監(jiān)理公司印章管理辦法

監(jiān)理公司印章管理辦法一、前言在監(jiān)理公司的運營過程中，印章作為公司權(quán)力和信譽的象征，具有極其重要的作用。每一枚印章都代表著公司在特定事務(wù)上的認(rèn)可與承諾，關(guān)乎著公司的經(jīng)濟(jì)利益、法律責(zé)任以及社會聲譽。從參與工程項目的招投標(biāo)，到簽署各類監(jiān)理合同、文件，印章的使用貫穿于公司業(yè)務(wù)的方方面面。因此，建立一套嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范且符合法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的印章管理辦法，對于保障公司正常運營、防范風(fēng)險至關(guān)重要。希望大家通過深入了解并嚴(yán)格遵守本管理辦法，共同維護(hù)公司印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。二、適用范圍本辦法適用于公司所有部門及全體員工在各類業(yè)務(wù)活動中涉及公司印章的相關(guān)事宜。公司印章包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、項目監(jiān)理部章等具有法律效力的印章。三、印章的種類及用途（一）公司公章1.用途：公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。用于公司各類重要文件、報告、證明材料、對外函件等，代表公司對相關(guān)內(nèi)容的正式認(rèn)可與承擔(dān)法律責(zé)任。例如公司向上級主管部門提交的年度工作總結(jié)報告、向合作單位出具的重要告知函等。2.使用場景示例：公司與政府部門進(jìn)行重要項目申報時，需在申報材料上加蓋公司公章，以表明公司對申報內(nèi)容的真實性、合法性負(fù)責(zé)。（二）法人章1.用途：法人章通常與財務(wù)專用章配合使用，用于銀行業(yè)務(wù)、支票簽發(fā)等財務(wù)相關(guān)事務(wù)，代表公司法定代表人對特定財務(wù)行為的授權(quán)與認(rèn)可。同時，在一些特定合同或文件中，根據(jù)相關(guān)規(guī)定或合同約定，也可能需要加蓋法人章。2.使用場景示例：公司開具支票支付供應(yīng)商貨款時，除加蓋財務(wù)專用章外，還需加蓋法人章，以完成支票的有效簽發(fā)。（三）合同專用章1.用途：專門用于簽署各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等文件。其作用在于明確該印章僅用于合同簽署，突出合同的嚴(yán)肅性和專業(yè)性，同時便于對合同類文件的印章使用進(jìn)行集中管理與監(jiān)督。2.使用場景示例：在與建設(shè)單位簽訂工程監(jiān)理合同，或與設(shè)備供應(yīng)商簽訂采購合同時，需加蓋合同專用章，使合同具備法律效力。（四）財務(wù)專用章1.用途：主要用于公司財務(wù)往來的結(jié)算、票據(jù)處理等財務(wù)業(yè)務(wù)。如開具發(fā)票、收據(jù)，辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)等，是公司財務(wù)活動合法性、規(guī)范性的重要標(biāo)識。2.使用場景示例：公司財務(wù)部門在開具發(fā)票時，需在發(fā)票上加蓋財務(wù)專用章，以確認(rèn)該發(fā)票的有效性和公司財務(wù)對該業(yè)務(wù)的認(rèn)可。（五）項目監(jiān)理部章1.用途：用于項目監(jiān)理部在施工現(xiàn)場的日常管理工作，包括向施工單位發(fā)出監(jiān)理指令、聯(lián)系單，對工程質(zhì)量、進(jìn)度等相關(guān)文件的確認(rèn)等。它代表公司項目監(jiān)理部在項目現(xiàn)場行使監(jiān)理職責(zé)。2.使用場景示例：項目監(jiān)理部針對施工單位某一施工環(huán)節(jié)存在的質(zhì)量問題，向其發(fā)出監(jiān)理通知單時，需加蓋項目監(jiān)理部章，以表明該通知單的正式性和有效性。四、印章的刻制與啟用（一）印章刻制的申請1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》。在申請表中，要詳細(xì)說明刻制印章的原因、印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息。例如，如果是新成立的項目監(jiān)理部需要刻制項目監(jiān)理部章，申請表中需注明項目名稱、項目所在地等相關(guān)項目信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。行政部門對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審查，確認(rèn)申請事項符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印章刻制的流程1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。在選擇刻制單位時，要確保其具備公安機(jī)關(guān)頒發(fā)的特種行業(yè)許可證，以保證印章刻制的合法性和規(guī)范性。2.行政部門與刻制單位簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、價格、交付時間等內(nèi)容。同時，要求刻制單位嚴(yán)格按照國家規(guī)定的印章制作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行刻制。3.在印章刻制過程中，行政部門應(yīng)保持與刻制單位的溝通，及時了解刻制進(jìn)度，確保印章按時交付。（三）印章的啟用1.新印章刻制完成后，行政部門需對印章的外觀、規(guī)格、字體等進(jìn)行驗收，確保與申請要求一致。驗收合格后，在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確新印章的名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。2.將新印章的印模留樣存檔，同時更新公司印章管理臺賬，記錄印章的刻制時間、刻制單位、啟用日期等詳細(xì)信息。希望大家在新印章啟用后，嚴(yán)格按照規(guī)定使用，避免因使用不當(dāng)造成不必要的麻煩。五、印章的保管（一）保管原則1.印章保管遵循“專人負(fù)責(zé)、責(zé)任明確”的原則。每一枚印章都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全與規(guī)范使用。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.印章保管應(yīng)做到“分人分章”，即不同類型的印章由不同人員保管，避免印章集中在一人手中，降低風(fēng)險。例如，公司公章與法人章應(yīng)分別由不同人員保管，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致印章濫用。（二）保管人員的職責(zé)1.印章保管人員負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放在安全可靠的地方，如專門的保險柜或文件柜，并妥善保管保險柜或文件柜的鑰匙和密碼。2.對印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用時間、使用人、使用事由、文件名稱、批準(zhǔn)人等信息，做到每一次使用都有跡可循。