研發(fā)項(xiàng)目管理的機(jī)制保障

1、研發(fā)項(xiàng)目管理的機(jī)制保障上世紀(jì)70年代中期，美國(guó)國(guó)防部曾立題專門研究軟件項(xiàng)目做不好的原因，發(fā)現(xiàn)70%的項(xiàng)目是因?yàn)楣芾聿簧埔鸬?，而并不是因?yàn)榧夹g(shù)實(shí)力不夠，進(jìn)而得出一個(gè)結(jié)論，即管理是影響軟件研發(fā)項(xiàng)目全局的因素，而技術(shù)只影響局部?？梢娫谘邪l(fā)項(xiàng)目中管理的重要性。而筆者在本土軟件公司協(xié)助建立項(xiàng)目管理制度時(shí)發(fā)現(xiàn)，以項(xiàng)目工作形態(tài)為主的企業(yè)，其項(xiàng)目管理之失敗在于缺乏一套有效的運(yùn)作機(jī)制，而不是部門主管缺乏執(zhí)行力。以研發(fā)項(xiàng)目為例，由于項(xiàng)目管理方法及軟件已經(jīng)相當(dāng)普遍，大部分的項(xiàng)目經(jīng)理都知道如何展開工作計(jì)劃及分配工作項(xiàng)目，比較常遇到的，反而是下列問題：研發(fā)人員未主動(dòng)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作情形與遭遇到的困難，導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理無

2、法及時(shí)掌握進(jìn)度，并將問題排除。項(xiàng)目經(jīng)理未在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請(qǐng)其它部門提供必要的支持，或是這些支持事項(xiàng)到后來石沉大海，沒有下文，影響到項(xiàng)目的進(jìn)度。大部分的研發(fā)人員不愿意制作項(xiàng)目管理所需之文件，例如：填寫會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、產(chǎn)出成果文件等，導(dǎo)致后來執(zhí)行類似項(xiàng)目的人員，沒有資料可以參考。決議事項(xiàng)未被遵守，沒有人執(zhí)行后續(xù)工作，導(dǎo)致事情延宕。項(xiàng)目相關(guān)文件資料未適當(dāng)整理及保管，甚至遺失。當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模不大，或只是一兩個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這些可能只是小問題，項(xiàng)目經(jīng)理只要提高意志力或執(zhí)行力即可解決。一旦項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)增，變成有數(shù)十個(gè)單位共同參與 ，而且同時(shí)有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目一起進(jìn)行時(shí)，這些小問題的影響就會(huì)累積成大問題。所以對(duì)于擁有較大規(guī)模

3、研發(fā)團(tuán)隊(duì)的制造業(yè)，必須建立一套項(xiàng)目管理機(jī)制，讓項(xiàng)目管理成為每個(gè)人的責(zé)任，便利各項(xiàng)產(chǎn)品開發(fā)工作的推動(dòng)。資源管理機(jī)制X企業(yè)是一家ERP系統(tǒng)開發(fā)公司，接到訂單后，必須依據(jù)客戶要求列出待開發(fā)的功能項(xiàng)目，交由研發(fā)部門執(zhí)行程序開發(fā)，并整合成為系統(tǒng)功能的一部分，再由客服部門提供導(dǎo)入的服務(wù)，工程師協(xié)助客戶安裝系統(tǒng)，以及提供使用者教育訓(xùn)練。這天，負(fù)責(zé)A客戶系統(tǒng)導(dǎo)入的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人李勇拿著手上的單子，怒氣沖沖地朝著研發(fā)部門走去，原來他已向客戶承諾明天前往安裝新系統(tǒng)功能，但是剛剛手下的工程師通知他研發(fā)部門還沒將功能開發(fā)完成，情急之下就想找研發(fā)主管理論。李勇見到研發(fā)主管齊威時(shí)，強(qiáng)壓下心中怒火，以還算委婉的語(yǔ)氣詢問兩周前即

