采購控制管理程序

1、大連華億電力電器有限公司 采購控制管理程序1 目的本程序旨在建立對(duì)本公司有關(guān)采購的過程控制辦法，以期以合理的價(jià)格，適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供符合規(guī)定要求的物料和服務(wù)，以滿足生產(chǎn)需要，達(dá)到公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。2 范圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購過程控制，包括：采購目標(biāo)的制定、采購控制流程、采購方式的選擇；采購文件的編制與審批；供方的調(diào)查與選定，考核與管理；價(jià)格管理；物料驗(yàn)證和代用管理；合同、訂單管理，等。3 職責(zé)3.1 生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求計(jì)劃的編制控制及組織本公司內(nèi)配套材料的供應(yīng)。3.2 采購部負(fù)責(zé)物料采購計(jì)劃的編制和實(shí)施。3.3 研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購物料的認(rèn)定

2、和技術(shù)支持。3.4 采購部、研發(fā)質(zhì)量部共同負(fù)責(zé)對(duì)供方配套能力的考評(píng)。 4 活動(dòng)內(nèi)容4.1 采購目標(biāo)4.1.1 選擇優(yōu)良的供方確保供應(yīng)資源安全、穩(wěn)定及競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)所需的物料及獲得優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.1.2 確保采購物料的質(zhì)量。4.1.3 不斷提高采購物料的性價(jià)比。4.1.4 不斷提高采購工作效率及人員的工作質(zhì)量，嚴(yán)格控制合同風(fēng)險(xiǎn)。4.1.5 防止采購工作異常情況的發(fā)生，針對(duì)異常情況迅速妥當(dāng)?shù)靥幚怼?.2 采購過程控制流程4.2.1 訂單、定期采購過程控制流程詳見附錄A 。4.2.2 零星采購過程控制流程詳見附錄B。4.2.3 固定資產(chǎn)采購過程控制流程詳見附錄C。4.3 采購方式采購人

3、員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購頻率，市場(chǎng)供需狀況，交易習(xí)慣及價(jià)格質(zhì)量穩(wěn)定等因素，選擇下列最有利的采購方式，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.1 一般采購根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務(wù)部的物料/成品需求計(jì)劃“確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購報(bào)表”和相關(guān)采購政策，編排物料采購計(jì)劃進(jìn)行例行訂貨。4.3.2 定期采購針對(duì)交貨期較長(zhǎng)或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購部應(yīng)事先選定合適的供方，議定一段時(shí)間的供應(yīng)價(jià)格，交易條件及分批交貨時(shí)間，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.3 零星采購a) 針對(duì)生產(chǎn)工程部的“樣品索樣單”及“新品物料請(qǐng)購單”所需物料的采購。b) 針對(duì)市場(chǎng)部、人事行政部審批的零星“物料請(qǐng)購單”所需物料的采購。c) 針對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購單所需

4、生產(chǎn)材料的采購。4.3.4 固定資產(chǎn)采購 根據(jù)公司各部門提出的“儀器/設(shè)備請(qǐng)購單”進(jìn)行的采購。4.4 采購審批4.4.1 “確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購報(bào)表”由生產(chǎn)工程（業(yè)務(wù)部）提出，生產(chǎn)工程部（業(yè)務(wù)部）負(fù)責(zé)人審核并報(bào)總經(jīng)理審批。4.4.2 “樣品索樣單”、“新品物料請(qǐng)購單”由生產(chǎn)工程部負(fù)責(zé)人審核。4.4.3 零星“物料請(qǐng)購單”其使用部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總經(jīng)理審批。4.4.4 訂單審批權(quán)限：a) 單個(gè)合同（訂單）采購金額超過人民幣壹仟元的，由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。b) 固定資產(chǎn)部份由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。4.5 供方的調(diào)查與選定4.5.1 為保證物料的質(zhì)量和確保料源，生產(chǎn)部和采購部應(yīng)對(duì)經(jīng)常采購

