某藥業(yè)公司信息化工程實施方案(doc 55頁).doc

英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.實施方案武漢大藥房連鎖有限公司武漢大藥房連鎖有限公司信息化工程實施方案北京英克科技有限公司目 錄前 言3第一部分 組織機構(gòu)描述5第二部分 崗位職責描述6第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案10第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案12第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案15首營品種管理15首營供應(yīng)商管理15首營客戶管理16基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理17采購計劃管理17進貨合同管理18采購入庫管理18付款管理20預付款管理21退貨出庫管理22銷售出庫管理23銷售回款管理25預收款管理25銷退入庫管理25特殊藥品管理26價格類型管理27調(diào)價管理27移庫管理28盤點管理28報損管理29報溢管理30商品狀態(tài)調(diào)整31庫存明細調(diào)整31效期報警管理32GSP管理32業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)32請貨和配送34門店收貨34門店退貨35中心鋪貨36店間調(diào)貨36門店銷售收款37顧客退貨37日結(jié)38門店顧客管理38門店藥品的分類管理38拆零藥品銷售38飲片管理38門店促銷管理39醫(yī)?？ㄤN售管理39飲片廠業(yè)務(wù)管理39第六部分 數(shù)據(jù)方案42編碼方案42靜態(tài)數(shù)據(jù)準備方案42動態(tài)數(shù)據(jù)準備方案46第七部分 數(shù)據(jù)復制方案48第八部分 系統(tǒng)維護方案49第九部分 統(tǒng)計分析53實施方案確認55前 言本實施方案是在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合大藥房連鎖有限公司關(guān)于信息化建設(shè)的具體要求，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標而制定的信息系統(tǒng)的框架描述及對各種流程的描述。實施方案力圖向企業(yè)展現(xiàn)采用計算機管理后的業(yè)務(wù)運作藍圖，是整個項目過程中綱領(lǐng)性的指導文檔。實施方案既是對企業(yè)業(yè)務(wù)運作流程的總體規(guī)劃，也是對下一步具體實施工作的目標和范圍界定。實施方案主要解決系統(tǒng)切換以及操作流程化等問題，具體上機操作則需要通過相關(guān)的崗位培訓和操作規(guī)范來解決。本方案敘述的主線是業(yè)務(wù)流程，而不是部門，因為流程是跨部門的，如果以部門為主線必然造成流程的斷裂。本實施方案希望達到的目標：1.業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、自動化，避免在操作過程中物流、資金流、信息流通道的冗長。2.高效性：做到票據(jù)在流通過程中的自然或必然鏈接。力求減少單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中不必要的環(huán)節(jié)。3.可控制性：管理系統(tǒng)的重點是在于強調(diào)管理，此方案在編寫流程中重點強調(diào)了流轉(zhuǎn)過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導向的反饋機制。4.可操作性：這是管理思想和計算機應(yīng)用技術(shù)融合統(tǒng)一的基礎(chǔ)，任何脫離實際，與企業(yè)的管理現(xiàn)狀及人員素質(zhì)、資源配置等不相稱的設(shè)想都是不可取的。5改善部門間的溝通，提高整體工作效率；6加強業(yè)務(wù)管理，提高業(yè)務(wù)的總體管理水平；7完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護工作，提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標準化水平；8細化財務(wù)核算管理，加強財務(wù)監(jiān)督管理工作；9 .業(yè)務(wù)財務(wù)一體化,使得業(yè)務(wù)和財務(wù)不再割裂；10加強對批號管理，提供批號業(yè)務(wù)全程跟蹤；11規(guī)范報表的數(shù)據(jù)來源，提高數(shù)據(jù)準確性，使得報表分析成為可能。系統(tǒng)把人員從繁重的統(tǒng)計和帳務(wù)登記中解放出來，使其更關(guān)注業(yè)務(wù)過程的跟蹤和環(huán)節(jié)的控制。系統(tǒng)提供的細致的操作權(quán)限分配嚴密了企業(yè)管理的內(nèi)部控制，詳細的業(yè)務(wù)信息為管理層進行深入分析服務(wù)，高效的網(wǎng)絡(luò)資源共享更加快了管理信息的處理、分析和反饋速度。為了保證項目實施的順利進行，雙方應(yīng)在深入討論的基礎(chǔ)上，對方案進行確認并簽字，作為雙方進行實施的原則性文本，以指導具體的實施工作。第一部分 組織機構(gòu)描述公司組織機構(gòu)圖董事會監(jiān)事會 總經(jīng)理副總經(jīng)理質(zhì)量總監(jiān)總經(jīng)理助理飲片加工廠辦公室配送中心財務(wù)會計部采購部門店管理部信息中心質(zhì)量管理部 組織結(jié)構(gòu)說明:武漢大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠是兩個單獨的核算單元，各自有單獨的財務(wù)帳套；兩者之間是買賣關(guān)系。第二部分 崗位職責描述以下的崗位職責描述是指系統(tǒng)切換后，與計算機操作有關(guān)聯(lián)的崗位描述，沒有關(guān)聯(lián)的部分如行政管理，不在此描述。 說明:可以一人多崗。一、信息中心1.系統(tǒng)高級管理工程師 負責對系統(tǒng)核心部分的管理，同時負責系統(tǒng)的授權(quán)。2.系統(tǒng)維護工程師 負責系統(tǒng)軟件硬件和網(wǎng)絡(luò)的日常維護。3.系統(tǒng)開發(fā)工程師 負責系統(tǒng)的二次開發(fā)工作。4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員 負責基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。二、采購部1. 采購業(yè)務(wù)根據(jù)銷售、庫存情況、缺貨率情況，結(jié)合目前國家對醫(yī)藥行業(yè)的政策和醫(yī)藥市場的變化趨勢、季節(jié)因素等制定合理的單品上下限庫存數(shù)量； 根據(jù)庫存報警生成的采購計劃，并在此基礎(chǔ)制定比較合理的采購計劃；根據(jù)與供貨商的洽談結(jié)果在系統(tǒng)中填寫合同； 負責采購、退貨業(yè)務(wù)洽談和退貨通知。