監(jiān)理信息與監(jiān)理檔案管理

1、36-11 監(jiān)理信息與監(jiān)理檔案管理監(jiān)理信息管理就是監(jiān)理信息收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱。 其目的是通過有組織的監(jiān)理信息流通，使監(jiān)理工程師能及時、 準確完整地獲得相應的信息，以作出科學的決策。36-11-1 監(jiān)理信息36-11-1-1 監(jiān)理信息的重要性1信息是監(jiān)理工程師實施控制的基礎控制是建設工程監(jiān)理的主要手段之一。監(jiān)理工程師為了控制工程項目投資目標、質量目標及進度目標， 首先應掌握三大目標的計劃值，它們是實行控制的依據；同時，還應掌握三大目標的執(zhí)行情況；并把執(zhí)行情況與目標進行比較，找出差異，對比較的結果進行分析， 預防和排除產生差異的原因，使總體目標得以實現(xiàn)。也只有充分

2、地掌握了這些信息，監(jiān)理工程師才能實施控制工作。2.信息是監(jiān)理工程師決策的重要依據建設工程監(jiān)理決策正確與否， 直接影響著工程項目建設總目標的實現(xiàn)；而監(jiān)理決策正確與否，其中重要的因素之一就是信息。例如，在工程施工招標階段，應對投標單位進行資質預審。為此，監(jiān)理工程師就必須了解參加投標的各承包單位的技術水平、財務實力和施工管理經驗等方面的信息。又如施工階段對施工單位的工程進度款的支付決策，監(jiān)理工程師也只有在詳細了解了合同的有關規(guī)定及施工的實際情況等信息后，才能決策是否支付及支付的數(shù)量等。3信息是協(xié)調各有關方面的媒介工程項目的建設過程涉及到有關的政府部門和建設、設計、施工、材料設備供應、監(jiān)理單位等， 這

3、些政府部門和企業(yè)單位對工程項目目標的實現(xiàn)都會有一定的影響， 處理好、協(xié)調好它們之間的關系， 并對工程項目的目標實現(xiàn)起促進作用，就是依靠信息，把這些單位有機地聯(lián)系起來。36-11-1-2 監(jiān)理信息的特點1信息量大因為監(jiān)理的工程項目管理涉及多部門、多專業(yè)、多環(huán)節(jié)、多渠道，而且工程建設中的情況多變化，處理的方式又多樣化，因此信息量也特別大。2信息系統(tǒng)性強由于工程項目往往是一次性（或單件性） ；即使是同類型的項目，也往往因為地點、施工單位或其他情況的變化而變化，因此雖然信息量大， 但卻都集中于所管理的項目對象上，這就為信息系統(tǒng)的建立和應用創(chuàng)造了條件。3.信息傳遞中的障礙多傳遞中的障礙來自于地區(qū)的間隔、

4、部門的分散、 專業(yè)的隔閡， 或傳遞的手段落后，或對信息的重視與理解能力、經驗、知識的限制。4.信息的滯后現(xiàn)象信息往往是在項目建設和管理過程中產生的，信息反饋一般要經過加工、 整理、傳遞，以后才能到達決策者手中，因此是滯后的。倘若信息反饋不及時，容易影響信息作用的發(fā)揮而造成失誤。36-11-1-3 監(jiān)理信息的管理1建立信息管理系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)包括設計信息溝通渠道、建立信息管理組織和信息管理制度等。設計信息溝通渠道的目的是保證信息流暢通無阻；信息管理組織和管理制度是系統(tǒng)管理所必須的條件。 信息管理組織有人工管理信息系統(tǒng)和計算機管理信息系統(tǒng)。2掌握信息來源，進行信息收集收集監(jiān)理原始信息是很重要的基礎

5、工作。監(jiān)理信息管理工作的質量優(yōu)劣， 很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。主要的監(jiān)理信息來源于：(1)監(jiān)理工作的記錄1)監(jiān)理日記：包括天氣記錄、施工內容、參加施工的人員（工種、數(shù)量、施工單位等）、施工用的機械（名稱、數(shù)量、運轉情況等）、發(fā)現(xiàn)的工程質量問題、施工進度與計劃進度的比較 （若拖延應分析其原因） 、 監(jiān)理工作紀要和重大決定、對施工單位所作的主要指示、 當天發(fā)生的糾紛及正在解決的辦法、與其他方面達成的協(xié)議等；日記可采用表格形式，應每日填寫，力求簡明；2)周報：監(jiān)理工程師和其他監(jiān)理人員應按專業(yè)分工分別向總監(jiān)理工程師匯報一周內工程進展和監(jiān)理工作情況，以及工程中的重大事件， 總監(jiān)理工程師根

