檔案管理工作手冊.doc

精品文檔XX公司行政部檔案管理工作手冊目錄一、檔案管理網(wǎng)絡圖3二、檔案管理總則4三、綜合管理部職能5四、檔案管理工作職責7 1）文件材料的收集管理7 2）公司專（兼）檔案管理員工作職責.8五、檔案歸檔范圍81）內(nèi)部資料類82）行政管理類93）黨群工作類94）經(jīng)營管理類、設備儀器類.95）生產(chǎn)技術管理類、基本建設類.106）會計檔案類.117）平時歸卷.11六、立卷（案卷質(zhì)量及要求）.12七、檔案室管理.15XX公司檔案管理組織機構圖檔案主管領導：總經(jīng)理檔案負責人：部門負責人檔案室管理：兼職檔案員客戶服務部信息化建設組經(jīng)營計劃發(fā)展部物流管理部綜合管理部園區(qū)管理部市場拓展部財務部人員名字人員名字人員名字人員名字人員名字人員名字人員名字人員名字 總則第一條 根據(jù)國家檔案局國檔發(fā)（1991）20號文關于印發(fā)的通知，結合DA/T42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范要求，為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。行政部職能一、行政文秘工作 1、組織并安排公司內(nèi)外的各類會議，并做好相關會議紀要。 2、完善和修訂公司的各項規(guī)章制度并督促各部門嚴格遵照執(zhí)行。 3、負責起草、審核、發(fā)布公司有關文件，并完成公司各類重要文檔的收發(fā)登記和歸檔工作。 4、負責公司各類郵件書報的收發(fā)和傳遞，以及公司內(nèi)部各類業(yè)務憑證的印刷。 5、協(xié)調(diào)各部門關系，若發(fā)現(xiàn)問題，做到及時反饋，及時解決，促進公司各項工作順暢開展。 二、后勤總務工作 1、負責公司日常所需辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的采購，做到貨比三家，質(zhì)量上乘，價格合理。 2、完成辦公用品、低值易耗品和固定資產(chǎn)的建賬、保管、發(fā)放及有關登記工作； 3、公司車輛和駕駛員的管理工作。 4、嚴格遵守工作保密制度，誠實守信，不泄露工作中的機密。 5、完成公司領導臨時交辦的其他工作任務。三、檔案管理工作1、組織員工學習宣傳貫徹落實檔案法、檔案法實施辦法、四川省實施辦法等檔案法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作有關標準、規(guī)范。 2、建立、完善并嚴格遵照各項檔案管理制度，確保公司檔案的齊全完整、規(guī)范、有效利用。 3、對公司和各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導，具體負責公司各種門類和載體的文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用等項業(yè)務建設。 4、對檔案室做好防火、防盜、防塵、防光、防潮、防高溫、防有害蟲生物、防污染等“八防”工作。5、在科學的發(fā)展觀指導下，組織檔案管理員認真學習和掌握檔案業(yè)務知識和專業(yè)技術，不斷更新觀念，積極應用檔案管理新技術、新方法，不斷提升檔案管理水平。檔案管理工作職責(一)文件材料的收集管理第一條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第三條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 1、公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。 2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。（二） 公司專(兼)職檔案管理員的職責：1、認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案實施辦法等有關檔案工作政策、法規(guī)，根據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃。2、了解本部門的工作業(yè)務，做好公司、部門行政文件的收發(fā)、分類登記、編號、傳閱及催辦等工作，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料，并將已經(jīng)辦理完結的文件材料及時歸檔。 3、對公司各部門的應歸檔檔案資料進行審定，同時給予科學分類組卷和準確地劃分保管期限。 4、認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度最后一月月末前應將歸檔文件材料歸檔完畢；指導公司各部門搞好檔案的歸檔、立卷和統(tǒng)計工作，督促其將應歸檔的檔案資料按照案卷質(zhì)量標準整理完畢，移交公司檔案室統(tǒng)一保管，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 5、每季度接收檔案后，及時進行人庫登記、上架，做好保管和統(tǒng)計工作。嚴格按照有關規(guī)定履行保密職責，確保檔案安全，按照上級規(guī)定，對已無保存價值的卷宗及時、按照程序規(guī)定進行銷毀。 6、積極參加上級組織的有關檔案工作的會議和培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)。同時組織公司專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和檔案編研工作。7、承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。檔案歸檔范圍（一）內(nèi)部資料類第一條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第二條 重要的文書材料與有關單位來往的文書，包括通知、報告、決議、申請、留底文件、接收文件及交接文件等。