2.付款申請 負責進貨發(fā)票和進貨單數(shù)量金額的核對，根據(jù)付款條款打印出付款審批表交相關(guān)領(lǐng)導審批，同時跟蹤付款情況。3.首營審批企業(yè)、品種申請 負責收集首營資料信息，并交給相關(guān)部門審批。4.統(tǒng)計和分析 對進貨情況、退貨、換貨、銷售情況、庫存情況、付款情況、缺貨率等進行查詢和分析。 三、配送中心 1.開票員 負責根據(jù)門店的要貨計劃和庫存情況，生成配送單，打印配送單； 負責勾對門店的配送退貨單生成配退入庫單，并打印； 負責根據(jù)客戶的要貨計劃，填制銷售單，打印銷售單； 2.登錄員 負責進貨驗收后的進貨單的填制和打印；負責進貨退出單的填制； 付款前查詢是否有不合格品； 商品入庫、出庫、盤點與財務(wù)對帳； 3.養(yǎng)護員 負責商品的日常養(yǎng)護和相應(yīng)單據(jù)的填制。 4.保管員 負責商品的保管和記賬； 負責依據(jù)相關(guān)出庫單據(jù)進行揀貨； 負責打印盤點表，并進行盤點；根據(jù)盤點結(jié)果調(diào)整庫存明細信息；對代管商品作代管入庫和代管出庫。5.批號效期管理定時的進行報表查詢，對在庫商品的批號和效期進行管理。6.報表查詢和管理對庫存情況、出入庫情況、批號效期情況和是否付款情況進行報表查詢和統(tǒng)計分析。四、財務(wù)部1.存貨和成本管理月底進行成本核算、對存貨傳票進行記賬，生成存貨明細帳和匯總帳。2.業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)系統(tǒng)中，依據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)方案，由業(yè)務(wù)傳票生成財務(wù)臨時憑證，轉(zhuǎn)到金算盤系統(tǒng)中。3.付款員根據(jù)審批過的付款申請和付款憑證，在系統(tǒng)中勾對進貨結(jié)算單生成進貨付款單，生成傳票，負責應(yīng)付帳的管理。4.收款員根據(jù)收款憑證，在系統(tǒng)中勾對銷售結(jié)算單生成銷售收款單，生成傳票，負責應(yīng)收帳的管理。5.報表查詢和管理對銷售情況、回款情況、進貨情況、付款情況、往來帳情況、成本毛利等進行報表查詢和統(tǒng)計分析，并核對配送中心和門店庫存。五、質(zhì)管部1.驗收員對來貨進行清點后驗收，把結(jié)果交給登錄員。2.質(zhì)管員依據(jù)GSP要求對藥品進行日常的質(zhì)量管理工作；對新引進的品種進行編碼。3.首營管理員對首營商品和單位的資質(zhì)進行核查并初審。4.損溢管理對與質(zhì)量問題有關(guān)的報損報溢的商品進行質(zhì)檢后，對損溢申請進行質(zhì)量審批。5.報表查詢和管理對質(zhì)量管理相關(guān)報表進行查詢。6.GSP事務(wù)管理負責GSP規(guī)定的相關(guān)事務(wù)。六、價格管理1.訂價管理 對新品種進行定價，包括:批發(fā)價、零售價和例外價。2.調(diào)價管理 依據(jù)國家價格政策、廠家價格政策和公司價格政策對商品的牌價和業(yè)務(wù)價格進行調(diào)整。 3.對新引進的品種的進銷差價進行分析，從預期利潤的角度判斷是否應(yīng)該引進新品；4. 報表查詢和管理 對訂價和調(diào)價情況進行統(tǒng)計。七、門店管理1.請貨員根據(jù)庫存、銷售以及市場情況，填寫請貨單，并上傳配送中心2.驗收員對配送商品進行清點和驗收，在系統(tǒng)中勾對配送單生成入庫單。3.營業(yè)員負責導購，對于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。4.收銀員依據(jù)銷售小票，進行錄入和收款，如果需要則打印收款小票。5.報表查詢和管理對門店的銷售情況和收款情況進行查詢和統(tǒng)計分析。八、飲片加工廠1. 飲片廠倉庫保管 負責原藥材和飲片的出庫、入庫和庫內(nèi)管理。2.車間物料管理 負責車間領(lǐng)料的入庫、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫。第三部分 硬件軟件網(wǎng)絡(luò)方案本章主要描述大藥房連鎖有限公司使用PM系統(tǒng)后的硬件軟件和網(wǎng)絡(luò)總體規(guī)劃。網(wǎng)絡(luò):公司總部、飲片加工廠之間建立10/100M的局域網(wǎng)。公司總部和門店之間采用實時的寬帶連接。公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務(wù)器。計算機終端放置要求：質(zhì)量管理各崗位、進貨部門各崗位、配送中心各崗位、保管員崗位、財務(wù)部各崗位、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理崗位、系統(tǒng)管理員崗位、門店各崗位、各領(lǐng)導崗位均要設(shè)置終端，對于查詢各點可根據(jù)實際情況進行相應(yīng)設(shè)置。硬件:服務(wù)器: IBMx370以上，至少1g內(nèi)存，硬盤raid，至少兩個cpu；Pc: 關(guān)鍵用戶CPU1.7g以上(包括:配送中心、門店)，內(nèi)存最少128M,門店內(nèi)存建議256M 其他用戶CPU1g以上，內(nèi)存最少128M打印機: 總部票據(jù)和報表打印:epsonlq1600k系列 門店票據(jù)打印:epson tm200系列熱敏打印機,報表打印epson300k系列.Ups: 建議8小時。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備: 路由器、交換機；軟件:服務(wù)器端:操作系統(tǒng)使用windows2000 server數(shù)據(jù)庫使用oracle816 server客戶端:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816 client門店:操作系統(tǒng)使用windows2000 professional數(shù)據(jù)庫使用oracle816 server第四部分 系統(tǒng)設(shè)置方案系統(tǒng)設(shè)置主要涉及到所有與業(yè)務(wù)相關(guān)帳的設(shè)置，包括財務(wù)帳的設(shè)置及非財務(wù)帳的設(shè)置；財務(wù)帳的設(shè)置包括核算單元的設(shè)置、存貨帳、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳、采購帳、預收帳、預付帳等；非財務(wù)帳的設(shè)置包括業(yè)務(wù)帳和保管帳。設(shè)置的原則是充分考慮到將來大藥房連鎖有限公司可能的擴展內(nèi)容。第一節(jié) 非財務(wù)帳設(shè)置 此部分帳是指導業(yè)務(wù)進行相關(guān)工作。1，業(yè)務(wù)帳設(shè)置設(shè)置如下：采購部業(yè)務(wù)帳：指導采購部作進貨計劃；飲片廠采購業(yè)務(wù)帳: 指導飲片廠作進貨計劃；配送業(yè)務(wù)帳: 用于對門店進行配送。