6、據合同要求匯總后向建設單位匯報。3)月報：各專業(yè)監(jiān)理工程師每月應向總監(jiān)理工程師匯報本月工程形象進度、工程簽證情況、工程存在的主要問題、 本月監(jiān)理工作小結、 下月監(jiān)理工作打算等?？偙O(jiān)理工程師匯總后，向建設單位寫出月報（詳見36-6-6-3 監(jiān)理月報）。4)監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單對施工單位作出比較重要的指示時， 應采用書面的指示監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單的形式。5)工程質量檢查、驗收、評定記錄。(2）會議制度和紀要工地會議是監(jiān)理工作的一種重要方法，會議中包括大量的來自各有關方面的信息，監(jiān)理工程師必須予以重視，并作好充分的準備，以便于會議信息的收集。會議制度包括會前通知參加會議的有關

7、方面及其會議的內容、主持人、參加人、時間、地點等，會議應做好記錄，會后應有會議紀要等（詳見“36-6-6-1 工地例會和會議紀要”、 “36-6-6-2 專題會議和會議紀要” ） 。(3)項目管理機構之外的信息它包括主管部門、市場、高校、科研單位、信息管理部門等處獲取與本項目管理有關的信息，包括技術信息、市場信息、指令性或指導性信息等。3搞好信息加工整理和儲存對于收集到的資料、 數(shù)據要經過鑒別、 分析、匯總、歸類，作出推測、判斷、演繹，這是一個邏輯判斷推理的過程；現(xiàn)在往往借助于電子計算機進行工作。有價值的原始資料、數(shù)據及經過加工整理的信息，要長期積累，以備查閱?，F(xiàn)在，建立監(jiān)理信息的編碼系統(tǒng)、采

8、用電子計算機數(shù)據庫或其他微縮系統(tǒng)，可以提高數(shù)據處理的效率、節(jié)省存儲的時間和空間。4.監(jiān)理信息的處理(1)處理的要求要使信息能有效地發(fā)揮作用，就要求信息處理必須符合及時、準確、適用、經濟的原則。及時即信息的傳遞速度要快， 準確即要求信息能反映實際情況，適用即信息符合實際工作的需要，經濟即指信息處理方式符合經濟效果的要求。(2)處理的內容信息處理一般包括收集、加工、傳輸、存儲、檢索和輸出等六項內容。收集即收集原始信息，要求全面和可靠，這是信息處理的基礎工作。加工是信息處理的基本內容，包括對信息進行分類、排序、計算、比較、選擇等方面的工作。 應根據監(jiān)理工作的要求， 使收集的信息通過加工為監(jiān)理工程師提

9、供有用的信息。傳輸是指信息借助于一定的載體（如上網軟盤、磁帶、膠片、紙張等）在監(jiān)理工作的各有關單位、 部門之間傳播。 信息通過傳輸而形成為信息流，信息流將不斷地將信息傳遞給監(jiān)理工程師，成為監(jiān)理工作的依據。存儲是指對處理后信息的存儲，建立檔案， 妥善保管， 這些存儲的信息有的可立即使用，有的日后可應用或參考。檢索是將存儲的大量信息， 為了方便于查找， 擬定一套科學的、 迅速的查找方法和手段。輸出是將處理后的信息，按照監(jiān)理工作的要求，編印成各種報表和文件。(3)處理的方式信息處理的方式有手工處理、計算機處理等方式。1)手工處理方式在信息的處理過程中， 主要依靠人工收集、 填寫原始資料，人工用筆、珠

10、算、計算器等進行計算， 計算結果由人工編制文件、 報表，并由檔案室保存和存儲資料。信息的輸出也依靠電話、傳真機或信函發(fā)出文件、通知、報表等。2)計算機處理方式計算機處理方式是利用電子計算機進行數(shù)據處理，它可以接受資料、 處理和加工資料、提供處理結果。由于監(jiān)理工作中不僅有大量的信息，而且對信息的正確性、 及時性等也有較高的質量要求， 倘若僅依靠手工處理方式是很難勝任的。必須借助于電子計算機存貯量大，可集中存貯有關的信息，能高速準確地處理監(jiān)理工作所需要的信息，能方便地形成各種監(jiān)理工作需要的報表等特點，因此，要優(yōu)先選用計算機處理方式。36-11-1-4 監(jiān)理信息系統(tǒng)監(jiān)理信息系統(tǒng)是以電子計算機為手段，

