資料管理制度實施情況

資料管理制度實施情況?一、總則（一）目的為了加強公司資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本資料管理制度。本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度所指資料包括公司在運營過程中產(chǎn)生的各類文件、檔案、數(shù)據(jù)、報表、合同、協(xié)議、技術(shù)資料、圖紙等紙質(zhì)和電子形式的資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的資料管理部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：按照資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。對于涉及公司機密的資料，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理。4.及時更新原則：資料應(yīng)及時更新，確保其準(zhǔn)確性和時效性。二、資料管理部門及職責(zé)（一）資料管理部門公司設(shè)立資料管理中心，作為資料管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司資料管理的整體規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）資料管理部門職責(zé)1.制定和完善公司資料管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類資料的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作。3.建立資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化管理，提高資料檢索和利用效率。4.對各部門資料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查資料管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。5.負(fù)責(zé)公司資料的借閱、查閱、復(fù)印等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.做好資料的安全保密工作，制定保密措施，防止資料泄露。7.定期對資料進(jìn)行清理和歸檔，銷毀過期、無用的資料。8.參與公司重大項目和活動的資料收集、整理和歸檔工作。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的文件、報告、報表、會議記錄等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。3.公司的技術(shù)資料、圖紙、專利、商標(biāo)等。4.公司的宣傳資料、產(chǎn)品資料、市場調(diào)研資料等。5.公司員工的個人資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.其他與公司運營相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫資料收集清單，注明資料的名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。3.對于重要資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照資料的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同類資料應(yīng)放在一起。2.對資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對資料進(jìn)行編目，編目內(nèi)容應(yīng)包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.對資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保存和查閱。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備中，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子資料的索引目錄，便于查找和管理。（二）保管期限1.公司資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為13年，主要包括一般性的文件、報表、會議記錄等。3.中期保管期限為310年，主要包括重要的合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。4.長期保管期限為10年以上，主要包括公司的歷史檔案、核心技術(shù)資料、重大項目資料等。（三）保管要求1.資料管理部門應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和盤點，確保資料的安全和完整。2.對于超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.加強對資料存儲場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮等設(shè)施，確保資料存儲環(huán)境的安全。五、資料的借閱與查閱（一）借閱流程1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.《資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資料管理部門審批。3.資料管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《資料借閱申請表》上簽字蓋章。4.借閱人憑批準(zhǔn)后的《資料借閱申請表》到資料管理部門領(lǐng)取資料，并在《資料借閱登記冊》上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）查閱流程1.因工作需要查閱資料的人員，可直接到資料管理部門進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在《資料查閱登記冊》上填寫查閱資料的名稱、編號、用途、查閱日期等信息。3.資料管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助查閱人員查找資料，并提供必要的查閱條件。4.查閱人員不得在資料上涂改、標(biāo)記、損壞，如需復(fù)印資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱與查閱規(guī)定1.借閱和查閱資料應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將資料泄露給無關(guān)人員。2.借閱的資料應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.如需對借閱的資料進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.資料歸還時，資料管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、財務(wù)秘密等。2.公司的客戶信息，包括客戶名單、聯(lián)系方式、交易記錄等。3.公司的內(nèi)部文件、報告、報表等涉及公司機密的資料。4.其他按照公司規(guī)定需要保密的資料。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應(yīng)進(jìn)行密級標(biāo)識，明確保密級別。2.資料管理部門應(yīng)建立保密制度，對保密工作進(jìn)行規(guī)范和管理。3.加強對資料管理人員的保密教育，提高其保密意識和責(zé)任心。4.對資料存儲場所和設(shè)備采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等。5.嚴(yán)格控制資料的借閱和查閱范圍，對涉及公司機密的資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱和查閱。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)資料泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對泄密事件進(jìn)行調(diào)查，查明泄密原因和責(zé)任人。3.根據(jù)泄密事件的嚴(yán)重程度，對責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。4.對因泄密給公司造成損失的，應(yīng)依法追究責(zé)任人的法律責(zé)任，并要求其賠償公司的經(jīng)濟損失。七、資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱、查閱等功能。2.提高資料管理的效率和準(zhǔn)確性，減少人工操作，降低管理成本。3.實現(xiàn)資料的共享和協(xié)同辦公，提高公司各部門之間的工作協(xié)同效率。（二）信息化系統(tǒng)功能1.資料錄入與存儲：支持多種格式的資料錄入，包括文檔、表格、圖片、視頻等，并自動存儲到服務(wù)器中。2.資料檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便快速查找資料。3.資料借閱與審批：實現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請、審批流程，借閱人可在線提交申請，審批人可在線審批。4.資料查閱：授權(quán)人員可在線查閱資料，系統(tǒng)記錄查閱日志。5.資料分類管理：支持對資料進(jìn)行分類管理，方便資料的組織和整理。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在需要時可進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）信息化系統(tǒng)維護1.安排專人負(fù)責(zé)資料管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。3.加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)資料的保管期限和實際價值，對資料進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、科學(xué)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定流程1.資料管理部門定期組織對超過保管期限的資料進(jìn)行清理，列出需鑒定的資料清單。2.成立鑒定小組，由資料管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。3.鑒定小組對需鑒定的資料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)資料的內(nèi)容、用途、價值等因素，確定其是否仍有保存價值。4.鑒定小組出具鑒定意見，對于已無保存價值的資料，提出銷毀建議。（三）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需銷毀的資料，由資料管理部門填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)選擇安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并對銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門定期對各部門的資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、保管、借閱、查閱等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.公司內(nèi)部審計部門不定期對資料管理工作進(jìn)行審計，重點檢查資料管理的合規(guī)性、安全性和有效性。（二）考核辦法1.制定資料管理工作考核指標(biāo)，包括資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、存儲的安全性、借閱查閱的及時性等。2.將資料管理工作納入部