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北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo)書 SLCBK-PMC-ZY-0001/A A2007-7-4初步使用梁燕楊保增 版本日期文件狀態(tài)編制人審核人批準(zhǔn)人 i 目 錄 1.0文件編制基本要求文件編制基本要求1 1.1.文件基本格式1 1.2.文件簽發(fā)人、簽章及文件發(fā)出1 1.3.文件登記2 1.4.文控統(tǒng)計(jì)2 1.5.各參建單位文件編制要求2 請(qǐng)各參建單位參照本作業(yè)指導(dǎo)書，編制本單位文件管理模版。.2 2.0會(huì)審會(huì)簽記錄模板會(huì)審會(huì)簽記錄模板3 2.1.會(huì)審會(huì)簽記錄模板及使用說明3 2.2.會(huì)審會(huì)簽記錄模板使用說明3 3.0文件傳送單模板文件傳送單模板5 3.1.文件傳送單模板及使用說明5 3.2.文件傳送記錄登記表模板及使用說明6 4.0會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)模板會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)模板7 4.1.例會(huì)會(huì)議紀(jì)要模板及使用說明7 4.2.會(huì)議紀(jì)要簽到表模板使用說明8 4.3.專題會(huì)議紀(jì)要模板使用說明9 5.0通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板10 5.1.通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板及使用說明10 5.2.通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告登記表模板及使用說明11 6.0周、月報(bào)使用模版說明周、月報(bào)使用模版說明12 6.1.周、月報(bào)模版及使用說明12 7.0檢查工作使用模板說明檢查工作使用模板說明13 7.1.檢查工作計(jì)劃模板及使用說明13 7.2.檢查工作報(bào)告模板及使用說明14 7.3.不符合項(xiàng)整改清單模板及使用說明15 8.0文件處理與傳閱單文件處理與傳閱單16 8.1.文件處理單16 8.2.文件傳閱單17 8.3.文件處理與傳閱模板使用說明18 8.4.收文登記表模板20 9.0文件借閱登記表文件借閱登記表21 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo)書 第 1 頁 共 26 頁 1.0文件編制基本要求文件編制基本要求 1.1. 文件基本格式 文檔邊距：上、下 2.5 厘米，訂口 2.5 厘米，切口 2 厘米，頁眉 1.5、頁腳 2 厘米。 文件模板：由本手冊(cè)確定，新增內(nèi)容，應(yīng)更新本手冊(cè)。 文控編號(hào)：文件控制需要而設(shè)置的編碼，由文控信息部負(fù)責(zé)登記、編碼。 文件簽發(fā)：由項(xiàng)目部經(jīng)理/副經(jīng)理簽發(fā)。 文件標(biāo)題：正文前的文件標(biāo)題名稱，采用“關(guān)于 XXXX 的通知” 等方式表式，三 號(hào)加粗黑體，段前間距 0.5 行，行間距 1.5 倍行，段后間距：0 行。 表格中的文字及正文內(nèi)容原則上： 漢字：采用四號(hào)宋體。 數(shù)字、英文：采用四號(hào) Times New Roman 。 文字行間距： 1.5 倍行，段落間距：0 行。 日期：采用小四號(hào)“2007-07-25”方式表式。 段落標(biāo)題：采用四號(hào)加粗宋體。 文件附件：附件加在正文之后，附件名稱必須與文件中附件名稱的內(nèi)容完全一致，不 加書名號(hào)。 頁眉：首頁無頁眉，次頁設(shè)置頁眉。頁眉形式如下： 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部項(xiàng)目部 頁腳：首頁、次頁均設(shè)置頁腳，頁腳形式如下： 電話： 傳真： 第 頁 共 頁 地址： 郵 編： 抄報(bào)/抄送：需 PMT 知情的事項(xiàng)，或需 PMC 設(shè)計(jì)監(jiān)理、駐廠監(jiān)造和施工監(jiān)理負(fù)責(zé)現(xiàn) 場(chǎng)監(jiān)督的事項(xiàng)，在文件發(fā)送有關(guān)單位的同時(shí)，向 PMT 報(bào)告通知設(shè)計(jì)監(jiān)理和施工監(jiān)理。 