4、已提出的功能開發(fā)需求，為何到今天尚未完成。由于李勇面色不善，一向不喜與人爭(zhēng)執(zhí)的齊經(jīng)理耐著性子向李勇解釋：“由于這兩周的開發(fā)項(xiàng)目比較多，其中有大型客戶預(yù)定的開發(fā)項(xiàng)目，必須到下周一才能將A客戶的功能需求完成?！饼R經(jīng)理解釋后，李勇怒氣未消，質(zhì)疑著說依過去的經(jīng)驗(yàn)，A客戶所需的功能只要60個(gè)工作小時(shí)即可完成，研發(fā)部門有那么多人，為何已花了兩個(gè)禮拜的時(shí)間還無法完成。齊經(jīng)理說：A客戶所需功能的開發(fā)時(shí)數(shù)不只60小時(shí)，此外由于研發(fā)人員擅長(zhǎng)的項(xiàng)目不盡相同，而且還有新人要訓(xùn)練，所以研發(fā)部門會(huì)將預(yù)計(jì)開發(fā)的項(xiàng)目與人員的專長(zhǎng)作調(diào)配，再來排時(shí)程，不太可能直接將工作時(shí)數(shù)換算成天數(shù)來交件。另一方面李勇當(dāng)時(shí)只是傳來一張聯(lián)絡(luò)單要求

5、開發(fā)的功能項(xiàng)目及日期，并未與研發(fā)部門進(jìn)一步確認(rèn)這些功能開發(fā)的難易度及時(shí)程。齊威進(jìn)一步質(zhì)疑A客戶的需求早在上個(gè)月中即已收集完畢，李勇為何不早點(diǎn)提出，造成研發(fā)部門上個(gè)月有2名人員閑置，而這個(gè)月所有人員都得加班的不平衡現(xiàn)象，增加其管理上的困擾企業(yè)在資源管理方面常遇到下列問題：規(guī)劃項(xiàng)目應(yīng)完成的工作時(shí)，無法合理估計(jì)需要多少資源，包含：人力、設(shè)備、共同資源及其它輔助單位的支持;項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，原本預(yù)定的資源遭挪用，由于人力斷層導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度中斷或延后;或是提供支持的部門遲遲無法將工作完成，影響到研發(fā)部門后續(xù)工作的進(jìn)行;部門人力資源分配不均，有些人員業(yè)務(wù)繁重，有些人員則游手好閑;對(duì)部門資源的需求未作適當(dāng)安排，造成

6、某些月份工作量大，某些月份人員閑置;缺乏客觀的數(shù)據(jù)來評(píng)估部門或人員執(zhí)行工作的效率，也沒有預(yù)計(jì)與實(shí)際工作時(shí)數(shù)的比較數(shù)據(jù)。為了解決這些問題，在資源管理方面則應(yīng)建立以下制度：標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制度。將參與研發(fā)流程的相關(guān)部門區(qū)分為主體部門、共享資源部門、支持部門。再由各個(gè)部門依據(jù)詳細(xì)工作清單，估計(jì)每個(gè)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)，或工時(shí)范圍。部門資源分配制度。評(píng)估人員的素質(zhì)，初步計(jì)算部門對(duì)于每個(gè)工作項(xiàng)目所能提供的最大產(chǎn)能;設(shè)計(jì)資源分配表，顯示資源分配及耗用情形;應(yīng)重視人員的能力、成長(zhǎng)性，使實(shí)際執(zhí)行情形與標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)相符;運(yùn)用作業(yè)研究等資源分配工具;律定資源挪用的權(quán)限、判斷標(biāo)準(zhǔn)與機(jī)制。部門/人員工作時(shí)程規(guī)劃。規(guī)定時(shí)程變更的機(jī)制;設(shè)

7、計(jì)各部門及人員的工作程序和方式;將此信息以及時(shí)的方式提供給其它部門。資源耗用統(tǒng)計(jì)。設(shè)計(jì)工時(shí)報(bào)告并要求人員填寫;累計(jì)資源耗用時(shí)數(shù)。進(jìn)度管理機(jī)制企業(yè)在進(jìn)度管理方面經(jīng)常遇到以下問題：第一， 對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目包含了哪些工作、如何完成、執(zhí)行的順序等，缺乏通盤的規(guī)劃。第二，未針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目指定專責(zé)的管理人員，導(dǎo)致發(fā)生問題或需要協(xié)調(diào)時(shí)，沒有人愿意主動(dòng)出面處理。第三， 高階及相關(guān)部門主管無從得知項(xiàng)目進(jìn)行到哪個(gè)階段，以及執(zhí)行的情形。第四， 由于突發(fā)事件的沖擊，項(xiàng)目計(jì)劃未能妥善應(yīng)變，導(dǎo)致項(xiàng)目工作中斷或胎死腹中。為了解決這些問題，在進(jìn)度管理方面應(yīng)建立以下制度：選定項(xiàng)目經(jīng)理。 建立項(xiàng)目經(jīng)理的遴選制度;明確定義項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力

