監(jiān)理公司文件管理制度

監(jiān)理公司文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制和規(guī)范使用，提高公司管理效率和工作質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、保管、變更、廢止等全過程管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件。（三）職責(zé)分工1.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司重要文件的審批和決策。2.綜合管理部負(fù)責(zé)制定、修訂和完善文件管理制度。負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一編號(hào)、分類、歸檔和保管。負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳閱、催辦和清退等日常管理工作。負(fù)責(zé)對(duì)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。3.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、整理和保管。負(fù)責(zé)按照規(guī)定程序及時(shí)將本部門文件提交綜合管理部歸檔。負(fù)責(zé)執(zhí)行文件管理制度，正確使用和保管文件。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。2.項(xiàng)目文件類：與具體項(xiàng)目相關(guān)的文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、項(xiàng)目總結(jié)等。3.行政文件類：公司內(nèi)部行政事務(wù)處理文件，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)文件類：涉及公司業(yè)務(wù)開展的文件，如技術(shù)方案、工作聯(lián)系單、工程變更單等。5.外來文件類：來自上級(jí)主管部門、業(yè)主、合作單位等的文件。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則公司制度類：ZD[年份][序號(hào)]，其中ZD表示制度，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該制度的順序號(hào)。項(xiàng)目文件類：xM[項(xiàng)目編號(hào)][文件類別代碼][序號(hào)]，其中xM表示項(xiàng)目，[項(xiàng)目編號(hào)]為具體項(xiàng)目編號(hào)，[文件類別代碼]根據(jù)項(xiàng)目文件類別設(shè)定，如JLGH表示監(jiān)理規(guī)劃，JLxZ表示監(jiān)理細(xì)則等，[序號(hào)]為該項(xiàng)目文件的順序號(hào)。行政文件類：xZ[年份][序號(hào)]，其中xZ表示行政，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該行政文件的順序號(hào)。業(yè)務(wù)文件類：YW[年份][序號(hào)]，其中YW表示業(yè)務(wù)，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該業(yè)務(wù)文件的順序號(hào)。外來文件類：WL[年份][來文單位代碼][序號(hào)]，其中WL表示外來，[年份]為文件接收年份的后兩位數(shù)字，[來文單位代碼]根據(jù)來文單位設(shè)定，[序號(hào)]為該外來文件的順序號(hào)。2.示例公司2023年發(fā)布的第5項(xiàng)制度編號(hào)為：ZD2305。某項(xiàng)目2022年的監(jiān)理規(guī)劃編號(hào)為：xM[項(xiàng)目編號(hào)]JLGH01。公司2023年第8號(hào)行政文件編號(hào)為：xZ2308。2022年公司業(yè)務(wù)部門發(fā)布的第12項(xiàng)業(yè)務(wù)文件編號(hào)為：YW2212。2023年接收的來自建設(shè)單位的第3份文件編號(hào)為：WL23[建設(shè)單位代碼]03。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)內(nèi)容完整、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確、語言規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。3.起草文件應(yīng)注明起草部門、起草人、起草日期，并根據(jù)文件內(nèi)容明確緊急程度（緊急、重要、一般）。（二）審核流程1.部門審核：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和相關(guān)規(guī)定，格式是否規(guī)范等。2.會(huì)簽審核：涉及多個(gè)部門的文件，需送相關(guān)部門會(huì)簽，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，如無意見也應(yīng)予以書面反饋。3.綜合管理部審核：綜合管理部對(duì)文件的格式、編號(hào)、文種使用等進(jìn)行審核，確保文件符合公司文件管理規(guī)范。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審核：經(jīng)部門審核、會(huì)簽和綜合管理部審核后的文件，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合理性、必要性等進(jìn)行把關(guān)。5.總經(jīng)理審批：重要文件需報(bào)總經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和實(shí)際情況做出最終決策。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.審核批準(zhǔn)后的文件，由綜合管理部統(tǒng)一發(fā)布。紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋公司公章，電子文件應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的共享文件夾發(fā)布。2.文件發(fā)布時(shí)應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍等信息。對(duì)于需要傳達(dá)給全體員工的文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部公告、郵件等方式進(jìn)行傳達(dá)。（二）文件存檔1.文件發(fā)布后，綜合管理部應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類順序整理裝訂，存入專門的文件柜；電子文件應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.歸檔文件應(yīng)確保齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司的各項(xiàng)工作和決策過程。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和清理，確保文件的安全性和完整性。五、文件使用與保管（一）文件使用1.公司員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱文件應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，查閱和使用人員必須遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（二）文件保管1.綜合管理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件保管工作，確保文件存放安全、有序，便于查找和使用。2.