崗位分析與崗位說明書(以家電企業(yè)為例)

1、 Copyright IBM Corporation 200222內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 200233崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析崗位分析：崗位信息的收集、分析及綜合，以便確認(rèn)崗位整體概況，對其作出正確、詳盡的描述。崗位說明書崗位說明書：整理崗位分析結(jié)果的工作

2、描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗、體能等） Copyright IBM Corporation 200244什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費者、市場定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？VISIONVISION愿景愿景STRATEGYSTRATEGY戰(zhàn)略戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長期目標(biāo)是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實施戰(zhàn)略？CRITICALSUCCESS CRITICALSUCCESS FACTORSFACTORS 關(guān)鍵成功要素關(guān)鍵成功要素順利地實施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系

3、？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責(zé)職責(zé)落實到具體組織成員落實到具體組織成員，確保組織正常運轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實現(xiàn)。崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責(zé)，支持實現(xiàn)組織目標(biāo)崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責(zé)，支持實現(xiàn)組織目標(biāo) Copyright IBM Corporation 200255崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評估是最基礎(chǔ)的工作崗位分析和崗位評估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據(jù)。崗位分析崗位

4、分析員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長期激勵能力模型崗位繼任計劃崗位評估人員規(guī)劃 Copyright IBM Corporation 200266內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 200277崗位崗位崗位分析三條基本原則崗位分析三條基本原則q針對“崗位”，而非針對”人“q著重那些那些應(yīng)該做

5、的工作,而非目前正在做的q分析崗位的職責(zé)，而非崗位的明細(xì) Copyright IBM Corporation 200288崗位分析流程崗位分析流程準(zhǔn)備準(zhǔn)備工作工作收集收集資料資料分析分析資料資料崗位分析流程比較簡單崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細(xì)心。，工作量也較大，工作時需要耐心和細(xì)心。 Copyright IBM Corporation 200299準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作1 1、建立崗位分析項目小組建立崗位分析項目小組 建立崗位分析小組，分配進(jìn)行分析活動的責(zé)任和權(quán)限，明確分析活動的流程、方法及安排，以保證分析

6、活動的協(xié)調(diào)和順利完成。分析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗，同時要保證他們進(jìn)行活動的獨立性。2 2、了解企業(yè)戰(zhàn)略了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程、組織、流程 崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織設(shè)計，最終把實施戰(zhàn)略的責(zé)任分解落實到員工個人。因此，參與崗位分析的人員需要對它們有很好的理解。 Copyright IBM Corporation 20021010準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作3 3、選擇被分析部門及崗位選擇被分析部門及崗位: : 為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在進(jìn)行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員工介紹崗位分析意義、目的及

7、過程，希望他們提供怎樣的配合。4、選擇信息來源選擇信息來源: : 信息來源有：組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程說明書、管理流程等書面文件，崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等的反饋，相似工作分析匯編、職業(yè)名稱辭典等參考資料。在收集整理信息時應(yīng)注意： u 不同來源的信息差別 u 應(yīng)從不同角度收集，不要有事先抱有偏見u 應(yīng)結(jié)合實際，不可照抄照搬 Copyright IBM Corporation 20021111準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料 崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級匯報情況？上下級匯報情況？ 崗位存在

8、的基本目的是什么？存在的意義是什么？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？ 為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？）為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨有的職責(zé)？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位獨有的職責(zé)？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位） 什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么）心定位是什么） 該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具

9、體工作成果是什么？該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時）組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時） 怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？ 有怎樣的決策權(quán)？有怎樣的決策權(quán)？ 該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)

10、驗？（這個問題幫分析者找出能要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？（這個問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)）勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)）收集資料收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問題： Copyright IBM Corporation 20021212準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A A崗位崗位B B崗位崗位C C職責(zé)清單職責(zé)清單q分發(fā)信件q打字q維修打印機(jī)q方法方法1 1：從組織從組織、流

