造價(jià)咨詢資料管理制度

造價(jià)咨詢資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高造價(jià)咨詢工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有造價(jià)咨詢項(xiàng)目資料的管理，包括但不限于項(xiàng)目前期資料、過(guò)程中資料、成果文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的資料管理崗位或部門，對(duì)造價(jià)咨詢資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級(jí)原則：按照資料的類別、性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找和使用。3.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映造價(jià)咨詢項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保資料的真實(shí)性和可靠性。4.完整性原則：全面收集造價(jià)咨詢項(xiàng)目各階段的資料，保證資料的完整性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等資料進(jìn)行保密管理。二、資料管理職責(zé)（一）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司造價(jià)咨詢資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)造價(jià)咨詢項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務(wù)等工作。3.定期對(duì)資料進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。4.對(duì)資料管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料的收集、整理和審核工作，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照公司資料管理制度的要求，及時(shí)將項(xiàng)目資料提交給資料管理部門歸檔。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，妥善保管項(xiàng)目資料，防止資料丟失、損壞或泄密。4.配合資料管理部門做好資料的查閱、借閱等工作。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的要求，及時(shí)收集、整理和提交本人工作范圍內(nèi)的項(xiàng)目資料。2.對(duì)所提交資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.遵守公司資料管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露項(xiàng)目資料。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目前期資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目過(guò)程資料：包括工程變更單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、詢價(jià)記錄、市場(chǎng)價(jià)格信息等。3.造價(jià)咨詢成果文件資料：包括工程造價(jià)咨詢報(bào)告、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)分析等。4.其他資料：與造價(jià)咨詢項(xiàng)目相關(guān)的其他文件、資料，如合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）資料編號(hào)1.資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于資料的識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式：[年份][項(xiàng)目編號(hào)][資料類別代碼][順序號(hào)]。年份：資料形成年份的后兩位數(shù)字。項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制的項(xiàng)目代碼。資料類別代碼：根據(jù)資料分類設(shè)置的代碼，如"Q"代表項(xiàng)目前期資料，"G"代表項(xiàng)目過(guò)程資料，"C"代表造價(jià)咨詢成果文件資料，"T"代表其他資料。順序號(hào)：同一類別資料的順序編號(hào)，從001開(kāi)始。3.示例：23005G010，表示2023年的005號(hào)項(xiàng)目的項(xiàng)目過(guò)程資料中的第10份資料。四、資料收集與整理（一）資料收集1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，制定資料收集計(jì)劃，明確資料收集的范圍、內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要求。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)按照資料收集計(jì)劃，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)的項(xiàng)目資料，并提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織補(bǔ)充收集。4.對(duì)于來(lái)自客戶、供應(yīng)商、相關(guān)部門等外部單位的資料，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收、登記，并進(jìn)行初步審核。（二）資料整理1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)收集到的項(xiàng)目資料進(jìn)行整理，按照資料類別和編號(hào)順序進(jìn)行分類排序。2.對(duì)資料進(jìn)行核對(duì)、校驗(yàn)，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于存在問(wèn)題的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通核實(shí)，進(jìn)行修正或補(bǔ)充。3.對(duì)資料進(jìn)行編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、頁(yè)數(shù)等信息，便于查閱和檢索。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的電子文件夾中，確保電子資料與紙質(zhì)資料的一致性和關(guān)聯(lián)性。五、資料歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過(guò)整理、審核后的項(xiàng)目前期資料、項(xiàng)目過(guò)程資料、造價(jià)咨詢成果文件資料及其他資料均應(yīng)歸檔。2.與項(xiàng)目相關(guān)的重要來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要、電子郵件等應(yīng)作為附件一并歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)將項(xiàng)目資料整理完畢，提交給資料管理部門歸檔。2.資料管理部門應(yīng)在收到項(xiàng)目資料后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙質(zhì)資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。3.電子資料應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并刻錄成光盤或存儲(chǔ)在服務(wù)器指定位置，同時(shí)建立電子資料索引目錄。4.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由資料管理部門留存，一份隨資料一同歸檔。六、資料保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的資料檔案室或資料保管區(qū)域，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保資料的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)資料和電子資料應(yīng)分別進(jìn)行保管，紙質(zhì)資料應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。（二）保管期限1.造價(jià)咨詢項(xiàng)目資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，項(xiàng)目資料的保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及重要項(xiàng)目、重大決策、法律糾紛等資料，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）保管檢查1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)資料保管情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性、保管環(huán)境等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。七、資料查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱造價(jià)咨詢資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門查閱。2.資料管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱資料名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在資料管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出資料室。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱造價(jià)咨詢資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.資料管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的資料，并與借閱人辦理資料交接手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、應(yīng)歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或丟失。如因保管不善造成資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。八、資料保密（一）保密措施1.對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等造價(jià)咨詢資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.資料管理部門應(yīng)與接觸資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.資料查閱和借閱場(chǎng)所應(yīng)相對(duì)獨(dú)立，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.對(duì)電子資料應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止資料泄露。（二）保密責(zé)任1.資料管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)所管理的資料負(fù)有保密責(zé)任。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)對(duì)涉及的資料保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.如發(fā)現(xiàn)資料有泄露風(fēng)險(xiǎn)或已經(jīng)發(fā)生泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.造價(jià)咨詢資料保管期限屆滿，且不再需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要銷毀的資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。（二）銷毀程序1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的資料進(jìn)行清理，編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀方式可采用