2022年公司會議室管理制度

1、精品辦公文檔公司會議室管理制度 為了正確、 規(guī)范的使用視頻會議系統(tǒng)， 提高會議舉辦的效率及質(zhì)量，發(fā)揮會議室作用，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規(guī)定。第一章 管理部門及管理職責(zé)第一條 公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。第二條 公司行政部職責(zé)：（一） 負(fù)責(zé)公司例會的通知；（二） 會議室的安排與協(xié)調(diào)；（三）負(fù)責(zé)公司例會會前物資的準(zhǔn)備；（四）負(fù)責(zé)公司例會的會議記錄；（五）保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。第三條 在例會結(jié)束后， 及時起草會議紀(jì)要， 并向會議召集人落實上次

2、例會跟蹤事項報告，一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的 郵箱。第二章 會議室使用規(guī)定精品辦公文檔第四條 為了避免會議室使用時發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統(tǒng)一安排。第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記。第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。第七條 各部門申請使用會議室時， 需明確使用設(shè)備、 使用時間、參加人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。第八條 除公司會議特別

3、要求提供糕點、 水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予提供；部門會議中需要準(zhǔn)備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準(zhǔn)備， 公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準(zhǔn)備，但費用由各部門自行協(xié)調(diào)。第九條 會議室使用期間，請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置，愛護(hù)會場設(shè)施（包括：麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等），使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)，并通知行政部行政文員 共同檢查交接，精品辦公文檔如會議涉及使用視頻會議系統(tǒng)， 行政部需增加設(shè)備管理

4、員共同參與檢查交接。第十條 使用完畢后，使用部門負(fù)責(zé)清潔會場，并與公司行政文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。第三章 公司視頻會議系統(tǒng)設(shè)備管理第十一條 視頻會議系統(tǒng)主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統(tǒng)服務(wù)器、會議專用電腦、圖像顯示設(shè)備（投影儀、電視機(jī)、顯示器）、音箱設(shè)備等構(gòu)成。第十二條 視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是會議專用設(shè)備，除開展視頻會議外，嚴(yán)禁挪作他用。第十三條 現(xiàn)公司總部與各項目、項目與項目之間均可進(jìn)行會議對接。但在項目與項目之間進(jìn)行對接時需通知總部行政部，由總部行政部安排專人打開總部服務(wù)器終端方可使用。第十四條 嚴(yán)禁在視頻會議專用電腦上安裝無關(guān)軟件，系統(tǒng)管理員每

5、周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統(tǒng)清理等維護(hù)工作。第十五條 視頻會議系統(tǒng)各項參數(shù)已設(shè)定好， 與會人員在使用時，不得隨意更改。第十六條 視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由公司指定專人管理與維護(hù)，非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備， 與會人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備問題，可即時與行政部主管經(jīng)理和系統(tǒng)管理員聯(lián)系，進(jìn)行設(shè)備調(diào)整，對精品辦公文檔于專業(yè)維修則由行政部反饋至供應(yīng)商，做出故障排除及修復(fù)。第十七條 公司各部門如要使用公司視頻會議系統(tǒng)，需提前 1 天通知公司行政部， 會議當(dāng)天與會部門負(fù)責(zé)人同系統(tǒng)管理員提前 1 小時到公司主會場做會議準(zhǔn)備， 隨時與分會場與會人員進(jìn)行視頻和音頻的效果調(diào)試，確保視頻會議的正常使用。第十八

6、條 會議結(jié)束后，需將視頻會議系統(tǒng)各設(shè)備切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。第十九條 因視頻會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據(jù)使用情況進(jìn)一步調(diào)試， 因此各部門在使用過程中如有建議或意見，請及時告知總部行政部，總部行政部將及時向供應(yīng)商反饋并調(diào)整。第四章 附則第二十條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。精品辦公文檔會議室使用登記表會議名稱人數(shù)年月日使用部門負(fù)責(zé)人會議時間會議地申請使用設(shè)備會議室檢查情是否 有損壞明細(xì)有損 無填入下表壞況使 用 部 門 行政部交接人 交接人注：1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準(zhǔn)備。 2、非工作人員請不要隨意使用有關(guān)設(shè)備。3、請不要在桌椅上寫畫、 敲擊和刻畫，請不要改變會議室設(shè)備、