8、與責(zé)任(與矩陣式組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)互相搭配);建立項(xiàng)目成立及項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的機(jī)制。提出項(xiàng)目計(jì)劃。展開工作計(jì)劃及時(shí)程，并律定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程;建立指派項(xiàng)目成員的機(jī)制;建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理模式;設(shè)立項(xiàng)目管理中心，可與研發(fā)資料中心搭配。進(jìn)度報(bào)告。規(guī)定項(xiàng)目各項(xiàng)進(jìn)度的檢查時(shí)點(diǎn)，并予以標(biāo)準(zhǔn)化;規(guī)定進(jìn)度報(bào)告的內(nèi)容及格式;規(guī)定定期會(huì)議的機(jī)制。建立項(xiàng)目計(jì)劃變更的程序。明確定義在何情形下可以變更項(xiàng)目計(jì)劃;指派項(xiàng)目計(jì)劃變更的評(píng)估人及決策人;制定變更的程序;建立變更后項(xiàng)目執(zhí)行情形監(jiān)督的機(jī)制。通訊管理機(jī)制企業(yè)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，常發(fā)生以下協(xié)調(diào)問題：不曉得哪個(gè)項(xiàng)目有哪些人員參與，遇到問題時(shí)找不到該工作項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。有重要信息必須通知

9、項(xiàng)目成員時(shí)，由于不知道要通知哪些人，所以只好所有可能有關(guān)的人員都通知，造成高階主管每天都有收不完的E-mail，不但浪費(fèi)時(shí)間，而且易因疏忽而遺漏了重大事項(xiàng)?？偸怯腥瞬恢理?xiàng)目會(huì)議重要決議事項(xiàng)的相關(guān)信息，未依決議事項(xiàng)立即調(diào)整工作方向及內(nèi)容，導(dǎo)致項(xiàng)目成員間工作步調(diào)不一致，以及工作上的混亂。遇到問題時(shí)各吵各的，不知如何解決爭(zhēng)議。針對(duì)各項(xiàng)問題召開會(huì)議討論解決方案后決定的事項(xiàng)，沒有執(zhí)行，導(dǎo)致問題一直延遲未解決，進(jìn)而衍生出更嚴(yán)重的問題。設(shè)計(jì)審查的文件丟出去后石沉大海，不知道文件傳到哪里，也不知何時(shí)審查作業(yè)才會(huì)完成。為了解決這些問題，在通訊管理方面應(yīng)建立以下制度：第一， 制作項(xiàng)目人員的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)，包含：項(xiàng)目組

10、織圖、項(xiàng)目成員名單、項(xiàng)目及相關(guān)人員通訊簿、項(xiàng)目及相關(guān)單位聯(lián)絡(luò)窗口等。第二， 規(guī)定信息公布與通知的主要管道。第三， 規(guī)定會(huì)議作業(yè)程序，包含：臨時(shí)性協(xié)調(diào)會(huì)召開的程序，以及決議事項(xiàng)的處理及跟蹤。第四， 規(guī)定工作傳遞機(jī)制，包含審核作業(yè)的數(shù)據(jù)傳遞。文件管理機(jī)制“拜托你們趕快找一找好不好，總經(jīng)理已經(jīng)在發(fā)脾氣了!就是D客戶的服務(wù)計(jì)劃書與合約書啊!三個(gè)月前簽約的那一家，找到了趕快拿過來?！彪娫挼牧硪贿呏苊貢颐斓綦娫?，項(xiàng)琳手上拿著話筒愣了一下，剛剛的聲音彷佛還在腦海里盤旋，嘴里反復(fù)念著“服務(wù)計(jì)劃書?與合約書?”按了一下電話又切掉，“這該找誰(shuí)要啊!D客戶，先問業(yè)務(wù)吧!”撥通電話到業(yè)務(wù)部，找到負(fù)責(zé)D客戶的馮剛業(yè)

