記錄控制程序65767

1、記錄控制程序1 目的對質(zhì)量記錄、技術記錄和安全記錄等進行控制，以證實質(zhì)量管理體系和技術運作的質(zhì)量，使其具有可追溯性。2 范圍院質(zhì)量管理體系運行以及檢驗檢測中的各類記錄的填寫、收集、歸檔、保管和處理等環(huán)節(jié)的控制。對于各種以電子信息形式保存的記錄，還應執(zhí)行電子信息數(shù)據(jù)管理程序。3 職責3.1各部門負責職責范圍內(nèi)有關記錄的采集、填寫、校核、審核、檢索和整理。3.1.1業(yè)務發(fā)展和客戶服務部負責申訴、投訴與抱怨處理記錄，辦公室負責固定檢驗檢測（工作）場所安全檢查記錄、安全事故處理記錄、安全隱患整改記錄的存檔和保管；3.1.2人力資源部負責人員培訓和考核記錄、安全教育記錄等的存檔和保管；3.1.3質(zhì)量技術

2、部負責重大技術問題處理記錄、內(nèi)部審核和管理評審記錄、質(zhì)量管理體系文件控制、實驗室間比對或能力驗證記錄、各種質(zhì)量考核記錄、檢驗檢測現(xiàn)場安全檢查記錄和院層面不符合工作記錄、糾正和預防措施記錄等的存檔和保管；3.1.4業(yè)務發(fā)展和客戶服務部、氣瓶檢驗研究中心、萬涪黔中心按各自范圍負責客戶滿意度調(diào)查表、檢驗檢測原始記錄（含有關見證材料、射線底片等）、檢驗案例等的存檔和保管；3.1.5資產(chǎn)設備部負責服務和供應品的采購記錄、量值溯源記錄、設備儀器管理類記錄等的存檔和保管；3.1.6各部門分別負責本部門的質(zhì)量記錄、技術記錄、安全記錄等的存檔和保管。3.2 資產(chǎn)設備部負責記錄的印制（必要時）并發(fā)放到有關部門。4

3、 程序4.1 記錄控制流程圖如下：記錄格式編制與審定記錄采集記錄的填寫記錄的編號記錄的索引記錄存檔（保存期內(nèi)）記錄存放、保管、維護記錄整理、銷毀、處置 記錄控制流程圖4.2 記錄的分類4.2.1質(zhì)量記錄質(zhì)量管理體系運行中形成的記錄為質(zhì)量記錄，主要有：程序文件和管理制度中相關質(zhì)量活動形成的記錄、質(zhì)量體系運行過程中發(fā)布的文件和有關記錄、各種質(zhì)量考核記錄、內(nèi)外部檢查記錄等，如：內(nèi)部審核報告及記錄、管理評審報告及記錄、糾正措施和預防措施記錄、抱怨與投訴處理記錄、各類質(zhì)量監(jiān)督記錄等。4.2.2 技術記錄檢驗檢測等技術運作形成的記錄為技術記錄，主要包括：檢驗檢測原始記錄、非通用檢驗方案、X射線底片、實驗室

4、間比對或能力驗證記錄、量值溯源記錄、分包記錄、合同評審記錄等。如：工作指令、協(xié)議或者合同、工作日志、檢驗檢測工作流轉(zhuǎn)卡、檢驗檢測原始記錄、檢驗檢測報告（證書）審核審批傳遞及反饋信息等。4.2.3 安全記錄體系文件中的安全記錄、各類事故記錄、隱患整改記錄等，如：各類事故記錄、隱患整改記錄、安全會議記錄以及在危險源辨識、風險評價和風險控制過程和安全應急措施的制定、評審過程中形成的記錄等。本手冊將安全記錄視為質(zhì)量記錄的一種。4.3 記錄的要求 4.3.1記錄表式的格式應按文件控制程序的要求執(zhí)行，各類記錄用表式應采用現(xiàn)行有效的版本。4.3.2記錄數(shù)據(jù)采集應及時、完整、真實。檢驗檢測時觀察的結果、數(shù)據(jù)和

