公司證件章管理制度

公司證件章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類證件、印章的管理，確保其安全、規(guī)范使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有證件、印章的管理。（三）定義1.公司證件：指由政府相關(guān)部門頒發(fā)的、證明公司合法經(jīng)營(yíng)資格和能力的各類證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、許可證等。2.公司印章：指公司在對(duì)外交往及對(duì)內(nèi)管理中使用的具有法律效力的各類印章，包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。二、證件管理（一）證件的申請(qǐng)與辦理1.公司各部門因業(yè)務(wù)需要申請(qǐng)辦理相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)填寫《公司證件辦理申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)證件的名稱、用途、辦理依據(jù)等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.《公司證件辦理申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司辦公室負(fù)責(zé)按照審批意見，準(zhǔn)備齊全相關(guān)申請(qǐng)資料，并安排專人前往政府相關(guān)部門辦理證件。辦理過程中，應(yīng)及時(shí)跟蹤進(jìn)度，確保證件按時(shí)、順利辦理。（二）證件的領(lǐng)取與保管1.證件辦理完成后，辦公室指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證件內(nèi)容，確保無誤。2.領(lǐng)取后的證件應(yīng)及時(shí)存放在公司專門的證件保管柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管柜應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如門鎖、密碼鎖等，確保證件安全。3.保管人員應(yīng)建立《公司證件管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄證件的名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬證相符。（三）證件的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用證件時(shí)，應(yīng)填寫《公司證件使用申請(qǐng)表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公司證件使用申請(qǐng)表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到辦公室領(lǐng)取證件。3.使用人員在使用證件過程中，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還辦公室保管人員，并在《公司證件管理臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)。（四）證件的年檢與換證1.辦公室負(fù)責(zé)定期梳理公司各類證件的有效期，提前制定年檢與換證計(jì)劃，并通知相關(guān)部門準(zhǔn)備資料。2.各部門應(yīng)按照要求及時(shí)提供年檢與換證所需的資料，配合辦公室完成相關(guān)工作。3.對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)辦理年檢與換證手續(xù)的，辦公室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保按時(shí)完成。年檢與換證完成后，應(yīng)及時(shí)更新《公司證件管理臺(tái)賬》。（五）證件的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)公司證件遺失，使用部門或保管人員應(yīng)立即向辦公室報(bào)告，并采取必要的掛失措施，如在相關(guān)媒體上刊登遺失聲明等。2.辦公室根據(jù)遺失情況，填寫《公司證件補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并按照證件申請(qǐng)與辦理的流程，重新辦理證件。3.因證件遺失造成的一切損失，由遺失責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，由使用部門填寫《公司印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章的名稱、規(guī)格、用途等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.《公司印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，辦公室統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制印章?？讨仆瓿珊?，應(yīng)及時(shí)將印章交付使用部門，并在《公司印章管理臺(tái)賬》上進(jìn)行登記。（二）印章的領(lǐng)取與保管1.印章刻制完成后，由辦公室專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)檢查印章的質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，并與《公司印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行核對(duì)。2.領(lǐng)取后的印章應(yīng)立即存放在公司專門的印章保管箱中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管箱應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如門鎖、密碼鎖等，確保印章安全。3.保管人員應(yīng)建立《公司印章管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬章相符。（三）印章的使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《公司印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的名稱、用途、使用期限、文件名稱及編號(hào)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公司印章使用申請(qǐng)表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到辦公室領(lǐng)取印章。3.使用人員在使用印章過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容進(jìn)行蓋章，不得擅自更改蓋章內(nèi)容。蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保印章與文件內(nèi)容相匹配。4.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將印章歸還辦公室保管人員，并在《公司印章管理臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)。（四）印章的停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要停用印章時(shí)，由辦公室填寫《公司印章停用申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，辦公室負(fù)責(zé)收回停用的印章，并在《公司印章管理臺(tái)賬》上注明停用日期。3.對(duì)于需要銷毀的印章，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《公司印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、銷毀日期等信息，并由至少兩名保管人員簽字確認(rèn)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存?zhèn)洳椤ｄN毀完成后，應(yīng)將《公司印章銷毀申請(qǐng)表》歸檔保存。（五）印章的交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《公司印章交接表》，詳細(xì)記錄交接印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期等信息。2.交接雙方應(yīng)在辦公室人員的監(jiān)督下，當(dāng)面清點(diǎn)印章，并在《公司印章交接表》上簽字確認(rèn)。3.交接完成后，辦公室應(yīng)及時(shí)更新《公司印章管理臺(tái)賬》，確保印章保管責(zé)任清晰。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室定期對(duì)證件、印章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件、印章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確等。2.定期檢查應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)證件、印章的管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用證件、印章。2.轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件、印章。3.因保管不善導(dǎo)致證件、印章遺失、損壞。4.未按照規(guī)定流程辦理證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取、使用、年檢、換證、遺失補(bǔ)辦等手續(xù)。5.未按照規(guī)定保管證件、印章，造成安全隱患。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。2.對(duì)于違規(guī)