企業(yè)單位會(huì)議管理制度

企業(yè)單位會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)企業(yè)單位會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于企業(yè)單位各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。

三、會(huì)議應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效，提高決策水平；

2.精簡(jiǎn)會(huì)議，簡(jiǎn)化程序，提高會(huì)議效率；

3.明確責(zé)任，加強(qiáng)落實(shí)，確保會(huì)議成果；

4.保密原則，嚴(yán)格遵守國家和企業(yè)保密規(guī)定。

四、企業(yè)各單位應(yīng)按照本制度規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定具體的會(huì)議管理制度，并報(bào)企業(yè)辦公室備案。

五、企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各單位會(huì)議管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

六、會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等；臨時(shí)會(huì)議包括專題會(huì)議、緊急會(huì)議等。

七、會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議題征集、會(huì)議議程安排、會(huì)議通知發(fā)放等。

八、參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，因特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

九、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議決議、任務(wù)分工和完成時(shí)限。

十、會(huì)議組織者、參會(huì)人員和相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

本章內(nèi)容作為企業(yè)單位會(huì)議管理制度的基礎(chǔ)和總體要求，后續(xù)章節(jié)將針對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行詳細(xì)闡述。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)企業(yè)工作需要和實(shí)際問題，明確會(huì)議主題，設(shè)定預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)結(jié)合會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，會(huì)議組織者應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，并確保參會(huì)人員具備相應(yīng)決策權(quán)或?qū)I(yè)知識(shí)。

4.發(fā)放會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前一定時(shí)間，向參會(huì)人員發(fā)放會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需資料，包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、數(shù)據(jù)報(bào)告等，并于會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員進(jìn)行簽到，確保會(huì)議出席情況的真實(shí)性。

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：會(huì)議主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律和保密要求。

3.會(huì)議發(fā)言和討論：根據(jù)會(huì)議議程，會(huì)議組織者應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)人員發(fā)言，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，確保會(huì)議議題的深入探討。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議討論情況進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果和下一步工作安排。

三、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議期間，指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議、任務(wù)分工和完成時(shí)限。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。

4.會(huì)議紀(jì)要發(fā)放：審批通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)放至參會(huì)人員，以便落實(shí)會(huì)議決議。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.任務(wù)分工：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行任務(wù)分工，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

2.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議成果得到有效落實(shí)。

3.反饋與匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)按照分工，及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作進(jìn)展，會(huì)議組織者定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議決議的落實(shí)情況。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議的籌備、召開、記錄與紀(jì)要以及后續(xù)工作等流程，旨在為企業(yè)單位會(huì)議的順利進(jìn)行提供指導(dǎo)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與通知

會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批通過后，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。發(fā)布時(shí)應(yīng)明確指出會(huì)議紀(jì)要的重要性，并強(qiáng)調(diào)相關(guān)責(zé)任人對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行責(zé)任。

二、責(zé)任分解與任務(wù)分配

1.明確任務(wù)：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)清晰列出每項(xiàng)決議對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，明確任務(wù)的具體內(nèi)容和要求。

2.分解任務(wù)：對(duì)于復(fù)雜的決議，責(zé)任人應(yīng)將任務(wù)進(jìn)一步分解為若干子任務(wù)，并分配給團(tuán)隊(duì)成員。

3.時(shí)間節(jié)點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)設(shè)定明確的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以監(jiān)控任務(wù)進(jìn)度。

三、執(zhí)行監(jiān)控與進(jìn)度更新

1.定期檢查：會(huì)議組織者或指定專人應(yīng)定期檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。

2.進(jìn)度更新：責(zé)任人應(yīng)及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)度，通過會(huì)議或書面形式向會(huì)議組織者匯報(bào)。

3.問題反饋：在執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)盡快反饋，以便及時(shí)調(diào)整解決方案。

四、協(xié)調(diào)與支持

1.資源協(xié)調(diào)：會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)必要的人力、物力、財(cái)力等資源，支持責(zé)任人完成任務(wù)。

2.部門協(xié)作：涉及多部門合作的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)促進(jìn)部門間的溝通與協(xié)作，確保任務(wù)順利推進(jìn)。

五、成果評(píng)估與反饋

1.成果評(píng)估：任務(wù)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)成果進(jìn)行評(píng)估，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。

2.反饋機(jī)制：建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)責(zé)任人就執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，為改進(jìn)會(huì)議管理提供參考。

六、后續(xù)行動(dòng)

1.持續(xù)跟蹤：對(duì)于未完成的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)持續(xù)跟蹤，直至任務(wù)圓滿完成。

2.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：會(huì)議組織者應(yīng)定期總結(jié)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高會(huì)議效率。

本章強(qiáng)調(diào)了會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作的重要性，從發(fā)布與通知、責(zé)任分解、執(zhí)行監(jiān)控、協(xié)調(diào)支持、成果評(píng)估到后續(xù)行動(dòng)，全面保障會(huì)議決議的執(zhí)行效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：企業(yè)應(yīng)設(shè)立會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，明確預(yù)訂流程，確保會(huì)議室使用的合理性和高效性。

2.時(shí)間安排：預(yù)訂者應(yīng)根據(jù)會(huì)議時(shí)間需求，提前預(yù)訂會(huì)議室，并遵守預(yù)訂時(shí)間，避免會(huì)議室資源的浪費(fèi)。

3.資源共享：鼓勵(lì)跨部門共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.布置要求：會(huì)議室應(yīng)保持整潔、有序，座位安排合理，以滿足不同規(guī)模會(huì)議的需求。

2.設(shè)施維護(hù)：會(huì)議室內(nèi)設(shè)施應(yīng)定期檢查、維護(hù)，確保投影儀、音響、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備的正常運(yùn)行。

3.環(huán)境保護(hù)：會(huì)議室應(yīng)配置足夠的垃圾桶，提倡垃圾分類，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議期間管理

1.會(huì)議紀(jì)律：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不隨意離場(chǎng)。

2.保密要求：涉及企業(yè)機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)明確保密要求，參會(huì)人員需簽署保密協(xié)議。

3.服務(wù)保障：會(huì)議期間，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的服務(wù)工作，包括茶水、資料分發(fā)等。

四、會(huì)議室使用后處理

1.清理工作：會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者或指定專人應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，確保場(chǎng)地整潔。

2.設(shè)施檢查：檢查會(huì)議室內(nèi)設(shè)備是否完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，以免影響下次會(huì)議使用。

3.反饋機(jī)制：鼓勵(lì)用戶就會(huì)議室使用過程中的問題提出反饋，以持續(xù)改進(jìn)會(huì)議室管理。

五、會(huì)議室安全管理

1.安全意識(shí)：加強(qiáng)會(huì)議室安全意識(shí)，確保消防設(shè)施、安全通道等符合安全規(guī)定。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止行為：明確會(huì)議室內(nèi)禁止行為，如吸煙、亂扔雜物等，保障會(huì)議室內(nèi)安全。

3.突發(fā)事件處理：制定會(huì)議室突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速應(yīng)對(duì)。

本章針對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為企業(yè)提供一個(gè)高效、整潔、安全的會(huì)議環(huán)境，為提高會(huì)議質(zhì)量提供有力保障。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)單位所有。

二、本制度自發(fā)布之日起施