文控信息部同時(shí)保存電子和紙質(zhì)兩種形式的文件。 在文件發(fā)出前，由文控信息部負(fù)責(zé)對(duì)文件的要素、文字、邊距進(jìn)行檢查驗(yàn)收，合格后 方能發(fā)送。 1.2. 文件簽發(fā)人、簽章及文件發(fā)出 文件的簽發(fā)應(yīng)該由該單位的法定代表人（項(xiàng)目經(jīng)理/項(xiàng)目副經(jīng)理）簽發(fā)，在遇特殊情 況下（該項(xiàng)目經(jīng)理不在） ，該單位要提前以文件形式上報(bào)（下達(dá)）領(lǐng)導(dǎo)層（下級(jí)） ，通知 項(xiàng)目部名稱（14pt 字號(hào)宋體） 小五號(hào)宋體 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo)書 第 2 頁 共 21 頁 簽發(fā)人的變更，以便各級(jí)單位文件能正常流轉(zhuǎn)。 需簽章的文件，加蓋公章后，才能發(fā)送。 文件簽章：正文之后加蓋項(xiàng)目部公章，公章內(nèi)容要上報(bào) PMC 項(xiàng)目部審批，公章由文 控信息部負(fù)責(zé)保管，加蓋公章時(shí)，應(yīng)填寫加蓋公章登記表。 文件發(fā)出：在信息平臺(tái)發(fā)送文件前要將文件轉(zhuǎn)換成 PDF 格式或?qū)⑽臋n加密，目的是 保證文件的完整性及有效性。 1.3. 文件登記 登記表：是文控信息部的文件管理臺(tái)帳。 格式要求：標(biāo)題文字采用三號(hào)黑體，表內(nèi)文字采用五號(hào)宋體，段落間距為 1.5 倍行距， 段前、段后為 0 行。 登記人：由文控信息部指定。 1.4. 文控統(tǒng)計(jì) 適用范圍：用于各種報(bào)表、匯報(bào)以及績(jī)效評(píng)價(jià) 時(shí)段：會(huì)議紀(jì)要，通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告完成情況的統(tǒng)計(jì)時(shí)段，根據(jù)報(bào)告期或匯報(bào) 期決定，文控信息部每周更新一次，并作為周、月報(bào)的一項(xiàng)內(nèi)容 統(tǒng)計(jì)人：由文控信息部負(fù)責(zé)派遣 內(nèi)部文件傳閱 內(nèi)部文件由文控信息部建立統(tǒng)一的電子文檔目錄，供 PMC 項(xiàng)目部人員查閱和使用。 1.5. 各參建單位文件編制要求 請(qǐng)各參建單位參照本作業(yè)指導(dǎo)書，編制本單位文件管理模版。 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo) 第 3 頁 共 26 頁 2.0會(huì)審會(huì)簽記錄模板會(huì)審會(huì)簽記錄模板 2.1.會(huì)審會(huì)簽記錄模板及使用說明 文件會(huì)審會(huì)簽記錄文件會(huì)審會(huì)簽記錄 文件題名記錄人 文控編號(hào)日期 主持部門主持人 會(huì)審會(huì)簽意見會(huì)審會(huì)簽意見 正文 部門參加人部門參加人 2.2.會(huì)審會(huì)簽記錄模板使用說明 適用范圍：內(nèi)部文件（管理文件、會(huì)議紀(jì)要、周報(bào)、月報(bào)、有關(guān)通知、指令、請(qǐng) 示、報(bào)告等）涉及多部門審查會(huì)簽時(shí)采用。 文件題名：與會(huì)審會(huì)簽的原文件同名。 文控編號(hào)：與會(huì)審會(huì)簽的原文件同號(hào)。 主持部門：由文件編制組織部門負(fù)責(zé)。 會(huì)審會(huì)簽意見：由主持部門負(fù)責(zé)填寫，并根據(jù)參加部門提出的意見修改原文件。 會(huì)審會(huì)簽：會(huì)審工作完成后，參加會(huì)審的部門、參加人在會(huì)審會(huì)簽記錄上簽字。 文件編寫部門在提交項(xiàng)目經(jīng)理、副經(jīng)理審查、簽發(fā)時(shí)，應(yīng)附文件會(huì)審會(huì)簽記錄。 