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文檔簡介

護發(fā)產(chǎn)品采購管理辦法總則目的為了規(guī)范本公司護發(fā)產(chǎn)品的采購管理工作,確保所采購的護發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量合格、價格合理、供應及時,滿足公司業(yè)務發(fā)展和客戶需求,同時加強采購過程的監(jiān)督與控制,防范采購風險,提高采購效率和經(jīng)濟效益,特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與護發(fā)產(chǎn)品采購相關(guān)的部門和人員,涵蓋從采購計劃制定到采購合同執(zhí)行完畢的全過程,包括但不限于洗發(fā)水、護發(fā)素、發(fā)膜、焗油膏、定型產(chǎn)品等各類護發(fā)產(chǎn)品的采購。采購原則1.合法性原則:嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的各項規(guī)章制度,確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則:以滿足公司業(yè)務需求和客戶質(zhì)量要求為首要目標,優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商和產(chǎn)品。3.成本效益原則:在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,通過合理的采購策略和談判技巧,降低采購成本,提高采購資金的使用效益。4.公開、公平、公正原則:采購過程應保持公開透明,對所有供應商一視同仁,確保競爭的公平性和采購結(jié)果的公正性。5.廉潔自律原則:采購人員應嚴格遵守職業(yè)道德規(guī)范,廉潔奉公,不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。采購計劃管理采購計劃的制定1.需求部門提出申請:各需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要、銷售預測、庫存狀況等因素,在每月[具體日期]前提出下一個月的護發(fā)產(chǎn)品采購需求申請,填寫《護發(fā)產(chǎn)品采購申請表》,詳細注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息,并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.采購部門匯總與分析:采購部門收到各需求部門的采購申請后,進行匯總整理,并結(jié)合庫存情況、市場供應狀況、歷史采購數(shù)據(jù)等進行綜合分析,評估采購需求的合理性和必要性。3.制定采購計劃:采購部門根據(jù)分析結(jié)果,在每月[具體日期]前制定出下一個月的《護發(fā)產(chǎn)品采購計劃》,明確采購產(chǎn)品的種類、數(shù)量、預算金額、采購時間、供應商選擇范圍等內(nèi)容,并報公司領(lǐng)導審批。采購計劃的調(diào)整1.調(diào)整情形:如遇市場需求變化、產(chǎn)品質(zhì)量問題、供應商供貨異常等特殊情況,需要對采購計劃進行調(diào)整的,需求部門應及時提出書面申請,說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和影響,并經(jīng)部門負責人審核簽字后報采購部門。2.調(diào)整審批:采購部門收到需求部門的調(diào)整申請后,進行審核評估,如認為調(diào)整合理且符合公司利益,應及時對采購計劃進行調(diào)整,并報公司領(lǐng)導審批。未經(jīng)審批,不得擅自調(diào)整采購計劃。供應商管理供應商的選擇與評估1.供應商篩選:采購部門通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等方式,收集潛在供應商的信息,建立供應商信息庫。對供應商的基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面進行初步篩選,確定符合公司基本要求的供應商名單。2.實地考察:對于初步篩選合格的供應商,采購部門應組織相關(guān)人員進行實地考察,了解供應商的生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制體系、管理水平等情況,形成實地考察報告。3.樣品測試:要求供應商提供樣品進行測試,由質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標準和要求對樣品的質(zhì)量、性能、安全性等進行檢測,出具樣品測試報告。4.綜合評估:采購部門根據(jù)實地考察報告、樣品測試報告以及供應商的信譽、財務狀況等因素,對供應商進行綜合評估,確定合格供應商名單,并建立供應商檔案。供應商的合作與管理1.簽訂合同:與合格供應商簽訂《護發(fā)產(chǎn)品采購合同》,明確雙方的權(quán)利和義務,包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.供應商績效評估:定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行績效評估,建立供應商績效評估指標體系,根據(jù)評估結(jié)果對供應商進行分類管理,對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會,對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商關(guān)系維護:加強與供應商的溝通與合作,建立良好的合作關(guān)系。及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài),共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題,實現(xiàn)互利共贏。采購流程管理采購申請審批1.需求部門提交申請:需求部門根據(jù)采購計劃和實際需求,填寫《護發(fā)產(chǎn)品采購申請表》,經(jīng)部門負責人審核簽字后,提交給采購部門。2.采購部門審核:采購部門收到需求部門的采購申請后,對申請的合理性、合規(guī)性進行審核,如申請符合采購計劃和公司規(guī)定,應在[具體時間]內(nèi)予以批準;如不符合要求,應及時與需求部門溝通,說明原因并要求其進行修改或補充。3.公司領(lǐng)導審批:對于金額較大或重要的采購申請,采購部門審核通過后,應報公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導應在[具體時間]內(nèi)作出審批決定。采購詢價與報價1.詢價:采購部門根據(jù)批準的采購申請,向合格供應商發(fā)出詢價函,明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息,要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。2.報價收集與比較:采購部門收到供應商的報價后,進行整理和比較,分析各供應商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素,選擇性價比最高的供應商作為候選供應商。采購合同簽訂1.合同起草:采購部門根據(jù)詢價結(jié)果和公司的要求,起草《護發(fā)產(chǎn)品采購合同》,合同條款應明確、具體、合法,避免出現(xiàn)歧義或漏洞。2.合同審核:合同起草完成后,應提交給法務部門進行審核,確保合同的合法性和有效性。同時,采購部門應組織相關(guān)人員對合同的條款進行評審,提出修改意見和建議。3.