5、的物料，評(píng)定其供方的設(shè)備規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)保能力，建立供方檔案。4.5.2 供方選擇原則：a) 具有營(yíng)業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定；b) 質(zhì)量、價(jià)格、交貨及服務(wù)等條件良好；c) 原則上優(yōu)先選用具有ISO9000質(zhì)保體系、產(chǎn)能符合配套要求、新品開發(fā)能力強(qiáng)及財(cái)務(wù)體系健全的供方；d) 商譽(yù)良好。4.5.3 供方的選定a) 采購部應(yīng)廣采商源或接受推薦的供方。b) 認(rèn)定合格的供方的物料，且其質(zhì)量體系評(píng)定合格，進(jìn)入合格供方手冊(cè)，作為批量采購的對(duì)象。c) 供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)于指定期限內(nèi)回復(fù)改善，如無法達(dá)到者，采購部有權(quán)取消其合格供方的資格。d) 應(yīng)供方的要求，認(rèn)定部門可向其提供質(zhì)保方面的指導(dǎo)。4.6

6、采購工作的實(shí)施4.6.1 由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場(chǎng)部各單位在各自授權(quán)責(zé)任范圍內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等需要，向采購部提出采購需求，包括需要采購物料的項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。4.6.2 采購部根據(jù)采購需求，編制采購計(jì)劃，明確采購信息，訂立采購合同（訂單），其內(nèi)容包括：確定的供方、所采購物料的項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。4.6.3 采購人員應(yīng)在采購合同（訂單）審批后，開始采購工作。在生產(chǎn)急需等特殊情況下，可在合格供方范圍內(nèi)緊急組織進(jìn)貨應(yīng)急使用，然后補(bǔ)簽采購合同（訂單）。4.6.4 若屬分批交貨者，采購員應(yīng)于采購合同（訂單）上分別寫明交貨數(shù)量及交貨日期、交貨地點(diǎn)。4.6.

7、5 采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)及時(shí)以函、電方式與供方商洽談變更訂貨行為，必要時(shí)由對(duì)方書面確認(rèn)。4.6.6 物料到貨后，采購員把采購單給倉庫管理員核對(duì)入庫數(shù)量、驗(yàn)證情況，符合要求后采購員方可辦理付款手續(xù)。4.7 交貨期管理4.7.1 供方交貨的依據(jù)為雙方簽訂的合同（訂單），供方應(yīng)按合同（訂單）的交貨期如期交貨。4.7.2 交貨期的跟蹤與控制a) 為確保供方如期交貨，采購人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)（未交貨、在途等）訂單的記錄，進(jìn)行跟蹤、控制和平衡。b) 采購部應(yīng)對(duì)供方的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)行考核。c) 當(dāng)供方無法按合同（訂單）的交貨期如期交貨，采購員應(yīng)及時(shí)將信息反饋給相關(guān)控制單位。4.7.3 交貨

8、期變更a) 本公司因業(yè)務(wù)需要，變更交貨日期，需與供方聯(lián)絡(luò)處理。b) 供方無故違反合同（訂單）的交貨期規(guī)定，超過目標(biāo)時(shí)間二周的，本公司有權(quán)取消合同（訂單）。 c) 不可抗力造成合同（訂單）無法全部或部份履行的，應(yīng)在事故過去二周內(nèi)相應(yīng)照會(huì)對(duì)方并視具體情況變更或取消合同（訂單）。4.8 價(jià)格管理4.8.1 詢價(jià)的選擇，原則上以獲得本公司合格供方資格者優(yōu)先。4.8.2 每一種物料，原則上需有三家以上的供方報(bào)價(jià)。4.8.3 采購人員就供方的報(bào)價(jià)單加以分析整理后，依照本公司價(jià)格控制流程和審批權(quán)限，呈報(bào)審批。4.8.4 采購部應(yīng)根據(jù)供方報(bào)價(jià)及市場(chǎng)狀況進(jìn)行議價(jià)、比價(jià)，選擇最佳的訂貨對(duì)象和時(shí)機(jī)。4.9 物料驗(yàn)證

