儀器設(shè)備檔案管理辦法

1、儀器設(shè)備檔案管理辦法設(shè)備檔案是各種儀器設(shè)備的正常使用、維護(hù)，以及進(jìn)行技術(shù)性能開發(fā)的不可缺少的材料，是學(xué)校的重要技術(shù)儲(chǔ)備。為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理,既確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，乂要便于借閱利用，使檔案資料充分發(fā)揮作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況,特制定此管理辦法。一.設(shè)備檔案的形成和歸檔1. 凡學(xué)校人民幣五萬元以上購置的儀器、設(shè)備（高、精、尖、進(jìn)口設(shè)備不受此限），在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料、磁盤，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備檔案，都必須山校檔案室統(tǒng)一集中管理。2. 學(xué)校設(shè)備管理部門即實(shí)驗(yàn)室與設(shè)

2、備管理處是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成、積累、匯總部門，必須配有兼職檔案人員集中管理本校的設(shè)備文件材料。從申購設(shè)備到驗(yàn)收完畢（進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿），安裝、調(diào)試運(yùn)行過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸口實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)收集、積累，過程結(jié)束后移交檔案室。3. 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處應(yīng)將設(shè)備到貨日期的計(jì)劃提前通知檔案室，以便做好準(zhǔn)備，合理安排工作。4. 設(shè)備到貨后，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處應(yīng)通知檔案室，檔案人員到場(chǎng)后方可開箱驗(yàn)收，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備隨機(jī)文件材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)收記錄上簽字、蓋章。開箱時(shí)，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處兼職檔案員也應(yīng)到場(chǎng)。5. 各儀器設(shè)備的技術(shù)鑒定驗(yàn)收必須通知檔案人員參加，并在驗(yàn)

3、收記錄上簽字。累、管改造做到( 兼)進(jìn)6. 學(xué)校各級(jí)設(shè)備使用單位的負(fù)責(zé)人,要認(rèn)真抓好設(shè)備文件材料的形成、積理工作，科技人員和實(shí)驗(yàn)人員要愛護(hù)設(shè)備的技術(shù)文件，對(duì)設(shè)備的使用、維修、有活動(dòng)就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。7. 設(shè)備檔案是學(xué)校儀器、設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。學(xué)校各級(jí)專職檔案員要隨時(shí)做好準(zhǔn)備文件材料的積累，作。8. 學(xué)校自行研制設(shè)備，在設(shè)備鑒定或投入使用之前應(yīng)將所有材料歸檔，在設(shè)備行鑒定驗(yàn)收時(shí)，必須有檔案人員參加。(2) 設(shè)備檔案的歸檔范圍1.采購設(shè)備的歸檔范禺(3) 一)計(jì)劃、選購階段(4) 用戶申請(qǐng),可行性方案論證報(bào)告；(5) 購買儀器設(shè)備的審批文件；(6) 協(xié)

4、議、合同(7) 意向書、訂購貨通知單(8) 重要來往函件、電文(9) 談判備忘錄、附錄、附件(10) 二)開箱驗(yàn)收階段(11) 裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單；(12) 圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)；(4)運(yùn)單、發(fā)票(三)安裝、調(diào)試階段(1) 安裝調(diào)試計(jì)劃；(2) 安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；(3) 試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；(4) 存在問題及處理意見；(5) 安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；(6) 計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、碩件部分的文件材料(7) 培訓(xùn)材料。(四)運(yùn)行及維護(hù)修理階段(1) 設(shè)備儀器移交使用單位的附件

5、和隨機(jī)工具清單；(2) 設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；(3) 履歷本、運(yùn)行記錄；(4) 設(shè)備儀器保養(yǎng)悄況記錄；(5) 設(shè)備儀器檢查、普查記錄；(8) 設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。(五)改造、更新階段(1) 合理化建議及處理結(jié)果；(2) 設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；(3) 改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；(4) 設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書，請(qǐng)示及批復(fù)文件(5) 技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。2. 自制設(shè)備的歸檔范圍(一)方案論證及設(shè)汁階段(1) 設(shè)備任務(wù)書、協(xié)議、合同；(2) 調(diào)研報(bào)告、可行性方案論證報(bào)告；(3) 有關(guān)問題的請(qǐng)示及批復(fù)；(4) 計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、圖樣(

6、5) 技術(shù)條件、技術(shù)說明書、設(shè)計(jì)技術(shù)總結(jié)。(二)制造加工階段(3) 重要零、組件超差、代料單；(4) 工藝總結(jié)。(三)安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段(1) 安裝、調(diào)試計(jì)劃(2) 安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；(3) 試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；(4) 存在問題及處理意見；(5) 安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；(6) 計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料(7) 培訓(xùn)材料；(8) 技術(shù)鑒定及審批文件；(9) 成果申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)文件；(10) 使用維護(hù)說明書、操作規(guī)程。(四)運(yùn)行及維護(hù)修理階段設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)匚具清單；(3)運(yùn)行記錄;(4) 設(shè)備儀器保養(yǎng)惜況記錄

7、；(5) 設(shè)備儀器檢查普查記錄；(6) 設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；(7) 大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；(8) 設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。(9) 五)改造及更新階段(10) 合理化建議及處理結(jié)果；(11) 設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；(12) 改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；(13) 設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件；(14) 技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。三.設(shè)備檔案的管理和利用1 、設(shè)備檔案的管理，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對(duì)于只有一套的設(shè)備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復(fù)印。2 、各儀器、設(shè)備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜,有專人負(fù)責(zé),對(duì)于不具備以上條件的,設(shè)備檔案仍由檔案室保管。3、設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編1_|、建賬。4 、檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，秘密級(jí)以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時(shí)間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時(shí)交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。5