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查文件的完整性和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.對(duì)于重要文件和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采取備份措施，如存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上或進(jìn)行紙質(zhì)復(fù)印件留存，以防止文件丟失或損壞。六、文件變更與廢止（一）文件變更1.因政策法規(guī)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整、實(shí)際工作需要等原因，文件需要進(jìn)行變更時(shí)，由文件起草部門或相關(guān)部門提出變更申請(qǐng)，填寫《文件變更申請(qǐng)表》，說明變更的原因、內(nèi)容和范圍等。2.文件變更申請(qǐng)經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施變更。變更后的文件應(yīng)重新進(jìn)行編號(hào)、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。3.對(duì)于文件變更的過程和結(jié)果，應(yīng)進(jìn)行記錄和存檔，以便日后查閱和追溯。（二）文件廢止1.文件因不再適用、已被新文件替代等原因需要廢止時(shí)，由綜合管理部提出廢止申請(qǐng)，填寫《文件廢止申請(qǐng)表》，說明廢止的原因和文件名稱、編號(hào)等信息。2.文件廢止申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部應(yīng)及時(shí)將廢止文件從發(fā)布渠道和存檔位置移除，并通知相關(guān)部門和人員。3.對(duì)于已廢止的文件，如有需要查閱或參考的，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和說明，確保文件的可追溯性。七、項(xiàng)目文件管理（一）項(xiàng)目文件的收集與整理1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的收集與整理工作，確保項(xiàng)目文件及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.項(xiàng)目文件應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、監(jiān)理過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，具體內(nèi)容按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求執(zhí)行。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行整理，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，確保文件的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）項(xiàng)目文件的審核與歸檔1.項(xiàng)目文件整理完成后，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目實(shí)際情況是否相符等。2.經(jīng)審核合格的項(xiàng)目文件，應(yīng)及時(shí)提交公司綜合管理部進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并填寫《項(xiàng)目文件歸檔清單》。3.項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將全部項(xiàng)目文件進(jìn)行整理歸檔，形成項(xiàng)目檔案，作為項(xiàng)目管理的重要資料進(jìn)行長(zhǎng)期保存。八、外來文件管理（一）外來文件的接收1.公司各部門收到外來文件后，應(yīng)及時(shí)送交綜合管理部進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、編號(hào)、來文單位、發(fā)文日期、份數(shù)等。2.綜合管理部對(duì)接收的外來文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性和有效性，對(duì)于不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)與來文單位聯(lián)系溝通。（二）外來文件的處理1.綜合管理部根據(jù)外來文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司內(nèi)部流程進(jìn)行分發(fā)和處理。涉及公司決策的文件，應(yīng)及時(shí)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱；涉及具體業(yè)務(wù)部門的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門辦理，并跟蹤辦理情況。2.對(duì)于需要回復(fù)的外來文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草回復(fù)文件，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一對(duì)外發(fā)送。回復(fù)文件應(yīng)注明對(duì)應(yīng)外來文件的編號(hào)和內(nèi)容，確?；貜?fù)的針對(duì)性和準(zhǔn)確性。3.外來文件處理完畢后，綜合管理部應(yīng)將相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，以便日后查閱和參考。九、電子文件管理（一）電子文件的創(chuàng)建與存儲(chǔ)1.公司員工在工作中應(yīng)按照文件管理規(guī)范創(chuàng)建電子文件，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、信息完整。電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的命名規(guī)則，便于識(shí)別和管理。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或共享文件夾中，按照文件分類進(jìn)行分層存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件的訪問與權(quán)限控制1.公司員工通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)訪問電子文件，應(yīng)使用本人的用戶名和密碼登錄。嚴(yán)禁使用他人賬號(hào)訪問電子文件。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和保密要求，對(duì)電子文件設(shè)置不同的訪問權(quán)限。例如，公司制度類文件一般為全員可查閱，涉及公司機(jī)密的文件僅限特定人員訪問。文件管理人員應(yīng)定期檢查和維護(hù)電子文件的訪問權(quán)限，確保權(quán)限設(shè)置合理、有效。（三）電子文件的備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)文件的重要性和更新頻率確定。備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并異地存儲(chǔ)。2.建立電子文件備份恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。十、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對(duì)公司各部門文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、存檔、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門，要求限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文件管理工作