采購與付款財務(wù)制度

1、采購與付款財務(wù)制度為了加強對公司采購和付款的內(nèi)部控制，標(biāo)準(zhǔn)采購與付款行為，防范經(jīng)營風(fēng)險，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。本制度僅包括公司商品的采購與付款，公司采購固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、日常辦公用品等不在本制度范圍。公司采購與付款行為涉及到關(guān)聯(lián)公司，應(yīng)遵循本制度規(guī)定。1、 采購計劃和資金預(yù)算1. 采購部門采購商品要有采購計劃和資金預(yù)算，采購部門根據(jù)銷售計劃、倉庫庫存定期年度/季度/月度預(yù)算編制采購計劃和資金預(yù)算，由商城管理中心、財務(wù)部、總經(jīng)理審批。2. 每月25日前提交下月采購計劃及資金預(yù)算到財務(wù)部。3. 因發(fā)生未預(yù)計到的促銷活動或銷售增長需要增加商品采購，采購部門需要根據(jù)銷售部門提供的銷售增長

2、預(yù)期追加采購預(yù)算和資金計劃，由商城管理中心、財務(wù)部、總經(jīng)理審批。4. 發(fā)生因銷售未到達(dá)預(yù)期的情況，采購部門應(yīng)根據(jù)銷售及倉庫庫存情況及時調(diào)整采購計劃和資金預(yù)算，防止多采購造成庫存積壓和占用資金。5. 財務(wù)部門依據(jù)審批后的采購計劃和資金預(yù)算審核并支付貨款。無計劃的采購和無資金預(yù)算的支付申請財務(wù)部有權(quán)拒絕。2、 供應(yīng)商及產(chǎn)品管理1. 商城管理中心會同相關(guān)部門篩選、審核供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)及入駐要求后，報總經(jīng)理審批。2. 商城管理中心負(fù)責(zé)將經(jīng)過審批的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，內(nèi)容包括：供應(yīng)商名稱、編號、地址、聯(lián)系人、開票信息、付款信息、采購商品信息名稱、規(guī)格、單位、供應(yīng)商賬期等形成供應(yīng)商檔案并及時對其信息變

3、更進(jìn)行更新。3. 采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購，并只能采購審核通過的商品。4. 采購賬期權(quán)限:供應(yīng)商采購賬期、賒購金額由總經(jīng)理、財務(wù)部和采購部共同確定并制定供應(yīng)商授信政策與程序。采購部在此公司供應(yīng)商授信政策的基礎(chǔ)上與納入供應(yīng)商目錄的供應(yīng)商協(xié)商并以此為原則簽訂采購合同。5. 商城管理中心應(yīng)向財務(wù)部門提供供應(yīng)商信息檔案。6. 財務(wù)部審核各類采購、入庫單據(jù)及付款申請時，要先審核供應(yīng)商及產(chǎn)品是否經(jīng)公司審批通過。3、 合同1. 產(chǎn)品部負(fù)責(zé)采購合同起草并提交商城管理中心、總經(jīng)理審批。單筆合同金額5萬含5萬以下副總審批，超過5萬總經(jīng)理審批。2. 公司采購合同、采購訂單范本等對外經(jīng)濟合同均應(yīng)經(jīng)律師審

4、核批準(zhǔn)才能簽訂。3. 商城管理中心簽訂的所有采購合同都必須經(jīng)過公司審批，只有經(jīng)過審批后的采購合同方可下達(dá)采購部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。4. 經(jīng)商城管理中心、總經(jīng)理、律師審核后的采購合同和采購訂單等對外經(jīng)濟合同要復(fù)印提交財務(wù)部一份，財務(wù)部審核各類采購、入庫單據(jù)及付款申請時，要審核是否有經(jīng)審批的合同、訂單。4、 采購申請商城銷售部根據(jù)采購預(yù)算，結(jié)合倉庫實際庫存和銷售執(zhí)行情況，發(fā)出備貨或采購申請，由總經(jīng)理審批。以郵件方式申請采購的，須抄送財務(wù)部。5、 采購訂單1 .采購申請批準(zhǔn)后，采購部應(yīng)編制紙質(zhì)采購訂單，采購訂單須有連續(xù)的訂單編號，先提交采購主管、商城管理中心進(jìn)行審核，再提交到財務(wù)部審核- 2 -2 .經(jīng)批

