公司洽談室管理制度

公司洽談室管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司洽談室的使用與管理，確保洽談室的正常運作和使用效率，為公司內(nèi)部及外部商務(wù)洽談提供一個良好、有序的環(huán)境，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有洽談室，包括但不限于各樓層設(shè)置的專用洽談室以及臨時用于洽談的會議室等。（三）管理原則1.合理安排：根據(jù)洽談需求，合理分配洽談室資源，確保各部門及業(yè)務(wù)活動能順利使用。2.高效利用：提高洽談室的使用頻率和效率，避免資源閑置浪費。3.維護秩序：保持洽談室內(nèi)的良好秩序和環(huán)境整潔，保障洽談活動的正常進行。二、洽談室使用規(guī)定（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用洽談室，需提前[x]小時填寫《洽談室使用申請表》，詳細注明使用時間、使用部門、參與人數(shù)、洽談主題等信息。2.外部合作伙伴來訪需使用洽談室，由對口接待部門負責(zé)填寫申請表，并提前[x]個工作日提交申請。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至行政管理部門審批。3.緊急情況下臨時使用洽談室，可在使用前電話告知行政管理部門，并在使用后[x]小時內(nèi)補辦申請手續(xù)。（二）審批流程1.行政管理部門收到《洽談室使用申請表》后，根據(jù)洽談室的使用情況進行審批。如申請時間與其他安排沖突，行政管理部門將與申請部門溝通協(xié)調(diào)，重新安排使用時間。2.對于涉及重要客戶或重大業(yè)務(wù)洽談的申請，行政管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見進行審批。3.審批通過后，行政管理部門將申請表反饋給申請部門，并通知洽談室管理人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（三）使用安排1.洽談室管理人員根據(jù)審批后的申請表，按照先申請先安排的原則，為申請部門安排洽談室。如遇多個部門同時申請同一時間段，將根據(jù)洽談的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)安排。2.申請部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請表中注明的時間使用洽談室，不得擅自更改或延長使用時間。如需延長使用時間，應(yīng)提前[x]小時向行政管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可繼續(xù)使用。3.若申請部門在預(yù)約時間結(jié)束后仍未離開洽談室，洽談室管理人員有權(quán)進行催促。如多次催促無效，將記錄在案，并根據(jù)情節(jié)輕重限制其后續(xù)使用洽談室的權(quán)限。三、洽談室使用規(guī)范（一）使用人員規(guī)范1.所有進入洽談室的人員應(yīng)遵守公司的各項規(guī)章制度，愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，保持良好的行為舉止。2.洽談室內(nèi)禁止吸煙、飲食、大聲喧嘩等行為，保持室內(nèi)安靜、整潔。3.使用人員應(yīng)妥善保管個人物品，避免在洽談室內(nèi)遺留貴重物品。如有遺失，公司不承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）設(shè)施設(shè)備使用規(guī)范1.洽談室管理人員應(yīng)在每次使用前對室內(nèi)設(shè)施設(shè)備進行檢查，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時維修或更換。2.使用人員在使用過程中應(yīng)正確操作設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、空調(diào)等。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)所有電器設(shè)備及照明燈具，整理好桌椅，保持洽談室整潔有序。（三）文件資料管理規(guī)范1.洽談過程中涉及的文件資料應(yīng)妥善保管，避免遺失或泄露。如需在洽談室內(nèi)復(fù)印、打印文件資料，應(yīng)使用洽談室內(nèi)配備的設(shè)備，并按照規(guī)定的流程操作。2.未經(jīng)對方同意，不得擅自將洽談過程中的文件資料帶出洽談室。如有需要，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)將文件資料整理好，如有需要留存?zhèn)浞?，?yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。四、洽談室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.洽談室管理人員應(yīng)每天對洽談室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保洽談室整潔衛(wèi)生。2.定期對洽談室內(nèi)的門窗、玻璃、墻壁等進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境干凈明亮。（二）特殊清潔1.對于使用頻率較高或有特殊污漬的洽談室，應(yīng)增加清潔次數(shù)，并使用適當(dāng)?shù)那鍧嵱闷愤M行深度清潔。2.在洽談活動結(jié)束后，使用人員應(yīng)自覺清理洽談過程中產(chǎn)生的垃圾，保持洽談室整潔。如發(fā)現(xiàn)有明顯污漬或垃圾未清理，洽談室管理人員有權(quán)要求使用部門進行清理。五、洽談室安全管理（一）消防安全1.洽談室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于正常使用狀態(tài)。2.禁止在洽談室內(nèi)堆放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁私拉亂接電線，確保用電安全。3.使用人員應(yīng)熟悉洽談室內(nèi)的消防設(shè)施位置和使用方法，掌握基本的消防安全知識，如火災(zāi)報警、滅火器材使用等。（二）人員安全1.洽談室管理人員應(yīng)定期對洽談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行檢查，確保其不存在安全隱患。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時維修或更換。2.在洽談過程中，如發(fā)現(xiàn)有人員身體不適或發(fā)生意外情況，應(yīng)及時采取急救措施，并通知公司相關(guān)部門。六、洽談室維護與維修（一）設(shè)施設(shè)備維護1.行政管理部門應(yīng)定期對洽談室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行維護保養(yǎng)，制定詳細的維護保養(yǎng)計劃，確保設(shè)備正常運行。2.洽談室管理人員應(yīng)每天對設(shè)施設(shè)備進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時報告行政管理部門，并填寫《設(shè)施設(shè)備維修申請表》。（二）維修流程1.行政管理部門收到《設(shè)施設(shè)備維修申請表》后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修。維修人員應(yīng)在接到維修通知后的[x]小時內(nèi)到達現(xiàn)場進行維修。2.對于一般性故障，維修人員應(yīng)在[x]個工作日內(nèi)修復(fù)；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)根據(jù)實際情況盡快安排維修，并及時向申請部門反饋維修進度。3.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《設(shè)施設(shè)備維修記錄單》，經(jīng)申請部門簽字確認后交行政管理部門存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政管理部門負責(zé)對洽談室的使用、管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對洽談室進行巡查，確保各項管理制度得到有效執(zhí)行。2.設(shè)立意見箱，接受公司員工對洽談室使用管理的意見和建議。行政管理部門應(yīng)及時對意見和建議進行整理分析，并采取相應(yīng)的改進措施。（二）考核辦法1.對洽談室使用部門及使用人員的考核納入公司績效考核體系，考核內(nèi)容包括申請的及時性、使用的規(guī)范性、設(shè)施設(shè)備的愛護情況等。2.對于違反洽談室管理制度的部門及個人，行政管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、限制使用權(quán)限等處罰，