公司法公章管理制度

公司法公章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公章管理，維護公司公章使用的嚴肅性和規(guī)范性，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的公章管理。（三）定義本制度所稱公章，是指公司法定名稱章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等具有法律效力的印章。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責。因業(yè)務(wù)需要刻制公章時，需由使用部門提出書面申請，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準。2.行政部門憑公司法定代表人或授權(quán)代表的批準文件，到公安機關(guān)指定的刻章單位進行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部門應(yīng)及時將公章登記備案，并妥善保管。（二）公章的啟用1.新刻制的公章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確公章的名稱、啟用日期、使用范圍等。2.公章啟用時，行政部門應(yīng)將公章的印模留存一份，交檔案室歸檔保存，以備日后查驗。（三）公章的廢止1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要廢止公章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準后，予以廢止。2.廢止的公章應(yīng)及時交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一封存保管，并按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。三、公章的保管（一）保管原則1.公章保管應(yīng)遵循"誰保管、誰負責"的原則，確保公章的安全和完整。2.公章應(yīng)指定專人保管，保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理規(guī)定。（二）保管人職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。2.嚴格按照本制度規(guī)定的使用范圍和審批程序使用公章，對每一次公章使用進行登記，并留存相關(guān)使用憑證。3.定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并采取相應(yīng)的措施。（三）保管地點1.公司公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并置于公司內(nèi)部相對獨立的區(qū)域。2.財務(wù)專用章、合同專用章等重要公章應(yīng)實行雙人保管制度，由兩名保管人分別持有保險柜或保管箱的鑰匙，同時使用時才能開啟。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司法定名稱章用于公司各類文件、函件、報表、證照等的加蓋，以證明公司的法人身份。2.法定代表人章用于公司重要文件的簽署、銀行票據(jù)的蓋章等，代表公司法定代表人的意志。3.合同專用章用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的蓋章，具有法律效力。4.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)收支、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)的蓋章。（二）使用流程1.公章使用申請人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事由、文件名稱、文號、使用部門、使用時間等，并簽字確認。2.將《公章使用申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，將《公章使用申請表》提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)情況進行審批，并簽署意見。4.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需經(jīng)公司法定代表人審批同意后方可使用公章。5.公章保管人在收到經(jīng)審批通過的《公章使用申請表》后，應(yīng)對申請表內(nèi)容進行再次核對，確認無誤后，方可在規(guī)定的文件或材料上加蓋公章，并在《公章使用登記表》上進行登記，記錄公章使用的日期、事由、文件名稱、文號、使用部門、使用人等信息。（三）使用要求1.公章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因特殊情況需要提前蓋章的，必須在蓋章后由專人負責跟蹤文件的使用情況，確保文件的安全和有效。3.如涉及多頁文件的蓋章，應(yīng)逐頁加蓋公章，并在騎縫處加蓋騎縫章，以確保文件的完整性和連貫性。五、公章的借用（一）借用原則1.公章借用應(yīng)嚴格控制，非必要情況下不得借用。如因工作需要借用公章的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進行審批。2.公章借用期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，應(yīng)提前向行政部門申請，并說明理由。（二）借用流程1.公章借用申請人應(yīng)填寫《公章借用申請表》，詳細說明借用公章的事由、借用期限、歸還時間等，并簽字確認。2.將《公章借用申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，將《公章借用申請表》提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)情況進行審批，并簽署意見。4.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件借用公章的，需經(jīng)公司法定代表人審批同意后方可借用。5.公章保管人在收到經(jīng)審批通過的《公章借用申請表》后，應(yīng)對申請表內(nèi)容進行再次核對，確認無誤后，方可將公章借給借用申請人，并在《公章借用登記表》上進行登記，記錄公章借用的日期、事由、借用期限、歸還時間、借用部門、借用人等信息。（三）借用要求1.借用申請人應(yīng)妥善保管借用的公章，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請事由的其他用途。2.借用申請人應(yīng)在規(guī)定的借用期限內(nèi)歸還公章，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向行政部門申請，并說明理由。3.公章歸還時，保管人應(yīng)對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并要求借用申請人承擔相應(yīng)的責任。六、公章的交接（一）交接原則1.公章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接公章時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進行交接，確保公章交接的安全和完整。2.公章交接應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下進行，交接雙方應(yīng)認真核對公章的數(shù)量、完好情況等，并在《公章交接登記表》上簽字確認。（二）交接流程1.公章保管人提出交接申請，填寫《公章交接申請表》，詳細說明交接的原因、交接時間、交接雙方等信息，并簽字確認。2.行政部門收到交接申請后，安排專人負責監(jiān)督交接過程。交接時，交接雙方應(yīng)在行政部門指定的地點進行當面交接，逐一核對公章的數(shù)量、完好情況等，并在《公章交接登記表》上詳細記錄交接的公章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息。3.交接雙方核對無誤后，在《公章交接登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失等情況，應(yīng)及時查明原因，并由原保管人承擔相應(yīng)的責任。4.交接完成后，行政部門將《公章交接申請表》和《公章交接登記表》存檔保存，以備日后查驗。七、公章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人、財務(wù)部門負責人、法務(wù)部門負責人等組成，負責對公司公章管理情況進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對公章的保管、使用、借用、交接等情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)責任人進行整改。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，是否存放在規(guī)定的保管地點，是否按照保管要求進行保管。2.公章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，是否存在未經(jīng)審批擅自使用公章的情況。3.公章借用是否按照規(guī)定的流程進行審批和登記，借用期限是否符合規(guī)定，公章歸還時是否進行檢查。4.公章交接是否按照規(guī)定的流程進行，交接雙方是否認真核對公章的數(shù)量、完好情況等，并在交接登記表上簽字確認。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用、保管公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因公章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相