11、運用系統(tǒng)思維的方法， 對各類監(jiān)理信息進行收集、傳遞、處理、存儲、分發(fā)的計算機輔助系統(tǒng)。監(jiān)理信息系統(tǒng)是一個由多個子系統(tǒng)構成的系統(tǒng)，整個系統(tǒng)由大量的單一功能獨立模塊拼搭起來， 配合數(shù)據庫、 知識庫等組合起來， 其目標是實現(xiàn)信息的全面管理、系統(tǒng)管理。目前，已利用電子計算機輔助投資控制、進度控制、 質量控制和輔助合同管理、 信息管理。隨著建設監(jiān)理事業(yè)的發(fā)展， 監(jiān)理信息系統(tǒng)必將更快地發(fā)展和普及。36-11-2 監(jiān)理資料的管理監(jiān)理資料是工程項目監(jiān)理實施過程中直接形成的、具有保存價值的各種形式的原始記錄，應與工程建設同步進行。從項目監(jiān)理機構進場起，即應開始進行監(jiān)理資料的積累、整理和審查工作。委托監(jiān)理合同終止

12、時，應完成監(jiān)理資料的歸檔。36-11-2-1 監(jiān)理資料的內容施工階段的監(jiān)理資料應包括下列內容：1施工合同文件及委托監(jiān)理合同；2勘察設計文件；3監(jiān)理規(guī)劃；4.監(jiān)理實施細則；5分包單位資格報審表；6.設計交底與圖紙會審會議紀要；7.施工組織設計（方案）報審表；8工程開工 /復工報審表及工程暫停令；9測量核驗資料；10工程進度計劃；11工程材料、構配件、設備的質量證明文件；12檢查試驗資料；13工程變更資料；14隱蔽工程驗收資料；15工程計量單和工程款支付證書；16監(jiān)理工程師通知單；17監(jiān)理工作聯(lián)系單；18.報驗申請表；19會議紀要；20來往函件；21.監(jiān)理日記；22，監(jiān)理月報；23質量缺陷與事故的

13、處理文件；24分部工程、單位工程等驗收資料；25索賠文件資料；26竣工結算審核意見書；27.工程項目施工階段質量評估報告等專題報告；28監(jiān)理工作總結。36-11-2-2 監(jiān)理月報施工階段的監(jiān)理月報應包括以下內容：1.本月工程概況。2.本月工程形象進度。3工程進度：(1)本月實際完成情況與計劃進度比較；(2)對進度完成情況及采取措施效果的分析。4工程質量：(1)本月工程質量情況分析；(2)本月采取的工程質量措施及效果。5工程計量與工程款支付：（1)工程量審核情況；(2)工程款審批情況及月支付情況；(3)工程款支付情況分析；(4）本月采取的措施及效果。6.合同其他事項的處理情況：（1)工程變更；(

14、2)工程延期；(3）費用索賠。7.本月監(jiān)理工作小結：(1)對本月進度、質量、工程款支付等方面情況的綜合評價；(2)本月監(jiān)理工作情況；(3)有關本工程的意見和建議；(4)下月監(jiān)理工作的重點。監(jiān)理月報應由總監(jiān)理工程師組織編制，簽認后報建設單位和本監(jiān)理單位。36-11-2-3 監(jiān)理工作總結施工階段監(jiān)理工作結束時，監(jiān)理單位應向建設單位提交監(jiān)理工作總結。監(jiān)理工作總結應包括以下內容：1工程概況；2.監(jiān)理組織機構、監(jiān)理人員和投人的監(jiān)理設施；3.監(jiān)理合同履行情況；4監(jiān)理工作成效；5.施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況和建議；6工程照片（有必要時） 。36-11-2-4 監(jiān)理資料的管理1監(jiān)理資料必須及時整理、真實

15、完整、分類有序。2.監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施。3監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔。4監(jiān)理檔案的編制及保存應按有關規(guī)定執(zhí)行。36-11-3 施工階段監(jiān)理工作的基本表式施工階段監(jiān)理工作的基本表式分a、b、c 三類。其中 a 類表為承包單位用表，b 類表為監(jiān)理單位用表， c 類表為各方通用表。36-11-3-1 a 類表（承包單位用表）1a1 工程開工 /復工報審表（表36-15）2.a2 施工組織設計（方案）報審表（表36-16) 3.a3 分包單位資格報審表（表36-17) 4.a4_報驗申請表（表36-18) 5a5 工程款支付申請表（表36-19)

16、6.a6 監(jiān)理工程師通知回復單（表36-20) 7.a7 工程臨時延期申請表（表36-21) 8.a8 費用索賠申請表（表36-22) 9. a9 工程材料 /構配件 /設備報審表（表36-23) 10a10 工程竣工報驗單（表36-24) 36-11-3-2 b 類表（監(jiān)理單位用表）1b1 監(jiān)理工程師通知單（表36-25) 2b2 工程暫停令（表 36-26）3b3 工程款支付證書（表36-27) 4. b4 工程臨時延期審批表（表36-28) 5b5 工程最終延期審批表（表36-29) 6b6 費用索賠審批表（表36-30) 36-11-3-3 c類表（各方通用表）1c1 監(jiān)理工作聯(lián)系單（

