工程項目檔案管理制度

1、工程項目檔案管理制度 一、目的 為規(guī)范公司的工程項目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險， 有效地 保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。 二、工程項目檔案歸檔范圍 本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在， 公司在工程項目的設(shè) 計、實(shí)施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、 圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞 務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè) 計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工 報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收 報告，竣工報告等。 三、資料員及其職責(zé) 部門經(jīng)理指定專人負(fù)

2、責(zé)檔案管理工作（即資料員） ，資料員負(fù)責(zé) 檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職 責(zé)包括： 1 1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料； 2 2、檔案材料的保管； 3 3、檔案材料的查借閱、催還； 4 4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。 四、檔案的立卷、收集、整理 1 1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。 2 2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸 檔管理。 3 3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積 累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交 清單上進(jìn)行登記。 4 4、在檔案的首頁設(shè)卷

3、內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、 名稱、歸檔日期等信息（見附表二） 。 5 5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要” 、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包 括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款 記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合。 五、檔案的管理 1 1、 對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號， 確定保管期限， 編制檔案目 錄 （卡片），按一定次序排列和存放。 2 2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。 3 3、清除不必要保存的材料。 4 4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 六、檔案要求 1 1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。 2 2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。 3

4、3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。 七、檔案的保管 1 1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安 2 2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。 3 3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。 八、檔案的查借閱 1 1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。 2 2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字 同意，方可帶出，用畢即歸還。 3 3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、 涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。 4 4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項 目經(jīng)理及時處理。 九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，

5、若構(gòu)成犯罪依 法追究刑事責(zé)任： 1 1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。 2 2、擅自向外界提供、抄摘檔案。 3 3、涂改、偽造檔案。 4 4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。 5 5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。 附件一 工程技術(shù)資料參考目錄 1 1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄 2 2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更、洽商記錄 3 3、施工組織設(shè)計 （施工措施 ） 4 4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核 5 5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄 6 6、原材料出廠合格證及進(jìn)場檢 （ 試）驗報告（鋼筋、水泥、磚、防 水材料等） 7 7、施工試驗報告及見證檢測報告 8 8、隱蔽工程驗收記錄、

6、基槽驗收記錄 9 9、施工記錄 1010、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證 1111、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料 1212、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄 1313、單位（子單位 ） 工程質(zhì)量竣工驗收記錄 1414、施工日志、地質(zhì)勘察報告 1515、土壤（素土、灰土 ）干密度試驗報告（回填土試驗報告） 1616、砂漿配合比通知單 1717、砂漿（試塊） 抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定 1818、混凝土配合比通知單 1919、混凝土 （試塊） 抗壓強(qiáng)度試驗報告及評定 （同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報告匯總及測溫記錄） 2020、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告 2121、鋼筋接頭 （焊接） 試驗報

7、告，焊條（劑）合格證 2222、水池滿水試驗記錄 2323、建筑物沉降觀測記錄 2424、結(jié)構(gòu)吊裝記錄 2525、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄 2626、工程質(zhì)量事故處理記錄 2727、 管道、配件出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗報告 2828、 管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄 2929、 系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄 3030、 進(jìn)場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告） 3131、 設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄 3232、 暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄 3333、 單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄 3434、 單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄 3535、 單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄 3636、 單位（子單位