說明：業(yè)務(wù)帳是實際業(yè)務(wù)發(fā)生的實時反映。 業(yè)務(wù)帳數(shù)量 當前保管帳數(shù)量 到貨未記保管帳數(shù)量 開票未記保管帳數(shù)量。2，保管帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房保管帳 配送中心中藥飲片庫保管帳配送中心特殊藥品庫保管帳 配送中心中西成藥庫保管帳 配送中心退貨庫保管帳 配送中心不合格品庫保管帳 大藥房代管庫保管帳 各門店保管帳 飲片廠保管帳飲片廠原藥材庫保管帳 飲片廠成品庫保管帳 飲片廠車間保管帳 飲片廠代管庫保管帳 第二節(jié) 財務(wù)帳設(shè)置1，核算單元設(shè)定武漢大藥房連鎖有限公司為法人核算單元。設(shè)定飲片加工廠為獨立核算單元。分別核算武漢大藥房連鎖有限公司和飲片加工廠的業(yè)務(wù)情況及財務(wù)情況。2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳(核算級)配送中心存貨帳各門店存貨帳飲片廠存貨帳(核算級)存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。同一個商品在一個核算單元內(nèi)成本相同。3，應(yīng)收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)收帳 飲片廠應(yīng)收帳 每個應(yīng)收帳均核算到單位、銷售人員。4，應(yīng)付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房應(yīng)付帳 飲片廠應(yīng)付帳 應(yīng)付帳核算到單位； 5，預收帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預收帳 飲片廠預收帳 對于設(shè)定的每個預收帳均核算到單位6，預付帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房預付帳 飲片廠預付帳 預付帳設(shè)置為按單位進行核算；7，采購帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房采購帳 飲片廠采購帳 采購帳核算到單位和商品；余額方向為貸方。第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案首營品種管理采購員在新品引進之前，要盡可能詳細地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關(guān)部門審批。領(lǐng)導批準后就可以正式經(jīng)營該品種了。流程圖相關(guān)部門對某個新品種提出首營申請領(lǐng)導審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護商品的基礎(chǔ)信息質(zhì)管部從質(zhì)管的角度對新品進行資質(zhì)審查物價員從進銷差價的角度對首營進行審批、定出零售價流程圖說明首營商品的尋找、信息的收集、包括對首營的審批在系統(tǒng)中并不做記錄，只是當某個商品的首營申請被批準之后，才由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員將商品的基礎(chǔ)信息通過“商品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理功能”錄入到系統(tǒng)中來。崗位職責說明1采購員：收集資料，填寫首營審批單。2質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導批準的首營品種進行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審核通過后的首營品種的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。4. 物價員:在系統(tǒng)中對首營品種進行訂價。首營供應(yīng)商管理采購員在供應(yīng)商首營審批之前，要盡可能詳細地了解供應(yīng)商的情況，之后提出首營申請，交公司的相關(guān)領(lǐng)導進行審批。批準后，質(zhì)管部門對首營申請進行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供應(yīng)商進行正常的業(yè)務(wù)。流程圖 質(zhì)管部進行資格審查相關(guān)領(lǐng)導審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護供應(yīng)商信息采購部提出首營申請流程圖說明錄入供應(yīng)商數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“供應(yīng)商管理”功能錄入新供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責描述1采購員：收集供應(yīng)商信息，填寫首營審批單。2質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導批準的首營供應(yīng)商進行相關(guān)的資質(zhì)檢查。3. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員：將質(zhì)管審查和領(lǐng)導審核通過的首營供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。首營客戶管理 銷售業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)新客戶后填寫審批單交有關(guān)部門審核后錄入系統(tǒng)。流程圖確定價格類型銷售部經(jīng)理審核意見銷售業(yè)務(wù)員提出增加新客戶申請質(zhì)管部作資格審查領(lǐng)導審批基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員把客戶信息錄入系統(tǒng)流程圖說明錄入客戶數(shù)據(jù)之前的審批工作在系統(tǒng)中并不做記錄。當審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。崗位職責銷售業(yè)務(wù)員：收集客戶資料，填寫首營審批單交領(lǐng)導，質(zhì)管部審批后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常管理 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導入到INCA系統(tǒng)后，需要專門設(shè)立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員崗位對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行管理，管理流程如下:基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更申請基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護變更信息部門領(lǐng)導確認崗位職責描述:1. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員:響應(yīng)各部門對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護要求。采購計劃管理采購員根據(jù)系統(tǒng)提供的單品銷量情況、配送率情況，同時結(jié)合市場情況、季節(jié)因素等，維護一個合理的上下限庫存數(shù)量，系統(tǒng)根據(jù)庫存上下限報警自動生成采購計劃，采購計劃主要包括:品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量，另外由系統(tǒng)提供最后進價、最低進價、最后一次的供貨商等參考信息以指導采購員與供應(yīng)商進行業(yè)務(wù)洽談。采購員根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃打印采購計劃采購員維護商品的上下限信息查詢庫存報警崗位職責1、 采購員：維護上下限信息、打印采購計劃 單據(jù)說明 采購計劃單:用于指導采購員進行采購，打印后可以調(diào)整采購信息，主要包括: 品名、規(guī)格、產(chǎn)地、采購數(shù)量等信息；可以沒有價格信息，在填制合同時再確定價格。進貨合同管理進貨合同的管理包括:合同的填制、審批、生效幾個環(huán)節(jié)。流程圖合同管理流程如下：采購員根據(jù)洽談結(jié)果，在系統(tǒng)中填制臨時的采購合同合同變成正式合同相關(guān)領(lǐng)導對合同進行審批轉(zhuǎn)到采購入庫流程流程圖說明 采購員根據(jù)與供貨商洽談的情況，在系統(tǒng)中維護臨時的合同，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導審批后變成正式合同，作為后續(xù)的入庫流程的前提。采購入庫管理采購入庫業(yè)務(wù)包括以下環(huán)節(jié)：收貨、驗收、勾對合同生成進貨單、記保管帳。流程圖入庫流程如下：合格，登錄員勾對合同生成進貨單。打印單據(jù)質(zhì)檢員驗收，并在隨貨同行上簽字如果有合同，收貨員根據(jù)隨貨同行進行收貨保管員入庫記保管帳如果不合格則作拒收單據(jù)傳給財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳和采購帳單據(jù)傳到采購部登錄員填寫代管入庫單轉(zhuǎn)到付款流程流程圖說明收貨員在收貨之前要在系統(tǒng)中查詢是否有合同，如果沒有則通知采購部補合同否則作拒收處理；根據(jù)隨貨同行進行清點商品，同時質(zhì)管人員作驗收，然后在隨貨同行上簽字并填寫實收數(shù)量，簽收的隨貨同行的兩聯(lián)交給供應(yīng)商。對于合格商品，則交給登錄員填寫進貨單，不合格的作拒收，入代管庫。登錄員需要核對進貨單的價格與對方隨貨同行的價格是否一致，如果不一致則通知采購部作處理。登錄員在勾對合同時，如果發(fā)現(xiàn)此次收貨的數(shù)量大于合同數(shù)量，則通知采購員補合同，否則對多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾對，所以收貨的數(shù)量小于合同數(shù)量的情況是正常情況。登錄員填寫進貨單時，如果此次進價高于上一次進價，系統(tǒng)會出現(xiàn)提示，同時打印的單據(jù)上會出現(xiàn)審批信息，待審批的單據(jù)由采購員報送領(lǐng)導審批后，才能傳到相關(guān)部門。保管員根據(jù)進貨單記保管帳。登錄員填寫進貨單時會自動生成缺省貨位，保管員在入庫時可以根據(jù)實際情況對貨位進行調(diào)整。單據(jù)說明1.進貨單，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、倉庫聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)；進貨單上打印對方單據(jù)號。制單聯(lián)由登錄員留存；倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進行入庫記賬；另外兩聯(lián)分別傳給采購部和財務(wù)部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務(wù)部；財務(wù)部根據(jù)財務(wù)聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。2.隨貨同行聯(lián) 三聯(lián)，驗收員簽字后，兩聯(lián)交給供應(yīng)商，一聯(lián)交給采購部。說明:由于本流程的單據(jù)比較多，建議由配送中心的登錄員將進貨單與隨貨同行進行核對無誤并整理好后，傳給各個部門。付款管理付款流程包括以下環(huán)節(jié):發(fā)票與進貨單的核對、付款申請和審批、付款。流程圖財務(wù)部專人審核生成臨時的結(jié)算單，打印進貨結(jié)算單采購員核對稅票和進貨單財務(wù)部對臨時結(jié)算單進行確定，即付款。領(lǐng)導審批財務(wù)部對傳票記賬流程圖說明收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請員將稅票和進貨單相對應(yīng)，核對價格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時的結(jié)算單并打印臨時的進貨結(jié)算單和進貨補差單，交相關(guān)領(lǐng)導審批后，把四張單據(jù)(進貨單、稅票、進貨補差單、進貨結(jié)算單)捏在一起傳給財務(wù)，財務(wù)部對臨時的結(jié)算單進行確認后系統(tǒng)執(zhí)行付款。如果審批未通過，則不影響系統(tǒng)的帳務(wù)。說明:1.如果發(fā)票價格與進貨單價格不同，則系統(tǒng)自動進貨補差單 2.如果一張單據(jù)要分多次付款(可以到單品的數(shù)量)，則對進貨單進行復印。 單據(jù)說明進貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的；(參見進貨入庫流程)稅票，來自于供貨商；進貨補差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進行修正。付款申請單，是由采購部付款申請員打印的，上面記錄發(fā)票號；隨貨同行聯(lián),由供應(yīng)商提供，且需要質(zhì)檢員簽字。崗位職責1、 采購付款申請員：整理進貨發(fā)票和相對應(yīng)的進貨單，作付款申請。 2、 財務(wù)付款員：根據(jù)審批過的付款申請作付款。3、 往來會計：付款后對傳票記帳。特殊問題1.進貨補差單可能會導致成本異常,從而對考核造成影響。在月底，如果進貨補差單的數(shù)量大于當前存貨庫存的數(shù)量，可能導致成本異常，對于這種情況，可以在月底對多出的數(shù)量金額作銷售出庫調(diào)整，財務(wù)作處理以調(diào)整損溢。 