會(huì)審會(huì)簽記錄與修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以備過程審計(jì)與核 查，文件歸檔時(shí)，此文件撤銷，只歸檔正式文件，正式發(fā)送的文件，也不附會(huì)審會(huì)簽 項(xiàng)目部名稱 第 4 頁 共 21 頁 記錄。 第 5 頁 共 26 頁 注明：進(jìn)行文件會(huì)審會(huì)簽記錄的文件要有文件臺(tái)帳登記，這是過程審計(jì)與核查的 必查內(nèi)容，目的是考查文件管理的規(guī)范性，具體臺(tái)帳格式如下： 審批類文件登記表審批類文件登記表 序號(hào)文控編號(hào)文件題名責(zé)任部門接收日期審查完成日期備注 適用范圍：文控信息部的文件登記管理臺(tái)帳，主要包括程序、作業(yè)文件等一系列 審批類文件，不局限于此。 文控編號(hào)：與會(huì)審會(huì)簽原文件同號(hào)。 文件題名：與會(huì)審會(huì)簽原文件同名。 責(zé)任部門：指進(jìn)行文件審核的該部門。 接收日期：文件接收的當(dāng)日，應(yīng)予以登記。 審查完成日期：文件進(jìn)行審查完畢的日期，應(yīng)予以登記。 備注：標(biāo)明文件是否合格，是否進(jìn)行了會(huì)審會(huì)簽記錄,應(yīng)予以登記。 審查文件登記表是過程審計(jì)與核查的必查內(nèi)容，目的是考查文件管理的規(guī)范性。 第 6 頁 共 26 頁 3.0文件傳送單模板文件傳送單模板 3.1.文件傳送單模板及使用說明 文件傳送單文件傳送單 收件單位 收 件 人聯(lián)系電話 詳細(xì)地址 郵政編碼傳送日期 序號(hào)文控編號(hào)文件題名份數(shù) 備注 以上文件傳送用于： 批準(zhǔn)審查確認(rèn)備案 批準(zhǔn) /按要求修改返回修改更正供你使用 發(fā) 件 人：收到文件并查驗(yàn)后，請(qǐng)簽字并將本頁 返回 簽 發(fā)：收件人(簽字)： 收 到 日 期： 適用范圍：一般用于印刷品文件（紙質(zhì)版）的傳送。 文控編號(hào)：與被傳送的原文件同號(hào)。 文件題名：與被傳送的原文件同名。 文件傳送單回執(zhí)：文件傳送單與回執(zhí)一交保存，以便過程審計(jì)和核查。 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo) 第 7 頁 共 26 頁 3.2.文件傳送記錄登記表模板及使用說明 文件傳送記錄登記表（內(nèi)部文件傳送記錄登記表（內(nèi)部/ /外部）外部） 序號(hào)文控編號(hào)文件題名發(fā)文單位/發(fā)件人傳送日期收文單位/收件人回執(zhí)日期 適用范圍：文控信息部的文件登記管理臺(tái)帳。 文控編號(hào)：與文件傳送單中的原文件同號(hào)。 文件題名：與文件傳送單中的原文件同名。 發(fā)文單位/發(fā)件人：文件發(fā)出單位/文件的發(fā)送人，由文控信息部負(fù)責(zé)。 傳送日期：文件傳送的當(dāng)日，應(yīng)予以登記。 回執(zhí)日期：文件傳送單回執(zhí)返回的當(dāng)日，應(yīng)予以登記。 收文單位/收件人：文件接收單位/文件的接收人，由文控信息部負(fù)責(zé)。 文件傳送記錄登記表是過程審計(jì)與核查的必查內(nèi)容，目的是考查文件管理的規(guī)范性。 第 8 頁 共 21 頁 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo) 第 9 頁 共 26 頁 4.0會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)模板會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)模板 4.1.