2012行政部長(zhǎng)述職報(bào)告.doc

2012年述職報(bào)告 2012年過去了，一年來，在公司主管領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心支持和各部門的積極配合下，我們行政部全體人員努力克服人員少、工作繁雜瑣碎等不利因素，團(tuán)結(jié)一致，密切配合，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，較好地完成了本職工作和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其它任務(wù)，但離領(lǐng)導(dǎo)的要求還相差很遠(yuǎn)，特別是這次株洲一行對(duì)我的觸動(dòng)很大，真正感到自身工作的差距，需要盡快轉(zhuǎn)變觀念，以適應(yīng)公司改革的新形勢(shì)。針對(duì)工作上的問題和不足確定今后的工作方向和目標(biāo)，爭(zhēng)取2013年有一個(gè)大的進(jìn)步。下面我把2012年的主要工作、存在的問題及2013年的工作思路匯報(bào)如下：2012年的主要工作：一、行政管理工作：1、做好日常行政事務(wù)：按要求完成了各種文件的收發(fā)、傳閱、督辦；參加公司各種會(huì)議，整理會(huì)議紀(jì)要并按規(guī)定下發(fā)或通知相關(guān)部門，保證公司決策信息的傳達(dá)和落實(shí)；搞好部門協(xié)調(diào)和信息反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)；嚴(yán)格執(zhí)行印章、車輛使用審批程序，抓好辦公用品收、發(fā)、保管及辦公設(shè)備設(shè)施的報(bào)修審批工作，確保手續(xù)規(guī)范、記錄清晰；按要求完成了接待任務(wù)，樹立了良好的公司形象。2012年共下發(fā)各種文件、通知制度20多個(gè)，整理會(huì)議紀(jì)要30多個(gè)，公司上下統(tǒng)一，步調(diào)一致。2、完善規(guī)章制度：根據(jù)公司實(shí)際，對(duì)部分制度進(jìn)行了修訂和補(bǔ)充，如：營(yíng)銷管理基本規(guī)范、物資采購(gòu)管理制度、“招待費(fèi)管理辦法”“印章管理辦法”等。10月份將近三年的規(guī)章制度重新整理匯總裝訂成冊(cè)，使公司的各項(xiàng)工作有章可循。3、加強(qiáng)文書檔案管理：規(guī)范文書檔案資料的使用和保管手續(xù)，確保正常收、發(fā)和存檔；妥善保管公司的各種證、照、合同及產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等重要資料，統(tǒng)一建立了電子檔案，確保查找方便。及時(shí)向相關(guān)部門提供有關(guān)證照的年檢、換證時(shí)間等相關(guān)手續(xù)辦理信息，確保各種證照在有效期內(nèi)。二、人力資源管理：1、公司員工組成：到12月20日止，全公司共有員工XXX名，其中：中層以上干部XX名，占工人的XX%；一般管理人員XX名，占工人的XX%。2、人員招聘情況：根據(jù)部門工作需要，通過網(wǎng)站、報(bào)紙等渠道招聘車間工人及各種技術(shù)和管理人才，全年共招聘各類員工106名，其中：技術(shù)或管理人員45名，但由于招聘沒有計(jì)劃，多是急需，選擇余地小，流動(dòng)性大較大，全年因各種原因離職的管理人員多達(dá)20余人，這是值得關(guān)注的問題。3、建立員工電子檔案，把員工個(gè)人信息逐一錄入微機(jī)，目前已經(jīng)完成XXX人的檔案信息錄入工作，并做到科學(xué)分類和隨時(shí)更新，提高了工作效率。4、考勤管理：自2月份起對(duì)全體后方管理人員實(shí)行指紋考勤制度,并逐步規(guī)范，嚴(yán)格審核，做到上班有指紋，出差有登記，外出有審批，使考勤工作得到了進(jìn)一步規(guī)范。5、做好職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納、工傷事故的上報(bào)及理賠、困難補(bǔ)助申領(lǐng)、金牌工人參評(píng)等與職工切身利益相關(guān)的工作。三、管理工作：1、抓績(jī)效考核，提高責(zé)任意識(shí)：2012年初，按照總公司下發(fā)的績(jī)效考核辦法，結(jié)合實(shí)際制訂了各部門考核細(xì)則，并對(duì)各部門的主要指標(biāo)和工作情況進(jìn)行跟蹤、檢查，重點(diǎn)對(duì)過程控制、質(zhì)量管理、退貨損失、售后服務(wù)等方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行了調(diào)查，落實(shí)責(zé)任并兌現(xiàn)考核，在一定程度上提高了員工的責(zé)任意識(shí)，穩(wěn)定了職工情緒。