預付款管理企業(yè)要以預付款的形式將合同中規(guī)定的款項支付給供應(yīng)商。結(jié)算付款的時候可以選擇用預付款來支付應(yīng)付款中的一部分或者全部。流程圖財務(wù)部確定預付款單，即付款進貨結(jié)算時可以用預付抵應(yīng)付。付款申請員填寫預付申請單，并打印相關(guān)領(lǐng)導審批流程圖說明付款申請員使用系統(tǒng)的“進貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預付款單（付款性質(zhì)選擇“預付款”），并打印出“預付款申請單”，交領(lǐng)導審批。如果審批不通過，付款申請員可以在系統(tǒng)中作廢該預付款單，也可以在進行修改之后再打印并報批。如果審批通過，往來會計在“進貨付款單管理”功能中查詢到該預付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認該預付款單，系統(tǒng)自動記預付款帳。同時，出納直接支付預付款。單據(jù)說明1、 預付款單：即預付款性質(zhì)的付款單，并且不對應(yīng)到具體的商品信息。2、 預付款申請單：在“進貨付款單管理”功能中根據(jù)臨時的預付款單由系統(tǒng)自動生成并被打印出來的單據(jù)，用來報業(yè)務(wù)領(lǐng)導和財務(wù)領(lǐng)導進行預付款審批。 崗位職責1付款申請員：填寫預付款申請單報領(lǐng)導審批。特殊問題1.預付款的記錄：只能指定到供應(yīng)商，不能指定商品。退貨出庫管理由于市場、政策或者其他方面的原因，由相關(guān)部門提出退貨的申請，采購員和供應(yīng)商洽談退貨事宜，在供應(yīng)商同意退貨并且退貨方案得到相關(guān)領(lǐng)導的批準之后，可以進行退貨的具體業(yè)務(wù)操作。流程圖銷售部或者其他部門提出退貨養(yǎng)護員把貨移到退貨庫，并打印移庫單轉(zhuǎn)到配送退貨流程采購部通知門店登錄員填寫進貨退貨單，打印單據(jù)供貨商在退貨單上簽字或者開出紅字送貨單財務(wù)記商品帳保管員根據(jù)退貨單作出庫，并記保管帳流程圖說明商品的退貨價格由登錄員在系統(tǒng)中查找原進貨單來確定，如果由于特殊原因無法確定的由采購部或者財務(wù)部提供。單據(jù)說明1、 移庫單：由養(yǎng)護員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。2、 進貨退出單:由登錄員打印，必須有對方簽收，一式四聯(lián): 制單聯(lián)、隨貨同行聯(lián)、采購聯(lián)、財務(wù)聯(lián)制單聯(lián)留存隨貨同行聯(lián)給供應(yīng)商另外兩聯(lián)由倉庫分別傳給采購部和財務(wù)部財務(wù)部根據(jù)單據(jù)記商品帳進貨退出單上記錄并打印原單ID。崗位職責1.采購員，負責通知門店管理部退貨到配送中心，并確定退貨價格2.養(yǎng)護員, 負責根據(jù)退貨通知，把相應(yīng)的商品移到退貨庫3. 登錄員，負責填寫退貨單4.保管員，根據(jù)退貨單退貨出庫，并記保管帳。特殊問題如果把當前庫存數(shù)量退為零，可能出現(xiàn)庫存數(shù)量為零而庫存金額不為零的情況，對于這種情況財務(wù)可以根據(jù)此商品是否會繼續(xù)經(jīng)營做出相應(yīng)的處理。銷售出庫管理銷售出庫包括:業(yè)務(wù)員填寫要貨計劃、開票員開票、結(jié)算、倉庫出庫等環(huán)節(jié)。流程圖財務(wù)作結(jié)算倉庫保管員發(fā)貨系統(tǒng)作信譽額度的檢查開票員填制銷售單業(yè)務(wù)員填寫手工的要貨計劃打印銷售發(fā)票倉庫記保管帳財務(wù)在月底記存貨帳財務(wù)記應(yīng)收帳流程圖說明銷售開票:開票的主要工作是確定客戶、商品、數(shù)量及價格，形成一個交易，除了這些必要的信息外，系統(tǒng)可根據(jù)預先定義好的客戶屬性，在銷售單上自動填上這些對后續(xù)流程有用的信息，如發(fā)票類型、客戶對應(yīng)的業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)部門等；開票時可以由開票員確定批號也可以由系統(tǒng)自動按照效期近先出的原則進行配貨；開票時系統(tǒng)作信譽額度的審查，如果超過則不讓開票。在保存銷售單時打印出銷售單。銷售結(jié)算：財務(wù)人員依據(jù)收到的銷售單生成銷售結(jié)算單，并確定銷售結(jié)算單。確定銷售結(jié)算單的目的在于從財務(wù)角度確認銷售業(yè)務(wù)，即記應(yīng)收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳；倉庫發(fā)貨和出庫:保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進行揀貨，復核出庫后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。單據(jù)銷售單，一式四聯(lián):顧客聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、提貨聯(lián)、隨貨同行聯(lián)顧客聯(lián)，交給顧客財務(wù)聯(lián)，交財務(wù)部記賬提貨聯(lián)，交給倉庫發(fā)貨隨貨同行聯(lián)，隨貨走。銷售回款管理銷售回款是指對掛帳方式的銷售進行收款，包括: 銷售收款、記往來帳等環(huán)節(jié)。財務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單生成傳票分錄、記應(yīng)收帳流程說明略。預收款管理預收款，包括:銷售收款(預收)、記往來帳等環(huán)節(jié)。財務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單生成傳票分錄、記應(yīng)收帳流程說明略。銷退入庫管理銷退入庫包括:業(yè)務(wù)確認、領(lǐng)導審批、驗收、開票( 紅字)、倉庫入庫等環(huán)節(jié)。流程圖銷售部、采購部審批驗收員進行驗收開票填制紅字銷售票領(lǐng)導審核客戶或者銷售業(yè)務(wù)員提出銷退申請 財務(wù)作結(jié)算倉庫入庫記保管帳流程圖說明 在銷售退貨時，一般要求必須找出一張原銷售單與其對應(yīng)，在勾對原銷售單時，系統(tǒng)默認以原銷售單的單價作為退貨價格，但也可以修改。在倉庫環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫流程。確定銷售退貨單時，自動生成銷售退貨的結(jié)算單，確定銷退結(jié)算單，記應(yīng)收帳紅字。生成傳票分錄、記應(yīng)收帳財務(wù)根據(jù)回款憑證填寫銷售收款單單據(jù):1.銷退單，由開票員打印，一式四聯(lián):倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、制單聯(lián)、顧客聯(lián)倉庫聯(lián)，倉庫保管員用來作入庫記賬財務(wù)聯(lián)，財務(wù)用來記應(yīng)收帳和存貨帳特殊藥品管理特殊藥品是指精神藥品、毒麻藥等需要單獨存放、單獨銷售的品種。