9、和代用管理4.9.1 物料檢驗(yàn)如經(jīng)進(jìn)貨檢驗(yàn)判為不合格批的物料，需辦理代用的，由采購部填寫“物料超差代用申請(qǐng)表”，送生產(chǎn)部審批，獲準(zhǔn)后才進(jìn)一步投入使用或加工。4.9.2 因生產(chǎn)急需或貨源短缺問題，需用其他規(guī)格的物料進(jìn)行代用，由采購部或生產(chǎn)部填寫“物料更換代用申請(qǐng)表”，向工程部獲準(zhǔn)后方可采購或使用。4.10 進(jìn)貨異常的處理 列入合格供方手冊(cè)的供方應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道，如買賣雙方對(duì)出現(xiàn)異常的采購物料有處理或認(rèn)同的差異時(shí)，由生產(chǎn)工程部會(huì)同采購部處理。4.10.1 進(jìn)貨缺料時(shí)，工廠倉庫應(yīng)保存好原始證據(jù)（短缺物料所在的箱號(hào)、生產(chǎn)批次號(hào)等查證資料）并在收貨單上記錄收貨差異情況，采購部應(yīng)立即進(jìn)行核對(duì)

10、，并通知供方盡快補(bǔ)齊。4.10.2 采購物料存在質(zhì)量異常時(shí)，由研發(fā)質(zhì)量部或采購部向供方反饋。必要時(shí)跟蹤檢查供方的糾正措施及效果。4.10.4 因物料本身的質(zhì)量缺陷，造成本公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)損失的，按簽定的有關(guān)質(zhì)量索賠協(xié)議處理。4.11 采購文件的控制4.11.1 圖紙及采購規(guī)范a) 負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購的部門其文件管理應(yīng)建立檔案。 b） 研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報(bào)告的分發(fā)及變更控制，而供方由采購部通知。4.11.2 訂單管理a) 訂單編制應(yīng)包括物料名稱、型號(hào)規(guī)格、企業(yè)編號(hào)、廠家、單價(jià)、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款條件等完整的交易條件和規(guī)范準(zhǔn)確的描述。若注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，進(jìn)貨將按

11、技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報(bào)告或雙方認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收。b) 采購訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原則審批簽定后生效，供需雙方各保存一份原稿。一聯(lián)分送財(cái)務(wù)部。c) 訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期三年。4.12 合格供方手冊(cè)的管理4.12.1 合格供方手冊(cè)其主要內(nèi)容應(yīng)包括：物料的企業(yè)名稱、地址、材料類別、評(píng)定依據(jù)。采購過程控制流程圖附錄A制定生產(chǎn)計(jì)劃 生產(chǎn)/業(yè)務(wù)部物料需求計(jì)劃 生產(chǎn)部/業(yè)務(wù)部確認(rèn)計(jì)劃及請(qǐng)購報(bào)表編制采購計(jì)劃 采購部詢價(jià)、比價(jià) 采購部NO價(jià)格異動(dòng)否？報(bào)價(jià)審批YESNOYES決定采購方式 采購部電腦記錄更改采購政策、需求緊急度分配訂購量 采購部供方配套能力及等級(jí)編 制 訂 單 采購部采購合同或采購訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理訂單審批YESOK？NO發(fā) 出 訂 單 采購員YES讓步接收否？退、換貨NO交貨動(dòng)態(tài)管理 采購員理 貨 工廠倉庫庫檢驗(yàn)合格否？NOYES重檢重收YES合格?NO入 庫結(jié) 束審 批 控制部門零星采購過程控制流程圖附錄BNO合格提 出 申 請(qǐng) 使用部門物料請(qǐng)購單YESNOYES確 定 供 方 采 購 部編 制 訂 單 采 購 部訂單審批生產(chǎn)工程/業(yè)務(wù)部總經(jīng)理YESYESO K入 庫 倉庫NO價(jià)格合理？替 代NO收 貨 交 驗(yàn) 倉庫發(fā) 出 訂 單 采購員不合格退貨供 方檢 驗(yàn)報(bào) 審 表詢價(jià)、比價(jià) 采 購 部供應(yīng)商核對(duì)規(guī)格 固定資產(chǎn)采購過程控制流程圖附錄C年度經(jīng)營(yíng)