例會(huì)會(huì)議紀(jì)要模板及使用說明 例會(huì)會(huì)議紀(jì)要例會(huì)會(huì)議紀(jì)要 文控編號(hào)： 簽發(fā)： 會(huì)議主題會(huì)議主題 會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn) 參加人員參加人員 會(huì)議主持會(huì)議主持 會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議內(nèi)容： 正文 議決事項(xiàng)：議決事項(xiàng)： 1、正文 2、正文 會(huì)議公告：會(huì)議公告： 1、正文 2、正文 3、正文 落款： 單位名稱（四號(hào)黑體字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四號(hào)黑體字） 頁腳： 主送： 第 頁 共 頁 小四號(hào)宋體，文控編碼細(xì) 則 0 行間距，0 段落間距 項(xiàng)目經(jīng)理或 副經(jīng)理簽發(fā) 參加單位：參加人員 會(huì)議主持人 領(lǐng)導(dǎo)講話的核心內(nèi)容和要求，總體工作進(jìn)展情況，項(xiàng)目管理理念等，會(huì)議 紀(jì)要必須編寫的內(nèi)容 會(huì)議達(dá)成一致意見的事項(xiàng)或確定的工作安排，會(huì)議紀(jì)要必須編寫的內(nèi)容 有關(guān)通知、警示，不符合項(xiàng)通告等，有內(nèi)容 時(shí)編寫，無內(nèi)容時(shí)，刪除此項(xiàng) 項(xiàng)目實(shí)施期間的定期會(huì) 議，小初加粗黑體 項(xiàng)目部名稱 第 10 頁 共 21 頁 抄送： 印發(fā)日期：XXXX 年 XX 月 XX 日 共印 份 例會(huì)會(huì)議紀(jì)要由文控信息部擬稿，并由文控信息部負(fù)責(zé)處理發(fā)送。 會(huì)議紀(jì)要只采用電子文件或傳真文件形式發(fā)送，優(yōu)先采用電子文件。 4.2.會(huì)議紀(jì)要簽到表模板使用說明 會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表 會(huì)議名稱會(huì)議日期 會(huì)議地點(diǎn) 序號(hào)姓 名單位職務(wù)/職稱聯(lián)系方式備注 會(huì)議名稱：例會(huì)為第 XX 次例會(huì)，專題會(huì)議直接填寫專題會(huì)議名稱 會(huì)議簽到表：與會(huì)議紀(jì)要一并保存，供過程審計(jì)與核查時(shí)使用，文件歸檔時(shí)，只保留會(huì) 議紀(jì)要，會(huì)議簽到表應(yīng)撤銷。 其中，在會(huì)議紀(jì)要發(fā)出后，各相關(guān)單位要根據(jù)會(huì)議紀(jì)要議決事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)，且將落 實(shí)情況據(jù)節(jié)點(diǎn)時(shí)間以公文形式回復(fù)，未落實(shí)完畢的需對(duì)該項(xiàng)說明未完成原因，且制定完 成計(jì)劃及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，直至整個(gè)紀(jì)要議決事項(xiàng)完畢，紀(jì)要閉合。 第 11 頁 共 21 頁 4.3.專題會(huì)議紀(jì)要模板使用說明 專題會(huì)議紀(jì)要專題會(huì)議紀(jì)要 文控編號(hào)： 簽發(fā)： 會(huì)議主題會(huì)議主題 會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn) 參加人員參加人員 會(huì)議主持會(huì)議主持 會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議內(nèi)容： 正文 同例會(huì)會(huì)議紀(jì)要 議決事項(xiàng)：議決事項(xiàng)： 1、正文 會(huì)議公告：會(huì)議公告： 1、正文 落款： 單位名稱（四號(hào)黑體字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四號(hào)黑體字） 頁腳形式： 主送： 抄送： 第 頁 共 頁 印發(fā)日期：xx 年 xx 月 xx 日 共印 xx 份 專題會(huì)議紀(jì)要由召集會(huì)議的部門擬稿及落實(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理或副經(jīng)理簽發(fā)。 其他內(nèi)容見例會(huì)會(huì)議紀(jì)要相關(guān)模板使用說明。 