這些品種在經(jīng)營過程中必須遵循專人專管的原則，非此類藥品管理人員不能從事與該類藥品相關(guān)的業(yè)務(wù)。說明此類藥品在計算機系統(tǒng)中的進貨、銷售、庫房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。但為保證嚴格區(qū)分，單獨為這類藥品設(shè)置保管帳、存貨帳，并且除這些專人外，不為其他人設(shè)置對這類保管帳、存貨帳的管理權(quán)限。價格類型管理門店銷價分成以下幾種類型:零售價和例外價，其中零售價為具有例外價外的門店所共有，對于例外價，不同的門店需要單獨定義一種價格類型，以便于單獨調(diào)價。甚至可以為每一家門店定義一種價格類型。調(diào)價管理調(diào)價包括:確定調(diào)后價、填寫調(diào)價單、批準、執(zhí)行。調(diào)價根據(jù)策動點不同可以分兩種情況:1. 業(yè)務(wù)管理部門主動調(diào)價2. 門店申請調(diào)價流程圖：調(diào)價業(yè)務(wù)流程如下：物價員填寫調(diào)價單領(lǐng)導批準調(diào)價單物價員執(zhí)行訂價單業(yè)務(wù)管理部門為商品調(diào)價門店修改價簽相關(guān)領(lǐng)導批準物價員填寫調(diào)價單門店提出調(diào)價申請門店執(zhí)行門店修改價簽流程圖說明業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)市場的變化、廠家的政策，同時參考最近進價，對商品銷價進行調(diào)整。單據(jù)說明調(diào)價單：由物價部門根據(jù)調(diào)價原則對商品進行調(diào)價，交相關(guān)領(lǐng)導審批審批通過后錄入計算機。移庫管理移庫不同于移位，前者指貨物在不同的保管帳之間移動，后者指貨物在帳內(nèi)移動，前者需要走出庫和入庫的流程，而后者不需要。移庫有兩種情況:1.針對不合格品的移庫，當養(yǎng)護員發(fā)現(xiàn)了不合格品(不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調(diào)整流程)，經(jīng)過質(zhì)管部門審批后，就可以通過移庫功能把不合格品移到不合格品庫。2.針對待退商品的移庫，當倉庫接到退貨通知后，就需要通過移庫功能把待退商品移到退貨庫。單據(jù)1.移庫單，包含了源保管帳、目標保管帳、商品相關(guān)信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標保管帳各留一聯(lián)。盤點管理系統(tǒng)提供兩種盤點方法：靜盤和動盤，前者對當前所有庫存進行盤點，后者對某一段時間內(nèi)（可以由用戶自定義，一般指上一次盤點到本次盤點這一段時間）發(fā)生過動銷的商品進行盤點。公司應(yīng)該制定相應(yīng)的盤點制度，建議每天作動盤，一個月作一次靜盤。流程圖倉庫或者門店處理完所有業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)下發(fā)盤點通知打印盤點表實盤對差異進行處理查找差異原因流程圖說明盤點之前，庫房或者門店要處理完相關(guān)的出入庫業(yè)務(wù)，確保在庫參與盤點的商品的準確性。崗位操作規(guī)范1保管員，打印盤點表，進行盤點，并把盤點結(jié)果報送配送中心，由配送中心報給相關(guān)領(lǐng)導。報損管理 報損的原因有很多：質(zhì)量不合格、過了效期等等，但報損的時機和數(shù)量要由采購部、財務(wù)部、質(zhì)管部以及相關(guān)領(lǐng)導共同決定。流程圖報損流程如下：財務(wù)記存貨帳倉庫出庫記保管帳相關(guān)部門進行審批養(yǎng)護員填寫報損單流程圖說明報損的商品一般來自于不合格品庫，但也可以來自于正常的庫房。養(yǎng)護員根據(jù)采購部的要求在系統(tǒng)中錄入報損單并打印報損報告單，報損報告單經(jīng)相關(guān)部門批準后，走出庫流程后由專人銷毀。對應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報損單管理，報損單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。審批的權(quán)力在系統(tǒng)中通過崗位授權(quán)來設(shè)定。對于門店需要報損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔。單據(jù)說明1 報損單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。崗位操作規(guī)范1養(yǎng)護員，用到報損單管理，填寫報損單，并打印報損審批單。2質(zhì)量管理員，在報損審批單上簽字3. 財務(wù)人員，在報損審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導審批后在系統(tǒng)中確認報損單。3. 保管員，出庫記賬。報溢管理 報溢的原因主要是由于盤點多出.流程圖流程如下：財務(wù)記存貨帳倉庫入庫記保管帳相關(guān)部門進行審批養(yǎng)護員填寫報溢單流程圖說明配送中心養(yǎng)護員或者門店人員根據(jù)盤點的結(jié)果在系統(tǒng)中錄入報溢單并打印報溢報告單，報溢報告單經(jīng)相關(guān)部門批準后，走入庫流程。對應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報溢單管理，報溢單有兩種狀態(tài)：臨時和確定，確定就相當于審批的過程。審批的權(quán)力在系統(tǒng)中通過崗位授權(quán)來設(shè)定。對于門店商品報溢的情況，必須得到質(zhì)管部、財務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導的審批。需要說明的是，盡管不在系統(tǒng)中管理贈品，但是可以在配送中心對贈品進行報溢處理以變成正常的商品，但是會影響成本單價，這與不在系統(tǒng)中管理贈品是不矛盾的。單據(jù)說明2 報溢單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉庫記保管帳。崗位操作規(guī)范1養(yǎng)護員，用到報溢單管理，填寫報溢單，并打印報溢審批單。2質(zhì)量管理員，在報溢審批單上簽字3. 財務(wù)人員，在報溢審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導審批后在系統(tǒng)中確認報溢單。4. 保管員，入庫記賬。商品狀態(tài)調(diào)整商品的狀態(tài)包括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。前者指是否合格，后者指是否可銷。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。