正式會議流程.doc

會議流程 一、會場布置流程（一）外場A橫幅落實標(biāo)語或橫幅內(nèi)容及尺寸、數(shù)量、類別；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B氣球落實氣球的數(shù)量，明確大小，購買氣球；刻字，制作條幅； 懸掛氣球及條幅。C花籃落實數(shù)量，明確大小，購買花籃；擬定標(biāo)語；擺放花籃及懸掛標(biāo)語。D地毯落實地毯尺寸，購買地毯；擺放到位；效果維護。（2） 內(nèi)場A會標(biāo)擬定文字，落實標(biāo)語內(nèi)容及尺寸、數(shù)量；刻字，制作條幅；懸掛橫幅。B鮮花落實鮮花數(shù)量、類別；聯(lián)系租借；擺放到位。C音響燈光調(diào)試話筒、燈光效果；調(diào)試各階段音樂效果；準(zhǔn)備備用音響設(shè)備。D座位/桌牌落實參會人員數(shù)量；桌椅、桌牌擺放整齊；制作座位圖。二、領(lǐng)導(dǎo)接待流程（一） 成立機構(gòu)明確責(zé)任A建立領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、明確職責(zé)B建立工作機構(gòu)、明確職責(zé)分工（二） 邀請領(lǐng)導(dǎo)確定會議/活動名稱、議程、時間、地點、參加人、要求等事宜確定邀請領(lǐng)導(dǎo)名單印制請柬、車證繪制路線圖擬定領(lǐng)導(dǎo)講話/發(fā)言稿裝袋：請柬、議程、車證、路線圖、擬請領(lǐng)導(dǎo)名單、領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿 發(fā)放邀請領(lǐng)導(dǎo)信函，保留聯(lián)系單位、聯(lián)系人、以備查詢確定參會領(lǐng)導(dǎo)名單、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)桌牌分類、分頁打印到會領(lǐng)導(dǎo)名單（三） 聘請禮儀服務(wù)人員明確對禮儀生的要求、數(shù)量電話、實地聯(lián)系，確定聯(lián)系人會議/活動前實地演習(xí)，明確崗位分工（門崗、廊崗、貴賓室服務(wù)、貴賓室簽到、主席臺服務(wù)、發(fā)獎引導(dǎo)、迎送服務(wù)）聯(lián)系、確定禮儀服裝確定禮儀酬勞（四）實地勘察會議/活動現(xiàn)場確定貴賓室及賓客行走路線安排接待崗位及人員落實貴賓室飲水用具落實簽到用具貴賓室內(nèi)碼放會議材料（五） 座簽確定參會人員數(shù)量，購置座簽打印人名按順序碼放（單中心、雙中心）收存留用（六）簽到簿、筆制作/購置簽到簿、簽到筆確定專人現(xiàn)場負責(zé)指引簽到收存（七） 現(xiàn)場接待確定專人會議現(xiàn)場迎接領(lǐng)導(dǎo)入貴賓室在貴賓室安排領(lǐng)導(dǎo)休息候會（八）選送禮品確定數(shù)量，購置禮品將禮品碼放適宜位置發(fā)送禮品（直接在簽到處分發(fā)、在貴賓室分發(fā)）（九） 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場確定會議開始-聽主辦方主要負責(zé)人安排確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進入會場坐席，觀看演出/會前錄像確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到主席臺就座確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放獎?wù)?獎杯/獎狀/獎牌/證書再次引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)進入會場確定專人引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)與演員/工作人員合影（十） 送別領(lǐng)導(dǎo)安排車輛提前到崗直接將領(lǐng)導(dǎo)送到車上，交待行使路線活動后與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系交辦、指示及其他需落實事宜 三、材料準(zhǔn)備流程（一） 確定會議文件材料內(nèi)容擬定會議議程確定發(fā)放的文件（二）撰寫會議文件材料明確寫作人員召開專題會議，明確寫作指導(dǎo)思想，思路，確定框架集中寫作召開專題會議，修改稿件修改、定稿（三） 印制會議文件材料整理確定會議文件材料確定人員制定參會證檢查對版，印刷、裝訂會議文件材料材料裝袋運送文件材料到會議/活動指定地點（四） 分放文件材料貴賓室擺放，二次檢查對版擺放主席臺，二次檢查對版發(fā)放參會人員收集、運送剩余文件材料收存剩余文件材料 四、新聞宣傳流程（一） 新聞宣傳策劃：拿出宣傳意向，請領(lǐng)導(dǎo)定范圍、定主題、定方向形成新聞稿：提供相關(guān)材料、形成新聞稿件落實宣傳效果（二） 信息報送撰寫信息：結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話，會議內(nèi)容、效果編寫信息信息報送：向主管部門報送（3） 攝影照相留資料A攝影邀請專人或通知新聞中心落實設(shè)備落實攝影機位編輯整理歸檔B照相聯(lián)系專人備好設(shè)備、相機、電池 整理歸檔C錄音落實專人負責(zé)準(zhǔn)備錄音筆等設(shè)備整理文字、歸檔 五、后勤保障流程（一） 落實場地聯(lián)系、落實會議場地落實場地聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式明確會議始、終時間明確參會人數(shù)，合理擺放桌椅明確貴賓級別、人數(shù)、確定貴賓室確保各場地衛(wèi)生（2） 用水A參會人員用水落實參會人數(shù)確定擺放地點、擺放形式購買杯墊、毛巾等購買、落實礦泉水購買茶葉，保證開水供應(yīng)B貴賓室領(lǐng)導(dǎo)用水落實人數(shù)確定擺放人員、擺放地點、擺放形式 保證開水?dāng)?shù)量、質(zhì)量 購買、落實礦泉水 購買、擺放茶葉購買、擺放茶杯 面巾紙（干、濕） 會后清點（3） 用餐A食堂用餐或自助餐統(tǒng)計用餐人數(shù)印制餐票確定發(fā)放形式指派發(fā)放人發(fā)放餐票B飯店用餐確定餐標(biāo)根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜請示領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整菜譜根據(jù)最終結(jié)果落實餐標(biāo)落實用餐時間安排用餐座次安排領(lǐng)導(dǎo)餐桌安排少數(shù)民族（回族）餐桌（四）住宿確定人數(shù)，分配房間安排車輛、去往住宿地點確定并公布工作人員房間發(fā)放房卡回收房卡（五）娛樂活動確定活動形式、活動內(nèi)容、內(nèi)容時間指派具體負責(zé)人明確各項活動參加人數(shù)落實活動場所、地點發(fā)放活動門票（六） 落實會議用車落實用車數(shù)量明確發(fā)車時間明確發(fā)車地點及路線指派每輛車負責(zé)人安排人員乘車六、安全保衛(wèi)流程（一） 安全警衛(wèi)設(shè)置路障和警戒帶準(zhǔn)備對講機、喊