但由于本人經(jīng)驗(yàn)不足，“考核細(xì)則”存在一些缺陷，下一步我們將參照株洲的經(jīng)驗(yàn)逐步完善2013年的績(jī)效考核辦法，使之真正起到考核的作用。2、加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理：加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量等方面的日常監(jiān)督檢查工作，對(duì)查出的問題做好記錄并記入考核。自10月份起，新增周一聯(lián)查制度，重點(diǎn)對(duì)安全文明生產(chǎn)情況進(jìn)行檢查，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣及時(shí)通報(bào)，提高了各部門的衛(wèi)生和安全意識(shí)，目前，周一衛(wèi)生大掃除已經(jīng)成為了大家的自覺行動(dòng)，為下一步推行規(guī)范化管理工作起到了良好的示范作用。3、費(fèi)用控制: 在費(fèi)用控制方面做了一些工作：通過 “派車單”制度、合理拼車等措施降低用車費(fèi)用；對(duì)辦公用品實(shí)行計(jì)劃管理并建立領(lǐng)用登記手續(xù)，合理庫存；嚴(yán)格執(zhí)行招待費(fèi)審批程序；職工食堂電費(fèi)自2月份起單獨(dú)計(jì)量等。各種辦公設(shè)備、基建零活、生活設(shè)施維修等都按規(guī)定執(zhí)行維修審批、價(jià)格審核、質(zhì)量驗(yàn)收手續(xù)，在確保質(zhì)量的情況下壓縮費(fèi)用開支。但是，和株洲相比，在費(fèi)用控制方面做還有很大潛力可挖，2013年將結(jié)合株洲經(jīng)驗(yàn)下大力量降低各項(xiàng)費(fèi)用開支。四、企業(yè)文化建設(shè)方面做了一些工作：5月份新定制120張宣傳展板，內(nèi)容包括管理、安全、質(zhì)量、服務(wù)等各個(gè)方面，在辦公大廳、倉庫、會(huì)議室、各車間進(jìn)行懸掛，對(duì)工作起到了很好的警示、指導(dǎo)和示范作用；在公司主干道東側(cè)設(shè)立宣傳欄，增強(qiáng)企業(yè)文化氛圍；利用“五四”青年節(jié)組織籃球比賽，提高員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)；“馬拉松”比賽現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立條幅宣傳公司形象等。但由于觀念問題，我們對(duì)企業(yè)文化重視程度不夠，沒有真正發(fā)揮文化對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的促進(jìn)作用。五、后勤保障工作：一是加強(qiáng)職工食堂管理，提高飯菜質(zhì)量和環(huán)境衛(wèi)生狀況，及時(shí)維護(hù)公共設(shè)施，保證了職工正常用餐需要。目前食堂承包正在摸索試驗(yàn)階段，節(jié)后將盡快步入正規(guī)。二是規(guī)范宿舍管理，完善職工住宿登記手續(xù)，對(duì)住宿人員每人收取6元/月保潔服務(wù)費(fèi)，有效控制了住宿人數(shù)，降低各項(xiàng)費(fèi)用；三是搞好宿舍保潔，對(duì)取暖及用電設(shè)施加強(qiáng)維護(hù)，確保正常使用，為職工提供必須的生活服務(wù)。六、完成其它工作任務(wù)：為迎接安全檢查，協(xié)助建立了職工安全檔案，完成相關(guān)安全及消防材料的整理、上報(bào)工作；完成產(chǎn)品認(rèn)證審核材料的準(zhǔn)備及問題整改情況匯總上報(bào)；協(xié)助做好公司基建、環(huán)保等相關(guān)手續(xù)的報(bào)批工作；職工勞保、福利造冊(cè)、發(fā)放；費(fèi)用結(jié)算、報(bào)賬；上報(bào)材料的起草、報(bào)表填報(bào)等，這里不再一一列舉。總之，行政部的工作千頭成緒，零散無序，計(jì)劃性差，時(shí)間上的不確定因素較多，經(jīng)常因此影響其它日常工作的正常開展。但是，從主觀上講，我們的工作做得還很不到位，對(duì)照株洲管理水平，我們還存在著很多問題和不足，需要在以后的工作中逐步解決。株洲經(jīng)驗(yàn)主要簡(jiǎn)單總結(jié)以下幾個(gè)方面：1、質(zhì)量管理體系正常高效運(yùn)行：株洲的“6S管理”、員工程序化操作等都是質(zhì)量管理體系正常運(yùn)行的結(jié)果。 “目視看板管理”把抽象、死板的文字性制度、職責(zé)變成醒目、直觀的彩色示意圖，讓員工一目了然，這也是最簡(jiǎn)單、最省時(shí)、效果最好的培訓(xùn)方式。他們的員工對(duì)自己的工作職責(zé)很明確、操作方法很清楚：崗位有說明、工作有流程、辦事有程序、行為有規(guī)范，使公司每個(gè)人都知道自己該做什么，怎么做，并自覺接受監(jiān)督和考核，這使公司的監(jiān)督管理和制度落實(shí)工作變得很輕松。