11、程入手、流程入手方法方法2 2：從現(xiàn)崗位入手：從現(xiàn)崗位入手職責(zé)清單職責(zé)清單q分發(fā)信件q打字q維修打印機(jī)q Copyright IBM Corporation 20021313準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A A崗位崗位B B崗位崗位C C職責(zé)清單職責(zé)清單q分發(fā)信件q打字q維修打印機(jī)q方法方法1 1：從組織從組織、流程入手。、流程入手。我們需要收集到組織設(shè)計我們需要收集到組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)流程及管理流程等資料，如下一頁的例子：及管理流程等資料，如下一頁的例子： Copyright IBM Corporation 20021414準(zhǔn)備工作收集資料分析資

12、料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料某公司參考樣板某公司參考樣板 Copyright IBM Corporation 20021515準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料崗位崗位A崗位崗位B崗位崗位C方法方法2：從現(xiàn)崗位入手：從現(xiàn)崗位入手職責(zé)清單職責(zé)清單q分發(fā)信件q打字q維修打印機(jī)q個別面談個別面談集體面談集體面談直接觀察直接觀察 員工日記員工日記/ /記錄記錄調(diào)查問卷調(diào)查問卷工作實踐工作實踐 從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法 Copyright IBM Corporation 20021616準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析

13、- 收集資料收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料工作實踐法 工作實踐是指崗位分析人員實際從事該項工作，在工作過程中工作實踐是指崗位分析人員實際從事該項工作，在工作過程中掌握有關(guān)工作的第一手資料。掌握有關(guān)工作的第一手資料。 采用這種方法可以了解工作的實際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會方面的要求。 這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，但是對那些需要進(jìn)行大量訓(xùn)練才能掌握或有危險工作，不適宜采用此法。觀察法 職務(wù)分析者通過對特定對象的觀察，把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容職務(wù)分析者通過對特定對象的觀察，把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，最后把取得的職、原因、方法、程序、目的等

14、信息記錄下來，最后把取得的職務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。 這種方法取得的信息比較廣泛、客觀、正確，但要求觀察者有足夠的實際操作經(jīng)驗且使用結(jié)構(gòu)性問題清單。 這種方法不適宜于循環(huán)周期長的工作和主要為腦力的工作；得不到有關(guān)任職資格要求的信息 Copyright IBM Corporation 20021717準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料問卷法 通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：問卷調(diào)查表法、核對法。該類方法要求公司有較好的人

15、力資源管理基查表法、核對法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理基礎(chǔ)。礎(chǔ)。 問卷調(diào)查表法問卷調(diào)查表法即根據(jù)職務(wù)分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構(gòu)性問卷調(diào)查表， 由崗位任職者填寫后回收整理， 提取出崗位信息。核對法核對法是根據(jù)事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進(jìn)行核對，從而獲得有關(guān)工作信息的方法。訪談法 通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料，包括單獨面談和團(tuán)體面談。包括單獨面談和團(tuán)體面談。 此法較適于行政管理、專業(yè)技術(shù)等難以從外部直接觀察到的崗位。 此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧。員工日記/記錄 根據(jù)崗位任職者按時間順序記

16、錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納根據(jù)崗位任職者按時間順序記錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納提煉，取得所需工作信息。提煉，取得所需工作信息。 Copyright IBM Corporation 20021818問卷調(diào)查表法和核對法的樣本問卷調(diào)查表法和核對法的樣本某公司參考樣板某公司參考樣板 Copyright IBM Corporation 20021919準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料在這次崗位分析工作中，我們將綜合運用在這次崗位分析工作中，我們將綜合運用調(diào)查問卷法調(diào)查問卷法和和訪談法訪談法，具體做法如下：，具體做法如下：1）對于通用性崗位，我們主要采用訪談法對于通用性

17、崗位，我們主要采用訪談法，我們通過與任職者進(jìn)行個別訪談，挖掘更多的事實依據(jù)，以確認(rèn)崗位分析所需相關(guān)材料是否完整、客觀、準(zhǔn)確2）對于專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位對于專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通過與任職者本人及其直接上級的訪談，確認(rèn)崗位的具體信息。 Copyright IBM Corporation 20022020準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料面談準(zhǔn)備面談準(zhǔn)備獲得應(yīng)答獲得應(yīng)答面談開頭面談開頭澄清澄清結(jié)束面談結(jié)束面談反饋反饋工作面談步驟工作面談步驟 Copyright IBM Corporation 20022121準(zhǔn)備工作收集資料分析資料

