合同與合同檔案管理辦法

1、文件編號：HFZD-CS-CB03重慶宏帆實業(yè)有限公司合同與合同檔案管理辦法（試行）編制：楊先波日期：2011年10月日審核：各相關部門日期:批準：日期：修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人合同與合同檔案管理辦法.目的為加強房地產開發(fā)項目中對各類合同及合同檔案的管理，確保有效履約，減少經營風險，實現公司合同形成及合同檔案管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。.定義與范圍定義總部：指重慶宏帆實業(yè)有限公司；項目公司：指重慶宏帆實業(yè)有限公司下屬項目公司或項目部；合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調查、商務談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立

2、卷歸檔等合同訂立全過程的管理。適用范圍重慶宏帆實業(yè)有限公司所屬項目的工程合同管理工作，包括由公司委托成本部、開發(fā)設計部及其他相關部門負責的與項目開發(fā)成本相關的合同文件及合同文件的檔案資料，其它如行政、融資、房屋銷售等合同不在此管理范圍內。合同范圍成本部組織招投標產生的各類工程合同（含配套工程合同）、設計、咨詢合同、材料設備采購合同和其他合同（招標代理、物業(yè)管理委托協議等）。非招標產生的協議發(fā)包（含配套工程、材料設備、服務等）和其他發(fā)包產生的各類合同。.職責成本部：為工程合同辦理的主責部門，對外洽談、合同擬訂，對合同真實性、合理性、可行性負責。工程部：對合同承包內容的界面劃分、工程管理、技術條款

3、等內容進行審核，并對相關內容負責。開發(fā)設計部：對合同涉及技術要求、規(guī)范執(zhí)行、建筑做法等內容進行審核，對相關內容負責，并作為公司設計及設計相關類合同的主責部門。營銷策劃部：對與銷售相關合同的要求、數量、時間要求等進行審核，對相關內容負責，并作為公司銷售類合同的主責部門。財務部：對合同收支條款的履約、收付款方式、單據開具或收取等情況監(jiān)督審核。法務：對合同內容、形式、文字表述、合同法性、有效性以及所承擔相應的法律責任負責。綜合部：主要負責蓋章過程，并應核對審核意見的執(zhí)行情況。.管理原則：合同訂立原則書面訂立合同原則：訂立合同，應當采用書面形式。格式合同原則：統(tǒng)一使用公司制定的合同范本；對于尚未制定合

4、同范本的，由經辦部門起草合同草稿，參照本管理辦法經審批后方可簽訂。格式合同一般需由成本部根據外界環(huán)境的實際情況不定期做適當的修訂和更新。事前簽訂原則：合同須先簽訂，然后開始履行。嚴禁未簽合同即先行履行。在特殊情況有正當理由的，經辦部門將事件緣由、合作方選擇依據、結算方式、工作計劃安排等事項進行說明，由經辦部門負責人簽字，經主管副總經理簽字批準后實施。并在10日內由經辦部門參照本管理辦法規(guī)定的流程辦理報批。合同審查原則：所有合同的簽訂、修改、補充都必須按照本管理辦法規(guī)定的相應審查流程進行報批。嚴禁任何部門在合同內容未經審查的情況下擅自簽訂。合同檔案管理原則合同檔案管理由成本部專人統(tǒng)一管理，以確保

5、合同檔案資料的完整性和有效利用；其他相關部門的合同管理由相關部門負責管理，參照執(zhí)行本管理制度。成本部負責公司工程合同的統(tǒng)籌、協調和組織管理工作，保管公司各項目部的工程合同及檔案管理，并指導和監(jiān)督各工程項目部的合同及檔案管理工作。合同檔案管理應實行分項目分合同類別管理的原則。.合同形成的程序及要點合同擬稿成本部根據招標文件、評標、詢標或談判記錄、中標單位的審定意見以及公司有關規(guī)定起草合同文件。合同經辦人與項目公司、對方單位溝通的合同條款。合同簽訂前，經辦人員應認真理解合同范本，熟悉相關合同條款內容。合同簽訂中，相關經辦人員應當認真填寫合同項目，對于對方地址、聯系方式、合同內容、簽訂日期等條款應當

6、填寫明確，對于不需要填寫的合同空白之處，應當明確填寫“無約定”。合同填寫中如出現各種形式的涂改，合同各方當事人均須在涂改處簽章確認。合同履行過程中對于合同需要對某些特殊情況加以約定時，或某些條款需要修改時可以另行簽訂補充合同，但是應當保證補充合同與主合同主體的一致性，并須按照合同審批流程進行審批。合同簽訂后，經辦人員應當及時跟蹤合同的履行情況，對于合同范本中不完善的地方，應當及時與合同執(zhí)行部門溝通完善，可以根據合同履行情況填寫合同修訂情況調查表，及時反饋合同履行過程中的相關信息及修改意見,由合同執(zhí)行部門、成本部及相關部門協商后加以調整。合同文稿流轉會簽合同經辦人填寫合同文件審批單，經部門負責人

7、簽字后，編號流轉。編號規(guī)則如下：編號編制原則：以各項目公司獨立編號，編號簡潔、明了，反映出合同對應的項目、簽訂年份、合同類別及合同序號。（2）合同編號內容：HFCQ項目名稱（類別）年份-序號HFCQ宏帆重慶項目部項目名稱（類別）項目名稱的簡稱，類別分為設計、工程、咨詢（含服務）、材設等。年份-001合同簽訂年份及順序號。（3）舉例：HFCQ鳳凰灣（工程）12年-001HFCQ宏帆重慶公司鳳凰灣一期（工程）鳳凰灣一期的工程類合同12年-001公司在2012年簽訂合同第一份合同但對于由集團總部簽訂，服務于各項目部的合同，其合同編號則取消子公司代碼和項目名稱，其成本歸集則在費用支付時按服務項目歸集或