合同簽訂:經(jīng)審核和評審通過的合同,由采購部門與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后,采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。采購訂單執(zhí)行1.訂單下達:采購部門根據(jù)簽訂的采購合同,向供應商下達采購訂單,明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.交貨跟蹤:采購部門應及時跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況,定期與供應商溝通,了解訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題,并及時協(xié)調(diào)解決。如供應商不能按時交貨,應要求其說明原因并提出解決方案,必要時采取相應的措施,如調(diào)整交貨時間、更換供應商等。3.驗收付款:貨物到達公司后,由質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標準和要求進行驗收,如驗收合格,采購部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間辦理付款手續(xù);如驗收不合格,應及時與供應商協(xié)商解決,要求其進行換貨、退貨或補貨等處理。采購質(zhì)量管理質(zhì)量標準制定1.遵循國家標準和行業(yè)規(guī)范:采購部門應會同質(zhì)量控制部門,根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準,制定公司護發(fā)產(chǎn)品的采購質(zhì)量標準,明確產(chǎn)品的質(zhì)量要求、檢驗方法、驗收規(guī)則等內(nèi)容。2.結(jié)合公司實際需求:在遵循國家標準和行業(yè)規(guī)范的基礎上,結(jié)合公司的業(yè)務特點和客戶需求,對采購質(zhì)量標準進行細化和補充,確保采購的護發(fā)產(chǎn)品符合公司的實際要求。質(zhì)量檢驗與驗收1.到貨檢驗:貨物到達公司后,質(zhì)量控制部門應立即組織人員按照采購質(zhì)量標準和合同要求進行到貨檢驗,檢查產(chǎn)品的包裝、標識、數(shù)量、規(guī)格、外觀等是否符合要求。2.抽樣檢測:對于到貨檢驗合格的產(chǎn)品,質(zhì)量控制部門應按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣檢測,對產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、安全性等進行檢測,出具抽樣檢測報告。3.驗收結(jié)果處理:如抽樣檢測合格,質(zhì)量控制部門應出具驗收合格報告,采購部門方可辦理付款手續(xù);如抽樣檢測不合格,質(zhì)量控制部門應出具驗收不合格報告,采購部門應及時與供應商協(xié)商解決,要求其進行換貨、退貨或補貨等處理。質(zhì)量問題處理1.質(zhì)量投訴處理:如在使用過程中發(fā)現(xiàn)護發(fā)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題,使用部門應及時向質(zhì)量控制部門和采購部門反饋,質(zhì)量控制部門應立即進行調(diào)查核實,確定質(zhì)量問題的性質(zhì)和原因。2.供應商責任追究:如質(zhì)量問題是由供應商造成的,采購部門應按照合同約定追究供應商的責任,要求其承擔換貨、退貨、賠償損失等責任。同時,對供應商進行相應的處罰,如降低供應商評級、減少合作份額等。3.質(zhì)量改進措施:針對質(zhì)量問題,質(zhì)量控制部門應組織相關(guān)人員進行分析研究,制定質(zhì)量改進措施,防止類似問題再次發(fā)生。采購風險管理風險識別與評估1.市場風險:關(guān)注市場供求關(guān)系、價格波動、原材料價格變化等因素,評估其對采購成本和供應穩(wěn)定性的影響。2.供應商風險:評估供應商的信譽、財務狀況、生產(chǎn)能力、交貨能力等因素,識別供應商可能出現(xiàn)的違約、破產(chǎn)、質(zhì)量問題等風險。3.合同風險:審查采購合同的條款是否明確、合法、有效,識別合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險,如交貨期延誤、質(zhì)量不符、付款糾紛等。4.法律風險:了解國家有關(guān)法律法規(guī)和政策的變化,評估其對采購活動的影響,識別可能出現(xiàn)的法律風險,如知識產(chǎn)權(quán)糾紛、環(huán)保要求等。風險應對措施1.市場風險應對:建立市場價格監(jiān)測機制,及時了解市場價格動態(tài),合理安排采購時機和采購數(shù)量,通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格,降低市場價格波動帶來的風險。2.供應商風險應對:加強對供應商的管理和監(jiān)督,定期對供應商進行績效評估,建立供應商風險預警機制,如發(fā)現(xiàn)供應商出現(xiàn)異常情況,及時采取措施,如調(diào)整采購計劃、更換供應商等。3.合同風險應對:在簽訂采購合同前,仔細審查合同條款,確保合同條款明確、合法、有效。在合同履行過程中,加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督,及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題,避免合同糾紛的發(fā)生。4.法律風險應對:加強對國家有關(guān)法律法規(guī)和政策的學習和研究,及時了解法律法規(guī)和政策的變化,確保采購活動合法合規(guī)。在采購活動中,注意保護公司的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,避免出現(xiàn)法律糾紛。采購檔案管理檔案的建立與收集1.采購檔案內(nèi)容:采購檔案包括采購計劃、采購申請表、供應商信息、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款憑證、質(zhì)量檢測報告等與采購活動相關(guān)的文件和資料。2.檔案收集:采購部門應指定專人負責采購檔案的收集和整理工作,在采購活動結(jié)束后,及時將相關(guān)文件和資料收集齊全,按照檔案管理的要求進行分類整理和裝訂。檔案的保管與查閱1.檔案保管:采購檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室,由專人負責保管,確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.檔案查閱:因工作需要查閱采購檔案的,應填寫《檔案查閱申請表》,經(jīng)部門負責人批準后,方可查閱。查閱檔案時,應遵守檔案管理的規(guī)定,不得擅自涂改、復制、銷毀檔案資料。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自我監(jiān)督:采購部門應建立內(nèi)部監(jiān)督機制,定期對采購活動進行自查自糾,檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、采購成本是否合理等,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.其他部門監(jiān)督:公司其他部門如財務部門、審計部門、質(zhì)量控制部門等應加強對采購活動的監(jiān)督,對采購過程中的資金使用、合同執(zhí)行、質(zhì)量控制等方面進行檢查和監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題及時向采購部門反饋,并提

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