11、務(wù)員，得到的答復(fù)是：“服務(wù)計(jì)劃書怎么會(huì)問我呢!又不是我寫的，你找客服部吧，看當(dāng)初是誰(shuí)寫的，或是找一下他們的檔案夾，可能會(huì)有?！表?xiàng)琳碰了個(gè)釘子正有點(diǎn)惱火，電話又響了：“對(duì)了，除了剛剛那些，總經(jīng)理還要客戶的需求數(shù)據(jù)，趕快拿過來，不然待會(huì)挨罵的可是您喔!”再次傳來周秘書急切的聲音，項(xiàng)琳滿肚子不高興，反駁著說：“為什么都找我?我又沒參與客戶項(xiàng)目，何況我們從來沒有整理過什么客戶需求資料啊!”周秘書看情況不對(duì)，稍稍把語(yǔ)氣放緩：“反正你們就什么都管嘛!不然怎么會(huì)叫做管理部呢?如果沒有客戶需求數(shù)據(jù)就找類似的，總經(jīng)理要看一下客戶所提的是否有超出當(dāng)初答應(yīng)的范圍，拜托拜托啦?！表?xiàng)琳也沒轍，只好去找客戶部助理小容。小

12、容說：“我?guī)湍銌栆幌吕钣?，他是?xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)該知道哪里有，你等一下?！鞭D(zhuǎn)身走到座位上打電話。項(xiàng)琳趁這個(gè)空檔瞄了一下資料柜，不小心看到一個(gè)機(jī)械業(yè)的檔案夾，隨手拿出來翻了一下，內(nèi)心嘀咕著：“流程圖、計(jì)劃書、窗體清冊(cè)、系統(tǒng)分析，這不是上次唐副經(jīng)理想要參考的數(shù)據(jù)嗎?原來這里有?！鞭D(zhuǎn)過頭順口問了小容一句：“是不是每一個(gè)案子都會(huì)有流程圖、窗體清冊(cè)、系統(tǒng)分析這些資料?！毙∪荽鸬溃骸安灰欢ò?要看項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，他們放了哪些資料，檔案夾內(nèi)就有哪些。啊!你要的計(jì)劃書有著落了，李勇那邊有，你去跟他拿?！薄澳强蛻粜枨髷?shù)據(jù)呢?幫我想一下，有沒有類似的數(shù)據(jù)?”項(xiàng)琳像是抓到救生圈一樣，緊黏著小容不放：“客戶需求哦!客戶服務(wù)記

13、錄表里應(yīng)該是有啦，不過都零零星星的，你整份拿去好了?！?0分鐘之后，項(xiàng)琳找齊了所有數(shù)據(jù)，滿心歡喜地交給周秘書?；氐阶徊抛麓藘煽跉?，看著窗外有一只黑色的鳥飛過，電話鈴聲又響了：“你合約書拿錯(cuò)了”以上的問題在你企業(yè)的項(xiàng)目執(zhí)行過程中，是否也經(jīng)常發(fā)生呢?相關(guān)人員不知道公司內(nèi)部有哪些文件數(shù)據(jù)可供參考。而人員在找數(shù)據(jù)時(shí)，不知道應(yīng)向哪個(gè)單位查詢。為了解決這些問題，在文件管理方面應(yīng)建立以下制度：第一，以檔案流程、信息流程為基礎(chǔ)，逐步檢討企業(yè)應(yīng)產(chǎn)生的檔案及文件等數(shù)據(jù)。第二，建立文檔類別及清單。第三，制度標(biāo)準(zhǔn)的檔案格式。第四，建立和統(tǒng)一文件編輯的方式。第五，檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生和歸檔的方式。第六，建立文件管理中心。數(shù)據(jù)管理機(jī)制企業(yè)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，由于數(shù)據(jù)管理不善而產(chǎn)生的問題也常常困擾著管理者。比如：人員未依規(guī)定產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)未集中保管。由于文件數(shù)據(jù)沒有適當(dāng)?shù)木幪?hào)，造成管