8、進行分攤。合同文件審批單流轉附件。采用招標方式確定的合同，應附評標報告。非招標確定的合同，應附發(fā)包審批文件。其他方式確定的合同，應附會議紀要或其他審批文件。部門審核內容成本部：全面審核合同文件的內容，包括合同價款、計價、價格調整、結算，以及文字、排版等。工程部：主要審核工作界面劃分、合同工期、工藝措施、技術要求、質量約定等。開發(fā)設計部：主要審核技術參數、技術規(guī)范、建筑做法等。營銷策劃部：主要審核銷售類合同和與銷售產品有關的合同，并作為銷售類合同的主辦部門，應認真把握合同標的的要求、數量及時間要求、產品變化對銷售的影響等。財務部：主要審核合同的付款方式、付款時間、履約收支等。法務：主要審核合同內

9、容、形式、文字表述合法性、有效性及所承擔相應的責任等。合同審批流轉程序合同審批由經辦部門的經辦人填寫合同文件審批表，并附相關文件，在經部門負責人審核簽字后進行流轉審批。合同文件流轉在流轉前，應當由成本部內業(yè)人員進行合同統(tǒng)一編號和登記。各級合同審核人員應認真審核合同文本并各自在合同文件審批表上簽署意見或直接修改到合同文件的相應部位，應做到字跡清楚，觀點明確，詞句不得存在歧義。如沒有修改意見，要簽署“同意”的字樣。相關部門審核完畢后，按權責體系上報審批。合同文件審批表上的審核意見，經辦人員應當根據審查意見一一落實，凡提有意見的，都應當經原審核人員再次確認執(zhí)行行況，然后繼續(xù)審批，但部門之間可同時進行

10、，流轉到領導審核時，其前面的審批意見應當得到落實（除需領導定論的除外）需總部審批的合同，應在項目公司審批完成后立即上報總部審批。合同蓋章流程合同審批完畢，應由合同經辦部門準備正式合同文本，一般應當由合同另一方先簽章，對方簽章完成后，由公司綜合部加蓋合同章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應加蓋騎縫章。有附件的合同，附件應與合同主體一起加蓋騎縫章；如有分冊的，應當注明分冊順序。按印章使用規(guī)定辦理蓋章手續(xù)時應對照合同會簽表審查合同是否已經修改、有無簽名、是否已填時間、地點、是否已按合同約定附有附件。合同分發(fā)與檔案管理由合同經辦部門完成合同分包工作，并確保成本部、財務部、綜合部（公司存檔）、業(yè)務部門的合同

11、文本均為原件合同（不分正副本）。合同審批過程的合同文件審批表及原文件，均應當保存到成本部，經辦部門應保存合同文件審批表復印件。合同完成分發(fā)后，合同經辦部門應當對合同形成過程的全部書面文件資料整理成冊，并形成文件目錄，以備審查。合同簽訂部門在合同分發(fā)時，應同時向合同主要業(yè)務部門交接“合同交底表”將合同注意事項及合同主要事項向業(yè)務部門作交接，交接須經雙方簽字確認。對需政府部門備案的合同（如總承包施工合同），一般需采用政府標準文本格式，該類合同在簽訂前必須要求合同對方出具“僅作為備案使用”的相關承諾。公司的所有合同文檔均屬公司機密性文件，任何人不得擅自將合同對外公開或外傳，違者視情節(jié)予以處罰。.合同

12、履行的跟蹤1合同履行過程中，成本部應及時了解合同運行中的問題，及時分析，采取措施，使合同履行得到有效控制。2成本部根據各方面情況進行匯總，對合同履行中的較大問題提出處理意見報公司領導決定。3較重要的合同履行完畢，應會同項目部和相關部門填寫“合同履行綜合情況表”，并提出合同條款的總結與改進建議。4在合同履行過程中，如生生乙方代表更換的，則由業(yè)務主管部門根據合同履行的實際情況和對擬更換人員的考察情況作綜合評估后報公司審批，批準后方可更換。合同文檔的移交1由成本部經辦的工程合同文件，其相關過程文件資料，由成本部經辦人員負責相關資料的收集整理，并成冊建檔，然后移交到內業(yè)管理人員。2由公司其他相關部門經

13、辦的合同文件，應當在合同簽訂完成后及時收集整理完善相關資料，成冊后移交成本部統(tǒng)一管理，雙方必須當面清點，并完善交接清單手續(xù)。合同文檔管理辦法1合同文本的管理，應當分項目以簽訂年份結合合同分類進行統(tǒng)一編號管理，建立統(tǒng)一的合同管理臺帳。2合同文本的形成過程資料，應當分項目以合同名稱和編號為目錄，統(tǒng)一建檔管理，達到既可以通過合同目錄直接查閱過程資料，也可以通過過程資料的管理目錄查閱合同文本。3成本部應根據實際需要編制合同檔案的檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、閱讀和利用工作。4成本部的合同內業(yè)管理人員應加強合同檔案的統(tǒng)計工作，應以原始記錄為依據，編制合同管理清單，并在清單目錄中注明缺少或遺失資料、文件是原件還是復印件。5合同文件的借閱：公司各部門人員因工作需要須借閱合同文件時，應完善相應借閱手續(xù)；合同原件不得外借。如特殊情況需外借的，必須經成本部分管領導簽字同意后方可外借并辦理相應的外借手續(xù)；借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。86合同電子文檔：凡由公司相關部門起草的合同文件，其電子合同文本（蓋章版），均應當傳至成本部內業(yè)管理人員進