狀態(tài)的調(diào)整來源于質(zhì)量問題、政策原因、效期等。流程圖商品狀態(tài)調(diào)整的流程如下所示：采購部給出處理意見后作相應(yīng)處理質(zhì)管進行質(zhì)量檢查，并填寫商品狀態(tài)調(diào)整單養(yǎng)護員填寫質(zhì)量報告單流程圖說明1.庫房養(yǎng)護員日常養(yǎng)護時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或者外包裝破損，填寫質(zhì)量報告單，質(zhì)管員對這些商品進行檢驗，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質(zhì)量調(diào)整單，調(diào)整在庫商品質(zhì)量狀態(tài)，采購部在商品質(zhì)量調(diào)整單上給出處理意見，養(yǎng)護員在系統(tǒng)中填寫移庫單，把這些商品移到相應(yīng)倉庫。2.業(yè)務(wù)部門也可以要求倉庫把某些商品的銷售狀態(tài)進行調(diào)整，以使之可銷或者不可銷單據(jù)說明商品狀態(tài)調(diào)整單：記錄商品在庫狀態(tài)變化的單據(jù)。其保存后直接對當前可銷庫存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。崗位職責1 養(yǎng)護員：依據(jù)日常庫房商品養(yǎng)護情況手工填寫質(zhì)量報告單，并將其傳遞給質(zhì)管部門。庫存明細調(diào)整庫存明細信息包括：貨位、批號、包裝等。庫存明細調(diào)整來源于：1.盤點后發(fā)現(xiàn)的庫存明細的錯誤 2.日常的養(yǎng)護。 GSP要求批號全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號；在庫商品批號的調(diào)整用到功能:庫存明細調(diào)整，但是對于已經(jīng)出庫的商品不能調(diào)整批號。單據(jù)說明庫存明細調(diào)整單：記錄商品在庫明細信息變化的單據(jù)。其保存后直接對當前庫存（批號庫存、貨位庫存）產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。崗位操作規(guī)范 庫存明細調(diào)整，由養(yǎng)護員完成，用于調(diào)整在庫商品的明細信息。效期報警管理配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對藥品效期情況進行查詢，對近效期的藥品做出相應(yīng)處理。報表說明1效期報警報表，包含了品名、品規(guī)、廠牌、批號、貨位、生產(chǎn)日期、失效日期、供應(yīng)商等信息。說明:如果對應(yīng)多于一個供應(yīng)商，則取最近的一個。崗位操作規(guī)范1查詢效期報警報表，由倉庫人員操作。GSP管理系統(tǒng)有專門的GSP管理模塊，建議只對與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過系統(tǒng)來管理，主要包括:證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復核記錄等。GSP模塊主要由質(zhì)管部的相關(guān)人員來操作。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)的功能從總體上劃分為兩類：1、初始設(shè)置部分 包括這樣幾個功能：業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)方案設(shè)置、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)帳科目合并設(shè)置、臨時憑證字段數(shù)據(jù)來源定制和為其它財務(wù)軟件提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)憑證的接口設(shè)置功能。初始設(shè)置主要完成這樣的功能：業(yè)務(wù)中的什么樣的數(shù)據(jù)怎樣轉(zhuǎn)到財務(wù)中的哪個帳套、哪個科目中去。2、日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)日常使用包括三個功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)臨時憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查。前兩個功能主要是把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中傳票中的數(shù)據(jù)按照設(shè)置轉(zhuǎn)到相應(yīng)帳套的相應(yīng)科目中去，同時填寫憑證的其它信息。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查用于對業(yè)務(wù)的余額與財務(wù)相關(guān)科目的余額的對帳功能提供簡單sql輔助生成以及對帳功能實現(xiàn)。BMS3傳票 臨時憑證編輯業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證財務(wù)軟件初始設(shè)置 （其中實線表示必須執(zhí)行此步，虛線表示任選）流程圖如下:存貨類傳票進貨業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)，生成臨時憑證輸出到金算盤財務(wù)系統(tǒng)進貨結(jié)算類傳票進貨結(jié)算付款流程傳票記賬銷售結(jié)算類傳票和存貨類傳票銷售結(jié)算收款流程存貨類傳票報損、報溢流程業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的財務(wù)傳票，記賬后通過業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)系統(tǒng)生成臨時的財務(wù)憑證，然后通過專門開發(fā)的接口程序把臨時憑證轉(zhuǎn)到金算盤軟件中。說明:1. 建議業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)工作在月底進行，因為月底前業(yè)務(wù)單據(jù)可能會發(fā)生變化；2. 結(jié)賬的日期，可以每個月單獨設(shè)置，但要求與財務(wù)系統(tǒng)一致。請貨和配送請貨流程一般由門店自己驅(qū)動,門店請貨員根據(jù)門店的實際庫存情況、銷售情況，直接填寫請貨計劃。對于還未切換的門店的請貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請貨單。配送中心開票根據(jù)門店的請貨情況，在系統(tǒng)中作配送，配送的過程是由系統(tǒng)自動進行的。流程圖手工填寫請貨計劃啟動dbcopy復制數(shù)據(jù)確認請貨保管員出庫，記賬確定臨時配送，打印配送單配送決策流程圖說明配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。