2、推行“精益管理”，鼓勵(lì)員工開展小改小革、技術(shù)創(chuàng)新、節(jié)能降耗等活動(dòng)，使員工創(chuàng)造性地開展工作，有效降低生產(chǎn)成本和費(fèi)用。車間看板中的“七大浪費(fèi)口訣”、“改善浪費(fèi)順序”等節(jié)能小措施，把司空見慣的浪費(fèi)現(xiàn)象和簡(jiǎn)單、直觀的解決方法用通俗的語言描述出來，使員工能夠輕松接受并自覺改善操作，有效杜絕了各種浪費(fèi)現(xiàn)象。3、車間生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的各種宣傳欄形式新穎、內(nèi)容豐富，在員工和公司高層管理人員之間架起了溝通的橋梁，通過這些看板，實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)與員工之間上下溝通，左右配合，使全公司步調(diào)一致，保證了各項(xiàng)工作的順利推行。4、人力資源程序化管理：從人才招聘、見習(xí)、到員工培訓(xùn)、考核評(píng)價(jià)、晉級(jí)、晉職等都有一套嚴(yán)密的管理程序；員工培訓(xùn)嚴(yán)格執(zhí)行培訓(xùn)計(jì)劃，每位員工每年至少要培訓(xùn)48-50個(gè)課時(shí)，而且內(nèi)容、形式多種多樣，培訓(xùn)形式主要以內(nèi)訓(xùn)為主，由中層部級(jí)以上干部和其它管理、技術(shù)人員根據(jù)需要對(duì)職工進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)，有針對(duì)性地外聘專業(yè)講師來公司授課，員工整體素質(zhì)普遍較高。5、企業(yè)文化凝聚人心：班組和企業(yè)文化建設(shè)工作搞得有聲有色，組織各種評(píng)比、文體活動(dòng)提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)，通過企業(yè)網(wǎng)站、內(nèi)刊及各種新聞媒體宣傳公司的企業(yè)文化、管理理念、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰員工優(yōu)秀業(yè)績(jī)等，使公司上下統(tǒng)一思想，提高了集體榮譽(yù)感和責(zé)任感，并自覺自愿為公司盡忠盡職盡責(zé)。另外，全員安全管理、質(zhì)量控制和條碼追溯、現(xiàn)場(chǎng)問題查找、處理與改善等還有很多先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和做法，都值得我們好好學(xué)習(xí)和借鑒，這里不再一一列出。目前工作中存在的問題和不足：1、事務(wù)瑣碎，時(shí)間分散，工作缺乏計(jì)劃性，工作效率低。2、缺乏與各部門的溝通，部門之間銜接工作職責(zé)界線不清晰，存在扯皮現(xiàn)象；3、制度缺乏執(zhí)行力，原因：一是員工或制度執(zhí)行人員缺乏對(duì)制度（包括績(jī)效考核辦法）的了解；二是缺乏與制度配套的完整、具體的工作流程；三是制度制訂不切實(shí)際，操作性差，員工有抵觸情緒；四是制度監(jiān)督不到位，有令不行，有禁不止的現(xiàn)象得不到處罰，使很多制度流于形式，起不到應(yīng)有的控制作用。4、人力資源管理僅限于招工和招聘，而且招聘程序不規(guī)范；缺乏對(duì)人才的培養(yǎng)和合理調(diào)配；在后備干部?jī)?chǔ)備、員工技能培訓(xùn)、整體素質(zhì)培養(yǎng)、工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)及人才激勵(lì)措施等方面差距還很大，影響了員工整體素質(zhì)的提高。5、對(duì)職工生活關(guān)心不夠，缺乏感情投資和思想交流，包括對(duì)職工生產(chǎn)、工作和生活環(huán)境的改善；員工和公司管理層之間溝通渠道不暢，溝通方式單一（命令），造成職工情緒不好影響工作質(zhì)量和效率，全公司很難形成合力。 2013年的工作目標(biāo)和完成措施：1、人力資源管理：建立完整的人力資源管理體系，維護(hù)好公司與員工關(guān)系，控制人員流失。一是規(guī)范人才招聘程序：先書面申請(qǐng)（明確崗位職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、人才基本條件包括年齡、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗(yàn)等），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報(bào)行政部實(shí)施招聘。二是成立人才評(píng)聘小組，負(fù)責(zé)對(duì)崗位要求和應(yīng)聘人員的整體素質(zhì)進(jìn)行公正、客觀的評(píng)定，共同確定評(píng)聘結(jié)果。任何個(gè)人無權(quán)私自錄用、辭退員工或干涉招聘過程，保證所聘人才的質(zhì)量。