商務流程管理(ppt 28頁).ppt

商務管理 主講人 李榮 綱要 工作制度商務管理制度GSP管理制度工作流程 商務管理制度 對經(jīng)銷商的分級管理制度合同簽定制度新建商業(yè)客戶審核制度隨貨開票制度中轉(zhuǎn)庫管理制度商業(yè)單位信譽額度指標回款記錄傳送制度退貨制度超時回款處罰制度調(diào)貨管理制度建立報表對帳制度 對經(jīng)銷商的分級管理制度 商業(yè)分級指標特級商業(yè) 年銷售額1000萬元 覆蓋能力直轄市 資信情況當月回款 發(fā)貨 回款95 合同限制辦事處年銷售3000件以上 一級商業(yè) 年銷售500萬元 覆蓋能力全省或省會城市及周邊地區(qū) 資信情況當月回款 發(fā)貨 回款95 合同限制辦事處年銷售2000件以上 二級商業(yè) 年銷售300萬元 覆蓋能力省會及周邊地區(qū) 地級市及周邊地區(qū) 資信情況兩個月回款 發(fā)貨 回款90 合同限制辦事處年銷售1000 2000件三級商業(yè) 年銷售200萬元 覆蓋能力地級市及周邊地區(qū) 資信情況兩個月回款 發(fā)貨 回款90 合同限制地級市年銷售300件以上 合同簽定制度購銷合同由商業(yè)主管與訂貨單位簽訂 必須要求需方加蓋有效合同章 必須使用由本公司印制的合同書 且一式三份 原件寄回商務部存檔 另外兩份復印件 一份由辦事處保存 另一份交對方商業(yè)單位 在合同中應注明雙方單位的全稱 法人代表 地址 郵編 電話 開戶行 帳號 稅號等 特別注意寫明訂貨單位的名稱及地址 以免造成發(fā)貨和開票發(fā)生錯誤 并且在驗貨條款中必須注明商業(yè)單位提貨時驗貨的要求 以免造成丟貨時責任無法確定 新建商業(yè)客戶審核制度 對于新戶的建立 必須先考慮其銷貨能力 避免過多的商業(yè)之間產(chǎn)生惡性競爭 也為避免產(chǎn)生過多的應收帳款 經(jīng)認真考察后 填寫新戶申請單 附三證復印件 上報公司審批 隨貨開票制度 貨物一經(jīng)出庫 必須隨貨開票 除設立分庫房的大區(qū)外 不允許有在途貨物 中轉(zhuǎn)庫管理制度現(xiàn)設有中轉(zhuǎn)庫的為北京 上海 北京復方丹參滴丸 養(yǎng)血清腦顆粒存貨各50件 上海復方丹參滴丸存貨100件 養(yǎng)血清腦顆粒存貨50件 中轉(zhuǎn)庫的管理人員必須做好發(fā)貨的記錄 自覺遵守公司的有關規(guī)定 嚴格隨貨開票制度 定期通過電子郵件準確向公司報告發(fā)貨的數(shù)量 單位 批號 小號 送貨單位 出入庫帳 每月盤點按公司庫房管理規(guī)定執(zhí)行 定期上報 商業(yè)單位信譽額度指標 回款記錄傳送制度 對于每筆回款 必須填寫回款記錄單 注明回款商業(yè)及編碼 回款數(shù)量及金額 對應發(fā)貨日期等 退貨制度 辦事處要求退換貨 不論是質(zhì)量原因退換貨還是調(diào)貨收回 必須先填寫退貨申請單 經(jīng)領導批示同意后方可將貨物退回 并且必須通知總部相關人員注意接貨 若是退貨 必須將發(fā)票同時退回 超時回款處罰制度 發(fā)貨半年未回款 從第七個月開始按如下條款進行處罰 7 12個月 每月從費用中扣除拖欠貨款的1 13 18個月 每月從費用中扣除拖欠貨款的2 19 24個月 每月從費用中扣除拖欠貨款的3 第25個月 余款全部扣除 所有扣款在貨款收回時 全部返還 其它處罰執(zhí)行財務部規(guī)定 調(diào)貨管理制度公司規(guī)定所銷售的藥品一律不得跨區(qū)域壓價調(diào)貨 一旦發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理 辦事處發(fā)現(xiàn)調(diào)貨后 提供有效調(diào)貨證據(jù) 如裝箱單 醫(yī)院藥劑科證明等 每次上報時附上調(diào)貨證明備查表 詳細列清上報情況 向公司報告 辦事處在接到公司調(diào)貨自查通知后 應在一周內(nèi)自查所轄區(qū)醫(yī)藥公司和醫(yī)院調(diào)貨事實 對于惡性低價調(diào)貨 低于11 28元 瓶 無論直銷或易貨方式 對于參與調(diào)貨并有涂改說明書批號等惡劣行為者 市場經(jīng)理要配合公司認真調(diào)查 上報公司 公司根據(jù)具體情況追究有關人責任 凡屬蓄意調(diào)貨者 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 解除職務 并嚴肅處理 報表對帳制度 每月辦事處收到對帳單后必須認真核對 無誤后 辦事處主任簽字 一份留檔 另一份于每月月底前寄回 對于公司定期的對帳 各辦事處應該認真對待 及時回復 對于公司上次對帳發(fā)出的詢證函 返回率不高 