裝飾公司合同管理制度

裝飾公司合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)裝飾公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類裝飾工程合同、材料采購(gòu)合同、設(shè)計(jì)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫對(duì)方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門(mén)及職責(zé)（一）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.參與重大合同的談判和簽訂，提供法律意見(jiàn)和建議。3.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的洽談、起草、簽訂、履行等具體工作。2.收集、整理合同相關(guān)資料，建立合同臺(tái)賬。3.及時(shí)向法務(wù)部門(mén)通報(bào)合同履行過(guò)程中的重大事項(xiàng)。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的前期處理，配合法務(wù)部門(mén)解決糾紛。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保公司財(cái)務(wù)利益。2.按照合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。（四）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理合同簽訂過(guò)程中的相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)合同檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同談判工作，談判人員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和談判技巧。2.在談判前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)收集對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況等信息，進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和分析。3.談判過(guò)程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任等主要條款，確保合同條款公平合理。（二）合同起草1.合同原則上由業(yè)務(wù)部門(mén)起草，如涉及法律專業(yè)性較強(qiáng)的條款，可由法務(wù)部門(mén)協(xié)助起草。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免歧義。3.合同應(yīng)包含以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。（三）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核流程如下：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核合同的業(yè)務(wù)條款，確保合同符合業(yè)務(wù)需求。法務(wù)部門(mén)審核合同的合法性條款，提出法律意見(jiàn)和建議。財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同的財(cái)務(wù)條款，確保公司財(cái)務(wù)利益。行政部門(mén)審核合同的格式和手續(xù)是否齊全。2.審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。如審核意見(jiàn)不一致，應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交公司領(lǐng)導(dǎo)決定。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保對(duì)方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。3.合同簽訂過(guò)程中，如需要使用公司印章，應(yīng)按照公司印章管理制度的規(guī)定辦理用印手續(xù)。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。2.合同交底應(yīng)形成書(shū)面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤工作，定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。2.在合同履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，應(yīng)按照合同變更管理的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求對(duì)方履行義務(wù)；協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)采取法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）款項(xiàng)收付1.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.在辦理款項(xiàng)收付前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)審核相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，確保款項(xiàng)收付符合合同約定。3.如發(fā)現(xiàn)款項(xiàng)收付存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同解決問(wèn)題。五、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.《合同變更申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。（二）變更審核1.變更審核流程與合同審核流程相同，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。2.如審核意見(jiàn)不一致，應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交公司領(lǐng)導(dǎo)決定。（三）變更簽訂1.經(jīng)審核通過(guò)的合同變更，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方簽訂《合同變更協(xié)議》。簽訂《合同變更協(xié)議》前，應(yīng)確保對(duì)方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.《合同變更協(xié)議》簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將協(xié)議副本送法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。六、合同解除管理（一）解除申請(qǐng)1.在合同履行過(guò)程中，如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解除合同的原因、對(duì)公司的影響等。2.《合同解除申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。（二）解除審核1.解除審核流程與合同審核流程相同，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見(jiàn)。2.如審核意見(jiàn)不一致，應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交公司領(lǐng)導(dǎo)決定。（三）解除通知1.經(jīng)審核通過(guò)的合同解除，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)向?qū)Ψ桨l(fā)出《合同解除通知》，明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。2.《合同解除通知》應(yīng)采用書(shū)面形式，并加蓋公司公章或合同專用章。（四）善后處理1.合同解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行善后處理，如清理債權(quán)債務(wù)、返還財(cái)產(chǎn)、辦理交接手續(xù)等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同解除協(xié)議的約定辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保公司財(cái)務(wù)利益不受損失。七、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免損失擴(kuò)大。2.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.協(xié)商解決優(yōu)先原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過(guò)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，再通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。（二）糾紛處理流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查分析，收集證據(jù)材料。2.法務(wù)部門(mén)參與合同糾紛的處理，提供法律意見(jiàn)和建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商溝通，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商解決糾紛；協(xié)商不成的，按照合同約定的仲裁或訴訟方式解決糾紛。4.在合同糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)和建議。（三）糾紛處理記錄1.合同糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)形成詳細(xì)的記錄，包括糾紛發(fā)生的原因、處理過(guò)程、采取的措施、處理結(jié)果等。2.糾紛處理記錄應(yīng)妥善保管，作為公司合同管理的重要資料。八、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交行政部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.合同相關(guān)資料包括合同談判記錄、合同變更協(xié)議、合同解除通知、糾紛處理記錄等。（二）檔案整理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，一式兩份，一份由行政部門(mén)保管，一份由業(yè)務(wù)部門(mén)保管。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案損壞、丟失。2.合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給行政部門(mén)。2.行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)