信息技術(shù) 第一冊（五年制高職）教案 2.5.6 云文檔-文檔

2.5.6云文檔網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，讓辦公場景也發(fā)生了改變。當(dāng)企業(yè)為了適應(yīng)特殊情況，需要采取居家辦公的方式來辦公時，“云工作”成為一種可能。在這個過程中，各類文檔及表格必須要協(xié)同使用，才能更好地提高工作效率。因此，“云文檔”的應(yīng)用便成為了不可缺少的重要組成部分。認(rèn)識云文檔云文檔是上傳到云服務(wù)器端存儲的各種文件。用戶將文件資源上傳到云服務(wù)器端后，就可以在任何時間、任何地點(diǎn)通過連接網(wǎng)絡(luò)的桌面電腦、筆記本電腦、手機(jī)或平板等終端登錄云賬號對其進(jìn)行訪問。允許多人同時在線編輯云文檔。目前，常見的云文檔的工具有金山文檔、騰訊文檔、石墨文檔、飛書、堅(jiān)果云文檔、百度網(wǎng)盤在線文檔等。云文檔的特點(diǎn)（1）多人在線編輯文檔，響應(yīng)快允許多人多端實(shí)時編輯同一份文件，編輯過程多人實(shí)時可見，能實(shí)現(xiàn)實(shí)時同步響應(yīng)。（2）自動保存實(shí)時自動保存功能，讓用戶的文件及時得到更新，減少丟失未保存文件情況的發(fā)生。用戶可以使用各種設(shè)備，也可以從上次中斷的地方繼續(xù)操作。（3）云端存儲多人在線編輯的文件，將實(shí)時保存在云端，編寫內(nèi)容同步上傳。無論用戶在哪里工作，用戶的文件都存儲在云端。（4）全局討論在文檔編寫時所有參與編輯的人可以針對文檔整體添加備注信息，這樣可以提醒其他參加編輯文檔的人參加在線討論。（5）跨部門協(xié)作在企業(yè)中，多人在線編輯很好地解決了多人在不同地點(diǎn)、不同部門之間難溝通的問題。便于參與者完成在任何地點(diǎn)一起編輯、討論等一系列的工作。使用云文檔由于當(dāng)前人們較多使用微信、QQ進(jìn)行交流，下面以騰訊文檔為例講解云文檔的使用。可以任選手機(jī)、電腦、平板創(chuàng)建云文檔。第一步：創(chuàng)建騰訊文檔。如果是手機(jī)微信，打開微信app->發(fā)現(xiàn)->小程序->騰訊文檔?？梢詫?dǎo)入已經(jīng)存在的一個文件。也可以點(diǎn)擊【+】按鈕，新建一個騰訊文檔?？梢詣?chuàng)建在線文檔，也可以創(chuàng)建在線表格、在線幻燈片、在線收集表等。騰訊文檔保存在云端。如圖1所示。圖1創(chuàng)建云文檔第二步：分享騰訊文檔，邀請好友一起編輯。點(diǎn)擊騰訊文檔右上角的【分享】按鈕，進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置（僅我自己、僅我分享的好友、所有人可查看，所有人可編輯），分享給好友或者群。多人實(shí)時在線編輯，實(shí)時保存。騰訊文檔支持多人同時查看和編輯，團(tuán)隊(duì)協(xié)作無需反復(fù)收發(fā)文件，您可以實(shí)時查看協(xié)作者的編輯內(nèi)容，并瀏覽修訂記錄，還可以通過設(shè)置文件夾共享，輕松同步資料。圖2分享云文檔第三步：導(dǎo)出為本地文件。點(diǎn)擊云文檔右上角的【「≡」】，即可將云文檔保存為本地文檔。另外，還可以自主設(shè)置文檔查看和編輯權(quán)限，添加水印保護(hù)版權(quán)。騰訊專業(yè)技術(shù)可為文件加密，保護(hù)賬戶和數(shù)據(jù)安全。騰訊文檔支持中英互譯，多