確認請貨的過程可以由系統(tǒng)自動完成。只有確認狀態(tài)的請貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。崗位職責及操作門店請貨，由門店的請貨人員操作，用于生成請貨計劃配送決策, 由配送中心開票員操作，生成配送單。門店收貨門店收到配送中心的來貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時增加門店的庫存流程圖 商品上架增加門店的庫存門店按照配送單對來貨進行清點，并對配送單進行勾對收貨流程圖說明默認配送中心的送貨沒有問題，按照配送單上的商品數(shù)量作收貨入庫處理，24小時內(nèi)如果有數(shù)量或者質(zhì)量上的問題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理:1. 如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補配，不用在系統(tǒng)處理；2. 如果批號錯了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進行批號的調(diào)換；3. 如果有破損或者其他質(zhì)量問題，由門店提出配退申請，經(jīng)配送中心同意后走配退流程；4.如果門店收貨時作當面清點，門店可以直接填寫實際收貨數(shù)量，有問題的商品由配送員帶回配送中心，同時系統(tǒng)自動產(chǎn)生配送退回單，增加配送中心庫存。崗位職責及操作門店收貨員: 勾對配送單生成門店的入庫單，增加門店庫存門店退貨采購部通知門店退貨或者門店提出退貨申請，門店填寫配送退貨單，由采購部審批后生效貨退到配送中心倉庫，然后作驗收和入庫。驗收員作驗收，填寫手工的驗收單采購部審批開票員生成退貨入庫單門店退貨申請保管員入退貨庫，記賬單據(jù)說明配送退貨單，在配送中心產(chǎn)生，包括商品信息、門店信息。分四聯(lián)：制單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、倉庫聯(lián)、門店聯(lián)。崗位職責及操作門店退貨員員，填寫配送退貨單；開票員，根據(jù)驗收的實際情況，勾對配送退貨單生成退貨入庫單。保管員,根據(jù)退貨入庫單作入庫記賬操作。 中心鋪貨中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。執(zhí)行鋪貨，打印配送單開票填寫主動鋪貨單與門店請貨流程類似，不同點在于配送的策動點在配送中心。單據(jù)說明配送單，格式同前面談到的配送單崗位職責及操作開票員，填寫庫存調(diào)整單。店間調(diào)貨為了規(guī)范門店間的調(diào)貨行為，避免批號的混亂，應(yīng)該禁止門店之間的借貨行為。出向門店填寫單向移出單，減少庫存，打印單據(jù)入向門店，填寫單向移入單，增加庫存說明為了規(guī)范調(diào)貨行為，調(diào)入店必須在移出單上簽字，同時系統(tǒng)會每月提供調(diào)貨的報表供核對之用?？紤]到門店的設(shè)備情況，移庫單不打印而用手工單據(jù)代替。門店銷售收款顧客取貨收款員收款并打印收款小票顧客根據(jù)銷售單交款營業(yè)員開出銷售單顧客選購商品流程圖說明營業(yè)員開出小票中應(yīng)該包含以下信息:商品id、批號、數(shù)量等。上述流程也可以改成超市模式的，即省略掉營業(yè)員開銷售單的過程，顧客直接拿著商品去交款，這就要求門店柜臺上的每個商品上都必須貼上商品id，流程圖如下:顧客取貨收款員收款并打印收款小票顧客拿著商品去交款顧客選購商品收銀員輸入的信息包括:商品id、數(shù)量、價格和會員卡號，輸入會員卡號后自動帶出此顧客對應(yīng)的折扣。單據(jù)收款小票顧客退貨顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。退貨的審核包括：是否是本門店的銷售，商品的質(zhì)量是否合格，批號是否正確營業(yè)員收貨打印小票，退錢收款員勾原單退貨店長審核顧客退貨要求日結(jié)每天門店的營業(yè)結(jié)束之后，門店要作日結(jié)，日結(jié)之前要保證所有收貨都已經(jīng)作了入庫記賬日結(jié)時，系統(tǒng)要作物流日結(jié)、帳務(wù)日結(jié)和銷售匯總同時自動產(chǎn)生下一個邏輯日同時自動產(chǎn)生相應(yīng)的報表。門店顧客管理門店顧客的管理包括: 顧客基本信息、顧客的分類、顧客的銷售和積分統(tǒng)計分析、顧客的折扣定義等。系統(tǒng)提供了門店顧客基本信息管理的功能；對于顧客的分類管理，可以通過對顧客進行分類編碼即可顧客的銷售統(tǒng)計和積分累計，可以通過報表解決，但要求門店銷售時需要輸入顧客的卡信息。門店藥品的分類管理即陳列管理，系統(tǒng)中可以定義貨位，通過對貨位的細分達到藥品分類管理的目的。拆零藥品銷售對于需要拆零銷售的藥品，門店銷售采取小數(shù)的形式，如果除不盡可以靈活處理。 飲片管理飲片所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都應(yīng)該管理到單品；飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個產(chǎn)地；飲片的基本單位定義成克，門店銷售時以10克為單位進行銷售，而采購和批發(fā)以公斤為單位；建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因為這樣會導致速度很慢；門店促銷管理主要有以下幾種形式1. 買贈形式，因為贈品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理；2. 會員形式，系統(tǒng)維護會員信息，門店銷售時系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過報表可以統(tǒng)計積分；3. 前臺折扣形式，后臺定義最高折扣限制和低于成本檢查；4. 后臺調(diào)價的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。醫(yī)?？ㄤN售管理流程如下:然后在醫(yī)保系統(tǒng)中作刷卡先在INCA系統(tǒng)中進行銷售說明:在INCA系統(tǒng)中作銷售時，收款形式選擇醫(yī)?？?，通過報表統(tǒng)計每天的醫(yī)保刷卡金額，財務(wù)部通過報表作應(yīng)收帳。飲片廠業(yè)務(wù)管理飲片廠的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括:原藥材的采購和入庫、車間的領(lǐng)料和加工、產(chǎn)成品的移庫、產(chǎn)成品的銷售幾個環(huán)節(jié)。帳設(shè)置:原藥材保管帳、車間保管帳、產(chǎn)成品保管帳；飲片廠采購帳、飲片廠應(yīng)付帳、飲片廠應(yīng)收帳。原藥材的采購和入庫采購流程與普通藥品的流程相同車間領(lǐng)料和加工車間領(lǐng)料和加工，要經(jīng)過以