各市場應仔細檢查是否已返回 GSP管理制度 業(yè)務經(jīng)營管理規(guī)程首次經(jīng)營品種的質(zhì)量審核管理規(guī)程藥品入庫質(zhì)量驗收及出庫符合管理規(guī)程藥品保管養(yǎng)護管理規(guī)程特殊管理藥品和貴重品種的管理規(guī)程效期藥品的標準管理規(guī)程不合格藥品管理規(guī)程退貨藥品標準管理規(guī)程 質(zhì)量事故報告制度用戶訪問處理管理規(guī)程藥品質(zhì)量信息管理規(guī)程計量管理規(guī)程產(chǎn)品標準管理規(guī)程各級質(zhì)量責任制度質(zhì)量否決權制度衛(wèi)生管理規(guī)程 各項工作流程 庫房管理入庫驗收流程發(fā)貨流程退貨管理流程調(diào)貨查處流程報表管理 庫房管理入庫 庫管員憑公司進貨通知單對供方送貨進行接收 出庫 庫管員憑經(jīng)審核員及財務員簽字的出庫單按先進先出的原則發(fā)貨 退庫 庫管員憑退貨通知單對退貨進行接收 若有特殊情況 先將藥品接收入庫 驗收 驗收員對入庫產(chǎn)品和退庫產(chǎn)品按照標準進行驗收 養(yǎng)護 養(yǎng)護員對庫房按照標準進行養(yǎng)護 對庫存藥品按季檢查 做好養(yǎng)護 有詳細記錄 建立藥品養(yǎng)護檔案 入庫驗收流程 供方 待驗區(qū) 藥品 檢驗 合格區(qū) 檢驗合格 不合格區(qū) 檢驗不合格 供方 GSP要求 質(zhì)量驗收員要依據(jù)有關標準及合同條款對商品質(zhì)量逐批驗收 并有記錄 各項檢查 驗收記錄應完整 規(guī)范 在驗收合格藥品的入庫憑證 付款憑證上簽章 發(fā)貨發(fā)貨人員必須見合同發(fā)貨 特殊情況需經(jīng)相應主管副總經(jīng)理批準后方可發(fā)貨 發(fā)貨前必須先對商業(yè)單位的應收帳款進行確認 商業(yè)單位應收帳超過商業(yè)單位檔案管理庫設定的信譽額度范圍 公司原則上停止向該商業(yè)單位發(fā)貨 貨物一律發(fā)到購方單位 辦事處均不得存貨 設立分庫房的大區(qū) 由商業(yè)主管或地區(qū)主管送貨或送發(fā)票到購方 要有購方經(jīng)理或主管在送貨單上或發(fā)票簽收單上簽字 發(fā)貨流程 辦事處 購銷合同 報站員 業(yè)務 應收帳 商業(yè)檔案 出庫員 開票員 查詢 查詢 批準發(fā)貨 庫管員 出庫單 出庫單 出庫單 貨物 流水賬批記錄 GSP要求 1 不得將藥品售給無 證照 或 證照 不全的藥品經(jīng)營單位和無醫(yī)療機構執(zhí)業(yè)許可證的單位 所有經(jīng)營單位都必須有帶紅章三證復印件存檔 2 依據(jù)出庫憑證所列項目對藥品進行出庫復核并有記錄 記錄內(nèi)容完整 內(nèi)容包括 購貨單位 品名 規(guī)格 數(shù)量 生產(chǎn)單位 生產(chǎn)批號 質(zhì)量情況 發(fā)貨日期 發(fā)貨人及復核人簽名 3 藥品購銷雙方必須簽訂購銷合同 4 對銷售的藥品必須有明確的流向 以保證藥品的可追蹤性 退貨屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題發(fā)生的退貨 在廠負責期內(nèi)可正常換貨 其他原因原則上不予退貨 特殊情況需退貨時 向商務部遞交書面申請報告 經(jīng)相應主管領導批準后方可退貨 責任人扣罰運費每件20元 退貨接近效期半年內(nèi) 扣罰貨款的50 退貨已過效期的 扣罰全部貨款 開增值稅發(fā)票的單位需要退貨時 必須將原發(fā)票退回或取得購貨單位在當?shù)囟悇詹块T開出的 進貨退出索取折讓證明單 亦可由退貨方給我方開具等值增值稅發(fā)票 否則 按退貨貨款中的增值稅額扣罰當事人 退貨接收流程 退貨處理流程 退貨 待驗區(qū) 檢驗 不合格區(qū) 合格 合格區(qū) 不合格 合格品發(fā)出 供方 退回 GSP要求退回藥品應專人保管 單獨存放 有退貨記錄并保存三年 退回藥品經(jīng)檢驗合格后方能入合格品區(qū) 不合格藥品應專區(qū)存放 有明顯標志 不合格藥品的確認 報損 銷毀應有完善的手續(xù)和記錄 調(diào)貨查處流程1 正常串貨銷售管理員收到每筆調(diào)貨證明后記錄 每月末對上報批號進行初查 初查后發(fā)通知要求辦事處自查 限定時間內(nèi)返回 然后確認發(fā)單 通知財務調(diào)撥費用與任務 2 惡意調(diào)貨低價貨由商業(yè)購回后 公司給與更換新貨 并對此批貨進行處理 若有故意撕毀批號 小號者 視為惡意調(diào)貨 一件貨罰款五百元 并將這批藥售回調(diào)出商業(yè) 報表管理銷售日報表由統(tǒng)計員負責制表 于每日上