5、計算等應在當時予以記錄，如實記載，不得隨意漏缺，不得追記。所有記錄應完整填寫。手寫記錄字跡應清晰可辨、頁面整潔，簽名需使用鋼筆或簽字筆。4.3.3檢驗檢測工作中的原始記錄應保證該檢驗檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠復現(xiàn)，記錄應當包括取樣的人員、檢驗檢測的執(zhí)行人員以及結果校核人員的標識。4.3.4記錄出現(xiàn)錯誤需更改時，不得采用涂改、刮改、擦改或用修正液修改方式，應當采用劃改方式：用單劃線或雙劃線將出錯處刪去（刪去后原出錯處內(nèi)容仍應清晰可見），并在旁邊寫上正確的內(nèi)容，更改人簽署全名及更改日期。4.3.5對電子存儲的記錄按記錄要求管理外，還應執(zhí)行電子信息數(shù)據(jù)管理程序，避免原始數(shù)據(jù)的丟失或者改動。4

6、.4 記錄的收集4.4.1各部門按各自職責范圍，對已完成的各項質(zhì)量活動，按照規(guī)定格式由專人認真記錄并整理。4.4.2檢驗檢測人員要按規(guī)定要求詳細記錄檢驗過程相關信息，并盡可能收集各種有關的圖譜、圖表及對檢驗結果可作說明的各種附件、資料，確保存有足夠的信息，以使檢驗過程能夠復現(xiàn)。 4.4.3部分有環(huán)境要求的檢測部門除按要求詳細記錄檢測過程中的相關信息外，還應做好環(huán)境溫濕度記錄、儀器設備的使用記錄、一般的清潔維護記錄、委托類樣品的登記記錄等。4.5 記錄的歸檔4.5.1 各類記錄應在工作完成后立即整理、存檔。4.5.2 各類報告及原始記錄、射線底片等在工作完成后立即整理、歸檔。4.5.3 以電子形

7、式存儲的記錄除按記錄要求管理外，還應執(zhí)行電子信息數(shù)據(jù)管理程序；4.5.4 歸檔資料由相關人員填寫歸檔資料交接登記表交檔案管理人員歸檔保管（必要時）。4.6 記錄的保存期4.6.1設備檔案可在設備報廢5年后銷毀，設備報廢記錄長期保存。4.6.2 個人技術檔案、培訓記錄、年度培訓匯總、檢驗案例、重大技術問題處理等長期保存。4.6.3 內(nèi)審、管理評審的相關記錄、檢驗工作考核，實驗室間的比對、能力驗證、申訴、投訴和抱怨處理記錄、文件控制記錄等質(zhì)量活動記錄保存期為5年。4.6.4 檢驗檢測資料（含報告證書、記錄及相關資料）的保存期限（相關安全技術規(guī)范規(guī)定的保存期限調(diào)整后，本規(guī)定應作相應調(diào)整。電子信息記錄

8、光盤、U盤保存時間同）如下：4.6.4.1 鍋爐設計文件鑒定資料、鍋爐定型產(chǎn)品測試資料保存至該型號產(chǎn)品被國家相關部門列入淘汰產(chǎn)品目錄止。4.6.4.2鍋爐監(jiān)督檢驗資料保存5年。4.6.4.3 在用鍋爐能效測試、定期檢驗、耐壓試驗和介質(zhì)監(jiān)測資料保存2個檢驗周期。4.6.4.4 工業(yè)鍋爐化學清洗監(jiān)督檢驗資料保存3年，電站鍋爐化學清洗監(jiān)督檢驗資料保存10年。4.6.4.5 按壓力容器（GB150.14-2011）制造的產(chǎn)品監(jiān)督檢驗資料保存期為壓力容器設計使用年限，以前制造的產(chǎn)品監(jiān)督檢驗資料保存10年，氣瓶產(chǎn)品監(jiān)督檢驗資料保存10年。4.6.4.6 壓力容器安裝、改造及修理監(jiān)督檢驗資料保存期為壓力容器