為專項(xiàng)工作事宜召開的協(xié)調(diào) 會(huì)議定期會(huì)議，小初加粗黑 體 無內(nèi)容時(shí)，刪除此項(xiàng) 必須編寫的內(nèi)容 必須編寫的內(nèi)容 必須編寫的內(nèi)容 項(xiàng)目部名稱 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo)書 第 12 頁 共 21 頁 5.0通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板 5.1.通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告類文件模板及使用說明 收件人發(fā)件人 收件單位部 門 文 控 編 號(hào)簽 發(fā) 抄報(bào)/抄送頁日期 緊急 請(qǐng)審批 請(qǐng)審閱請(qǐng)確認(rèn)請(qǐng)傳閱請(qǐng)落實(shí) 文件題名文件題名 此文檔模板適用于項(xiàng)目部發(fā)送通知、指令，報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告類文件時(shí)使用。 發(fā)件人：是指文件的提出人或擬稿人。 部 門：是指組織機(jī)構(gòu)圖中所設(shè)置的部門。 收件人：是指收件人或?qū)Ψ揭?guī)定的文件接收人。 收件單位：是指工作界面中規(guī)定的接收單位。 頁：采用數(shù)字，注明總頁數(shù)。 處理標(biāo)識(shí)：對(duì)收文單位的處理要求是指直接負(fù)責(zé)文件處理的一方，處理狀態(tài)不針對(duì) 抄報(bào)/抄送單位。處理狀態(tài)的確定主要依據(jù) PMC 管理手冊(cè)確定。 落款： 單位名稱（四號(hào)黑體字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四號(hào)黑體字） 完成日期：由責(zé)任人落實(shí)完成后，通知文控信息部，統(tǒng)計(jì)人負(fù)責(zé)應(yīng)當(dāng)日更新。 三號(hào)加粗黑體 按工作界面 需備案的報(bào) 審文件 通知、指 令類的管 理文件 按工作界面 需審查的報(bào) 審文件 按工作界面 需審批的報(bào) 審文件 按工作界面 需審查的報(bào) 審文件 文件編號(hào) 項(xiàng)目部名稱 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo) 第 13 頁 共 26 頁 5.2.通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告登記表模板及使用說明 通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告或會(huì)議紀(jì)要登記表通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告或會(huì)議紀(jì)要登記表 序號(hào)文控編號(hào)文件題名責(zé)任部門責(zé)任人發(fā)送日期回復(fù)/批復(fù)文件編號(hào)回復(fù)/批復(fù)回復(fù)/批復(fù)日期 是/否 是/否 是/否 是/否 適用范圍：文控信息部的文件登記管理臺(tái)帳。 文控編號(hào)：與發(fā)送文件同號(hào)。 文件題名：與發(fā)送文件同名。 責(zé)任部門：文件擬稿和負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)的部門。 責(zé)任人：負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)的人員。 發(fā)送日期：文件發(fā)送的當(dāng)日，應(yīng)予以登記。 回復(fù)/批復(fù)文件編號(hào)：注明對(duì)該文件的回復(fù)/批復(fù)文件的編號(hào)，以便查找，且文件閉合。 回復(fù)/批復(fù)：注明該文件發(fā)出后，是否要求對(duì)方予以回復(fù)或批復(fù)。此項(xiàng)內(nèi)容是過程審計(jì)與核查的一個(gè)控制點(diǎn)，目的是確保正確履 行職責(zé)。 