淺析財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程中的成本分析和控制.doc

淺析財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程中的成本分析和控制 任建明 摘要：企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行投資決策分析。筆者對財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程中的可控成本和不可控成本進(jìn)行分析，設(shè)計出一個簡單的成本控制管理表格，企業(yè)可以有重點(diǎn)地對容易成本失控的地方加以控制。針對J企業(yè)的案例，筆者又做了一些改進(jìn)，提出實施財務(wù)管理系統(tǒng)的成本控制的建議。 關(guān)鍵詞：財務(wù)管理；系統(tǒng)；成本控制 對于企業(yè)決策者而言，實施財務(wù)管理系統(tǒng)不僅僅是購買一套軟件，需要投入巨大的資金、人力、物力，投入時間長、風(fēng)險大。企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行投資決策分析,才能投資購置或更新系統(tǒng)，并能更好地實施與應(yīng)用財務(wù)管理系統(tǒng)。 一、財務(wù)管理系統(tǒng)的成本分析 依據(jù)系統(tǒng)生命周期階段理論，可以將系統(tǒng)實施成本分成開發(fā)成本和運(yùn)行、維護(hù)成本兩大類。開發(fā)成本包括系統(tǒng)分析設(shè)計、代碼編寫、系統(tǒng)測試、硬件購買和人員培訓(xùn)等；而運(yùn)行維護(hù)成本則包括運(yùn)行費(fèi)用，管理費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用等。 1.咨詢費(fèi)用。任何單位在實施管理系統(tǒng)前，其自身的業(yè)務(wù)流程一定有需要進(jìn)行整頓和改革的地方，如果企業(yè)有些根本的弊端沒有解決，則實施系統(tǒng)后，也無法滿足其需求。因此有必要組成一個由外部專家、咨詢機(jī)構(gòu)和企業(yè)自身的業(yè)務(wù)行家組成的咨詢團(tuán)隊，便于從專業(yè)的角度，對其現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化甚至重組，對系統(tǒng)的實施進(jìn)行評估和決策。 2.軟、硬件的購買。企業(yè)在前期對供應(yīng)商的選擇上，由于信息不對稱和投入資金過少，未能找到能結(jié)合企業(yè)行業(yè)特征來開發(fā)的軟件供應(yīng)商，無形中加重了軟件成本。 3.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化費(fèi)用。通常企業(yè)在采用新系統(tǒng)前，都已經(jīng)存在老系統(tǒng)中或者人工處理的大量數(shù)據(jù)，如何將這些數(shù)據(jù)經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化，載入到新系統(tǒng)中去，則是一個不容易預(yù)先判定的費(fèi)用支出。 4.數(shù)據(jù)分析費(fèi)用。財務(wù)管理系統(tǒng)在建成后，往往會生成大量的數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)分析機(jī)制往往有其局限性，分析的功能都有一定限度。因此，在對系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析上，需要一定的資金，用來支付數(shù)據(jù)分析機(jī)制的建立，相關(guān)人員的人工費(fèi)用等。 5.員工培訓(xùn)費(fèi)用。信息系統(tǒng)的建立，都意味著相關(guān)操作員工作方式和風(fēng)格的改變，而操作較復(fù)雜的財務(wù)管理系統(tǒng)，更需要對員工進(jìn)行足夠的培訓(xùn)，這樣，才能盡量避免因人為因素，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定，給企業(yè)效益造成不必要的安全隱患。 6.系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。財務(wù)管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程對信息系統(tǒng)的依賴性也加強(qiáng)了，所以，在系統(tǒng)運(yùn)行的后期維護(hù)顯得至關(guān)重要。在這一費(fèi)用細(xì)節(jié)上進(jìn)行細(xì)致的預(yù)算和控制，非常必要。 二、系統(tǒng)實施成本的可控性分析 企業(yè)要在其希望實現(xiàn)的成本目標(biāo)的基礎(chǔ)上，盡量將成本最小化，就必須仔細(xì)地對各項成本進(jìn)行分析和控制。