高效會(huì)議管理技巧培訓(xùn)

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做好事先通知開會(huì)前的準(zhǔn)備工作Preparationsbeforethemeeting主持人的4個(gè)準(zhǔn)備設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)進(jìn)行SWOT分析開會(huì)前的準(zhǔn)備工作PreparationsbeforethemeetingSWOT分析Strength優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅自身環(huán)境04成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings如何做開場(chǎng)白定義3~5分鐘的談話系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。內(nèi)容開會(huì)目的時(shí)間安排議事方式紀(jì)律規(guī)則程序概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何分配發(fā)言時(shí)間20%機(jī)會(huì)均等主持人發(fā)言時(shí)間保證每個(gè)人發(fā)言成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings如何掌握議事進(jìn)度非語言方式語言方式成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings彼德·德魯克決議法如何達(dá)成決議—決策方式1.困難2.討論3.比較提案4.估計(jì)5.征求用足夠多的時(shí)間檢視困難所在使參會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論客觀地比較各提案優(yōu)劣避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見6.檢視7.尋求認(rèn)同8.妥協(xié)9.確認(rèn)10.執(zhí)行以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策成功會(huì)議的五種策略Fivestrategiesforsuccessfulmeetings4種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法0103020405會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的漏斗別人行動(dòng)的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通漏斗會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的定義溝通為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程。溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings溝通的冰山模式環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差溝通困難因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)暴露脆弱的地方不必說出所有的真相適當(dāng)展示能力和水平01020304會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋會(huì)議中的溝通與反饋技巧Communicationandfeedbackskillsinmeetings批評(píng)三部曲首先表揚(yáng)特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持結(jié)束-1--2--3-06主持人的會(huì)議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost主持人的會(huì)議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost傾聽的定義傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。

聽聽別人的故事

聽聽別人完整的故事

先聽聽別人完整的故事主持人的會(huì)議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí)你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾主持人的會(huì)議管理技巧Meetingmanagementskillsofthehost說話技巧展示探詢?cè)u(píng)論建立測(cè)試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議07如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)解決辦法可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束cicada蟬如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingshark鯊魚非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法解決辦法有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見相遇如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingdonkey驢過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場(chǎng)看問題點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)相遇解決辦法如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeetingrabbittracking兔子般追蹤肯定他的貢獻(xiàn)重申可以試用現(xiàn)在的程序解決辦法質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議相遇如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況Howtodealwithunexpectedsituationsinthemeeting解決辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對(duì)發(fā)言者，故意看別處等相遇crab螃蟹（跑題者）08主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保證中立態(tài)度聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants參會(huì)者的守則和責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任Rulesandresponsibilitiesofthehostandparticipants如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競(jìng)爭(zhēng)（暴力）協(xié)作決斷不決斷09會(huì)議記錄Minutesofthemeeting會(huì)議記錄010203功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納01070402060503才能反應(yīng)快寫字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)Minutesofthemeeting會(huì)議記錄者會(huì)議記錄Minutesofthemeeting會(huì)議記錄的10大建議重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者會(huì)議記錄Minutesofthemeeting團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠0102團(tuán)體思維03團(tuán)體極化10會(huì)后跟進(jìn)Followupafterthemeeting會(huì)后跟進(jìn)Followupafterthemeeting01拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀02分析不同參會(huì)者的眾生相03考慮自己任務(wù)的完成方