18、崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料工作分析面談是一種工作分析面談是一種事實挖掘的面談，切記其目的是獲得事事實挖掘的面談，切記其目的是獲得事實而非觀點或偏見實而非觀點或偏見要引導(dǎo)整個面談過程要引導(dǎo)整個面談過程把對方帶回主題把對方帶回主題讓對方有時間思考讓對方有時間思考時間約定時間約定地點安排地點安排- -不受干擾之處不受干擾之處明確規(guī)定面談目標(biāo)明確規(guī)定面談目標(biāo)事先準(zhǔn)備有關(guān)資料事先準(zhǔn)備有關(guān)資料讓面談?wù)咦龊脺?zhǔn)備讓面談?wù)咦龊脺?zhǔn)備采用較友好的方式采用較友好的方式營造一個較為寬松的環(huán)境營造一個較為寬松的環(huán)境去除偏見去除偏見保持目光接觸保持目光接觸解釋面談的目的解釋面談的目的告訴對方你要記一些筆記告訴對

19、方你要記一些筆記獲得對該工作的總體認(rèn)知獲得對該工作的總體認(rèn)知 Copyright IBM Corporation 20022222準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料使用提問和傾聽技巧使用提問和傾聽技巧及時澄清任何不清楚的方面及時澄清任何不清楚的方面核查一下是否已獲得了所有的信息核查一下是否已獲得了所有的信息詢問對方是否還有話說詢問對方是否還有話說總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動感謝對方所投入的時間和努力感謝對方所投入的時間和努力趁你還比較記得細(xì)節(jié)時寫出崗位說明書趁你還比較記得細(xì)節(jié)時寫出崗位說明書如果有什么還不夠清楚再去詢問如果有什么還不夠清楚

20、再去詢問向該崗位任職人員或其上級領(lǐng)導(dǎo)反饋向該崗位任職人員或其上級領(lǐng)導(dǎo)反饋討論和修改討論和修改 Copyright IBM Corporation 20022323準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料在訪談時可以采取以下提問方法在訪談時可以采取以下提問方法 根據(jù)要求方式的不同可以分為：根據(jù)要求方式的不同可以分為：提問式：提出問題要求回答陳述式：直接要求被訪人就某一方面問題進(jìn)行陳述 根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為：根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為：開放式：對回答內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮的空間封閉式：回答通常是“是”或“否”，或者其他給定的選項 根據(jù)提問內(nèi)容和時機(jī)可以分為：根

21、據(jù)提問內(nèi)容和時機(jī)可以分為：探究式：對同一個問題進(jìn)行追問，以獲得全面、透徹的了解連接式：對一個問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)的其他問題進(jìn)行追問澄清式：對有疑問的問題進(jìn)行復(fù)述以確認(rèn)自己準(zhǔn)確地理解了被訪者想表達(dá)的意思總結(jié)式：在被訪人基本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認(rèn)并追問是否有遺漏問題舉例：問題舉例：v 在什么樣的情況下你需要去獲得上級的批準(zhǔn)？v 請告訴我v 你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？v 你是否負(fù)有人員管理職責(zé)？v 在組織用戶活動中具體包括那幾個環(huán)節(jié)？v在完成了用戶小站現(xiàn)場安裝后，還需要做什么后續(xù)工作嗎？v你的意思是你只有權(quán)審批300元以下的費用報銷單，是嗎？v你剛才介紹了這個崗位的主要工作包括，

