規(guī)范部門資料管理制度

規(guī)范部門資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門資料管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門所有資料的管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、數(shù)據(jù)、圖表、音像等各類形式的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司設立專門的資料管理機構或指定專人負責全公司資料的集中管理，確保資料管理的規(guī)范化和標準化。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類，便于資料的存儲、檢索和使用。3.安全保密原則：嚴格資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保公司信息安全。4.及時更新原則：資料應及時更新，確保其時效性和準確性，為公司決策提供可靠依據(jù)。二、資料管理職責（一）資料管理部門職責1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負責全公司資料的收集、整理、分類、存儲、檢索、借閱、歸還等日常管理工作。3.定期對資料進行清查、盤點，確保資料的完整性和準確性。4.加強資料的安全保密管理，采取必要的安全防護措施，防止資料泄露。5.對各部門資料管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。6.負責資料管理信息化系統(tǒng)的建設和維護，提高資料管理的效率和水平。（二）部門負責人職責1.負責本部門資料管理工作的組織和領導，確保本部門資料管理工作符合公司制度要求。2.指定專人負責本部門資料的收集、整理、保管等工作，并對其工作進行監(jiān)督和指導。3.組織本部門人員學習資料管理制度，提高資料管理意識和技能。4.定期對本部門資料進行清理和歸檔，確保資料的完整性和有序性。5.按照規(guī)定及時向資料管理部門移交本部門應歸檔的資料。（三）資料管理人員職責1.嚴格遵守資料管理制度，認真履行資料管理職責。2.負責本部門資料的日常收集、整理、分類、標注、存儲等工作，確保資料的整齊、規(guī)范。3.建立資料臺賬，詳細記錄資料的名稱、類別、來源、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.按照規(guī)定及時將本部門資料歸檔，并協(xié)助資料管理部門做好全公司資料的清查、盤點工作。5.負責資料的借閱登記、歸還檢查等工作，確保資料的安全和正常流轉。6.保守資料秘密，不得擅自泄露公司資料內(nèi)容。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政類：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、規(guī)章制度、證照等。2.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務類：財務報表、賬目、憑證、審計報告、預算資料等。4.業(yè)務類：市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料等。5.技術類：研發(fā)文檔、技術方案、圖紙、專利資料、技術標準等。6.其他類：不屬于以上分類的其他資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用"部門代碼+分類代碼+順序號"的形式。2.部門代碼：由兩位數(shù)字組成，代表公司各部門，具體代碼如下：01：總經(jīng)理辦公室02：行政部03：人力資源部04：財務部05：市場部06：銷售部07：采購部08：研發(fā)部09：生產(chǎn)部10：質(zhì)量部11：物流部12：其他部門3.分類代碼：由兩位數(shù)字組成，對應資料分類，具體代碼如下：01：行政類02：人事類03：財務類04：業(yè)務類05：技術類06：其他類4.順序號：由四位數(shù)字組成，按照資料進入公司的先后順序依次編號。例如，總經(jīng)理辦公室的第一份行政文件編號為：01010001。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確資料收集責任人，按照規(guī)定的時間和要求及時收集本部門產(chǎn)生的各類資料。2.資料收集應確保全面、準確，不得遺漏重要信息。3.對于外部獲取的資料，如文件、函件、報表等，應及時登記并移交資料管理部門。（二）整理要求1.資料管理人員應按照資料分類和編號規(guī)則，對收集到的資料進行整理。2.整理資料時，應去除無關的附件、空白頁等，確保資料內(nèi)容簡潔明了。3.對資料進行分類標注，注明資料名稱、日期、來源等關鍵信息。4.對于電子資料，應按照規(guī)范的文件名命名，便于識別和查找。五、資料存儲與保管（一）存儲方式1.資料應采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲，以確保資料的安全性和可查閱性。2.紙質(zhì)資料應存放在專門的檔案柜或文件架中，按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。3.電子資料應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.