物業(yè)公司檔案管理制度

物業(yè)公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司管理、決策、服務等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指物業(yè)公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個業(yè)務環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便捷利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。5.組織檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案，資質證書，榮譽證書等。2.財務管理類：包括財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，賬簿，審計報告，稅務資料，合同協(xié)議等。3.客戶服務類：包括客戶檔案，物業(yè)服務合同，服務投訴處理記錄，客戶滿意度調(diào)查資料，社區(qū)文化活動記錄等。4.工程管理類：包括工程項目立項文件，工程設計圖紙，施工組織設計，工程變更記錄，工程驗收報告，設備檔案等。5.安全管理類：包括安全管理制度，安全檢查記錄，事故處理報告，應急預案，消防檔案等。6.環(huán)境管理類：包括環(huán)境衛(wèi)生管理制度，綠化養(yǎng)護記錄，垃圾處理記錄，環(huán)境監(jiān)測報告等。（二）檔案編號檔案編號采用"類別代碼+年度+順序號"的方式，具體如下：1.行政管理類：AD+年度+順序號，如AD2023001。2.財務管理類：CF+年度+順序號，如CF2023001。3.客戶服務類：CS+年度+順序號，如CS2023001。4.工程管理類：EM+年度+順序號，如EM2023001。5.安全管理類：SM+年度+順序號，如SM2023001。6.環(huán)境管理類：EM+年度+順序號，如EN2023001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于文件、合同、報表、記錄、信函、圖紙、照片、音像等各種載體的資料。3.對于重要文件和資料，應實行雙套制保存，即紙質檔案和電子檔案同時保存。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案后，應及時進行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等。2.按照檔案分類方案，對檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和利用。5.對破損或褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。6.對于電子檔案，應按照電子文件管理規(guī)范進行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲、檢索和利用。五、檔案鑒定與保管期限（一）檔案鑒定1.綜合管理部門定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案的價值進行評估，確定其保管期限。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司設立及變更文件、重大合同協(xié)議、重要會議記錄等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。如年度工作計劃與總結、一般性合同協(xié)議、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有一定查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時性報表等。六、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防鼠等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機、裝訂機等，以便于檔案的整理和利用。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對已到保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范和安全。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的正確使用。2.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案，未經(jīng)授權不得查閱、借閱和傳播。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，按時歸還檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求進行復制，并對復制件進行核對和登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、復制內(nèi)容等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計分析。八、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，制定檔案保密制度，明確保密責任。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄密。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出公司或提供給無關人員查閱、借閱。4.對因工作需要接觸機密檔案的人員，應進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務。（二）保密措施1.檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。2.對電子檔案應進行加密處理，設置訪問權限，防止電子檔案被非法獲取。3.在檔案查閱、借閱過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，對查閱、借閱人員進行保密提醒。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案泄密事件，應立即采取措施，停止泄密行為，并及時報告公司領導。2.對泄密責任人進行調(diào)查和處理，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.對因泄密給公司造成損失的，應依法追究泄密責任人的賠償責任。九、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案名稱及編號等。3.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，上報公司領導和相關部門。（二）檔案移交1.物業(yè)公司因分立、合并、改制、撤銷等原因發(fā)生變動時，應按照國家有關規(guī)定，做好檔案的移交工作。2.檔案移交應編制檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并辦理交接手續(xù)。3.檔案移交后，接收單位應按照本制度的要求，對檔案進行妥善保管和利用。十、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案分類管理、檔案編目、檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶權限管理等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