本文提出財務(wù)管理系統(tǒng)成本可控性的分析方法，是從企業(yè)的角度出發(fā)，分析哪些是系統(tǒng)實施可以控制的成本，哪些是無法控制或無法完全控制的不可控成本，并相應(yīng)的采取措施。此時，企業(yè)成為財務(wù)管理系統(tǒng)實施的責(zé)任成本中心。凡是責(zé)任中心能控制的各種耗費(fèi)均稱為“可控成本”，企業(yè)可以將可控成本盡量控制在一定的范圍。將上文闡述的系統(tǒng)實施成本的可控性進(jìn)行分析，如表1所示。 加強(qiáng)對財務(wù)管理系統(tǒng)實施可控成本的管理，可以從以下幾方面著手： 1.在引入系統(tǒng)前，先對自身業(yè)務(wù)流程、管理體制和單位信息處理機(jī)制進(jìn)行整改，可以減少系統(tǒng)建設(shè)時系統(tǒng)需求費(fèi)用，同時縮短系統(tǒng)的建設(shè)周期。事實上，很多企業(yè)在平時不注意對自身的優(yōu)化，上信息化項目也是盲目地隨大流，而外部單位不可能在較短的時間內(nèi)去理清其現(xiàn)存的問題，同時，調(diào)研期的延長也加大了系統(tǒng)實施的成本。因此，企業(yè)應(yīng)該預(yù)先對自己的核心業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)信息處理狀況進(jìn)行整改，上新財務(wù)系統(tǒng)的過程，也是優(yōu)化、改善工作流程的過程。 2.在購買硬件的時候，應(yīng)該充分考慮財務(wù)管理系統(tǒng)軟件的需求，選擇必要的、合適的硬件。 3.系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該安排企業(yè)內(nèi)部的適當(dāng)人員，參與到系統(tǒng)實施中去。這樣，在系統(tǒng)實施完畢后，自身人員不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設(shè)計原理。在運(yùn)行維護(hù)階段，一般的問題不必要請系統(tǒng)實施單位來解決，減少了財務(wù)管理系統(tǒng)的維護(hù)耗費(fèi)。 系統(tǒng)實施過程中還存在自身無法控制或無法完全控制的不可控成本，包括財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計，代碼編寫以及系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定所可能造成的損失。企業(yè)在實施系統(tǒng)時的不可控成本恰好是系統(tǒng)供應(yīng)商的可控成本。從自身位的角度出發(fā)，在管理不可控成本的時候，必須與系統(tǒng)供應(yīng)商之間發(fā)生利益的博弈。為了盡量減少不可控成本，首先必須選擇一個合適的利益博弈對象，也就是需要一個信譽(yù)相對高、實施能力比較強(qiáng)，對自身目標(biāo)需求有較好預(yù)期滿足度的技術(shù)實施單位。一個好的軟件供應(yīng)商，能夠利用其豐富的行業(yè)經(jīng)驗和強(qiáng)大的技術(shù)實現(xiàn)能力，在保證滿足客戶功能需求的基礎(chǔ)上，以較短的產(chǎn)品實施周期，較低的系統(tǒng)分析和代碼編寫等人工費(fèi)用，建成穩(wěn)健的系統(tǒng)，大大減少了系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)錯誤甚至崩潰的可能性。 三、系統(tǒng)實施中的隱性成本 成本控制中有例外管理的原則，即成本控制要將注意力集中在那些導(dǎo)致預(yù)算超支的超乎常情的成本項上。財務(wù)管理系統(tǒng)實施中存在如下隱性成本：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換費(fèi)用和培訓(xùn)費(fèi)用。通常，企業(yè)或者是系統(tǒng)供應(yīng)商在做成本預(yù)算的時候，很少會充分重視在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和員工培訓(xùn)方面的費(fèi)用。而實際上，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，會發(fā)現(xiàn)存在許多問題，如數(shù)據(jù)不完整，部門自身基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏，數(shù)據(jù)處理混亂。因此，要從組織結(jié)構(gòu)入手，去理清數(shù)據(jù)處理思路，財務(wù)管理系統(tǒng)所必需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換載入到新系統(tǒng)中去。 此外，大型財務(wù)管理系統(tǒng)在建成后，對操作人員的素質(zhì)有相當(dāng)?shù)囊?，對系統(tǒng)操作不當(dāng)，都有可能引起系統(tǒng)出錯甚至崩潰，給正常的業(yè)務(wù)運(yùn)作造成了隱患。因此，對員工的培訓(xùn)必須引起充分的重視。