17、表36-31) 2c2 工程變更單（表 36-32）a1 表 36-15 工程開工 / 復工報審表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方承擔的工程，已完成了以下各項工作，具備了開工 /復工條件，特此申請施工，請核查并簽發(fā)開工/復工指令。附： 1開工報告2 （證明文件）承包單位（章）項目經理日期審查意見：項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師日期a2 表 36-16 施工組織設計（方案）報審表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方已根據施工合同的有關規(guī)定完成了工程施工組織設計（方案）的編制，并經我單位上級技術負責人審查批準，請予以審查。附：施工組織設計（方案）承包單位（章）項目經理日期專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見：專業(yè)

18、監(jiān)理工程師日期審查意見：項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師日期a3 表 36-17 分包單位資格報審表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）經考察，我方認為擬選擇的（分包單位）具有承擔下列工程的施工資質和施工能力， 可以保證本工程項目按合同的規(guī)定進行施工。分包后， 我方仍承擔總包單位的全部責任。請予以審查和批準。附： 1分包單位資質材料；2分包單位業(yè)績材料。分包工程名稱（部位）工程數(shù)量擬分包工程合同額分包工程占全部工程合計承包單位（章）項目經理日期專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見：專業(yè)監(jiān)理工程師日期審查意見：項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師日期a4 表 36-18 _ 報驗申請表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我單位已完成了工

19、作，現(xiàn)報上該工程報驗申請表，請予以審查和驗收。附件：承包單位（章）項目經理日期審查意見：項目監(jiān)理機構總/專業(yè)監(jiān)理工程師日期a5 表 36-19 工程款支付申請表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方已完成了工作，按施工合同的規(guī)定，建設單位應在年月日前支付該項工程款共（大寫）（小寫：） ，現(xiàn)報上工程付款申請表，請予以審查并開具工程款支付證書。附件：1工程量清單；2計算方法。承包單位（章）項目經理日期a6 表 36-20 監(jiān)理工程師通知回復單工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方接到編號為的監(jiān)理工程師通知后，已按要求完成了工作， 現(xiàn)報上，請予以復查。詳細內容：承包單位（章）項目經理日期復查意見：項目監(jiān)

20、理機構總/專業(yè)監(jiān)理工程師日期a7 表 36-21 工程臨時延期申請表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）根據施工合同條款條的規(guī)定，由于原因，我方申請工程延期，請予以批準。附件：1工程延期的依據及工期計算合同竣工日期：申請延長竣工日期：2證明材料承包單位（章）項目經理日期a8 表 36-22 費用索賠申請表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）根據施工合同條款條的規(guī)定， 由于的原因， 我方要求索賠金額（大寫），請予以批準。索賠的詳細理由及經過：索賠金額的計算：附：證明材料承包單位（章）項目經理日期a9 表 36-23 工程材料 / 構配件 / 設備報審表工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方于年月日進場的工

21、程材料/構配件 /設備數(shù)量如下（見附件）?，F(xiàn)將質量證明文件及自檢結果報上，擬用于下述部位：請予以審核。附件： 1數(shù)量清單2質量證明文件3自檢結果承包單位（章）項目經理日期審查意見：經檢查上述工程材料/構配件 /設備，符合 /不符合設計文件和規(guī)范的要求，準許/不準許進場，同意 /不同意使用于擬定部位。項目監(jiān)理機構總/專業(yè)監(jiān)理工程師日期a10 表 36-24 工程竣工報驗單工程名稱：編號：致：（監(jiān)理單位）我方已按合同要求完成了工程，經自檢合格， 請予以檢查和驗收。附件：承包單位（章）項目經理日期審查意見：經初步驗收，該工程1符合 /不符合我國現(xiàn)行法律、法規(guī)要求；2符合 /不符合我國現(xiàn)行工程建設標準

22、；3符合 /不符合設計文件要求；4符合 /不符合施工合同要求。綜上所述，該工程初步驗收合格/不合格，可以/不可以組織正式驗收。項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師日期b1 表 36-25 監(jiān)理工程師通知單工程名稱：編號：致：事由：內容：項目監(jiān)理機構總/專業(yè)監(jiān)理工程師日期b2 表 36-26 工程暫停令工程名稱：編號：致：（承包單位）由于原因，現(xiàn)通知你方必須于年月日時起，對本工程的部位（工序）實施暫停施工，并按下述要求做好各項工作：項目監(jiān)理機構總監(jiān)理工程師日期b3 表 36-27 工程款支付證書工程名稱：編號：致：（建設單位）根據施工合同的規(guī)定，經審核承包單位的付款申請和報表，并扣除有關款項，同意本期支付工程款共（大寫）（小寫：） 。請按合同規(guī)定及時付款。其中：1承