第三條 本公司的請示與上級機關的批復。第四條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。第五條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第六條 以上所有文件內(nèi)部資料保管期限均為10年。（二） 行政管理類第七條 本公司對外的正式發(fā)文及重要文書材料，包括通知、報告、情況說明等。第八條 本公司相關人員任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。第九條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十條 以上文件資料保管期限均為10年。（三）黨群工作類第十一條 上級機關關于黨務工作的文件，針對本企業(yè)重大問題的指示、批示文件；對企業(yè)一般性、普發(fā)行的文件、各項規(guī)章制度、管理辦法與條例等。 第十二條 黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他相關會議。第十三條 會議通知、報告決議、通報、紀要、簡報及黨員學習教育等形成的文件。第十四條 黨群機構設置、調(diào)整、人員編制等方面的決定及通知。第十五條 團員及團組織管理方面的決定、通知、批復及相關工作統(tǒng)計報表等。第十六條 以上文件資料保管期限均為10年。（四）經(jīng)營管理類、設備儀器類第十七條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，包括公司與外單位的租賃合同、倉儲合同及運輸合同等相關文件。第十八條 公司綜合設備管理條例、辦法、方案、規(guī)定等。第十九條 公司單臺（套）設備購買申請表、批復文件、購置合同、協(xié)議等；第二十條 公司設備儀器保養(yǎng)、維修、重大事故分析出理報告、儀器報廢鑒定材料、申請、批復及處理結果等相關資料。第二十一條 以上相關文件資料保管期限均為30年。（五）生產(chǎn)技術管理類、基本建設類第二十二條 公司內(nèi)部相關生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、產(chǎn)品檢驗、能源、設備管理等相關工作形成的文件及管理文件。第二十三條 公司內(nèi)部安全生產(chǎn)，包括安全生產(chǎn)技術管理規(guī)定、事故報告、調(diào)查分析、處理材料、安全教育活動的材料、安全生產(chǎn)、校方方面的材料等。第二十四條 公司內(nèi)部統(tǒng)計報表，包括職業(yè)健康安全體系管理、運行、內(nèi)外審核等文件按材料，特殊工作崗位技能考核、頒證、管理等材料。第二十五條 公司整體工程設備維護材料等相關文件資料。第二十六條 以上相關文件資料保管期限均為30年。（六）會計檔案類第二十七條 公司會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。第二十八條 公司會計賬簿類：總賬、明細表、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、銀行賬。第二十九條 公司財務報告類，包括月、季度財務報告及年度財務報告。第三十條 以上財務相關資料保管期限為15年。(七)平時歸卷第三十一條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。第三十二條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。第三十三條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第三十四條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。立卷(案卷質(zhì)量要求)第三十五條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第三十六條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第三十七條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。第三十八條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第三十九條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第四十條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。第四十一條 卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第四十二條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第四十三條 有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。第四十四條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第四十五條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線（案卷8頁以上）封底打活結的方法裝訂。第四十六條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第四十七條 檔案歸檔后，根據(jù)檔案類別、檔案號依次放于檔案室檔案柜保存。檔案室管理制度1、檔案室是單位文書資料、人事檔案保存使用的場所，各類檔案分門別類，科學管理，存放有序，方便查找。 2