對于J企業(yè)而言，從一開始決定更新財務(wù)系統(tǒng)，就由原先負(fù)責(zé)財務(wù)系統(tǒng)維護(hù)的科室牽頭，負(fù)責(zé)財務(wù)系統(tǒng)更新的全部工作，包括前期的調(diào)研、實施中與開發(fā)商的溝通和后期的系統(tǒng)維護(hù)。在這次財務(wù)系統(tǒng)更新中，J企業(yè)的信息科的人員全程參與，與供應(yīng)商多次溝通，不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設(shè)計原理。在運(yùn)行維護(hù)階段，一般的問題不必要請供應(yīng)商來解決，也節(jié)約了系統(tǒng)的維護(hù)支出。另外，對不同的業(yè)務(wù)科室進(jìn)行培訓(xùn)，針對從事不同業(yè)務(wù)、使用不同模塊的人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，也有利于系統(tǒng)的順利實施。 成本預(yù)算中，必須充分考慮系統(tǒng)實施中存在的隱性成本。如果沒有加入隱性成本，勢必會低估實際成本，影響成本預(yù)算評估，造成企業(yè)對實施成本過高的不滿，降低了對系統(tǒng)實施的信心。 四、成本預(yù)算和控制表格的應(yīng)用以J企業(yè)為例 1.成本預(yù)算和控制表格的說明。表2中實施項目是按照財務(wù)管理系統(tǒng)實施的時間先后安排的，事業(yè)單位在實施過程中按照實際實施情況填寫第二行“實施時間”，并與“預(yù)計時間”相對比，及時調(diào)整系統(tǒng)實施進(jìn)度。其次，各實施項目中，可控與非可控成本可以用不同格式表示（表格中可控成本項目用加粗表示），可控成本應(yīng)制定詳細(xì)附表，如員工培訓(xùn)費(fèi)用項目應(yīng)按事業(yè)單位各部門員工制定詳細(xì)的費(fèi)用明細(xì)表，才能更好的控制財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程的可控成本。 綜上所述，企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行成本計劃的制定，在財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程中嚴(yán)格執(zhí)行成本計劃，才能做好企業(yè)啟用財務(wù)管理系統(tǒng)的成本控制。 2.從J企業(yè)案例看表格的應(yīng)用 （1）案例介紹。J企業(yè)目前使用的財務(wù)軟件是從xx年開始啟用的，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)日益龐大，且原軟件開發(fā)公司已解散，后期研發(fā)和服務(wù)已無保障。期間頒布了新的會計制度，會計核算的內(nèi)容發(fā)生了較大變化，有必要開發(fā)一套通用化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用軟件,以確保事業(yè)單位預(yù)算收支數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、有效,為管理決策提供正確的信息依據(jù)。xx年以來，J企業(yè)開始在同類單位開展調(diào)研，由本單位原先負(fù)責(zé)財務(wù)系統(tǒng)維護(hù)的科室牽頭，了解國內(nèi)同類型單位財務(wù)信息系統(tǒng)使用的現(xiàn)狀，以期更新目前的財務(wù)軟件。 xx年底，正式簽約采用S單位的財務(wù)管理系統(tǒng)，軟件及系統(tǒng)服務(wù)總計在200萬人民幣左右；系統(tǒng)硬件購置計算機(jī)10臺，投資約50萬人民幣；還有調(diào)研經(jīng)費(fèi)15萬元。綜上所述，J單位財務(wù)系統(tǒng)更新總預(yù)算265萬元，如表3所示。 （2）對J企業(yè)實施財務(wù)管理系統(tǒng)過程中的成本控制表格的建議。筆者認(rèn)為，如此估計財務(wù)管理系統(tǒng)實施的成本是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，系統(tǒng)實施過程中的不少成本費(fèi)用項目，包括前期的系統(tǒng)需求分析、員工培訓(xùn)費(fèi)用、系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用都未列入項目預(yù)算中去。筆者建議在制定的實施日程表基礎(chǔ)上加以改進(jìn)，加入項目“費(fèi)用估算”和“實際費(fèi)用”項目（如表4所示），來協(xié)助財務(wù)管理系統(tǒng)實施過程中的成本預(yù)算和控制工作。 企業(yè)實施財務(wù)管理系統(tǒng)就是要提高資源利用率，縮短生產(chǎn)周期，提高財務(wù)信息的準(zhǔn)確性，以更好地支持決策。那么實施財務(wù)管理系統(tǒng)過程中的成本控制工作有無成效，是財務(wù)管理系統(tǒng)能否成功上馬的重要因素，必須重視系統(tǒng)實施過程中的成本