回復(fù)/批復(fù)日期：需要回復(fù)或批復(fù)時(shí)，回復(fù)或批復(fù)完成日期，根據(jù)收文處理意見確定。 北京興油鄯善蘭州原油商業(yè)儲(chǔ)備庫工程 PMC 項(xiàng)目部 文件控制作業(yè)指導(dǎo) 第 14 頁 共 26 頁 6.0周、月報(bào)使用模版說明周、月報(bào)使用模版說明 6.1.周、月報(bào)模版及使用說明 工工 程程 周（月）報(bào)周（月）報(bào) 編號(hào)： x 年 x 月 x 日x 月 x 日 第第 XXXXXX 期期 編制人：編制人： 審核人：審核人： 簽發(fā)人：簽發(fā)人： （編制單位）編制單位） 編制日期編制日期 適用范圍：用于各項(xiàng)目部編制周報(bào)、月報(bào)時(shí)使用。 編制人：依據(jù)程序文件規(guī)定或項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的編寫人員。 項(xiàng)目部名稱 第 15 頁 共 21 頁 部門：主要責(zé)任部門或項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的部門。 文控編號(hào)：根據(jù)文控編碼手冊(cè)要求進(jìn)行編制。 簽發(fā)：項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理簽字確認(rèn)。 正文：用于反映本周、本月工程進(jìn)展情況，本周/月進(jìn)度、質(zhì)量、HSE、投資、文控 信息的管理情況及對(duì)存在問題的分析，提出建議和下周/月工作重點(diǎn)。 頁眉、頁腳同通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告模板格式。 7.0 檢查工作使用模板說明檢查工作使用模板說明 7.1.檢查工作計(jì)劃模板及使用說明 檢查工作計(jì)劃?rùn)z查工作計(jì)劃 計(jì)劃編制人部門聯(lián)系電話 文控編號(hào) 頁 1日期 抄報(bào)/抄送 簽字 文件題名文件題名 正文 適用范圍：PMC 項(xiàng)目部開展專項(xiàng)檢查、過程核查和審計(jì)工作計(jì)劃時(shí)使用。 計(jì)劃編制人：檢查工作發(fā)起部門或依據(jù)程序文件規(guī)定或項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的編寫 人員。 部門：主要責(zé)任部門或項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的部門。 文控編號(hào)：根據(jù)文控編碼手冊(cè)要求進(jìn)行編制。 抄報(bào)/抄送：抄報(bào) PMT，抄送現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理。 簽字：項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理簽字確認(rèn)。 文件題名：采用“關(guān)于 XXX 檢查工作的計(jì)劃”形式。 正文：應(yīng)說明檢查工作的起因。 文控編碼 三號(hào)加粗黑體 第 16 頁 共 21 頁 頁眉、頁腳同通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告模板格式。 7.2.檢查工作報(bào)告模板及使用說明 檢查工作報(bào)告檢查工作報(bào)告 報(bào)告編制人部門聯(lián)系電話 文控編號(hào) 頁 1日期 抄報(bào)/抄送 簽字 文件題名文件題名 正文 附件附件：不符合項(xiàng)整改清單 不符合項(xiàng)整改回復(fù)報(bào)告 不符合項(xiàng)及整改完成后的電子圖片 現(xiàn)場(chǎng)典型事例或示范性電子圖片 適用范圍：PMC 項(xiàng)目部開展專項(xiàng)檢查、過程核查和審計(jì)總結(jié)報(bào)告時(shí)使用。 報(bào)告編寫人：主要編寫人或報(bào)告編寫負(fù)責(zé)人。 部門：負(fù)責(zé)組織的部門，或項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理指定的部門。 文控編號(hào)：根據(jù)文控編碼手冊(cè)要求進(jìn)行編制。