三是人才試用期滿后，要按程序?qū)ζ涔ぷ鞒煽?jī)、能力進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定是否錄用、工資待遇，同時(shí)可考慮培養(yǎng)方向、方式、激勵(lì)措施等，使員工對(duì)自己的工作有明確目標(biāo)和動(dòng)力，踏實(shí)工作。四是按規(guī)定與員工簽訂勞動(dòng)合同、辦理保險(xiǎn)手續(xù)，讓員工享受相應(yīng)待遇。2、開展員工培訓(xùn)：從企業(yè)文化、技術(shù)、質(zhì)量、生產(chǎn)和設(shè)備管理等方面，根據(jù)不同人員的不同需求有針對(duì)性地進(jìn)行培訓(xùn)。一是各部門結(jié)合工作實(shí)際，制訂本部門全年培訓(xùn)計(jì)劃，要求每位員工全年培訓(xùn)課時(shí)不少于20個(gè)（每月平均2個(gè)），部門管理或技術(shù)人員、有經(jīng)驗(yàn)的員工都可作為內(nèi)訓(xùn)師為員工講課，鍛煉講課、講話能力。講的好的可給予一定報(bào)酬?！芭嘤?xùn)計(jì)劃”要詳細(xì)（培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、方式、參訓(xùn)人員、培訓(xùn)考核得分、培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)等）?！安块T年度培訓(xùn)計(jì)劃”交行政部匯總，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后反饋給相關(guān)部門，行政部負(fù)責(zé)培訓(xùn)過程的監(jiān)督與考核。二是可以針對(duì)各部門存在的共性問題，外聘講師進(jìn)行授課，帶著問題聽，課后考試，提高聽課效果。同時(shí)，培養(yǎng)一批公司自己的內(nèi)訓(xùn)講師。不斷提高員工整體素質(zhì)。三是把培訓(xùn)與員工崗位調(diào)整緊密結(jié)合，建立考核晉升制度。 3、制度落實(shí)：一是對(duì)現(xiàn)有制度按實(shí)際重新進(jìn)行修訂和完善，按株洲的做法，每個(gè)制度都制定一套細(xì)化、嚴(yán)密的操作流程和考核辦法，保證每個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、相互銜接到位。二是組織員工學(xué)習(xí)制度，讓員工了解制度的目的、操作程序和方法、考核辦法和違反后果（包括給公司的損失、個(gè)人罰款損失），有疑問要認(rèn)真解釋，對(duì)合理建議提交討論，采納后獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)員工參與管理。這樣使各項(xiàng)制度源于基，自覺去落實(shí)制度，因工序、流程職責(zé)清晰，在加工質(zhì)量、工作細(xì)節(jié)上還會(huì)相互監(jiān)督，形成良性循環(huán)。三是考核要有懲有獎(jiǎng)，員工執(zhí)行過程中不僅關(guān)心如何不被罰，更關(guān)心怎樣得獎(jiǎng)，調(diào)動(dòng)積極性，讓全員都管理，形成合力。4、費(fèi)用控制：2013年由行政部負(fù)責(zé)控制的與業(yè)務(wù)量相關(guān)的各項(xiàng)費(fèi)用（電話費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)等）同比相對(duì)下降5%，爭(zhēng)取10%。措施：一是對(duì)辦公費(fèi)、電話費(fèi)實(shí)行計(jì)劃管理、總量控制、定額考核、節(jié)超獎(jiǎng)懲。二是完善辦公用品申報(bào)、領(lǐng)用程序，制訂合理的消耗定額，對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)及電腦等耗材進(jìn)行合理控制和考核，杜絕浪費(fèi)。三是以學(xué)株洲為契機(jī)，通過開會(huì)、學(xué)習(xí)等形式宣傳株洲先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)；以班組、部門為單位開展 “學(xué)株洲、轉(zhuǎn)觀念，全員管理”大討論，講問題和不足，分析原因，提出改進(jìn)意見或建議，營(yíng)造全員管理氛圍。鼓勵(lì)開展小改小革、修舊利廢活動(dòng)，對(duì)效果顯著的按一定比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)，鼓勵(lì)員工總結(jié)工作創(chuàng)新工作經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行宣傳推廣，提高全員管理和創(chuàng)新和節(jié)約意識(shí)。6、創(chuàng)建和諧企業(yè)：堅(jiān)