業(yè)務(wù)協(xié)同項目管理信息系統(tǒng)及其實現(xiàn)機(jī)制-

1、摘要項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同具有多部門、多組織、多業(yè)務(wù)動態(tài)協(xié)同的特征,其信息本質(zhì)是優(yōu)化項目溝通管理。本文全面分析了項目管理工作中的協(xié)同過程和協(xié)同活動,論述了項目管理協(xié)同的信息機(jī)制,給出了一個基于即時消息機(jī)制實現(xiàn)的項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同模型和系統(tǒng)實現(xiàn)。項目管理協(xié)同歸結(jié)為消息協(xié)同和文件協(xié)同兩種應(yīng)用模式,論文深入論述了實現(xiàn)項目管理協(xié)同的主要機(jī)制,即時消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制和智能代理機(jī)制,設(shè)計了即時消息服務(wù)器的核心實現(xiàn)機(jī)制,給出了消息交換協(xié)議bnf描述,系統(tǒng)實現(xiàn)了即時消息服務(wù)器。關(guān)鍵詞項目管理;業(yè)務(wù)協(xié)同框架;即時消息機(jī)制;管理信息系統(tǒng)1 引言企業(yè)業(yè)務(wù)活動的開展多以項目為基本單元進(jìn)行組織管理和實施運(yùn)行,

2、在這樣的模式下,企業(yè)項目主管往往會面臨如何優(yōu)化項目溝通管理,以合理調(diào)配資源、分配項目任務(wù)并控制進(jìn)度和實時跟蹤項目進(jìn)展,達(dá)到良好的項目進(jìn)度管理、項目質(zhì)量管理和項目成本管理。這些問題都屬于項目管理的范疇,近年來,隨著項目管理學(xué)科的興起和逐步成熟,其理論和技術(shù)已經(jīng)影響到產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動、經(jīng)營管理等方面,企業(yè)提出了對項目實施過程中的時間、成本、質(zhì)量、人力資源、采購和合同等進(jìn)行高度協(xié)調(diào)和有效控制的更高要求,項目管理業(yè)務(wù)協(xié)同信息平臺已廣為企業(yè)所重視,成為企業(yè)實施高效、成功的項目管理所不可缺少的重要工具。2 項目管理協(xié)同性項目管理就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和

3、技巧應(yīng)用到項目的活動中去。協(xié)同是指涉及到特定的目標(biāo)或成果的兩人或者多人之間正在進(jìn)行的交互。這個成果可以是一個項目、一個過程,甚至僅僅只是一個行為。2.1 項目管理協(xié)同過程項目管理過程一般分為項目立項、項目規(guī)劃、項目實施、項目結(jié)束四個階段。項目管理過程就是項目團(tuán)隊成員之間進(jìn)行交互協(xié)同的過程。l 項目立項項目立項階段是項目籌備組在前期進(jìn)行可行性研究報告,經(jīng)多次評審,從初步可行性報告到詳細(xì)可行性報告通過后,形成項目建議書;項目建議書提交相關(guān)部門進(jìn)行審批,相關(guān)部門可能有多個,且審批有一定順序,所以需多次提交;相交部門對項目建議書進(jìn)行審批,這期間項目建議書可能進(jìn)行多次修改;直至各相關(guān)部門審批通過,項目建

4、議書與部門審批文檔一起提交領(lǐng)導(dǎo)審批,如果被否決,則項目立項終止,項目建議書失效;如果被批準(zhǔn),則進(jìn)入項目規(guī)劃階段。l 項目規(guī)劃在這一階段中,人們首先要為已經(jīng)決策要實施的項目編制各種各樣的計劃方案(針對整個項目的工期計劃、成本計劃、質(zhì)量計劃、資源計劃和集成計劃、成本預(yù)算、計劃應(yīng)急措施等等。同時,還需要進(jìn)行必要的項目設(shè)計工作,擬定、編制和修訂一個項目或項目階段的工作目標(biāo),以全面設(shè)計和界定項目,以及項目各階段所需要開展的工作,提出有關(guān)項目產(chǎn)出物的全面要求和規(guī)定。l 項目實施項目實施階段是項目按計劃執(zhí)行,同時進(jìn)行各種各樣控制過程,以保證項目實施的結(jié)果與項目設(shè)計、計劃的要求和目標(biāo)相一致。執(zhí)行過程包括:組織

5、和協(xié)調(diào)人力資源和其它資源,組織和協(xié)調(diào)各項任務(wù)與工作,激勵項目團(tuán)隊完成既定的工作計劃,保證項目按計劃進(jìn)行?？刂七^程包括:制定標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督和測量項目工作的實際情況、分析差異和問題、采取糾偏措施等管理工作和活動,以保障項目目標(biāo)得以實現(xiàn),防止偏差積累而造成項目失敗。l 項目結(jié)束項目結(jié)束階段就是項目的完工與交付階段,要對照項目定義和決策階段提出的項目目標(biāo)和項目計劃與設(shè)計階段所提出的各種項目要求,首先由項目團(tuán)隊全面檢驗項目的整個工作和項目的產(chǎn)出物,然后由項目團(tuán)隊向項目的業(yè)主或用戶進(jìn)行驗收和移交工作,直至項目的業(yè)主或用戶最終接受了項目的整個工作和工作結(jié)果,項目才算最終結(jié)束。2.2 項目管理協(xié)同活動項目管理有一