與檢查工作計(jì)劃的編碼應(yīng)相關(guān)聯(lián)。 簽字：項(xiàng)目經(jīng)理/副經(jīng)理簽字確認(rèn)。當(dāng)需進(jìn)行處理時(shí)，采用“通知、指令、請(qǐng)示、報(bào) 告”模板。 抄報(bào)/抄送：抄報(bào) PMT，抄送現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理。 文件標(biāo)題：采用“關(guān)于 XXXX 活動(dòng)的報(bào)告”形式。 正文：說明檢查工作情況和實(shí)施效果，以及不符合項(xiàng)整改完成情況，抄報(bào) PMT 或抄 送現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理時(shí)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或副經(jīng)理簽字后，由文件信息部負(fù)責(zé)送交。 附件：現(xiàn)場(chǎng)檢查過程中形成的文字資料或電子圖片等信息?，F(xiàn)場(chǎng)檢查過程中形成的不 符合項(xiàng)整改清單或回復(fù)報(bào)告，是必備的附件。 文控編碼 三號(hào)加粗黑體 第 17 頁 共 21 頁 落款、頁眉、頁腳同通知、指令、請(qǐng)示、報(bào)告模板格式。 7.3.不符合項(xiàng)整改清單模板及使用說明 不符合項(xiàng)整改清單不符合項(xiàng)整改清單 清單編號(hào)提 交 人 工程名稱工程編號(hào) 受檢單位檢查日期 組織單位負(fù) 責(zé) 人 參加單位負(fù) 責(zé) 人 檢查情況 簡(jiǎn) 述 不符合項(xiàng)整改情況描述 序號(hào) 類別不符合項(xiàng)描述整改時(shí)間整改情況 受檢人日期 受檢單位 交換意見 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理日期 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理 復(fù)查意見 適用范圍：配合現(xiàn)場(chǎng)檢查用表，為檢查工作的附件。 清單編號(hào)：檢查工作報(bào)告編號(hào)+清單系列號(hào)。 提交人：不符合項(xiàng)整改清單提交人員（PMC 檢查人員） 。 工程名稱：?jiǎn)挝还こ堂Q+分部工程或部位。 工程編號(hào)：?jiǎn)挝还こ叹幪?hào)或分部工程編號(hào)。 受檢單位：按單元作業(yè)單位或獨(dú)立分包單位單獨(dú)填寫。 第 18 頁 共 26 頁 8.0文件處理與傳閱單文件處理與傳閱單 8.1.文件處理單 文件處理單文件處理單 收文日期終止日期份數(shù)簽收人 文件來源 文件題名 文控編號(hào) 處理標(biāo)識(shí)緊急請(qǐng)審批請(qǐng)審閱請(qǐng)確認(rèn)請(qǐng)傳閱請(qǐng)落實(shí) 擬辦意 見領(lǐng)導(dǎo)批 示處理意 見處理結(jié) 果 備注 第 19 頁 共 26 頁 8.2.文件傳閱單 文件傳閱單文件傳閱單 收文日期閱止日期份數(shù)簽收人 文件來源 文件題名 文控編號(hào) 項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目 副經(jīng)理 總工程師 工程部 QHSE 部 采辦部 投資 合同部 文控 信息部 運(yùn)行部 備注 第 20 頁 共 26 頁 8.3.文件處理與傳閱模板使用說明 簽收人：在收到文件的 15 分鐘之內(nèi)，根據(jù)收到文件的性質(zhì)，需要處理的文件，填寫文件 處理單；屬于抄送、備案或設(shè)計(jì)監(jiān)理、駐廠監(jiān)造發(fā)送的會(huì)議紀(jì)要、周報(bào)、月報(bào) 等文件，填寫文件傳閱單。 收文日期：由簽收人填寫簽收文件的日期。 終止日期：被處理文件處理終止日期。 文件來源：首次來文的單位，應(yīng)填寫單位全稱，并在（）內(nèi)填寫簡(jiǎn)稱，以后收文時(shí)，可 填寫簡(jiǎn)稱。 文件題名：與被處理、被傳閱文件一致。 文控編號(hào)：與被處理、被傳閱文件一致。 處理標(biāo)識(shí)：被處理文件的標(biāo)識(shí)。 擬辦意