22、還有其他需要補(bǔ)充的嗎？ Copyright IBM Corporation 20022424準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 收集資料收集資料問題舉例：問題舉例：v 我覺得你不喜歡督導(dǎo)你的員工，是吧？v 你的日常工作是哪些，你每周要接觸多少客戶，下多少個訂單，有沒有權(quán)限審批費用？v 倉保員常常沒什么事干v 你是每周，每月還是每兩月與客戶見面嗎？在訪談時應(yīng)注意避免以下提問方式：在訪談時應(yīng)注意避免以下提問方式： 誘導(dǎo)性問題 連珠炮式問題 偏見式陳述 多選式問題 Copyright IBM Corporation 20022525準(zhǔn)備工作收集資料分析資料崗位分析崗位分析 - 分析資料分析

23、資料分析資料分析資料: 對獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識。分析資料分析資料崗位名稱分析工作職責(zé)分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會環(huán)境知識、技能、經(jīng)驗、體能 Copyright IBM Corporation 20022626內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗

24、位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 20022727崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書確定崗位確定崗位說明書說明書的格式的格式 崗位描述是在崗位分析的基礎(chǔ)上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達(dá)出來，形成崗位說明書的過程。 從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。 崗位描述的流程如下：逐項進(jìn)行逐項進(jìn)行職責(zé)描述職責(zé)描述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20022828崗位描述崗位

25、描述 - - 崗位說明書的格式崗位說明書的格式確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)例：例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實施人力資源管理的日常工作，為公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同目的而不同，可繁可簡，可繁可簡用于記錄對該崗位主要崗位職責(zé)的逐項描述用于記錄該崗位對內(nèi)和對外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級 Copyright IBM Corporation

26、20022929崗位描述崗位描述 - 崗位說明書的格式（續(xù)）崗位說明書的格式（續(xù)）確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn)起草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20023030崗位描述崗位描述 崗位設(shè)置目的崗位設(shè)置目的確定崗確定崗位說明位說明書的格

27、書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)崗位設(shè)置目的：用簡練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存崗位設(shè)置目的：用簡練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用在的目的和作用 該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動詞+工作對象 工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的注意：注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程 Copyright IBM Corporation 20023131崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意

28、事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) 工作持有人所負(fù)有的工作持有人所負(fù)有的職責(zé)職責(zé)以及工作所要求的以及工作所要求的最終結(jié)果最終結(jié)果 崗位崗位長期長期及及經(jīng)常性經(jīng)常性的工作的工作, ,而不是短期或臨時性工作而不是短期或臨時性工作 按照崗位職責(zé)的按照崗位職責(zé)的重要性重要性順序填寫順序填寫, ,重要的職責(zé)填寫在前面重要的職責(zé)填寫在前面 職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過5050字字 Copyright IBM Corporation 20023232崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職

29、責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)職責(zé)條目確定職責(zé)條目確定 除非是特別重要的職責(zé)，每項職責(zé)占用的時間一般大于所有職責(zé)的5%。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責(zé)工作時間的10%。 緊密相關(guān)的（如：用于完成一項任務(wù)的幾個步驟）或類似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責(zé)合并在一個小標(biāo)題下做概要描述。 Copyright IBM Corporation 20023333崗位描述崗位描述 - 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格

30、書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)職責(zé)描述句式規(guī)范職責(zé)描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草起草報告向 傾聽傾聽客戶的買賣指令 比較比較部門實際費用與預(yù)算費用的差別 用動詞描述崗位的具體職責(zé)時，對每一項職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項。 Copyright IBM Corporation 20023434職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容職責(zé)描述語

31、句通常包含的內(nèi)容1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示： 崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項動動詞詞 賓賓語語 目目的的描描述述 收集 財務(wù)數(shù)據(jù) 審核各部門提出的預(yù)算費用需求 執(zhí)行 財務(wù)預(yù)算模型分析 支持公司下年度財務(wù)規(guī)劃 統(tǒng)計 客戶數(shù)據(jù) 向公司管理層匯報老客戶流失率 清潔 機(jī)房設(shè)備 按照清潔手冊的排班要求，保證正常操作 駕駛 員工班車 在工作日接送員工上下班 檢測和修理 報損的機(jī)器設(shè)備 每天，或根據(jù)需要 確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 2

32、0023535崗位描述崗位描述 反饋和確認(rèn)反饋和確認(rèn) 崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析項目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20023636崗位描述：編寫崗位說明書崗位描述：編寫崗位說明書 經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其