6、個基本固定的流程。項目管理活動是一個由多個項目成員之間的協(xié)同活動。一個項目管理至少存在項目風(fēng)險承擔(dān)者和任務(wù)執(zhí)行者之間的協(xié)同。實際上,還會有多個角色參與活動,例如,項目發(fā)起人、項目審批者、項目風(fēng)險承擔(dān)者、項目管理者、項目審核評估者等。整個項目管理協(xié)同活動過程如圖1所示。圖1 項目管理協(xié)同活動過程示意圖項目管理的協(xié)同活動主要有以下幾種:申請審批:項目管理從項目立項階段到項目終止階段有許多環(huán)節(jié)需要申請和審批活動。申請者向?qū)徟咛岢鲆豁椛暾?審批者對所申請的內(nèi)容進(jìn)行批復(fù)。如果還需要繼續(xù)審批,則轉(zhuǎn)交相關(guān)審批者審批;如果審批結(jié)束,則將審批結(jié)果反饋到申請者處。任務(wù)分配:項目風(fēng)險承擔(dān)者對項目進(jìn)行階段性里程碑劃

7、分并將整個項目劃分成一系列子任務(wù),然后將這些子任務(wù)分派到項目的各個任務(wù)執(zhí)行者手中。任務(wù)執(zhí)行者收到分配的任務(wù)后,對任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)接受,如果認(rèn)為任務(wù)分配不合理,則向任務(wù)分配者提出重新分配或者更改任務(wù)的申請。任務(wù)分配者收到任務(wù)執(zhí)行者的確認(rèn)信息后,對該任務(wù)進(jìn)行重新分配、確認(rèn)分配等操作。進(jìn)度跟蹤:在項目實施過程中項目執(zhí)行者可以將任務(wù)執(zhí)行中的問題、需要的資源、結(jié)果等及時向風(fēng)險承擔(dān)者反映;風(fēng)險承擔(dān)者既可以向項目管理者報告項目進(jìn)展情況,可以針對任務(wù)執(zhí)行者提供的任務(wù)狀態(tài)反映對項目做相應(yīng)的調(diào)整,如更改項目(任務(wù)執(zhí)行周期、重新分配或調(diào)整任務(wù)等;項目管理者可以分析各種項目進(jìn)展報告,及時與風(fēng)險承擔(dān)人協(xié)調(diào)解決項目實施過程中

8、可能出現(xiàn)的問題。信息交流:在項目的各個階段都存在許多各種各樣的信息,這些信息在項目成員中的交流或傳送,也是一種協(xié)同活動。最常見的是項目文檔的傳送和各種消息的傳遞。協(xié)同發(fā)布:項目團(tuán)隊能夠在協(xié)同工作區(qū)中建立并發(fā)布各類項目信息。通過協(xié)同文檔夾,項目成員可以組織那些需要和其它成員共享的項目信息。在協(xié)同工作區(qū)中,項目成員能夠進(jìn)行簽入、簽出和文檔級控制來確保用戶使用的是“正確”的信息共享版本。會議討論:項目成員通過在線會議進(jìn)行項目相關(guān)問題、技術(shù)以及經(jīng)驗的交流和討論,實時獲取交換團(tuán)隊相關(guān)的意見、記錄或評論。3 項目管理協(xié)同信息機(jī)制協(xié)同是協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體,協(xié)同一致地完成某一目標(biāo)的過程或能

9、力。協(xié)同項目管理就是協(xié)調(diào)或組織多個個體共同一致完成某一項目的過程。基于協(xié)同的項目管理除了項目管理本身的要素之外,主要在于項目團(tuán)隊成員的聯(lián)系、溝通和協(xié)同,因此實現(xiàn)項目管理協(xié)同的主要機(jī)制有:即時消息機(jī)制、信息共享機(jī)制、任務(wù)監(jiān)控機(jī)制、智能代理機(jī)制。l 共享與傳輸機(jī)制信息共享是項目管理協(xié)同過程中非常有效的分享信息的方式,它能夠以近乎實時的方式向員工提供當(dāng)前的項目信息。共享與傳輸機(jī)制一般包括三個部分:身份認(rèn)證、訪問控制和傳輸控制(并發(fā)、同步、異步。l 任務(wù)監(jiān)控機(jī)制任務(wù)監(jiān)控就是不斷進(jìn)行項目進(jìn)度信息的采集、分析并反饋到項目相關(guān)成員處進(jìn)行相應(yīng)的處理。項目負(fù)責(zé)人通過對任務(wù)進(jìn)度調(diào)整、任務(wù)查詢等手段即時了解項目的任務(wù)狀態(tài)和執(zhí)行人的狀態(tài)。l 智能代理機(jī)制智能代理機(jī)制就是指計算機(jī)或者計算機(jī)程序,在某種調(diào)度安排下,負(fù)責(zé)在無需人直接操作時的信息收集或提供某些服務(wù),以此來提供有效的業(yè)務(wù)協(xié)同支持,從而協(xié)同完成一個共同的任務(wù)和合作目標(biāo)。l 即時消息機(jī)制即時消息機(jī)制在項目管理協(xié)同各個階段都發(fā)揮著重要作用,是保證項目團(tuán)隊時實進(jìn)行交流或溝通的重要機(jī)制。在這些交流手段中