目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達到企業(yè)預(yù)期目標；承包方自身的財務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項目的要求等。第三十九條 對重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計，建立應(yīng)急機制，制定臨時替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中斷。第四十條 根據(jù)業(yè)務(wù)可持續(xù)能力評估報告，業(yè)務(wù)歸口管理部門負責及時將不再繼續(xù)具備履約能力的承包方的情況和需要替換承包方的名單承包公司管理層核準，替換避免外包業(yè)務(wù)的失敗造成公司商業(yè)活動的中斷。第八章 業(yè)務(wù)外包的驗收第四十一條 根據(jù)外包業(yè)務(wù)的性質(zhì)采取對最終產(chǎn)品或服務(wù)的一次性驗收，或在整個外包過程中分階段驗收。第四十二條 業(yè)務(wù)歸口管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，結(jié)合在日?？冃гu價基礎(chǔ)上對外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達到預(yù)期目標的基本評價，確定驗收標準，并報公司管理層批準后執(zhí)行。第四十三條 組織有關(guān)職能部門、財會部門、質(zhì)量控制部門等的相關(guān)人員，嚴格按照驗