33、直接上級，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號，成為正式的崗位說明書檔案。確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn) Copyright IBM Corporation 20023737崗位描述崗位描述 職責(zé)描述的注意事項職責(zé)描述的注意事項確定崗確定崗位說明位說明書的格書的格式式逐項進(jìn)逐項進(jìn)行行職責(zé)描職責(zé)描述述小組小組討論討論反饋和反饋和確認(rèn)確認(rèn)總的來說代表了崗位的總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出主要產(chǎn)出描述了工作的描述了工作的成果成果而非過程而非過程每一說明描述了單獨的每一說明描述了

34、單獨的 、不同的最終結(jié)果、不同的最終結(jié)果不是廣義的，含糊的說明不是廣義的，含糊的說明每一個說明都是每一個說明都是沒有時限沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會改變 Copyright IBM Corporation 20023838職責(zé)說明動詞舉例職責(zé)說明動詞舉例 決策或設(shè)定目標(biāo)決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)指導(dǎo)授權(quán)建立制訂規(guī)劃決定準(zhǔn)備預(yù)備發(fā)展 執(zhí)行管理執(zhí)行管理達(dá)成增進(jìn)評估建立贏得評定吸引限制確保維護(hù)評估衡量監(jiān)控取得認(rèn)同審核找出設(shè)定執(zhí)行指明改善標(biāo)準(zhǔn)化 專業(yè)與支援專業(yè)與支援分析辨明界定建議提議促使建議預(yù)測協(xié)調(diào)解釋支援 特定性或基層工作特定性或基層工作檢查檢驗執(zhí)行履行對照提出

35、分配處理收集匯集生產(chǎn)制造分發(fā)進(jìn)行提供獲得提交操作執(zhí)行供應(yīng) 一般性一般性管理聯(lián)系協(xié)助控制監(jiān)督協(xié)調(diào) Copyright IBM Corporation 20023939如何描述工作如何描述工作工作職責(zé)工作職責(zé)工作任務(wù)工作任務(wù)工作要素工作要素董事會秘書董事會秘書提供董事長所要求的速記提供董事長所要求的速記準(zhǔn)備和保存月董事會記錄準(zhǔn)備和保存月董事會記錄適用于適用于崗位說明書崗位說明書董事會速記董事會速記 整理速記記錄整理速記記錄 打印董事會會議記錄打印董事會會議記錄 復(fù)印會議記錄，分發(fā)給董事會成員復(fù)印會議記錄，分發(fā)給董事會成員 會議記錄保管歸檔會議記錄保管歸檔 在打字印機(jī)中插入打印紙在打字印機(jī)中插入打印

36、紙 確定打字機(jī)的邊距確定打字機(jī)的邊距不適用于不適用于崗位說明書崗位說明書 Copyright IBM Corporation 20024040根據(jù)需求進(jìn)行崗位說明書的更新或重新起草根據(jù)需求進(jìn)行崗位說明書的更新或重新起草起草起草 / 更新更新重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機(jī)：重新進(jìn)行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機(jī)：v 新崗位產(chǎn)生時新崗位產(chǎn)生時v 工作發(fā)生變化時工作發(fā)生變化時 v 定期審核，一般至少一年審核一次定期審核，一般至少一年審核一次 Copyright IBM Corporation 20024141內(nèi)容提要內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用一、崗位

37、分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 Copyright IBM Corporation 20024242項目工作項目工作步驟步驟制定崗位說制定崗位說明書的格式明書的格式調(diào)查各部門調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單現(xiàn)有崗位清單選取選取基準(zhǔn)崗位基準(zhǔn)崗位各部門修改、確認(rèn)各部門修改、確認(rèn)崗位說明書崗位說明書修改崗位說明書，修改崗位說明書，并最終定稿并最終定稿崗位信息收集崗位信息收集撰寫撰寫崗位說明書初稿崗位說明書初稿 Copyright IBM Corporation 20024343調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單調(diào)查各部門現(xiàn)有崗位清單目的目的D明晰現(xiàn)有崗位