在登記過程中，要認(rèn)真核對相關(guān)信息，確保登記內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.嚴(yán)格按照印章使用審批流程，對用印申請進(jìn)行審核。對于不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不全的用印申請，有權(quán)拒絕蓋章，并向申請人說明原因。同時，要積極協(xié)助申請人完善相關(guān)手續(xù)，確保印章使用的合法性和合規(guī)性。4.在印章使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或存在潛在風(fēng)險，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。例如，發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報告并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）印章保管的監(jiān)督與檢查1.公司行政部門定期對印章保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章存放是否安全、使用登記是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。檢查頻率一般為每季度一次，特殊情況下可根據(jù)需要增加檢查次數(shù)。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)印章保管人員存在違規(guī)行為或印章保管存在安全隱患，應(yīng)及時提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重的，要按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。希望各印章保管人員能夠自覺接受監(jiān)督檢查，共同維護(hù)印章保管工作的規(guī)范性和安全性。六、印章的使用（一）使用審批流程1.一般性文件用?。簩τ谝话阈晕募?，如公司內(nèi)部通知、一般性業(yè)務(wù)報告等，由文件起草部門填寫《印章使用申請表》，注明文件名稱、用途、用印數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，即可交印章保管人員用印。2.重要文件用?。荷婕肮局卮鬀Q策、經(jīng)濟(jì)利益、法律責(zé)任等重要文件，如重大項目合同、重要協(xié)議、對外擔(dān)保文件等，除填寫《印章使用申請表》外，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報公司總經(jīng)理審批同意后方可用印。在審批過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要對文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審查，確保文件的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險性可控。3.緊急情況用印：如遇緊急情況，需立即使用印章，但相關(guān)審批人員無法及時簽字的，可通過電話、微信等方式向?qū)徟藛T請示，經(jīng)同意后先予用印。事后，用印申請人應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，確保印章使用的審批流程完整。希望大家在遇到緊急情況用印時，既要保證業(yè)務(wù)的及時處理，又要嚴(yán)格按照規(guī)定補辦手續(xù)，避免出現(xiàn)管理漏洞。（二）用印要求1.印章保管人員在用印前，要認(rèn)真核對《印章使用申請表》中的信息與需蓋章文件的內(nèi)容是否一致，包括文件名稱、文號、內(nèi)容、用印數(shù)量等。如發(fā)現(xiàn)不一致或存在疑問，應(yīng)及時與申請人溝通核實，確保無誤后方可用印。2.蓋章位置要準(zhǔn)確、端正，印章要清晰完整，確保印章的文字、圖案等能夠清晰辨認(rèn)。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以防止文件被篡改或替換。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同等空白文件上加蓋印章。如因特殊業(yè)務(wù)需要，確需在空白文件上蓋章的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理特別批準(zhǔn)，并在空白文件上注明用途和有效期限。同時，要對空白文件的使用情況進(jìn)行跟蹤管理，確保其使用符合規(guī)定，避免出現(xiàn)風(fēng)險。希望大家嚴(yán)格遵守用印要求，共同維護(hù)印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。七、印章的停用與銷毀（一）印章停用的情形1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞或丟失等原因，導(dǎo)致原印章不再使用時，應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)。例如，公司進(jìn)行名稱變更后，原公司名稱的印章即應(yīng)停止使用。2.當(dāng)公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化，原印章的使用范圍和用途已不符合實際需求時，也應(yīng)考慮停用相關(guān)印章。如公司調(diào)整業(yè)務(wù)方向，不再從事某類項目的監(jiān)理工作，相應(yīng)的項目監(jiān)理部章可予以停用。（二）印章停用的申請與審批1.由相關(guān)部門填寫《印章停用申請表》，說明停用印章的原因、名稱、停用日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門。2.行政部門對申請內(nèi)容進(jìn)行核實，確認(rèn)情況屬實后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式發(fā)布《印章停用通知》，告知公司各部門及相關(guān)人員該印章已停用，不得再繼續(xù)使用。（三）印章的銷毀1.對于停用且不再使用的印章，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織銷毀。在銷毀前，應(yīng)再次核對印章信息，確保無誤。2.印章銷毀可采用粉碎、熔毀等方式進(jìn)行，確保印章徹底損壞，無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。3.銷毀完成后，將印章銷毀記錄存檔備案，同時在公司印章管理臺賬中注明印章已銷毀。希望大家在印章停用和銷毀過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，確保公司印章管理的規(guī)范性和安全性。八、責(zé)任追究1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本印章管理辦法，因違反規(guī)定使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章、超越權(quán)限使用印章、偽造印章使用審批手續(xù)等違規(guī)行為，公司將根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，對責(zé)任人給予批評教育、罰款、降職、撤職等處罰。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)