各類資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司實際情況確定，具體如下：行政類：重要文件長期保管，一般文件保管[x]年。人事類：員工檔案長期保管，其他人事資料保管[x]年。財務類：財務報表、賬目、憑證等保管[x]年，審計報告、預算資料等保管[x]年。業(yè)務類：銷售合同、采購訂單等保管至合同履行完畢后[x]年，項目文檔等保管[x]年。技術類：研發(fā)文檔、技術方案等保管[x]年，專利資料長期保管。其他類：根據(jù)實際情況確定保管期限。2.超過保管期限的資料，經(jīng)資料管理部門審核后，報公司領導批準，可進行銷毀處理。（三）安全保管措施1.資料存儲場所應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保資料的安全。2.加強對資料存儲場所的訪問控制，限制無關人員進入。3.定期對資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保資料的完整性和可讀性。4.對于涉及公司機密的資料，應采取加密存儲、專人保管等特殊安全措施，防止泄露。六、資料檢索與借閱（一）檢索方式1.資料管理部門應建立完善的資料檢索系統(tǒng)，方便員工查詢所需資料。2.員工可通過資料編號、名稱、類別、日期等關鍵詞進行檢索。3.資料管理部門應定期對檢索系統(tǒng)進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和及時性。（二）借閱流程1.員工因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、預計歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)部門負責人簽字批準后，交資料管理部門辦理借閱手續(xù)。3.資料管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并核對資料，確認無誤后，將資料借給借閱人，并在《資料借閱登記薄》上登記。4.借閱人應按照規(guī)定的時間歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.資料歸還時，資料管理人員應認真檢查資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（三）借閱限制1.涉及公司機密的資料，未經(jīng)公司領導批準，不得借閱。2.重要資料原則上不外借，如確因工作需要必須外借的，應經(jīng)公司領導特別批準，并采取必要的安全措施。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、標記、損壞等。七、資料使用與共享（一）使用要求1.員工在使用資料時，應嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自泄露資料內(nèi)容。2.使用資料應確保其真實性和準確性，不得篡改、偽造資料。3.使用后的資料應及時歸還資料管理部門，不得長期占用。（二）共享規(guī)定1.公司內(nèi)部部門之間如需共享資料，應填寫《資料共享申請表》，經(jīng)資料管理部門審核后，報公司領導批準。2.資料管理部門根據(jù)批準的申請表，將共享資料提供給相關部門，并做好共享記錄。3.共享資料的部門應按照規(guī)定的用途使用資料，不得擅自擴大共享范圍或用于其他目的。4.共享資料如有更新或變動，資料管理部門應及時通知相關共享部門。八、資料清理與銷毀（一）清理要求1.資料管理部門應定期對資料進行清理，檢查資料的保管期限、完整性等情況。2.對于超過保管期限、已無保存價值或重復的資料，應及時進行清理。3.清理資料時，應做好記錄，注明清理資料的名稱、編號、類別、清理原因等信息。（二）銷毀流程1.經(jīng)清理后確定需要銷毀的資料，資料管理部門應填寫《資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、原因等。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)公司領導批準后，由資料管理部門組織實施銷毀。3.銷毀資料時，應至少有兩人在場，并在《資料銷毀記錄單》上簽字確認。4.對于電子資料的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲設備進行格式化處理。九、資料管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司設立資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門資料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由資料管理部門、內(nèi)部審計部門等相關人員組成，負責對資料管理制度的執(zhí)行情況、資料管理工作的規(guī)范性等進行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料收集、整理、存儲、借閱、使用、共享、清理、銷毀等環(huán)節(jié)。2.資料管理工作的規(guī)范性，如資料分類是否準確、編號是否規(guī)范、臺賬記錄是否完整等。3.資料的安全保密情況，是否存在資料泄露、丟失等安全隱患。4.資料管理信息化系統(tǒng)的運行情況，是否滿足工作需要。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查中發(fā)