某電氣公司檔案管理制度.doc

*電氣有限責(zé)任公司檔案管理制度為了加強公司對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司建設(shè)和發(fā)展，依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國經(jīng)濟(jì)法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司各職能的具體情況制定本制度。涉及范圍：國家頒布的法律法規(guī)、公文、職能管理部門頒布的文件、公司內(nèi)部的日常工作記錄、文書、施工技術(shù)資料、發(fā)明成果、財務(wù)數(shù)據(jù)資料、安全管理文件等。目錄：1、 文書檔案管理制度2、 技術(shù)檔案管理制度3、 會計檔案管理制度4、 安全檔案管理制度文書檔案管理制度為了檔案的集中統(tǒng)一管理，做好保密工作維護(hù)檔案的完整和安全便于利用，特制定以下檔案管理制度。 、公司文書檔案管理由綜合辦公室負(fù)責(zé)，檔案管理人員擔(dān)任具體工作，為便于保管方便利用，設(shè)檔案專柜。 、辦公室根據(jù)具體情況，定時檢查工作人員是否認(rèn)真做到文件（包括電子文書的簽收）完整齊全、分類明確清楚、標(biāo)題確切易找、期限比較準(zhǔn)確、案卷結(jié)實美觀、排列系統(tǒng)條理、調(diào)閱迅速無誤、檔案上交及時。 、收發(fā)人員不能擅自拆閱文件、檔案，代收的文件交收發(fā)人員登記并簽字，否則，若發(fā)現(xiàn)丟失、失密，追究代收人全部責(zé)任。 、借閱文件，必須辦理借閱手續(xù)，并迅速退回。新聞記者“三密”文件，應(yīng)遵守保密守則。 、屬于清退的文件，應(yīng)作到半年一清理，一年一清退，填清退清單一式二份，由清退人簽字，保證完整無缺。 、對與應(yīng)銷毀的文件，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，填寫銷毀文件清單，不得擅自出售。*電氣有限責(zé)任公司 技術(shù)檔案管理制度1 總則：11 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。12本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。13公司生產(chǎn)技術(shù)職能部門、施工部要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。14按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。2 技術(shù)文件資料的歸檔：21每一個技術(shù)項目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時向公司綜合檔案室移交歸檔。22各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見PD423文件控制程序表碼PD423-02)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。23 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。24凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后，向檔案室移交歸檔。25凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3 綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：31 綜合檔案室的任務(wù)：311集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。312協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。313 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。32 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：321認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。322科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。323 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。324 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。325 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復(fù)制。4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：41認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。42凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5 技術(shù)檔案的保管和借閱：51對接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制檔案查閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。52認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對檢查報告的真實性進(jìn)行復(fù)查。53做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。54技術(shù)檔案的保密制度：541全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。542技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報并采取措施作妥善處理。543 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。55技術(shù)檔案的借閱：551凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫文件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。552技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。553經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標(biāo)價、資料按制作價格）報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。554借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。6 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：61凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時復(fù)制補充完整。62 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。63用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。64用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。65用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。66 作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。67 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制文件發(fā)放清單（參見PD423文件控制程序表碼PD423-01），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應(yīng)提出申請，填寫文件領(lǐng)用申請單（參見PD423文件控制程序表碼PD423-06），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。68 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費用，其金額按復(fù)（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財務(wù)部。7 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：71 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。72 技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所， 以保證文件的使用得到有效控制。73 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復(fù)使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。 *電氣有限責(zé)任公司 會計檔案管理制度第一條 會計檔案是會計核算的專業(yè)材料，包括會計憑證、會計帳薄和財務(wù)報告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，也是各企業(yè)的主要檔案之一。 第二條 按照會計檔案管理辦法會計檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序、專人保管。第三條會計檔案的范圍 1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。 原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù)，是重要的會計核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。 記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。 其他會計憑證是指以上憑證之外的憑證。 2、會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理，逐步加工成有用會計信息的簿籍。它是編制會計報表的重要依據(jù)。會計帳簿：包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。 3、財務(wù)報告指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等。會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。 4、其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料。第四條會計檔案的立卷和保管 1、會計檔案的分類和編號。會計檔案可分為四類：會計憑證類、會計帳簿類、會計報表類和其它類，根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級編號管理。 2、財務(wù)部門按照上述歸類和編號負(fù)責(zé)整理立卷。會計檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒（或卷皮）進(jìn)行包裝。 3、會計檔案的移交。會計檔案在會計年度終了后由財務(wù)部門保管一年，以備隨時查閱，滿一年后，有單獨檔案部門的，同財務(wù)部門編造清冊移交檔案部門保管。 4、檔案部門對所保管的會計檔案應(yīng)建立“會計檔案保管清冊”由會計檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。 5、會計檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號分類順序存放。存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。 6、會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。 7、各種會計檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。 第五條會計檔案的調(diào)閱 1、本公司人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)主管會計同意；外單位人員調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信，并經(jīng)會計主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；會計檔案原件不得外借。 2、調(diào)閱會計檔案須填寫會計檔案調(diào)閱登記簿，需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。第六條會計檔案的銷毀 1、對保管期滿的會計檔案，要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷，保管到確無保存價值時再進(jìn)行銷毀。 2、對按規(guī)定可以銷毀的檔案，應(yīng)