高校電子檔案管理的問題分析

1、    高校電子檔案管理的問題分析    劉國萍摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛運用到各個領(lǐng)域，高校的檔案管理也進入了電子管理的時代。電子檔案管理能夠有效提高高校檔案管理的工作效率，但是高校的電子檔案管理從無到有、從有到運用熟練是需要一個過程的。針對高校檔案管理現(xiàn)狀，深入剖析高校檔案管理特點及電子文件檔案管理中存在的問題，提出了可行性解決辦法，試圖探索高校電子文件檔案管理的新途徑，使高校檔案管理更趨科學(xué)，方法更為有效。關(guān)鍵詞：高校；檔案；管理；問題；分析“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展促進了檔案管理方式和內(nèi)容的改變，檔案存儲途徑、存儲方式基本實現(xiàn)了信息化，電子檔案因在傳遞速度上

2、擁有紙質(zhì)檔案無法比擬的速度優(yōu)勢，更符合信息時代信息共享的要求，為檔案部門提高服務(wù)能力、改善服務(wù)效果帶來質(zhì)的飛躍。但也存在著一些問題。一、高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題電子檔案在提高工作效率的同時實現(xiàn)資源共享，借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時間和空間的限制，實現(xiàn)檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性，而計算機和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。（ 一） 高校電子檔案管理的內(nèi)容高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學(xué)校制度性的電子文件、高校主頁網(wǎng)站信息及重大活動中所形成的照

3、片或視頻資料、學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的信息資料、學(xué)生的學(xué)籍及成績等，按照類別大致可以分為： 學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應(yīng)對種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，科研檔案歸科研處管理、財務(wù)檔案由財務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學(xué)及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。（ 二） 高校電子檔案管理的問題1.電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規(guī)范，沒有統(tǒng)一標(biāo)準。一方面電子檔案的存儲制度和標(biāo)準不完善

4、，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規(guī)范化的標(biāo)準執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導(dǎo)致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲存，要么就會出現(xiàn)缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，難以復(fù)原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。2.電子檔案管理人員的專業(yè)意識和專業(yè)技能需加強。高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行

5、政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業(yè)務(wù)知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，難免會降低檔案收集的質(zhì)量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。3.對檔案電子化過程中投入的資金不足。部分高校對電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠，有關(guān)規(guī)范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，制約了電子檔案的發(fā)展。二、高校電子文件檔案管理問題的解決途徑

6、如何搞好電子文件檔案的應(yīng)用及管理是新時期高校檔案工作面臨的一項十分緊迫的任務(wù)。高校電子文件檔案管理要做好以下幾方面的問題：（一） 應(yīng)加快高校電子文件檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是實現(xiàn)電子文件檔案有效利用的基礎(chǔ)，建設(shè)高校電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要做好兩方面的工作：1.制定出學(xué)校電子文件檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)有計劃，有步驟，有重點的進行。既要有學(xué)校規(guī)劃，還要有部門規(guī)劃； 既要有長遠規(guī)劃，還要有短期規(guī)劃。2.制定統(tǒng)一的電子文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用標(biāo)準。只有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)電子文件檔案資源的有效共享，保證學(xué)校各部門能高效，快捷，簡易地獲取信息網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)

7、庫中的檔案信息。（二）建立適合高校檔案管理的電子文件歸檔制度和使用制度高校電子文件檔案數(shù)量大，種類多，涉及多個部門，原始電子文件的及時歸檔和儲存至關(guān)重要。要建立專門的電子文件歸檔和使用制度，制定電子文件檔案的接收，檢驗，保管，利用，鑒定，銷毀制度，設(shè)置操作流程，檔案操作各部門要專人專機。要統(tǒng)一各部門電子文件檔案存儲的格式和存儲軟件，防止電子文件檔案在格式轉(zhuǎn)換或由于軟件兼容性等問題被意外損壞或丟失。對電子文件檔案的操作人員要有專門的身份驗證和數(shù)字簽名等識別手段，并設(shè)置相應(yīng)讀寫權(quán)限，預(yù)防電子文件檔案被非法訪問和隨意刪改。在確保檔案信息安全的前提下，促進電子文件檔案的有效共享。（三）加強電子文件檔案

8、存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的安全工作1.保障電子文件檔案存儲設(shè)備的安全，要不斷更新和改進存儲設(shè)備，定期對軟硬件進行升級，定期對設(shè)備進行維護更新，保證存儲設(shè)備處于良好狀態(tài)。2.使用不同的存儲媒介，定期對電子文件檔案進行備份存儲，防止電子文件檔案在意外情況下丟失。還要通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、病毒預(yù)防等措施，加強電子文件檔案在存儲過程中的安全。（四）高校電子文件檔案在存儲過程中，為了保證電子文件檔案的存儲壽命，對電子文件檔案的存儲環(huán)境要求很高，對存儲環(huán)境的溫度、濕度、防磁性等方面都有嚴格要求，要保證檔案具有安全的存儲環(huán)境。同時，不斷更新存儲技術(shù)和設(shè)備，不斷改進現(xiàn)代化管理手段，保證電子文件檔案存儲的有效性和可讀性。

9、（五）加強安全密鑰的分屬管理。安全密鑰是打開電子檔案的一把鑰匙，是破解安全防護軟件的重要工具。高校應(yīng)加強安全密鑰的分屬管理，要本著確保信息安全的目的，減少檔案的提取流程。高?？梢圆扇≈讣y認證方式，采取指紋認證后能夠確保提取人身份和證件統(tǒng)一，然后實行一人分管多個安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認證信息就可以了。（六）提高管理人員的素質(zhì)。要提高管理人員的素質(zhì)必須加強工作人員的思想政治建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)。1.要開展關(guān)于檔案管理工作人員的思想政治教育學(xué)習(xí)活動，樹立愛崗敬業(yè)模范，提高工作人員的工作積極性以及對職業(yè)的熱愛程度。2.要給檔案管理人員提供職業(yè)技能培訓(xùn)渠道，加強他們的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，要求他們掌握相應(yīng)的軟件運用方法、數(shù)據(jù)管理方法，使之能夠滿足高校電子檔案管理的工作需求?？傊?，信息技術(shù)為高校檔案管理注入了新鮮血液，提供了新的管理方法和手段，高校充分利用電子文件檔案，借用電子檔案的技術(shù)來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。發(fā)揮電子文