5、準(zhǔn)后采購部向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單并將采購訂單錄入到金葵花系統(tǒng)。金葵花系統(tǒng)采購訂單應(yīng)錄入紙質(zhì)訂單編號，采購主管審核。3 .采購部按照審核后采購訂單編制貨物驗收單并轉(zhuǎn)給倉庫作為收貨依據(jù)。4 .財務(wù)部每天審核當(dāng)天錄入金葵花系統(tǒng)的所有采購訂單，是否和經(jīng)審批蓋章的紙質(zhì)采購訂單相符，是否有已審批的采購申請。6、 商品驗收入庫1 .倉庫收到商品應(yīng)首先核對商品、供應(yīng)商送貨單與貨物驗收單上的內(nèi)容及要求是否相符，如品名、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等，并檢查商品及包裝有無損壞。2 .倉庫驗收貨物按公司規(guī)定執(zhí)行。采購部參與驗貨的，由倉庫和采購部門共同在貨物驗收單上簽收。3 .驗收合格的商品按倉庫保管制度存放、保管。倉庫應(yīng)填寫

6、貨物驗收單一式多聯(lián)，作為驗收商品的依據(jù)。一聯(lián)倉庫保存、一聯(lián)交給財務(wù)部門。驗收后倉庫應(yīng)同時在金葵花系統(tǒng)上轉(zhuǎn)采購開單，倉庫主管審核。4 .驗收貨物不合格，倉庫應(yīng)及時通知采購部門作相應(yīng)處理。已驗收入庫并在金葵花系統(tǒng)轉(zhuǎn)采購開單的貨物發(fā)生退貨的，由采購部錄入采購?fù)素泦?，打印給倉庫，倉庫按單退貨后進(jìn)行系統(tǒng)審核，并在采購?fù)素泦?，上簽?提交財務(wù)一份。5 .已支付供應(yīng)商貨款的商品發(fā)生退貨，要先退回已付貨款后采購部才能啟動退貨流程。6 .財務(wù)部按照倉庫填寫的貨物驗收單、采購?fù)素泦畏謩e審核金葵花系統(tǒng)采購開單、采購?fù)素浭欠裣喾?，是否已由倉庫主管審核。發(fā)生退貨是否已支付貨款，已支付是否退回。7、 支付采購貨款1. 申

7、請支付采購貨款要填寫付款申請單，并附采購訂單、送貨單、購貨發(fā)票。2. 財務(wù)部審核付款申請，報總經(jīng)理審批后支付。3. 采購付款審批權(quán)限:單筆采購金額1萬以下含1萬由副總審批，超過1萬以上的采購付款由總經(jīng)理審批。4. 月結(jié)的供應(yīng)商每月12日為貨款支付時間，采購部應(yīng)提前一周向財務(wù)部提交付款申請。按次結(jié)算的供應(yīng)商，當(dāng)周提交的付款申請，財務(wù)部下周三支付貨款。8、 供應(yīng)商發(fā)票管理1) 供應(yīng)商發(fā)票由采購部門統(tǒng)一收取，審核后提交財務(wù)部。2) 財務(wù)部對收到的采購發(fā)票進(jìn)行審核，并定期每月13號與采購部核對供應(yīng)商發(fā)票是否提供齊全，對未開發(fā)票的供應(yīng)商是否進(jìn)行催收。3) 發(fā)票審核要求：4) 供應(yīng)商發(fā)票須是增值稅專用發(fā)票

8、，合同約定的稅率。5) 供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、采購訂單是否相符，采購金額、稅金是否計算正確無誤。6) 發(fā)票是否符合增值稅發(fā)票開據(jù)規(guī)定能夠通過稅務(wù)認(rèn)證。9、 賬務(wù)處理1. 當(dāng)天支付的貨款，出納當(dāng)天須錄入到財務(wù)軟件系統(tǒng)并由會計審核。2. 采購開單、采購?fù)素泴徍送瓿珊笠?dāng)天會計要進(jìn)行相應(yīng)會計處理并由會計主管審核。3. 對月末尚未收到采購發(fā)票的已入庫商品，按貨物驗收單內(nèi)容暫估庫存及負(fù)債。采購暫估入賬要在摘要欄注明采購訂單編號和供應(yīng)商名稱，并單獨編制電子表格備查，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、金額，采購訂單編號、預(yù)計發(fā)票提供時間等。十、供應(yīng)商對賬1. 采購部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)定：每月核對往來賬，13號供應(yīng)商應(yīng)提供上月銷售對賬單并與采購部核對。對賬單提交財務(wù)部