9、設計使用年限。4.6.4.7 壓力容器（含承壓罐車）定期檢驗資料保存2個檢驗周期。4.6.4.8 氣瓶設計文件鑒定和型式試驗資料長期保存。4.6.4.9車用氣瓶安裝監(jiān)督檢驗資料保存15年，氣瓶定期檢驗資料保存5年，安全閥校驗資料保存2年，常壓罐車定期檢驗資料保存2年。4.6.4.10無損檢測報告、射線檢測底片保存10年，且不應少于該設備報告保存期限。4.6.4.11壓力管道元件監(jiān)督檢驗資料保存5年；壓力管道安裝、改造監(jiān)督檢驗資料保存10年；壓力管道定期檢驗資料保存2個檢驗周期。4.6.4.12電（扶）梯監(jiān)督檢驗資料長期保存；電（扶）梯定期檢驗資料保存期限2個檢驗周期。4.6.4.13 不需實施

10、安裝監(jiān)督檢驗的起重機械首檢資料長期保存；起重機械（不含兩工地）監(jiān)督檢驗資料保存5年；兩工地起重機械監(jiān)督檢驗須保存新安裝、改造、重大修理和最近一次移裝監(jiān)督檢驗資料，保存期為5年。4.6.4.14 起重機械定期檢驗資料保存5年。4.6.4.15客運索道、游樂設施、廠內(nèi)機動車輛驗收檢驗資料保存5年。4.6.4.16客運索道、游樂設施、廠內(nèi)機動車輛定期檢驗資料保存2個檢驗周期。4.6.4.17 鑒定評審資料保存5年。4.6.4.18事故鑒定報告、仲裁報告及其相關資料長期保存。4.6.4.19 委托檢驗資料保存期按協(xié)議約定時間保存。4.6.5 服務和供應品的采購記錄、合同評審記錄保存期為5年。4.6.6

11、 環(huán)境溫濕度記錄、樣品的登記記錄等保存期為5年。4.7 記錄由各部門按各自的職責和有關規(guī)定要求分別存檔。 4.8 采用其它方式填寫、保存記錄，必須達到同等控制要求。4.9存檔資料的查（借）閱、復印規(guī)定（1）院有關人員需要查（借）閱歸檔資料時，應提出書面申請，經(jīng)部門負責人同意，可在辦公室、人力資源部、質(zhì)量技術部、業(yè)務發(fā)展和客戶服務部、資產(chǎn)設備部、氣瓶檢驗研究中心、萬涪黔中心的檔案室內(nèi)進行查（借）閱，歸檔部門應建立查（借）閱記錄并對所有查（借）閱情況進行登記。（2）非本院在崗人員查閱技術檔案時，必須持單位介紹信，書面填寫查閱申請表，經(jīng)院長或其指定人員批準后，在檔案管理員監(jiān)督下就地查閱，查閱人不得筆錄、拍攝或摘抄對外。（3）院原則上不對外復印檢驗報告（證書）等存檔技術資料。特殊情況下，可由使用單位書面填寫檢驗報告/合格標志補辦（復?。┥暾埍恚f明需復印檢驗報告原因并加蓋與歸檔檢驗報告上用戶名稱相同的公章，經(jīng)業(yè)務發(fā)展和客戶服務部負責人（或氣瓶檢驗研究中心、萬涪黔中心部門負責人）簽字同意后，用戶將該申請表交技術檔案管理員辦理核查用戶名稱、報告編號、復印等相關事項，將其復印件交與申請單位。（3）復印的存檔資料一般不加蓋鮮章（公章），院長批準的除外。4.10 記錄的銷毀檔案管理人員應定期對管理的記錄檔案進行清理，對超過規(guī)定保存期限的記錄可按有關規(guī)定和