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文檔簡介
1、高品質(zhì)文檔2022年電子檔案管理工作經(jīng)驗總結(jié) 隨著信息技術(shù)迅猛進展,計算機被廣泛應用到各個領(lǐng)域,包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來,工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運營的重要環(huán)節(jié)。所以,全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此,本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了仔細探討。 一、電子文件歸檔前的預備工作分析 充分做好電子文件歸檔前的各項預備工作是實現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征打算了相關(guān)工作人員應當首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度,并做好制度的宣
2、揚工作,進而為電子文件的歸檔、驗收工作供應牢靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例,歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單,通知單上必需有工程負責人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的精確性。但是,由于部分工程的工期較為緊急,遵從嚴格的程序需要花費大量時間,這將會與工作時效產(chǎn)生沖突。所以,可以采納先進的計算機技術(shù)手段,將歸檔前的預備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上,提高電子文件歸檔的效率。 由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件,如果規(guī)章制度存在漏洞,執(zhí)行不嚴,勢必會造成反復歸檔,鋪張人力財力的現(xiàn)象,甚至會導致文件歸檔混亂,輸出
3、的產(chǎn)品為次品,造成工程質(zhì)量事故和嚴峻的經(jīng)濟損失。因此,做好電子文件歸檔前的預備工作,尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣揚以及推廣應用,為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。 二、電子文件歸檔過程中應留意的問題分析 在電子檔案管理的電子歸檔過程中,歸檔人要留意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知,在工程設(shè)計中,從工程投標書、招標書、可行性討論報告、初步設(shè)計、托付書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件,有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且,這些文件大都在工程設(shè)計正式開頭之前形成,不僅涉及面廣,而且內(nèi)容繁雜,給電子歸檔帶來肯定的困難。為了使這些電子文件有
4、條理地歸檔,文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù),從而提高這些電子文件的歸檔率。 對于cad電子文件的歸檔可以采納dwg格式,因為這種格式可以在cad中直接打開,接受直觀檢查,尤其是對檔案標識的檢查,而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都特別重要。同時,對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到準時的訂正,大大提高cad出圖合格率。但它也存在著肯定的問題,如勞動強度大、費時費工等。 對于plt格式的文件,恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示,但是文件內(nèi)容保持不變,不隨閱讀、輸出平臺的轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)變。 對于pdf格式的文件,其一
5、般為只讀模式,不能實現(xiàn)對設(shè)計的任何修改。實質(zhì)上就是在計算機上閱讀紙質(zhì)文件的電子版,有肯定的愛護學問產(chǎn)權(quán)的作用。 三、電子文件歸檔后的檢查驗收工作分析 電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭,而對歸檔電子文件的檢驗是產(chǎn)品設(shè)計的最終一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面,兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、規(guī)律結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括:一是檢查圖紙名目及其格式、名目列表、會簽欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復用圖的排列、圖框的格式等;二是檢查本卷的其他電子圖,包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是,需要留意的一點是,電子
6、文件對設(shè)備及其標準有較強的依靠性,加之數(shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化,文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后,在歸檔檢查時消失問題,例如使用的字形存在差異;同種字形但是版本有所區(qū)分;電子圖正常,但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形,甚至消失亂碼。 以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例,假如使用日本的制圖軟件,而不加專有字形,那么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外,很多軟件經(jīng)過研發(fā)消失了由低級到高級的許多版本,這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如,由cad14到cad,各種版本的軟件都在使用。但是,假如利用低版本的電子圖在高版本中作圖,則會導致電子圖保存后會消失實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是
7、在機械制圖中,假如部件實體的外圍輪廓線粗細不均,混同于標注線,那么設(shè)備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此,采納不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)分,進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作??傊?,實現(xiàn)一個單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一,成為電子文件歸檔最終關(guān)口的重要任務。 四、電子文件修改后的歸檔工作分析 在工程設(shè)計單位內(nèi)部,各個專業(yè)部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作,以適應各種變化,例如施工現(xiàn)場消失的新狀況、客戶方提出的新要求等。這其中必定會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前,大多數(shù)單位采納的是保留最終版本的方式,即以
8、第二次修改的版本掩蓋起初版本,以第三次修改的版本掩蓋第二次的版本,這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程,如土耳其工程中,每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存,編號為abc等,借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是,由于兩次修改之間的時間間隔難以確定,之前修改的圖紙已達到施工現(xiàn)場,紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整,就會導致電子文件和紙質(zhì)文件的不全都。由此可見,假如直接采納掩蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程,可能會為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。 綜上所述,電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位不行或缺的重要組成部分。在此之前,過去設(shè)計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間,現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時間,而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計產(chǎn)品,勞動效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。全部這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分熟悉到
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